नए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के साथ नए सिरे से शुरुआत करना अपने आप में एक प्रोजेक्ट है। हर एक अगले से अलग है, इसलिए अपनी सभी परियोजनाओं को मैप करने की कोशिश करने के शीर्ष पर, आप एक सीखने की अवस्था से निपट सकते हैं। यह भारी हो सकता है।
हालाँकि, इन सभी में एक बात समान है कि आगे की योजना बनाने से एक सहज परिवर्तन करने में मदद मिल सकती है। इसके अतिरिक्त, आप एक स्वच्छ और सुसंगत कार्यक्षेत्र रखने के लिए स्वयं को स्थापित करेंगे। यह जानने के लिए पढ़ें कि नए प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ शुरुआत करते समय आप क्या कदम उठा सकते हैं।
यह तय करना कि आप परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कैसे करना चाहते हैं
अपना सॉफ़्टवेयर सेट करने से पहले, आपको एक योजना की आवश्यकता है कि आप इसका उपयोग कैसे करना चाहते हैं। यह जानना कि खाते का उपयोग कौन करेगा और परियोजना बोर्डों के प्रकार आपको आरंभ करने में मदद करेंगे।
आप किसके साथ काम करेंगे?
क्या कोई और खाते में होगा? वे कौन हैं, और उनकी भूमिकाएँ क्या हैं? आप अपनी टीम के लिए गोपनीयता और अनुमतियों का स्तर सेट कर सकते हैं, जो इस बात पर निर्भर करता है कि आप किसका उपयोग करते हैं और आप किस स्तर की सदस्यता लेते हैं। इसलिए, खाते का उपयोग कौन कर रहा है और आप उन्हें क्या एक्सेस देना चाहते हैं, यह चुनने से पहले ही आगे की योजना बनाना अच्छा है।
उदाहरण के लिए, धारणा के व्यक्तिगत संस्करण. से बहुत अलग हैं टीम खाता, लेकिन आप दोनों का उपयोग करके सहयोग कर सकते हैं। निजी वाले ऐसे पेज पेश करते हैं जो निजी शुरू होते हैं और आपको मेहमानों को आमंत्रित करने की अनुमति देते हैं, जबकि टीम खाता सहयोगी कार्यस्थानों को अनलॉक करता है जो आपको अपने संपूर्ण संगठन के साथ साझा करने की अनुमति देता है दूर।
अपने संगठन के भीतर, आप यह भी विचार करना चाहेंगे कि आप किसे व्यवस्थापकीय अनुमतियाँ देना चाहते हैं। इसके अतिरिक्त, यदि आपका सॉफ़्टवेयर मेहमानों को अनुमति देता है, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि आपके कार्यस्थल के बाहर क्लाइंट, ठेकेदारों या अन्य लोगों के साथ प्रोजेक्ट बोर्ड साझा करना आवश्यक है या नहीं।
आप किस प्रकार के प्रोजेक्ट बोर्ड का उपयोग करने जा रहे हैं?
आप अपने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में सरल परियोजना रूपरेखा तैयार करने के अलावा और भी बहुत कुछ कर सकते हैं। आप भी कर सकते हैं:
- प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बनाएं जहां आप और आपके सहकर्मी विविध कार्यों को सौंप सकें या मदद मांग सकें। क्लिकअप एक बनाने के लिए एक उत्कृष्ट सॉफ्टवेयर है, लेकिन आप उन्हें किसी भी परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में बना सकते हैं।
- प्रोजेक्ट किस चरण में हैं, इसका त्वरित अवलोकन प्राप्त करने के लिए शुरू से अंत तक चल रहे वर्कफ़्लो की रूपरेखा तैयार करें।
- एक खुला असाइनमेंट बोर्ड सेट करें जहां आप और आपके सहकर्मी उपलब्ध कार्यों के लिए खुद को असाइन कर सकें।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर को व्यवस्थित करने का निर्णय लेना
अब जब आप जानते हैं कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं और आप किस प्रकार के प्रोजेक्ट बोर्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको यह निर्धारित करना होगा कि आप खाते को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं।
आप इसे कैसे करते हैं यह वास्तव में वरीयता का मामला है, लेकिन आप जितने लोगों के साथ काम करते हैं, वे आपको यह तय करने में भी मदद करेंगे। ऐसे कई तरीके हैं जिनसे आप अपने प्रोजेक्ट बोर्ड को व्यवस्थित कर सकते हैं, जैसे कि:
- ग्राहक
- परियोजना
- विभाग
- टीम
आप उपरोक्त के संयोजन का भी उपयोग कर सकते हैं। लेकिन, यदि आप किसी बड़ी कंपनी के साथ काम करते हैं, तो विभाग या टीमों द्वारा आयोजित करने से सभी के लिए परियोजनाओं और कार्यों को खोजना आसान हो जाएगा।
जैसे ही आप आइटम व्यवस्थित करते हैं, आप अपने कार्यों, परियोजनाओं, बोर्डों और फ़ोल्डरों के नामों को अधिक जटिल बनाने से बचना चाहते हैं। यदि आप चीजों को यथासंभव सीधा रखते हैं, तो आपको और आपके सहकर्मियों को आपकी जरूरत की चीजें जल्दी मिल जाएंगी।
यह सबफ़ोल्डर्स के लिए विशेष रूप से सच है। यदि आप जिस टूल का उपयोग कर रहे हैं, वह सबफ़ोल्डर प्रदान करता है, तो एक बनाने से पहले खुद से पूछें कि क्या इसकी वास्तव में आवश्यकता है, और यदि ऐसा है, तो इष्टतम नाम निर्धारित करें जब अन्य इसे ढूंढ रहे हों। छोटे, खाली, या गलत लेबल वाले फ़ोल्डरों की एक श्रृंखला को शामिल करने से केवल भ्रम ही पैदा होगा।
इसे लगभग अपने कंप्यूटर के फाइल फोल्डर की तरह समझें। आप जो भी खोज रहे हैं उसे कम से कम क्लिक में ढूंढने में सक्षम होना चाहते हैं।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में कार्य जोड़ना
एक बार जब आप यह निर्धारित कर लें कि आप अपने कार्यों और परियोजनाओं को कैसे व्यवस्थित करना चाहते हैं, तो आप उनका मानचित्रण शुरू कर सकते हैं। सबसे पहले, यदि आप चल रहे प्रोजेक्ट्स की सूची बनाते हैं और उन्हें एक्शन आइटम में तोड़ते हैं तो यह मददगार होता है। आप इसे कागज पर या वर्ड प्रोसेसिंग सॉफ्टवेयर में कर सकते हैं-जो भी तरीका आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है।
मौजूदा परियोजनाओं से चिपके रहने से प्रक्रिया को सरल बनाने में मदद मिलेगी। पुरानी या प्लेसहोल्डर जानकारी को शामिल करने के बजाय केवल उन प्रोजेक्ट्स के लिए बोर्ड और कार्य बनाएं, जिन पर आप वर्तमान में काम कर रहे हैं या आने वाले हैं।
अपने प्रोजेक्ट बोर्डों को तदनुसार नाम देना सुनिश्चित करें और केवल संबंधित कार्यों को ही शामिल करें। यह पदानुक्रम आपको अधिक तेज़ी से विवरण खोजने में मदद करेगा और आपको और आपके सहकर्मियों को परियोजना की स्थिति का त्वरित अवलोकन देगा।
एक उदाहरण के रूप में, यदि आप किसी उत्पाद के लिए एक नई वेबसाइट विकसित कर रहे हैं, तो आप एक प्रोजेक्ट बोर्ड बनाएंगे और इसे कुछ इस तरह कहेंगे उत्पाद वेबसाइट. फिर, आप उन सभी क्रिया वस्तुओं को सूचीबद्ध करेंगे जो एक वेबसाइट को कार्यों के रूप में बनाती हैं। तो, डोमेन नाम चुनना, होस्टिंग सेट करना, वायरफ्रेम डिजाइन करना आदि जैसी चीजें।
यदि आप परियोजनाओं और कार्यों को जोड़ने के लिए अपने सिस्टम को सुसंगत रखते हैं, तो इसकी संभावना कम है कि आपको अव्यवस्थित या पुनर्व्यवस्थित करने में समय बिताने की आवश्यकता होगी।
प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर सेट करते समय किन बातों से बचना चाहिए?
एक नया परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर स्थापित करते समय कुछ चीजें जिनसे आप बचना चाहते हैं, वे हैं:
- सब कुछ एक ही बार में करना- अपने कार्यक्षेत्र को अभिभूत या अव्यवस्थित करने से बचने के लिए वर्तमान परियोजनाओं की सूची के साथ छोटे से प्रारंभ करें।
- हर सुविधा का उपयोग—विशेष रूप से यदि यह एक सशुल्क खाता है, तो आप सोच सकते हैं कि आप अपने पैसे का मूल्य प्राप्त करना चाहते हैं। हालांकि, परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ आने वाली कई घंटियां और सीटी हैं जो केवल रास्ते में आ सकती हैं। उत्पाद पर पहले से शोध करना इनमें से एक है फीचर थकान से बचने के तरीके.
- जटिल परियोजनाएं-अपनी परियोजनाओं की मैपिंग करते समय कम लेना अधिक दृष्टिकोण है। उदाहरण के लिए, बहुत से प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर कम दिखाई देने वाले उप-कार्य प्रदान करते हैं जिन्हें आप बड़े लोगों के भीतर घोंसला बना सकते हैं। हालांकि, किसी कार्य के चरणों को सूचीबद्ध करना और आपके सहकर्मी के लिए उन्हें जाँचना आपके लिए थकाऊ हो सकता है।
अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर के साथ शुरुआत करें
यदि आप आगे की थोड़ी योजना बनाते हैं, और आप छोटी शुरुआत करते हैं, तो एक नए परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ शुरुआत करना कम भारी होता है। पुरानी परियोजनाओं या प्लेसहोल्डर जानकारी के साथ इसे बनाने के बजाय, जैसे ही आप जाते हैं आइटम बनाएं, और कार्यों, परियोजनाओं और फ़ोल्डरों के लिए लगातार नामकरण प्रणाली रखें।
इसे सरल रखना याद रखें। आपको जो चाहिए उसे खोजने के लिए आपको जितने कम क्लिक की आवश्यकता होगी, उतना ही बेहतर होगा।