अपने सहकर्मियों के साथ सहयोग करना आसान होना चाहिए, उन तक पहुंचने के कई तरीके हैं। लेकिन, कभी-कभी कई संचार साधनों का उपयोग करना भारी पड़ सकता है, और गलत का उपयोग करना बातचीत के रास्ते में आ सकता है।
तो, ईमेल लिखना, संदेश भेजना, या परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना सबसे प्रभावी कब होता है? यह जानने के लिए पढ़ें कि आपकी चर्चा के लिए कौन सा संचार उपकरण आदर्श है।
ईमेल कब भेजें
यदि आपके पास अपने संदेश में शामिल करने के लिए सारांश और विवरण के लिए बहुत सारी जानकारी है, तो ईमेल भेजना आदर्श विकल्प है। यह अनुरोधों के लिए सबसे अच्छा मार्ग भी है।
चूंकि एक ईमेल वार्तालाप आमतौर पर एक मैसेजिंग ऐप पर आयोजित की तुलना में धीमा होता है, यह आपके प्राप्तकर्ता को जानकारी पर विचार करने के लिए अधिक समय देता है। जरूरत पड़ने पर वे इसके साथ बैठ सकते हैं और तैयार होने पर एक सोची-समझी प्रतिक्रिया दे सकते हैं।
हालांकि यह सोचना आम बात है कि आपके सहकर्मी लंबे ईमेल की सराहना नहीं करेंगे, फिर भी कुछ हैं कई तरह से आप लंबे ईमेल को प्रारूपित कर सकते हैं ताकि महत्वपूर्ण जानकारी सामने आए। किसी भी तरह से आप एक उपन्यास लिखना नहीं चाहते हैं, लेकिन ईमेल आपको सभी सूचनाओं को एक बार में, ऐसे माध्यम में प्रस्तुत करने की अनुमति देता है जो कम जरूरी लगता है।
बस अपनी पसंद के बारे में सोचें। क्या आप इसके बजाय एक लंबा लेकिन सटीक ईमेल प्राप्त करेंगे जो आपको लगता है कि आपके पास विचार करने के लिए समय है, या अन्य परियोजनाओं पर ध्यान केंद्रित करने का प्रयास करते समय एक लंबा स्लैक संदेश प्राप्त करें?
कम हड़बड़ी महसूस करने के अलावा, ईमेल जल्दी मिलते हैं और बाद में संदर्भित होते हैं, किसी और को अग्रेषित करना आसान होता है, और आपके कार्यस्थल के बाहर से दूसरों को शामिल करना आसान होता है। यह आपके संदेश को स्लैक या इसी तरह के ऐप पर अधिक औपचारिकता भी देता है। कुछ परिस्थितियाँ जहाँ ईमेल के आदर्श होने की संभावना है:
- एक घटना, रिपोर्ट, परियोजना, या प्रतिक्रिया का सारांश।
- निवेदन करना।
- औपचारिक कुछ भी भेजना।
- अपने कार्यस्थल के बाहर से किसी को शामिल करना।
- कुछ भी लंबा या महत्वपूर्ण—खासकर यदि प्राप्तकर्ता को इसे बाद में संदर्भित करने की आवश्यकता होगी।
संदेश कब भेजें
स्लैक जैसे मैसेजिंग टूल से आपको ईमेल की तुलना में जल्दी जवाब मिलने की संभावना है। सरल प्रश्न पूछने, अपने सहकर्मियों के साथ शीघ्रता से जाँच करने और विचारों को साझा करने के लिए यह एक उत्कृष्ट स्थान है।
जबकि त्वरित उत्तर कभी-कभी आपकी आवश्यकता होती है, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि ऐसा होने के लिए आपको अपने प्रश्नों को सरल रखना होगा। ऐप की विशिष्ट त्वरित प्रतिक्रियाओं के कारण, प्राप्तकर्ताओं के लिए विवरण या संपूर्ण संदेशों को अनदेखा करना आसान है, विशेष रूप से शोर वाले चैनल या कार्यक्षेत्र में।
इससे ज़रूरी बातचीत से ज़्यादा समय लग सकता है या ज़रूरी अपडेट पर किसी का ध्यान नहीं जाता—खासकर तब जब चैनल इतना व्यस्त हो कि आपके सहकर्मियों ने उसे म्यूट कर दिया हो।
Slack. में उल्लेखों का उपयोग करना समूहों या चैनलों में सीधी बातचीत में थोड़ी मदद कर सकता है, लेकिन अपने संदेशों को संक्षिप्त और बिंदु पर रखना सबसे अच्छा है। यदि आप नहीं कर सकते हैं और स्लैक आपकी टीम की पसंदीदा जगह है, तो सारांशित करने के लिए बुलेट पॉइंट्स का उपयोग करने का प्रयास करें। आप यह भी विचार करना चाहते हैं कि क्या आपके पास संदेश भेजते समय बातचीत के लिए समय है। आपका सहकर्मी शीघ्रता से अनुवर्ती कार्रवाई कर सकता है, स्पष्टीकरण की तलाश कर सकता है या स्वयं के प्रश्न पूछ सकता है।
यदि चीजें अस्पष्ट होने के कारण कभी भी स्लैक में बातचीत जारी रहती है, तो अपने सहकर्मी को फोन पर कॉल करना या उपयोग करना जल्दी हो सकता है स्लैक का केवल-वॉयस हडल टूल स्पष्ट करने के लिए। स्लैक निश्चित रूप से उपलब्ध एकमात्र मैसेजिंग टूल नहीं है, लेकिन अगर आप चीजों को सुव्यवस्थित रखना चाहते हैं, तो एक ऐप चुनना सबसे अच्छा है जिसे आपके संगठन में हर कोई इस्तेमाल करेगा।
इसके अतिरिक्त, यदि आप चीजों को पेशेवर रखना चाहते हैं, तो आप फेसबुक मैसेंजर या टेक्स्टिंग जैसे व्यक्तिगत ऐप्स का उपयोग करने से बचना चाहेंगे। कुछ परिस्थितियाँ जहाँ एक मैसेजिंग ऐप आदर्श है:
- त्वरित प्रश्न पूछना।
- विचारों को साझा करना और सहयोग करना।
- त्वरित अपडेट भेज रहा है।
- घोषणाएँ करना—उचित माध्यम में।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कब करें
कभी-कभी क्लिकअप जैसे प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के भीतर संचार उपकरणों का उपयोग करना आदर्श होता है। ऐसा करने का सबसे बड़ा फायदा यह है कि आप और आपका सहकर्मी संचार करने में कम समय व्यतीत करेंगे, साथ ही साथ आपके इनबॉक्स, संदेशों और कहीं भी आपके द्वारा चर्चा की गई जानकारी के बिट्स की खोज करेंगे काम।
ClickUp का उपयोग करके आप किसी भी कार्य या प्रोजेक्ट से संबंधित किसी भी चीज़ को एक ही स्थान पर रख सकते हैं।
क्लिकअप में कार्य कार्ड के भीतर टिप्पणी अनुभाग आपको अपने सहकर्मियों को प्रश्न या स्पष्टीकरण भेजने की अनुमति देता है। यहां आप दूसरों को टैग कर सकते हैं, टिप्पणियां दे सकते हैं और सहायक दस्तावेज संलग्न कर सकते हैं।
आप किसी कार्य या प्रोजेक्ट को उचित जानकारी भरकर और किसी और को प्रोजेक्ट के लिए या एक दर्शक के रूप में असाइन करके भी साझा कर सकते हैं। अधिक विवरण जोड़ने के लिए बस विवरण अनुभाग का उपयोग करना सुनिश्चित करें—बिल्कुल एक ईमेल की तरह।
इसके अतिरिक्त, आप कर सकते हैं ClickUp के भीतर एक परियोजना अनुरोध बोर्ड बनाएं आपके और आपकी टीम के लिए एक-दूसरे को शीघ्रता से कार्य सौंपने और सहायता माँगने के तरीके के रूप में। कुछ स्थितियां जहां परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के साथ संचार आदर्श है:
- एक परियोजना-विशिष्ट प्रश्न पूछने के लिए।
- परियोजना-विशिष्ट टिप्पणी, विचार या सुझाव साझा करने के लिए।
- आपके पास किसी और को सौंपने का असाइनमेंट है।
- आपके पास सहायक दस्तावेज़ हैं जो किसी प्रोजेक्ट में मदद करेंगे।
प्रभावी संचार के लिए अन्य युक्तियाँ
कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कौन सा माध्यम चुनते हैं, प्रभावी ढंग से संवाद करने में आपकी सहायता करने के लिए यहां और युक्तियों की एक सूची दी गई है:
- यह सब एक बार में भेजें—यदि आपके पास समाचार, प्रतिक्रिया, कोई अपडेट, या वास्तव में कहने के लिए कुछ भी है, तो इसे एक बार में बिट्स के बजाय एक ही बार में भेजें। सब कुछ एक साथ रखने से सूचनाओं को सीमित करने में मदद मिलती है—और किसी के द्वारा "अरे" संदेश भेजने के बाद होने वाली व्याकुलता या प्रत्याशा।
- विषय पंक्तियों और चैनलों का उपयोग करें—न केवल विषय पंक्तियों और चैनलों को प्रासंगिक रखने से आपको उन उत्तरों को प्राप्त करने में मदद मिलेगी, जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं, बल्कि आप और आपके सहकर्मी भी बाद में जानकारी ढूंढ पाएंगे।
- एक विधि से चिपके रहें—यदि आपको कोई ईमेल प्राप्त होता है, तो ईमेल द्वारा उत्तर दें। अगर यह एक संदेश है, तो उसी ऐप में जवाब दें। लगातार बने रहने से आपकी बातचीत सुलभ और व्यवस्थित बनी रहेगी।
संचार को सुव्यवस्थित करें और अपनी उत्पादकता बढ़ाएँ
आपकी उंगलियों पर इतने सारे संचार उपकरण होने से आपके सहकर्मियों से बात करना सुविधाजनक हो जाता है, कभी-कभी गलत का उपयोग करना एक बाधा बन सकता है। यदि आपके पास कहने के लिए बहुत कुछ है, तो ईमेल आपका सबसे अच्छा दांव है। यदि आप त्वरित और सटीक होना चाहते हैं, तो स्लैक जैसे दूत के साथ जाएं।
अंत में, यदि आपका विचार या विचार किसी कार्य से संबंधित है, तो संबंधित कार्य के तहत अपने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में इसे साझा करके अपने और अपने सहकर्मियों पर एक एहसान करें। वार्तालाप देते समय, आपको यह भी विचार करना चाहिए कि यदि आवश्यक हो तो आप और आपके सहकर्मी इसे बाद में कैसे पाएंगे।