एक वितरित टीम चलाना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। जब आपके पास अलग-अलग समय क्षेत्रों में टीम के सदस्य हों, तो आप सहयोग कैसे सुनिश्चित करते हैं? और क्या सभी के पास उत्पादक रूप से काम करने और आपकी टीम के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवश्यक संसाधन हैं?

जबकि एक दूरस्थ कार्यबल का प्रबंधन करते समय सोचने के लिए बहुत कुछ है, जब आप जुड़े रहने के लिए monday.com की परियोजना प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करते हैं तो कई चुनौतियों को कम किया जा सकता है। लेकिन चूंकि यह अनगिनत विकल्पों वाला एक मंच है, इसलिए यह कुछ सर्वोत्तम प्रथाओं को जानने में मदद करता है, इसलिए आपकी दूरस्थ टीम जहां कहीं भी होगी, वहां कामयाब होगी। यहां आठ सर्वश्रेष्ठ हैं।

1. अपनी टीम अनुसूची का प्रबंधन

दूरस्थ कर्मचारी अलग-अलग समय क्षेत्रों पर आधारित हो सकते हैं, जिससे यह ट्रैक करना मुश्किल हो जाता है कि कौन ऑनलाइन है और किस समय। स्थानीय स्तर पर काम करने वालों के लिए भी, दूरस्थ कार्य की सुंदरता का अर्थ है कि आपकी टीम के सदस्य उस समय लॉग इन करना पसंद कर सकते हैं जब वे सबसे अधिक उत्पादक महसूस कर रहे हों। कुछ रात के उल्लू हो सकते हैं, जबकि अन्य जल्दी उठ सकते हैं और सूरज निकलने से पहले काम करना शुरू कर सकते हैं।

टाइमज़ोन कैलकुलेटर पर भरोसा करने या अपने दिमाग में हर किसी के शेड्यूल पर नज़र रखने की कोशिश करने के बजाय, उपयोग करें सोमवार यह सब ब्लैक एंड व्हाइट में मैप करने के लिए। अनुपस्थिति को नोट करने या शिफ्ट में बदलाव का अनुरोध करने के लिए अपने साप्ताहिक शेड्यूल के अपडेट सेक्शन का उपयोग करें।

2. कंपनी निर्देशिका का उपयोग करें

आपके संगठन के आकार के आधार पर, आपके पास सैकड़ों या यहां तक ​​कि हजारों कर्मचारी अलग-अलग स्थानों पर काम कर सकते हैं। सभी को संपर्क में रखने के लिए कंपनी निर्देशिका सेट करें और monday.com पर सहयोग करें.

आप टीम के सदस्यों को उनकी भूमिका के अनुसार जोड़ेंगे, फिर उनका प्रोफ़ाइल चित्र, संपर्क जानकारी और स्थानीय समयक्षेत्र प्रदर्शित करने के लिए एक कॉलम जोड़ेंगे। बेहतर अभी तक, उनके वैश्विक स्थान को देखने के लिए मानचित्र दृश्य पर क्लिक करें।

3. बैठक का आयोजन

रिमोट वीडियो मीटिंग टीम कैच-अप के लिए आवश्यक हो सकता है, लेकिन जब टीम के सदस्य अलग-अलग समय क्षेत्रों में हों, तो इनका समन्वय करना मुश्किल हो सकता है। यह भी महत्वपूर्ण है कि ये आमने-सामने की बातचीत उत्पादकता में बाधा न डालें।

मीटिंग के विषय का वर्णन करने के लिए लाइन आइटम के साथ मीटिंग बोर्ड बनाने के लिए monday.com का उपयोग करें। चीजों को सुचारू रूप से चलाने के लिए, मीटिंग एजेंडा को समय से पहले अपलोड करें और टीम के विशिष्ट सदस्यों को कार्रवाई सौंपें। इस तरह, हर कोई जानता है कि किस पर चर्चा करने की आवश्यकता है और अपने स्वयं के शब्द और दस्तावेज पहले से तैयार कर सकते हैं।

मीटिंग समाप्त होने के बाद मीटिंग हाइलाइट्स का सारांश जोड़ें, ताकि हर कोई आवश्यक कार्रवाई बिंदुओं सहित चर्चा की गई पर अप-टू-डेट हो। और अगर कोई इसे बनाने में असमर्थ था? मंडे डॉट कॉम के साथ एकीकृत है ज़ूम, ताकि आप बाद में अपनी टीम के लिए मीटिंग की रिकॉर्डिंग जोड़ सकें।

4. टीम संसाधन पुस्तकालय की स्थापना

दूरस्थ कर्मचारियों को साझा संसाधनों तक पहुंच की आवश्यकता होती है, जैसे कि कंपनी ब्रांडिंग दिशानिर्देश, टेम्प्लेट और कर्मचारी ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़। लेकिन सही दस्तावेज़ खोजने के लिए ईमेल के फ़ोल्डरों पर एक साझा ड्राइव या फ़ोल्डर्स के माध्यम से स्थानांतरित करना समय लेने वाला हो सकता है।

इसके बजाय, सोमवार.com में एक संसाधन पुस्तकालय स्थापित करें, और सभी प्रासंगिक फाइलों और लिंक को एक केंद्रीय स्थान पर जोड़ें। आप प्रत्येक दस्तावेज़ में टिप्पणियाँ भी जोड़ सकते हैं, ताकि टीम के सदस्य संपर्क करने के लिए सही व्यक्ति की खोज किए बिना प्रश्न पूछ सकें या प्रतिक्रिया दे सकें।

5. टीम के लक्ष्यों को ट्रैक करें

एक सफल दूरस्थ टीम चलाने के लिए पारदर्शिता बनाए रखना महत्वपूर्ण है। जब हर कोई देख सकता है कि टीम कैसा प्रदर्शन कर रही है और अभी भी क्या हासिल करने की जरूरत है, तो वे केंद्रित और प्रेरित रह सकते हैं।

अपनी टीम के लिए उद्देश्य और प्रमुख परिणाम (ओकेआर) निर्धारित करने के लिए monday.com की लक्ष्य-ट्रैकिंग सुविधा का उपयोग करें। बैटरी डिस्प्ले या चार्ट जैसे विजेट्स का उपयोग करें, ताकि हर कोई यह देख सके कि आप अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के कितने करीब हैं।

6. स्वचालन का उपयोग करना

सोमवार.com कार्यों को स्वचालित करने और आपकी टीम को कनेक्ट रखने के लिए कई प्रकार की सुविधाएँ प्रदान करता है, तब भी जब आप कार्यालय में नहीं होते हैं। स्वचालन आपके वर्कफ़्लो को बाधित किए बिना दक्षता को अधिकतम करना आसान बनाता है। उन्हें रिमाइंडर भेजने, स्टेटस अपडेट करने और टास्क असाइन करने जैसे काम करने के लिए सेट किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा ऑटोमेशन बना सकते हैं जो टीम के किसी सदस्य को कार्य सौंपे जाने पर एक संदेश भेजता है। या, आप किसी कार्य की स्थिति को अपडेट करने के लिए ऑटोमेशन सेट कर सकते हैं जब कोई उस पर टिप्पणी करता है। ऑटोमेशन को कस्टमाइज़ करने के लिए प्लेटफ़ॉर्म की क्षमता का अधिकतम लाभ उठाएं, ताकि आप जैसे कार्यों को पूरा कर सकें आइटम को एक अलग वर्कफ़्लो में ले जाना या केवल एक के साथ आपकी टीम के लिए एक विशेष अलर्ट ट्रिगर करना क्लिक करें।

monday.com ऑटोमेशन सेट करने के लिए, एक ट्रिगर चुनें जैसे कि स्थिति में बदलाव या किसी व्यक्ति को किसी आइटम को सौंपा जा रहा है। आपके ट्रिगर्स को इसके लिए निर्दिष्ट एक शर्त की आवश्यकता होगी, और फिर आप एक एक्शन पॉइंट का चयन करेंगे, जैसे कि स्लैक चैनल को सूचित करना या ईमेल भेजना।

7. टीम टेम्प्लेट का उपयोग करना

अपनी टीम के सदस्यों द्वारा नियमित रूप से किए जाने वाले कार्यों के लिए टीम टेम्प्लेट की एक श्रृंखला बनाकर, उनके काम करने के तरीके को सरल बनाएं। उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम साप्ताहिक स्थिति मीटिंग करती है, तो आप एजेंडा और मीटिंग प्रारूप के साथ मीटिंग टेम्प्लेट बना सकते हैं। इस तरह, टीम के सदस्य हर हफ्ते प्रासंगिक विवरण भर सकते हैं, बिना किसी शुरुआत के।

आप टीम के नए सदस्यों, परियोजना योजनाओं और मार्केटिंग अभियानों को शामिल करने के लिए टेम्पलेट भी बना सकते हैं।

8. त्वरित खोज कार्य

रिमोट वर्किंग में उत्पादकता ही सब कुछ है. संचार और सहयोग उपकरण जो हमारी भूमिकाओं को सरल बनाने के लिए थे, द्वारा अतिभारित होना आसान है। प्रतिदिन बहुत सारा समय बचाने के लिए, निम्नलिखित सुविधाओं का उपयोग करने की आदत डालें:

  • त्वरित खोज: उपयोग सीटीआरएल/सीएमडी + के त्वरित खोज तक पहुंचने के लिए और हाल ही में एक्सेस किए गए बोर्डों में तुरंत गोता लगाएँ।
  • बैच चयन: यहां से, अपने बोर्ड पर बैच चयन सुविधा का उपयोग करके कई आइटम प्राप्त करें। किसी भी आइटम के बाईं ओर स्थित एक्शन बॉक्स पर क्लिक करें, फिर होल्ड करें खिसक जाना एक अलग आइटम पर दूसरे बॉक्स पर क्लिक करने के लिए।

सोमवार की सुविधाओं जैसे टेम्प्लेट, ऑटोमेशन और त्वरित खोज का लाभ उठाकर, आप अपनी टीम के वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर सकते हैं और उत्पादकता बढ़ा सकते हैं।

यदि आप सोमवार का उपयोग करने पर नहीं बेचे जाते हैं, तो आसन और ट्रेलो जैसे अन्य परियोजना प्रबंधन उपकरण भी देखने लायक हैं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आपके और आपकी टीम के लिए काम करने वाले टूल को ढूंढना है। सही सिस्टम के साथ, आप अपनी दूरस्थ टीम को सफलतापूर्वक प्रबंधित कर सकते हैं, चाहे वे दुनिया में कहीं भी हों।