दुनिया भर में कई टेक कंपनियों के कर्मचारियों के लिए घर से काम करना नया सामान्य हो गया है। रिमोट वर्किंग कर्मचारियों के लिए एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन को बढ़ावा देता है और इससे उत्पादकता और रचनात्मकता में वृद्धि हो सकती है।

लेकिन रिमोट वर्किंग पर स्विच करना कई सवालों और भ्रम की स्थिति के साथ आता है, जो ज्यादातर एचआर विभागों की ओर निर्देशित होता है। इसलिए, एक स्पष्ट WFH (वर्क फ्रॉम होम) नीति का मसौदा तैयार करने से नियोक्ता और कर्मचारी दोनों को पता चलता है कि क्या अपेक्षित है और किसी भी संभावित मुद्दों से बचने में मदद करता है।

वर्क फ्रॉम होम पॉलिसी क्या है?

WFH (उर्फ वर्क फ्रॉम होम) नीति एक दस्तावेज है जो घर से काम करने वाले कर्मचारियों के लिए कंपनी की अपेक्षाओं और प्रक्रियाओं को रेखांकित करता है। निम्नलिखित में से कुछ बिंदुओं को स्पष्ट करने के लिए मानव संसाधन नेताओं को प्रभावी WFH नीतियां बनानी चाहिए:

घर से काम करने की अनुमति किसे है?

बफर के. में "रिमोट वर्क 2022 की स्थिति" रिपोर्ट के अनुसार, 97% दूरस्थ कर्मचारी अपने शेष करियर के लिए घर से काम करना जारी रखना चाहते हैं, भले ही उन्हें केवल कुछ समय दिया गया हो। यह पता लगाने के लिए कि क्या यह संभव है, जो कर्मचारी घर से काम करना चाहते हैं, उन्हें यह निर्धारित करने के लिए अपने प्रबंधक को एक अनुरोध प्रस्तुत करना होगा कि क्या दूरस्थ कार्य संभव है।

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जैसा कि आप नीचे दिए गए ट्वीट से देख सकते हैं, टेस्ला जैसी कंपनियों ने यह स्पष्ट कर दिया है कि उनके कर्मचारियों के लिए रिमोट वर्किंग टेबल से बाहर है। लेकिन आपका संगठन अधिक लचीला हो सकता है। आपकी WFH नीति यह रेखांकित कर सकती है कि कौन सी भूमिकाएँ दूरस्थ कार्य के लिए उपयुक्त हैं और कौन से कर्मचारी घर से काम करने का अनुरोध करने के योग्य हैं।

कर्मचारी कितनी बार घर से काम कर सकते हैं?

घर से काम करने की आवृत्ति कंपनी से कंपनी में भिन्न होगी। कुछ नियोक्ता दूर-दूर चले गए हैं, कर्मचारियों के लिए अपनी पसंद के अनुसार काम करने के अवसर खोल रहे हैं या अपनी नौकरी खोने के जोखिम के बिना विदेश भी जा सकते हैं। अन्य कंपनियां हाइब्रिड मॉडल पसंद करती हैं, जहां कर्मचारी सप्ताह में एक दो दिन घर से काम करते हैं और बाकी के लिए कार्यालय में आते हैं।

आपकी WFH नीति में स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि कर्मचारियों को कितनी बार घर से काम करने की अनुमति दी जाती है और दूर से काम करने की अपेक्षाएं। इसमें शामिल हो सकता है कि घर से किस प्रकार के काम की अनुमति है और कर्मचारियों से कितने घंटे काम करने की उम्मीद है।

संचार कैसे काम करना चाहिए?

संचार दूरस्थ कार्य के अधिक चुनौतीपूर्ण पहलुओं में से एक है। एक ही भौतिक स्थान पर न होने से यह ट्रैक करना कठिन हो जाता है कि हर कोई क्या काम कर रहा है। यह अलगाव की भावनाओं को भी जन्म दे सकता है।

दूरस्थ कर्मचारियों और उनके प्रबंधकों के बीच स्पष्ट संचार चैनल स्थापित करना महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, आपको यह बताना चाहिए कि कर्मचारियों को कब:

  • वीडियो कॉल शेड्यूल करें।
  • भेजना एक करघा वीडियो.
  • एक सहकर्मी को एक सुस्त संदेश पिंग करें।

यह रेखांकित करने लायक भी है कि क्या आपकी कंपनी चाहती है कि सहकर्मी रीयल-टाइम में एक-दूसरे को जवाब दें या अतुल्यकालिक संचार पर स्विच करें.

उपकरण आवश्यकताएँ क्या हैं?

यदि आप कर्मचारियों को घर से काम करने की अनुमति देते हैं, तो उन्हें अपना काम प्रभावी ढंग से करने के लिए सही उपकरण की आवश्यकता होगी। इसमें एक लैपटॉप, प्रिंटर और एक ठोस इंटरनेट कनेक्शन शामिल हो सकता है।

अपनी दूरस्थ कार्य नीति में, बताएं कि कर्मचारियों को घर से अपना काम करने के लिए कौन से उपकरण की आवश्यकता है। साथ ही, स्पष्ट करें कि क्या कंपनी यह उपकरण उपलब्ध कराएगी या यदि कर्मचारियों को इसे स्वयं स्रोत करने की आवश्यकता है।

कर्मचारियों को कब ब्रेक लेना चाहिए?

घर से काम करना ब्रेक लेना चुनौतीपूर्ण बना सकता है, और कुछ कर्मचारियों को ऐसा लग सकता है कि उन्हें अपनी योग्यता साबित करने के लिए अधिक घंटे काम करने की आवश्यकता है। लेकिन कर्मचारियों को ब्रेक लेने के लिए प्रोत्साहित करना महत्वपूर्ण है, क्योंकि इससे फोकस और उत्पादकता में सुधार हो सकता है। अपनी नीति की रूपरेखा सुनिश्चित करें कि कर्मचारियों को कब ब्रेक लेना चाहिए और वे अपने समय का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

आईटी सुरक्षा अपेक्षाएं क्या हैं?

दूर से काम करने से बढ़ गया है साइबर सुरक्षा हमलों के बारे में चिंताएं. सीएनएन की रिपोर्ट घर से काम करने वाले 47% कर्मचारी शैडो आईटी सॉल्यूशंस का उपयोग करते हैं, जिसमें अप्रयुक्त सॉफ्टवेयर और सेवाएं शामिल हैं। आईटी सुरक्षा के लिए अपेक्षाओं को स्पष्ट करने के लिए अपनी नीति का उपयोग करें और कंपनी डेटा की सुरक्षा के लिए कर्मचारियों को क्या करने की आवश्यकता है। इसमें एक वीपीएन का उपयोग करना, दो-कारक प्रमाणीकरण और सार्वजनिक वाई-फाई हॉटस्पॉट से बचना शामिल हो सकता है।

प्रदर्शन निगरानी कैसे काम करेगी?

प्रबंधकों को घर से काम करते समय कर्मचारियों के प्रदर्शन की निगरानी के लिए नए तरीके खोजने होंगे। इसमें नियमित चेक-इन सेट करना, प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करना या साप्ताहिक अपडेट भेजना शामिल हो सकता है।

तय करें कि प्रदर्शन की निगरानी कैसे की जाएगी और कर्मचारी अपने प्रबंधकों को प्रतिक्रिया कैसे दे सकते हैं। WFH नीति बनाकर, HR नेता दूरस्थ कर्मचारियों का समर्थन कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि उनके पास सफल होने के लिए उपकरण और संसाधन हैं।

अपनी टीम के लिए WFH नीति कैसे बनाएं

WFH नीति बनाना कठिन लग सकता है, लेकिन यह काफी सरल है। मैन्युअल नीति का मसौदा तैयार करने के बजाय प्रक्रिया को सरल बनाने के लिए टेम्प्लेट या सॉफ़्टवेयर समाधान का उपयोग करने का प्रयास करें (हालांकि यह एक विकल्प है)।

Bambee एक HR ऑटोपायलट सुविधा प्रदान करता है जो मिनटों में WFH नीति बनाने में आपकी सहायता कर सकती है। सॉफ्टवेयर आपके एचआर मैनेजर के लिए आपकी व्यावसायिक जरूरतों के लिए कस्टम एचआर पॉलिसी बनाना आसान बनाता है। लेकिन यह न केवल नीति बनाता है, बल्कि यह भी सुनिश्चित करता है कि वे चालू हैं और आपके कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षरित हैं। आप अपनी आवश्यकताओं और अपनी दूरस्थ कार्य प्रक्रियाओं में किसी भी परिवर्तन के आधार पर अर्ध-वार्षिक रूप से उनकी पुन: पुष्टि भी कर सकते हैं।

उल्लू लैब्स रिमोट, फ्लेक्सिबल और हाइब्रिड वर्क पॉलिसी टेम्प्लेट की एक श्रृंखला प्रदान करता है, जिसे आप उनकी साइट से मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं। दूरस्थ कार्य नीति संपादन योग्य फ़ील्ड के साथ पूर्व-कॉन्फ़िगर की गई है जैसे:

  • उद्देश्य
  • महत्वपूर्ण पदों
  • उपकरण + समर्थन
  • संचार
  • बैठक
  • स्वीकृति + ट्रैकिंग
  • दूरस्थ कार्य समझौता

बस डाउनलोड करें, संपादित करें और प्रिंट करें या वितरित करें।

बेटर टीम एक दूरस्थ कार्य नीति भी प्रदान करती है जिसे आप Word doc टेम्पलेट के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं। आप इसे अपनी कंपनी की जरूरतों को बेहतर ढंग से दर्शाने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं, या इसे संपादित कर सकते हैं। टेम्पलेट में इसके लिए अनुभाग शामिल हैं:

  • कर्मचारी जानकारी
  • दूरस्थ कार्य क्षेत्र
  • उपकरण
  • प्राधिकार

कर्मचारी और पर्यवेक्षक दोनों को इस नीति पर हस्ताक्षर करना चाहिए।

अपनी दूरस्थ कार्य नीति सेट करें

अब आपने दूरस्थ कार्य नीति बनाना सीख लिया है, इसे अपने संगठन में लागू करने का समय आ गया है। अपनी WFH नीति सेट करते समय, अपने कर्मचारियों की ज़रूरतों पर विचार करना सुनिश्चित करें और उनके लिए सबसे अच्छा क्या काम करेगा।

इसे सभी प्रासंगिक कानूनों और विनियमों का भी पालन करना चाहिए, और भविष्य में परिवर्तनों की अनुमति देने के लिए पर्याप्त लचीला भी होना चाहिए। WFH नीति होने से यह सुनिश्चित होगा कि हर कोई अपनी दूरस्थ कार्य भूमिका में आत्मविश्वास और उत्पादक महसूस करे।