टैंगो के वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण का उपयोग करके कार्यस्थल की बैठकों को कैसे कम करें

क्या वास्तविक समय की बैठकें आपके दिन खा रही हैं? जब आप दूर से काम कर रहे होते हैं तो ये इंटरैक्शन अनावश्यक रूप से आपका शेड्यूल ले सकते हैं। बेशक, कुछ बैठकें मूल्यवान होती हैं, और हम अन्यथा कभी बहस नहीं करेंगे।

लेकिन अगर आप कभी भी किसी वीडियो कॉल के अंत तक पहुँचे हैं और इसे अपना समय बर्बाद करना, या इससे भी बदतर, काश आप और नोट्स लेते, आपको यह सुनकर खुशी होगी कि एक विकल्प है: टैंगो का वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण औजार।

रीयल-टाइम मीटिंग्स उत्पादकता को कैसे कम करती हैं?

दूरस्थ कार्य संस्कृतियों में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण आदर्श बन गए हैं। जूम, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स और गूगल मीट जैसे सॉफ्टवेयर वितरित टीमों को जुड़े और व्यस्त रखने के अभिन्न अंग रहे हैं। लेकिन क्या वे काम कर रहे हैं? अनुसंधान अन्यथा सुझाव देता है।

एक कार्यस्थल अध्ययन, "वेब कैमरा सर्वेक्षण: थका हुआ या व्यस्त?", वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के नकारात्मक प्रभाव को देखा। 49% अमेरिकी कार्यबल, या 32 मिलियन लोगों ने महसूस किया है ज़ूम बर्नआउट बैठकों में वृद्धि के साथ-साथ पूरे समय अपने वेबकैम का उपयोग करने के दबाव के कारण।

वीडियो कॉल के बाद काम पर लौटना भी आसान नहीं है।

भाग्य रिपोर्ट करता है कि जब कोई मीटिंग आपके वर्कफ़्लो को खंडित करती है तो फ़ोकस को फिर से शुरू करने में 25 मिनट लगते हैं।

और एक स्टैनफोर्ड अध्ययन पता चलता है कि एक तिहाई श्रमिकों के पास पहली बार में वर्चुअल मीटिंग में भाग लेने के लिए आवश्यक 90% इंटरनेट कनेक्टिविटी का न्यूनतम बेंचमार्क नहीं है। यह उन कर्मचारियों के लिए तनाव-उत्प्रेरण हो सकता है जो अपने साथियों के साथ प्रभावी ढंग से सहयोग नहीं कर सकते।

वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण वीडियो मीटिंग के दबाव को कैसे कम करता है?

आप सोच रहे होंगे, "अगर कोई और रास्ता होता।" और यहीं से टैंगो का वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण उपकरण चलन में आता है। टैंगो एक मुफ़्त क्रोम ब्राउज़र एक्सटेंशन है जो निर्देशों और गाइडों सहित वर्कफ़्लो दस्तावेज़ बनाता है।

वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण सभी वर्चुअल मीटिंग के लिए उपयुक्त प्रतिस्थापन नहीं है। लेकिन अगर आप रीयल-टाइम इंटरैक्शन में शामिल हैं, जहां आपको इसकी आवश्यकता है ज़ूम मीटिंग के दौरान अपनी स्क्रीन साझा करें या अपने साथियों को एक प्रक्रिया समझाएं, तो टैंगो एसिंक्रोनस रूप से उपयोग करने का एक शानदार विकल्प है।

ब्राउज़र एक्सटेंशन का उपयोग करके, आप अपने डेस्कटॉप वर्कफ़्लो को रिकॉर्ड करेंगे और सटीक क्रियाओं के माध्यम से चलेंगे जो आपको करने की आवश्यकता है। सॉफ़्टवेयर इन कार्यों का एक विस्तृत सारांश बनाता है, जिसे आप निर्यात कर सकते हैं और अपने दर्शकों के साथ साझा कर सकते हैं। वे आपके साथ रीयल-टाइम मीटिंग शेड्यूल करने के प्रयास के तनाव के बिना, अपने समय में अतुल्यकालिक रूप से इसकी समीक्षा करेंगे।

टैंगो किस प्रकार की मीटिंग को समाप्त करता है?

टैंगो निम्नलिखित प्रकार की बैठकों का एक उत्कृष्ट विकल्प है:

1. ज्ञानप्राप्ति

अपने नए कर्मचारियों को यह दिखाने के लिए टैंगो वर्कफ़्लो दस्तावेज़ बनाएँ कि आपके सिस्टम के चारों ओर अपना रास्ता कैसे नेविगेट किया जाए। आप पहली बार ऐप्स में लॉग इन करने से लेकर उनके डैशबोर्ड को कस्टमाइज़ करने तक हर चीज़ पर नोट्स प्रदान करेंगे। जगह में लगातार दस्तावेज़ीकरण होने से कम शुरुआती समस्याओं और अधिक धाराप्रवाह ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया की अपेक्षा करें।

2. प्रशिक्षण पूर्वाभ्यास

टैंगो आपके कर्मचारियों के उपयोग के लिए साझा संसाधन में रखने के लिए इन-हाउस प्रशिक्षण दस्तावेज़ीकरण भी बना सकता है।

उदाहरण: यदि आपको अपनी टीम को नए डेटा टूल का उपयोग करना सिखाने की आवश्यकता है, तो चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका बनाने के लिए टैंगो का उपयोग करें। आप सर्वोत्तम कार्य प्रथाओं और अद्यतन उत्पाद सुविधाओं का उपयोग करने का तरीका भी दिखा सकते हैं।

3. उत्पाद प्रदर्शन

यदि आपके पास अपने ग्राहकों के साथ साझा करने के लिए एक अद्भुत SaaS उत्पाद है, तो टैंगो इसका उपयोग करने के तरीके को प्रदर्शित करना आसान बनाता है। इस वर्कफ़्लो दस्तावेज़ीकरण को केस स्टडी में शामिल करें और इसे अपनी प्रस्तुति के हिस्से के रूप में साझा करें।

4. विक्रय संबंधी बातचीत

यदि आप संभावित ग्राहकों या भागीदारों को ठंडी पिचें भेज रहे हैं, तो आप पहले से ही जानते हैं कि प्राप्तकर्ता को अपना ईमेल खोलने के लिए अपने आप में एक लड़ाई है। लेकिन एक बार जब वे आपका संदेश पढ़ लेंगे, तो वे आपकी पिच के हिस्से के रूप में एक त्वरित डेमो देखने का विरोध नहीं कर पाएंगे।

टैंगो का उपयोग करके मीटिंग-मुक्त दस्तावेज़ीकरण कैसे बनाएं

शुरू करने के लिए तैयार हैं? पहला कदम a. के लिए साइन अप करना है मुफ़्त टैंगो खाता, फिर टैंगो क्रोम ब्राउज़र एक्सटेंशन इंस्टॉल करें।

1. टैंगो क्रोम ब्राउज़र एक्सटेंशन स्थापित करें

टैंगो को से डाउनलोड करें गूगल क्रोम वेबस्टोर. इसके बाद, ब्राउज़र बार में जाकर और क्लिक करके अपना एक्सटेंशन पिन करें पहेली टुकड़ा। टैंगो एक्सटेंशन का पता लगाएँ और इसे अपने ब्राउज़र में सहेजने के लिए पिन पर क्लिक करें।

2. टैंगो का उपयोग करके अपने वर्कफ़्लो को कैप्चर करें

उस टैब पर नेविगेट करें जहां आप अपना वर्कफ़्लो रिकॉर्ड करना शुरू करना चाहते हैं और अपने ब्राउज़र बार में टैंगो पिन पर क्लिक करें। जब आप तैयार हों तो अपने वर्कफ़्लो को कैप्चर करना शुरू करने के लिए बड़े बैंगनी बटन को हिट करें, फिर उन चरणों पर चलें जिन्हें आप रिकॉर्ड करना चाहते हैं।

टैंगो आपके वर्कफ़्लो के स्क्रीनशॉट और ऑटोजेनरेट विवरणों को कैप्चर करने के लिए पृष्ठभूमि में काम करेगा। समायोजन करने की आवश्यकता है?

अपने वर्कफ़्लो को रोकने और फिर से शुरू करने के लिए अपनी स्क्रीन के निचले-बाएँ कोने में वर्कफ़्लो कंट्रोलर का उपयोग करें, इसे पूरा करें या यदि आप पहले कैप्चर से खुश हैं तो इसे छोड़ दें। एक बार जब आप खुश हो जाएं, तो अपना प्रोजेक्ट पूरा करने के लिए हरे रंग के चेक को हिट करें।

3. अपना टैंगो वर्कफ़्लो संपादित करें

टैंगो संपादक स्क्रीन से, आप अपना स्वत: जनरेट किया गया कार्यप्रवाह देखेंगे। अतिरिक्त संदर्भ प्रदान करने के लिए, पाठ जोड़ने, चरण बनाने या हटाने, अतिरिक्त स्क्रीनशॉट अपलोड करने, या यदि आप चाहें तो चरणों को पुनर्व्यवस्थित करने का प्रयास करें।

संवेदनशील जानकारी दिखाई देने से चिंतित हैं? $16 प्रति माह के लिए टैंगो प्रो संस्करण में अपग्रेड करें, और आप या तो उपयोग कर सकते हैं लाइव ब्लर मोड या कलंक छवि संपादक में अनुभाग जब आप कैप्चर किए गए वर्कफ़्लो से गुजर रहे हों।

कुछ अतिरिक्त ध्यान देने की आवश्यकता है? पर क्लिक करके सहायक तीर या बक्से जोड़ें एन्नोटेट.

4. अपना वर्कफ़्लो दस्तावेज़ साझा करें

पेशेवर वर्कफ़्लो दस्तावेज़ बनाने में अंतिम चरण इसे निर्यात और साझा करना है। चरण समान हैं, चाहे आप इसे अपने बॉस, टीम के साथियों, या ग्राहकों को वितरित करना चाहते हों या इसे सोशल मीडिया या अपनी वेबसाइट पर पोस्ट करना चाहते हों।

प्रेस साझा करें और निर्यात करें ऊपरी दाएं कोने में और निम्नलिखित विकल्प चुनें:

• साझा करना: दर्शक अनुमतियों के साथ एक ईमेल जोड़ें (या प्रो संस्करण के साथ संपादक)
• मैजिक कॉपी: लिंक को Google डॉक्स, धारणा, संगम, आदि, या HTML का समर्थन करने वाली किसी भी चीज़ में पेस्ट करें।
• डाउनलोड: अपने वर्कफ़्लो को PDF के रूप में निर्यात करें।
• एम्बेड: एक सार्वजनिक एम्बेड कोड कॉपी करें और उसे अपने पसंदीदा टूल में पेस्ट करें।

कॉन्फ्रेंसिंग से कैप्चरिंग तक धुरी

अगली बार जब आप किसी दूरस्थ वीडियो कॉल मीटिंग के लिए तैयारी कर रहे हों, तो अपने आप से पूछें कि क्या आप किसी चरण-दर-चरण प्रक्रिया के माध्यम से अपने दर्शकों के साथ चलने वाले हैं। यदि ऐसा है, तो आपको लाइव कॉल में अपने कार्यों की व्याख्या करने की कोशिश करने के बजाय वर्कफ़्लो दस्तावेज़ बनाने से लाभ होगा।

अपने वर्कफ़्लो को कैप्चर करने और आवश्यकतानुसार वितरित करने के लिए अपने उत्पादकता शस्त्रागार में एक आवश्यक अतुल्यकालिक संचार उपकरण के रूप में टैंगो का उपयोग करें।

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