आउटलुक कार्य बनाम। माइक्रोसॉफ्ट टू डू: कौन सा बेहतर है?

Microsoft के पास दो कार्य प्रबंधन ऐप्स हैं। माइक्रोसॉफ्ट टू डू विंडोज कंप्यूटर पर प्रीइंस्टॉल्ड आता है, और यह ऑनलाइन भी उपलब्ध है। इसके ईमेल और कैलेंडर क्लाइंट, आउटलुक में एक मजबूत कार्य सुविधा भी शामिल है।

लेकिन आपकी टू-डू सूची को प्रबंधित करने के लिए कौन सा बेहतर है? प्रतियोगिता आपके विचार से अधिक करीब है। यह आलेख माइक्रोसॉफ्ट टू डू और माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक की तुलना कार्य प्रबंधन ऐप के रूप में करता है ताकि यह पता लगाया जा सके कि कौन सा बेहतर विकल्प है।

सबसे सुलभ

टू डू, जो पहले वंडरलिस्ट हुआ करता था, विंडोज 10 और 11 के साथ शामिल एक मुफ्त ऐप है। आप अपने ब्राउज़र में Microsoft To Do को भी एक्सेस कर सकते हैं। के लिए आउटलुक, कार्य सुविधा केवल प्रीमियम डेस्कटॉप ऐप में उपलब्ध है। मुफ्त वेब संस्करण में, यह इसके बजाय टू डू के साथ एकीकृत होता है।

विकलांगों के लिए, दोनों मित्रवत हैं विंडोज़ के अंतर्निर्मित स्क्रीन रीडर. आउटलुक के टेक्स्ट और आइकॉन छोटे होते हैं। यह उन लोगों के लिए निराशाजनक हो सकता है जिन्हें दृश्य हानि या निपुणता की समस्या है। लेकिन आप उन्हें विंडोज सेटिंग्स में बड़ा कर सकते हैं।

टू डू डिफॉल्ट्स स्पष्ट और बड़े हैं। टेक्स्ट पर रंग और ग्राफिक्स का उपयोग भी ध्यान केंद्रित करना आसान बनाता है। मानसिक स्वास्थ्य समस्याओं वाले लोगों के लिए एक अच्छा लाभ जो ध्यान को प्रभावित करते हैं। सरलीकृत मेनू स्क्रीन-रीडर नेविगेशन को भी तेज़ बनाते हैं, क्योंकि इसमें जाने के लिए कम है।

दोनों ऐप में एंड्रॉइड और आईओएस के लिए मुफ्त मोबाइल संस्करण हैं। एक्सेसिबिलिटी के मामले में ऐप्स समान हैं, और इनमें डेस्कटॉप संस्करणों के समान ही बहुत सी सुविधाएं हैं। दोनों ऐप में त्वरित पहुंच के लिए होमपेज विजेट भी शामिल हैं।

लेकिन कार्य पहलू आउटलुक के ऐप संस्करण से गायब है। कार्य में बनाए गए सभी आइटम कैलेंडर में ईवेंट के रूप में कॉपी हो जाते हैं। आप इन कैलेंडर ईवेंट को Outlook ऐप में देख सकते हैं, लेकिन आप प्रगति रिपोर्ट या अन्य कार्य-विशिष्ट सुविधाओं का उपयोग नहीं कर सकते हैं।

उपयोग में आसानी के लिए, आउटलुक के लेआउट में बहुत सारे विकल्प और बहुस्तरीय मेनू हैं। करना सीखना और प्रबंधित करना बहुत आसान है। इसकी सुव्यवस्थित डिजाइन और सरलीकृत कार्यों को नेविगेट करना आसान है। कंप्यूटर नौसिखिए के लिए भी यह आसान है।

विजेता: करने के लिए

समूह परियोजनाओं के लिए सर्वश्रेष्ठ

आउटलुक परियोजना प्रबंधन के लिए एक मजबूत सहयोग उपकरण है. यह आउटलुक कैलेंडर और आउटलुक मेल के साथ एकीकृत होता है। यह संपर्कों को असाइन करना और शेड्यूलिंग कार्य को सरल बनाता है।

आपको प्रत्येक कार्य की प्रगति के बारे में भी बहुत कुछ मिलता है। आप काम किए गए घंटों, पूर्ण किए गए प्रतिशत और "किसी और की प्रतीक्षा" जैसी स्थितियों के आधार पर ट्रैक कर सकते हैं। यदि आप केवल एक अन्य व्यक्ति के साथ कार्य साझा करते हैं, तो आप उस व्यक्ति के परिवर्तनों के बारे में अपडेट हो जाते हैं।

आउटलुक आपको टास्क रिक्वेस्ट भेजने की भी अनुमति देता है। यह तब होता है जब आप किसी संपर्क को ईमेल करते हैं, उनसे कार्य शुरू करने का अनुरोध करते हैं और स्वचालित रूप से उन्हें इसे असाइन करते हैं। अपने विकल्प पर, आप कार्य की एक प्रति रख सकते हैं, और उसके अंत में पूर्ण चिह्नित होने पर एक अपडेट प्राप्त कर सकते हैं।

अंत में, आउटलुक में स्थिति रिपोर्ट भेजने के लिए एक त्वरित बटन है। ये ईमेल में कार्य की स्थिति सेटिंग्स को सारांशित करते हैं। आप इस ईमेल को सीधे कार्य विंडो से भेज सकते हैं, और कोई भी अतिरिक्त नोट संलग्न कर सकते हैं जो आप चाहते हैं।

टू डू में कुछ अच्छे सहयोग उपकरण भी हैं। आप साझा करने योग्य लिंक के माध्यम से दूसरों को कार्य सौंप सकते हैं। आप किसी बनाई गई सूची, या केवल किसी विशिष्ट कार्य तक पहुंच साझा कर सकते हैं। इससे पहुंच को नियंत्रित करना आसान हो जाता है।

यदि आप जिन लोगों के साथ साझा करना चाहते हैं वे आपकी संपर्क सूची में हैं, तो यह और भी आसान है। जब आप एक सूची साझा करते हैं, तो टू डू आपके विंडोज मेल संपर्कों की एक सूची तैयार करेगा। आप OneNote से भी संपर्क खोज सकते हैं।

टू डू को जटिल परियोजनाओं के लिए भी एक फायदा है। यह आपको किसी कार्य को चरणों में तोड़ने देता है। यह प्रेरणा में सुधार कर सकता है और कार्य को और अधिक कार्रवाई योग्य बनाता है। आउटलुक टास्क में स्टेप फीचर शामिल नहीं है।

विजेता: आउटलुक कार्य

सबसे अच्छा संगठन

Microsoft आउटलुक की कार्य सुविधा अपने संगठन के साथ वास्तव में विशिष्ट हो जाती है। यह अच्छी बात है या नहीं यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप कैसे काम करते हैं। आउटलुक टास्क सब-फोल्डर्स और ऑटोमेटेड सॉर्टिंग सिस्टम वाले फोल्डर को सपोर्ट करता है। टू डू एक आसान तरीका अपनाता है।

आउटलुक में, आप किसी विशिष्ट कार्य फ़ोल्डर में कुछ ईमेल या कैलेंडर ईवेंट भेजने के लिए नियमों का उपयोग कर सकते हैं। यह आपको प्राथमिकता के विशिष्ट स्तर निर्धारित करने देता है। आप श्रेणियों के साथ कार्यों को रंग-कोड भी कर सकते हैं।

टू डू आउटलुक के समान सभी सुविधाएँ प्रदान करता है, लेकिन उन्हें सरल बनाता है। टू डू में फोल्डर हैं, लेकिन सबफोल्डर्स नहीं हैं। यह आपको प्राथमिकता को चिह्नित करने देता है, लेकिन एक बाइनरी सिस्टम तक सीमित है: एक स्टार के साथ आइटम महत्वपूर्ण हैं, बिना आइटम नहीं हैं।

टू डू खोजे जा सकने वाले हैशटैग के रूप में श्रेणियों का भी समर्थन करता है। किसी टास्क में कहीं भी हैशटैग जोड़ने से उसी नाम की एक कैटेगरी बन जाती है। टू डू की सर्वश्रेष्ठ विशेषता, जिसमें आउटलुक का अभाव है, वह है मेरा दिन विशेषता।

माई डे माइक्रोसॉफ्ट टू डू में एक स्मार्ट फोल्डर है। यह एक दिन का एजेंडा है जिसे आप मैन्युअल रूप से पॉप्युलेट कर सकते हैं, या टू डू के सुझावों में से चुन सकते हैं। सुझाव उन कार्यों पर ध्यान केंद्रित करेंगे जो जल्द ही होने वाले हैं, महत्वपूर्ण के रूप में चिह्नित हैं, या जिन्हें आपने कुछ समय से नहीं छुआ है।

यह स्मार्ट एजेंडा आउटलुक टास्क पर आगे बढ़ने के लिए है, लेकिन यह बहुत करीब है। यदि आप अतिरिक्त स्तर के विवरण चाहते हैं या चाहते हैं, तो इसके बजाय आउटलुक के साथ जाएं।

विजेता: करने के लिए

सर्वश्रेष्ठ अनुकूलन

टू डू और आउटलुक दोनों आपको फाइलें संलग्न करने और कार्य को ईमेल से लिंक करने देते हैं। टू डू में, आपको ईमेल को फ़्लैग करना होगा, फिर फ़्लैग किए गए ईमेल से कार्य को अपनी इच्छित सूची में ले जाना होगा। दोनों आपको कार्य में टेक्स्ट नोट्स जोड़ने और कार्य में मीडिया फ़ाइलों को संलग्न करने की अनुमति भी देते हैं।

केवल आउटलुक आपको कार्य विवरण में समृद्ध पाठ स्वरूपण और छवियों का उपयोग करने देता है। लेकिन ये डिज़ाइन तत्व सौंदर्यपूर्ण हैं, इसलिए इन्हें हर कार्य में शामिल करना समय बर्बाद करने वाला हो सकता है। इसके अलावा, आपको उन्हें देखने के लिए कार्य पर क्लिक करना होगा।

फ़ाइलें संलग्न करना अधिक उपयोगी है। केवल आउटलुक ही आपको कार्यों को एक दूसरे से जोड़ने की अनुमति देता है। आप इसे आउटलुक आइटम अटैच करें विकल्प के साथ करते हैं। टू डू में संबंधित कार्यों को जोड़ने की यह महत्वपूर्ण क्षमता गायब है।

टू डू का अनुकूलन ज्यादातर सौंदर्यपूर्ण है। आप किसी सूची का पृष्ठभूमि रंग चुन सकते हैं, और कस्टम सूचियां बना सकते हैं। आप मूल छँटाई पैटर्न भी चुन सकते हैं, जैसे नियत तिथि या निर्माण तिथि के अनुसार।

टू डू विभिन्न स्मार्ट सूचियां भी तैयार करता है, जैसे फ़्लैग किए गए ईमेल और मुझे असाइन किए गए। आप इन्हें चालू या बंद कर सकते हैं। जिन लोगों को आपके कार्यों को ठीक करने की आवश्यकता है, उनके लिए आउटलुक स्पष्ट विजेता है।

विजेता: आउटलुक कार्य

माइक्रोसॉफ्ट का सर्वश्रेष्ठ उत्पादकता ऐप

व्यक्तिगत उपयोग और छोटे पैमाने की परियोजनाओं के लिए, टू डू अच्छी तरह से काम करता है। लेकिन कुल मिलाकर, आउटलुक की अधिक मजबूत फीचर सूची जीत जाती है। अतिरिक्त विवरण उच्च स्तर के व्यावसायिकता का समर्थन करता है, और उच्च-स्तरीय अनुकूलन को हराया नहीं जा सकता है।

विशेष रूप से यदि आप एक जटिल परियोजना का प्रबंधन कर रहे हैं, तो Microsoft आउटलुक एक कार्य प्रबंधन ऐप के लिए आपकी सबसे अच्छी शर्त है।

परियोजना प्रबंधन के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग कैसे करें

आगे पढ़िए

लेखक के बारे में