आपके व्यवसाय के लिए सुरक्षित सहयोग सुनिश्चित करने के 8 तरीके

चाहे आप एक व्यक्ति हों या व्यवसाय, सहयोग से सुधार होता है। निस्संदेह, परिणाम प्राप्त करने के लिए सहयोग को कुशल होना चाहिए; इसलिए यह एक व्यवसाय का एक महत्वपूर्ण पहलू है।

जब डिजिटल सहयोग की बात आती है, तो आपको विभिन्न उपकरण मिलते हैं जो काम पूरा करने में आपकी मदद करते हैं। हालांकि, सुरक्षा की स्थिति को अक्सर नजरअंदाज कर दिया जाता है और माना जाता है कि इसका ध्यान रखा जाता है। एक सुरक्षित सहयोग के साथ, आप अपने व्यवसाय के लिए अधिकांश बाहरी जोखिमों को समाप्त कर सकते हैं, जिससे यह विकास के लिए एक सुरक्षित वातावरण बन सकता है।

यहां, हम सुरक्षित सहयोग को सुविधाजनक बनाने के कुछ सर्वोत्तम तरीकों की सूची देते हैं।

जबकि सहयोग के लिए आप जिस टूल या प्लेटफॉर्म का उपयोग करते हैं, वह केवल एक चीज नहीं है जिसे आपको ध्यान में रखना होगा।

हाँ, वहाँ हजारों उपकरण उपलब्ध हैं। हालाँकि, आपको चाहिए संचार और सहयोग उपकरणों के अति प्रयोग से बचें.

सहयोग के उपयुक्त साधनों के साथ-साथ आपको कई अन्य प्रथाओं का भी पालन करने की आवश्यकता है। अंततः, यह आपकी आवश्यकताओं पर निर्भर करता है, लेकिन कुछ आवश्यक तरीकों के साथ सुरक्षा के बारे में चिंता करने के लिए आपके पास कम चीजें होंगी।

इसके अलावा, यह स्पष्ट है कि सुरक्षित सहयोग के लिए समाधानों का प्रकार भी प्रत्येक व्यवसाय के लिए भिन्न होता है। आप सही उपकरण का उपयोग करके दूर हो सकते हैं, लेकिन कुछ मामलों में यह पर्याप्त नहीं हो सकता है।

सहयोग को सुरक्षित करने में आपकी सहायता के लिए अनुशंसित समाधान

बेशक, सुरक्षा और गोपनीयता का लगातार ध्यान रखना प्रवर्तन की एक मजबूत दीवार की गारंटी के लिए एक आवश्यकता है। हालांकि, अगर आप कुछ बातों को ध्यान में रखते हैं, तो आप नुकसान को कम कर सकते हैं, भले ही किसी हमलावर को आपके किसी भी सहयोग प्लेटफॉर्म तक पहुंच प्राप्त हो।

1. दस्तावेज़ पहुँच प्रबंधित करें

दस्तावेज़ों (पीडीएफ, वर्ड, एक्सेल फाइल आदि) के साथ लगभग हर व्यवसाय के सौदों को ध्यान में रखते हुए, आपको आवश्यकता पड़ने पर उन्हें जल्दी से एक्सेस करने के लिए विशिष्ट फ़ोल्डरों के तहत व्यवस्थित करना चाहिए। हालाँकि, इसकी पहुँच को नियंत्रित करना भी आवश्यक है, अर्थात, आवश्यकता पड़ने पर इसे कौन पुनः प्राप्त या संशोधित कर सकता है।

इसलिए, एक दस्तावेज़ पहुंच प्रबंधन समाधान से आपको प्रक्रिया को आसान बनाने में मदद मिलनी चाहिए। आप स्वामी के लिए संवेदनशील दस्तावेज़ों तक पहुँच और कर्मचारियों के लिए सामान्य कागजी कार्रवाई को सीमित कर सकते हैं।

आप इनमें से कुछ को देख सकते हैं सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर व्यवसायों के लिए तैयार यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि कहां से शुरू करें।

2. सहयोग पर्यावरण को नियंत्रित करें

सहयोग के लिए आप जिस प्लेटफॉर्म या सेवा का उपयोग करते हैं वह आपके नियंत्रण में होना चाहिए। दूसरे शब्दों में, संपूर्ण वर्कफ़्लो और सहयोग प्रक्रिया पर व्यवस्थापकों का भरपूर नियंत्रण (या मॉडरेशन) होना चाहिए।

हालांकि यह हर प्रकार के व्यवसाय के लिए संभव नहीं हो सकता है, आप इसका उपयोग करके देख सकते हैं परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर या सब कुछ व्यवस्थित करने और नियंत्रित करने के लिए चीजों को आसान बनाने के समान। सही टूल के साथ, आप बिना अधिक प्रयास के सहयोग प्लेटफॉर्म को निर्बाध रूप से प्रबंधित करने के लिए प्रशासनिक टूल को मॉडरेट, मॉनिटर या उपयोग कर सकते हैं।

3. व्यक्तिगत जानकारी साझा करना प्रतिबंधित करें

यह केवल व्यावसायिक डेटा और मूल्यों की रक्षा करने के बारे में नहीं है; आपको व्यक्तिगत जानकारी का भी बहुत ध्यान रखना चाहिए।

यदि आप अपने संगठन के भीतर निजी जानकारी के साझाकरण को सीमित नहीं करते हैं, तो संभावित हमलावरों से डेटा निकालने के लिए कर्मचारी एक आसान लक्ष्य हो सकते हैं। इसलिए, आपके सहयोग के दायरे से बाहर किसी भी व्यक्तिगत जानकारी से निपटने से बचना महत्वपूर्ण है।

इसके अतिरिक्त, आप यह सुनिश्चित करने के लिए सख्त नीतियां लागू कर सकते हैं कि जब तक स्पष्ट रूप से आवश्यक न हो, सहयोग वातावरण में कोई भी व्यक्तिगत जानकारी साझा नहीं की जाती है।

4. तृतीय-पक्ष एकीकरण या ऐप्स का ऑडिट करें

सेवाओं की एक श्रृंखला के एक साथ घनिष्ठ रूप से जुड़ने के साथ, आप पाएंगे कि सहयोग मंच तृतीय-पक्ष एकीकरण पर बहुत अधिक निर्भर करते हैं।

फिर भी, तीसरे पक्ष की सेवाओं और एकीकरण की बारीकी से निगरानी की जानी चाहिए और यह सुनिश्चित करने के लिए ऑडिट किया जाना चाहिए कि यह आपके सहयोग मंच के लिए कोई खतरा नहीं पेश करता है।

कनेक्टेड ऐप्स और सेवाओं की नियमित रूप से एपीआई कुंजी बदलना हमलावरों को दूर रखने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक हो सकता है।

5. ग्राहक डेटा को व्यवस्थित और सुरक्षित रखें

ग्राहक डेटा एक व्यवसाय के लिए अविश्वसनीय रूप से मूल्यवान है। यदि आप ग्राहक डेटा को ठीक से व्यवस्थित और संरक्षित कर सकते हैं, तो विभिन्न उपयोग मामलों के लिए सुरक्षित सहयोग की सुविधा प्रदान करना आसान है।

आपको ऐसे किसी भी अवसर को प्राथमिकता देने और समाप्त करने की आवश्यकता है जिसका उपयोग हमलावर आपके ग्राहक की जानकारी को उजागर करने के लिए कर सकते हैं।

इसलिए, यह निगरानी करना आवश्यक है कि कर्मचारियों द्वारा इसकी जानकारी का किस प्रकार या किस भाग तक पहुँचा जा रहा है और सहयोग उपकरणों के माध्यम से डेटा तक पहुँचना कितना सुरक्षित है। जरूरत पड़ने पर ग्राहकों की जानकारी तक पहुंचने के लिए आपको सख्त नीतियां निर्धारित करनी होंगी।

इसी तरह, आप नई ग्राहक जानकारी को संसाधित करने के लिए नियमों को लागू करना चाह सकते हैं, यह सुनिश्चित करते हुए कि यह प्रक्रिया में सुरक्षित रूप से व्यवस्थित और संग्रहीत है।

6. सहयोग के लिए दिशानिर्देश तैयार करें

सबसे पहले, आपको अपने व्यवसाय में उपयोग किए जाने वाले सहयोग टूल का मूल्यांकन करने की आवश्यकता है। एक बार ऐसा करने के बाद, हमारा सुझाव है कि आप सहयोग के संपूर्ण प्रवाह को सुविधाजनक बनाने के लिए दिशानिर्देश तैयार करें।

संचार के स्तर (व्यवस्थापक स्तर, प्रबंधक स्तर, आदि) के बावजूद, हर प्रकार का बुनियादी बातों को हासिल करने के लिए सहयोग के अवसर को कुछ नीतियों द्वारा कवर किया जाना चाहिए जानकारी।

7. सुरक्षा जागरूकता प्रशिक्षण

सभी प्रकार के व्यवसायों के लिए प्रयास करना और कर्मचारियों के लिए सुरक्षा जागरूकता प्रशिक्षण आयोजित करना संभव नहीं हो सकता है।

हालांकि, यदि कोई व्यवसाय पर्याप्त रूप से सक्षम है, तो उसे नवीनतम तकनीक और आवश्यकताओं को बनाए रखने के लिए कर्मचारियों के लिए नियमित सुरक्षा जागरूकता सत्र आयोजित करने पर ध्यान देना चाहिए।

8. एक सहकर्मी द्वारा नियमित लेखा परीक्षा

ऑडिट केवल तृतीय-पक्ष सेवाओं तक सीमित नहीं हैं; आपको अपने सहयोग मंच के संपूर्ण नेटवर्क की भी नियमित रूप से समीक्षा करनी चाहिए। जबकि आपको आंतरिक रूप से चीजों को जांच में रखना चाहिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने व्यवसाय के हर पहलू को कवर करते हैं, एक सहकर्मी समीक्षा की तलाश करना सबसे अच्छा है।

पूरी तरह से ऑडिट और समीक्षाओं के साथ, आप खामियों और मुद्दों को खराब होने से पहले जल्दी से ठीक कर सकते हैं।

अपने व्यवसाय को चिंता मुक्त करने के लिए सुरक्षित रूप से सहयोग करें

निस्संदेह, एक व्यवसाय में ध्यान रखने के लिए कई चीजें हैं, और एक पहलू पर ध्यान केंद्रित करना कठिन है। इसलिए, वर्कफ़्लो में सुधार करने और अपने व्यवसाय को बढ़ाने के लिए, सुरक्षित सहयोग सुनिश्चित करना एक लंबा रास्ता तय करता है।

यद्यपि व्यवसायों के लिए कई प्रकार के सहयोग उपकरण उपलब्ध हैं, आपको उनकी लोकप्रियता के आधार पर उनमें से किसी को भी चुनने में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए। इसके बजाय, लंबी अवधि के लिए किसी एक पर निर्णय लेने से पहले उन्हें थोड़ी देर के लिए आज़माएं। और, आपको उपकरण और उनके प्रसाद को सुरक्षित करने के लिए काफी शोध करना चाहिए।

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