एक्सेल फ़ार्मुलों को चरण दर चरण कैसे समझें

सूत्रों को समझना कई बार चुनौतीपूर्ण हो सकता है जब हमारी डेटाशीट जटिल हो जाती है। सौभाग्य से, एक्सेल में कई फॉर्मूला ऑडिटिंग विशेषताएं हैं जो हमें उन्हें बेहतर ढंग से समझने में मदद करती हैं।

इस लेख में, हम जांच करेंगे कि मूल्यांकन सुविधा कैसे जटिल सूत्रों को चरणों में विभाजित करके आपको समझने में मदद करती है, और अन्य ऑडिट सुविधाएँ कैसे प्रक्रिया को सरल बनाती हैं।

फ़ॉर्मूला ऑडिटिंग सुविधाएँ फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने में कैसे मदद करती हैं?

फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने के लिए ऑडिटिंग सुविधाओं का उपयोग करने के कुछ लाभ निम्नलिखित हैं:

1. दूसरों द्वारा बनाई गई पूर्व-परिकलित शीट में उपयोग किए गए फ़ार्मुलों का मूल्यांकन करते समय वे सहायक होते हैं।
2. वे सूत्रों और कक्षों दोनों से त्रुटियों का पता लगाना और निकालना आसान बनाते हैं, जिन पर सूत्र का निष्पादन निर्भर करता है।

फ़ीचर का मूल्यांकन कैसे काम करता है?

एक्सेल में मूल्यांकन सुविधा का उपयोग करते समय ध्यान रखने योग्य कुछ बातें यहां दी गई हैं:

1. यह सूत्र के उस भाग को रेखांकित करता है जिसका मूल्यांकन अगले चरण में किया जाएगा।
2. हर बार जब आप क्लिक करते हैं
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   मूल्यांकन करना, पिछले मूल्यांकन से परिणामों की गणना करके मूल्यांकन प्रक्रिया अगले चरण में चली जाएगी।
3. यदि आप यह देखना चाहते हैं कि रेखांकित भाग में फीचर किस सेल (सेलों) को संदर्भित करता है, तो क्लिक करें अंदर आएं.
4. दबाना बाहर कदम आपको मूल्यांकन प्रक्रिया में वापस ले जाएगा।

दबाकर मूल्यांकन प्रक्रिया को रोकना संभव है बंद करे, लेकिन आप मूल्यांकन प्रक्रिया में शामिल किसी भी चरण को छोड़ नहीं सकते।

इसे स्पष्ट रूप से समझने के लिए, आइए इसे किसी डेटासेट पर लागू करें।

फ़ार्मुलों को चरण दर चरण समझने के लिए मूल्यांकन फ़ॉर्मूला फ़ीचर का उपयोग कैसे करें

एक उदाहरण के रूप में, निम्नलिखित स्थिति पर विचार करें जहां नेस्टेड फॉर्मूला का उपयोग करके बोनस पात्रता की गणना की गई थी।

यह देखने के लिए कि Excel ने इस सूत्र को कैसे कार्यान्वित किया है, उस कक्ष में जाएँ जहाँ सूत्र लागू किया गया है, क्लिक करें सूत्रों टैब, और क्लिक करें फॉर्मूला का मूल्यांकन करें रिबन में।

दबाते रहें मूल्यांकन करना मूल्यांकन अंतिम परिणाम तक पहुंचने तक बटन।

नीचे प्रक्रिया में शामिल सभी चरणों की एक सूची है।

सूत्र जितना जटिल होगा, आपको मूल्यांकन प्रक्रिया में और चरण मिलेंगे। हालाँकि, प्रत्येक चरण अलग से आयोजित किया जाता है, जैसा कि यहाँ देखा गया है।

हालाँकि, Excel में किसी भी सूत्र या सुविधा की तरह, मूल्यांकन सुविधा की भी कुछ सीमाएँ होती हैं। इन सीमाओं के बारे में अधिक जानने के लिए, के नोट्स अनुभाग पर जाएँ माइक्रोसॉफ्ट सपोर्ट पेज. यदि इनमें से कोई भी सीमा आपको अपना काम करने से रोकती है, तो में शिफ्ट होने का विकल्प एक्सेल विकल्प हमेशा उपलब्ध है।

फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने के लिए अन्य ऑडिटिंग सुविधाएँ

कुछ अन्य ऑडिटिंग फीचर मूल्यांकन फीचर के अलावा फॉर्मूला को बेहतर ढंग से समझने और उसका विश्लेषण करने में मदद करते हैं। यहां उनमें से कुछ हैं:

1. ट्रेस उदाहरण

ट्रेस मिसाल एक फॉर्मूला ऑडिटिंग फीचर है जो उन सभी सेल को इंगित करने वाले तीर खींचता है जिन पर चयनित सेल का अंतिम आउटपुट निर्भर करता है।

ऊपर दिखाए गए उदाहरण के लिए, सेल D2's अंतिम आउटपुट कोशिकाओं पर निर्भर करता है बी2 और सी2. जैसे ही आप अपनी इच्छित सेल का चयन करें और पर क्लिक करें ट्रेस उदाहरण विकल्प, एक्सेल उन तीरों को खींचेगा जो कोशिकाओं को संदर्भित करते हैं बी2 और सी2.

इसलिए, कई फ़ार्मुलों के साथ जटिल डेटासेट के साथ काम करते समय, आप सभी फ़ार्मुलों की निर्भरता की तुरंत जाँच कर सकते हैं और आवश्यक परिवर्तन करने के लिए कक्षों को फ़िल्टर कर सकते हैं।

2. आश्रितों का पता लगाएं

ट्रेस आश्रित एक्सेल में ट्रेस उदाहरणों के विपरीत करते हैं। यदि आप अपने चयनित कक्षों में मान बदलते हैं तो यह आपको शीघ्रता से दिखाता है कि कौन से सूत्र या कक्ष प्रभावित होंगे।

इसलिए, पहले से मौजूद फ़ार्मुलों को बाधित करने से बचने के लिए तीरों को ट्रेस करके डेटासेट में मानों को बदलते समय यह सुविधा भी सहायक होती है।

जैसा कि ऊपर के उदाहरण में दिखाया गया है, सेल में मानों को बदलना सी2 सेल में फॉर्मूला आउटपुट बदल देगा डी2.

इसलिए, फ़ार्मुलों और उनकी निर्भरता को बेहतर ढंग से समझने या उनका मूल्यांकन करने के लिए उनके आश्रितों और मिसालों का पता लगाना मददगार होता है। सूत्र का विश्लेषण करने के बाद, पर क्लिक करें तीर निकालें निशान हटाने के लिए।

3. सूत्र दिखाएं

एक अन्य विशेषता, सूत्र दिखाएं, आउटपुट मानों के बजाय प्रत्येक कक्ष में सूत्र प्रदर्शित करता है। इस तरह, यदि एक स्प्रेडशीट में बहुत सारे सूत्र फैले हुए हैं, तो आप त्वरित समझ के लिए प्रत्येक को शीघ्रता से देख सकते हैं।

4. त्रुटि की जांच कर रहा है

त्रुटि जाँच का उपयोग करके, आप किसी सूत्र में त्रुटियों के प्रकार को शीघ्रता से पहचान सकते हैं। यह आपको सटीक त्रुटि दिखाता है, यह किस प्रकार की त्रुटि है, और इसे बेहतर ढंग से समझने में आपकी सहायता करने के लिए एक संक्षिप्त विवरण। इस प्रकार, आप त्रुटियों की शीघ्रता से पहचान कर सकते हैं और कुछ ही क्लिक के साथ उन्हें डिबग कर सकते हैं।

इसके अलावा, यह सुविधा जटिल फ़ार्मुलों में त्रुटियों का पता लगाने में मदद करती है जो अन्यथा खोजना मुश्किल होगा। इसके अलावा, यह तब मदद करता है जब कुछ सेल पर निष्पादित सूत्र दूसरों पर आउटपुट उत्पन्न करने में विफल हो जाते हैं।

फॉर्मूला ऑडिटिंग सुविधाओं की सीमाएं

सभी चार सूत्र ऑडिटिंग सुविधाओं की महत्वपूर्ण सीमाओं में से एक यह है कि वे केवल एक शीट पर काम करते हैं। जबकि ट्रेस आश्रित और उदाहरण दिखाते हैं कि सूत्र किसी अन्य शीट में सेल पर निर्भर करता है, यह उन्हें उसी शीट में नहीं ढूंढ सकता है।

इसलिए, यदि आप एक शीट या कार्यपुस्तिका में अन्य शीट या कार्यपुस्तिकाओं में मानों के साथ सेल की निर्भरता की जांच करना चाहते हैं, तो वे बहुत मदद नहीं करेंगे, और आपको उन्हें मैन्युअल रूप से ढूंढना होगा।

वॉच विंडो, एक्सेल में एक और ऑडिटिंग फीचर, आपको शीट्स को बार-बार स्विच किए बिना विभिन्न शीट्स में सूचनाओं को क्रॉस-चेक करने की अनुमति देता है। आइए देखें कि यह आपको सूत्रों को समझने में कैसे मदद करता है।

फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने के लिए वॉच विंडो फ़ीचर का उपयोग कैसे करें

वॉच विंडो एक छोटी विंडो के रूप में कार्य करती है जिसमें आपके द्वारा जोड़ी गई जानकारी होती है और जब आप उसी कार्यपुस्तिका में शीट बदलते हैं तो दृश्यमान रहती है। आप किसी अन्य वर्कशीट में मान बदलकर और शीट के बीच स्विच किए बिना प्रभाव को देखकर एक एक्सेल शीट में सूत्रों की निर्भरता का विश्लेषण करने के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं।

आइए बिंदु को स्पष्ट करने के लिए इसे डेटासेट पर उपयोग करें। नीचे, आप देख सकते हैं कि सेल F3 में सूत्र शीट 2 में एक सेल पर निर्भर है। चूंकि यह एक त्रुटि दिखा रहा है, आइए वॉच विंडो बनाकर सूत्र का बेहतर विश्लेषण करें।

1. सेल चुनें F3 और क्लिक करें विंडो देखें.
2. के लिए जाओ शीट 2.
3. आप शीट 2 में त्रुटि का उपयोग करके ठीक कर सकते हैं त्रुटि की जांच कर रहा है विशेषता।
4. सेल में एक नया मान दर्ज करें बी 4 शीट 2 में।
5. मार दर्ज.

उपरोक्त चरण शीट 1 में डेटा को बदल देंगे, जिसे शीट 1 पर स्विच किए बिना वॉच विंडो बॉक्स में देखा जा सकता है।

इसलिए, कई शीटों में कई निर्भरता वाले जटिल फ़ार्मुलों का विश्लेषण करते समय, आप बना सकते हैं कई वॉच विंडो, अलग-अलग शीट में मान बदलें, और अपने फ़ार्मुलों पर परिणामी प्रभाव देखें। इसलिए, वॉच विंडो फीचर हमारे लिए फॉर्मूला विश्लेषण को सरल बनाता है।

एक्सेल सुविधाएँ हमें फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने में मदद करती हैं, लेकिन आपको यह भी करना चाहिए अपनी स्प्रैडशीट को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करें, इसलिए उन्हें नेविगेट करना आसान होता है।

फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने के लिए फ़ॉर्मूला ऑडिटिंग सुविधाओं का उपयोग करें

जब आप अपनी स्प्रैडशीट में फ़ार्मुलों का विश्लेषण और समझ करेंगे तो फ़ॉर्मूला ऑडिटिंग सुविधाएँ आपके काम आएंगी। स्प्रेडशीट को संभालना आसान बनाने के लिए अपनी सुविधानुसार उनका उपयोग करें।

एक्सेल में कई उन्नत सुविधाएँ हैं जो डेटा प्रबंधन को सरल बनाती हैं, जैसे फ़ॉर्मूला ऑडिटिंग सुविधाएँ जो आपको फ़ार्मुलों को बेहतर ढंग से समझने में मदद करती हैं। इनमें फ़ज़ी मैचिंग, वेबसाइटों से आंकड़े आयात करना, डुप्लीकेट हटाना आदि शामिल हैं।

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