व्यावसायिक ईमेल में सामान्य कार्यस्थल शिकायतों को कैसे व्यक्त करें

यदि आपने कभी किसी कार्यालय में काम किया है, तो आप कई अलग-अलग लोगों से निपटने की चुनौतियों को जानते हैं। एक आम समस्या समस्याग्रस्त सहकर्मियों का सामना करने और उनके व्यवहार को रोकने से डर रही है, लेकिन आप खुद को पेशेवर रूप से व्यक्त कर सकते हैं, चाहे आप कर्मचारी हों या प्रबंधक।

सबसे आसान तरीकों में से एक है अपने विचारों को ईमेल में डालना। हम कार्यस्थल की सामान्य शिकायतों के उदाहरणों के माध्यम से मामले को सुलझाते हैं। उन्हें कहने के सबसे रचनात्मक तरीके और अतिरिक्त ईमेल तरकीबें जानें जो आपकी मदद कर सकती हैं।

1. मैं अभी भी उस कार्य को पूरा करने के लिए आपका इंतजार कर रहा हूं

हर कोई एक ही गति से काम नहीं करता है, लेकिन यह एक समस्या है जब एक व्यक्ति एक टीम प्रोजेक्ट को रोकता है। यदि आपका कार्य उस सहकर्मी पर निर्भर करता है जो अपना स्वयं का सबमिट कर रहा है, तो आप उन्हें ईमेल में कुछ शब्दों के साथ कार्रवाई करने के लिए प्रेरित कर सकते हैं।

इस शिकायत से संपर्क करने और व्यक्त करने के कुछ पेशेवर तरीके यहां दिए गए हैं, जिन्हें आप अपनी परिस्थितियों के अनुकूल बना सकते हैं:

• हमें अपने कार्यप्रवाह में सुधार करने की आवश्यकता है ताकि हम समय से पीछे न रहें। क्या (तारीख और समय) आपके लिए एक अच्छी समय सीमा है? फिर, मैं अपनी समय सीमा (तारीख और समय) को पूरा कर सकता हूं।
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• क्या आपको इस कार्य में सहायता की आवश्यकता है? हमें परियोजना को समय पर पूरा करना चाहिए, इसलिए (सहकर्मी का नाम) ने आपकी ओर से किसी भी समस्या में सहायता करने की पेशकश की है।

उद्देश्य अपने सहकर्मी का अपमान करना नहीं है, बल्कि लक्ष्य और समाधान निर्धारित करना है, जबकि यह स्पष्ट करना है कि आप दोनों एक टीम का हिस्सा हैं, जो काम करने में सक्रिय रुचि रखते हैं।

अधिक से अधिक संख्या में एकत्रित होना सुनिश्चित करें समय सीमा को पूरा करने और कार्यों को पूरा करने के लिए युक्तियाँ जैसा तुम कर सकते हो। लोगों को आवश्यकतानुसार सलाह देना आसान होगा।

2. समय सीमा कल है

यहां एक और आम शिकायत है जो आपके अंदर जल रही होगी। यदि आपका सहकर्मी इसे बहुत करीब से काट रहा है, तो कई अनुस्मारक के बावजूद, आप अपना आपा खोए बिना ईमेल में उन्हें प्रेरित कर सकते हैं।

जिस कारण से आप उनसे संपर्क कर रहे हैं, वह अत्यावश्यक है, इसलिए आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले समाधानों में कुछ प्रत्यक्षता की आवश्यकता होती है, यदि केवल अपने सहकर्मी से मामलों को गंभीरता से लेने के लिए।

इन विकल्पों को आजमाएं:

• परियोजना कल होने वाली है, लेकिन अभी भी कुछ ढीले सिरे हैं। आइए आज दोपहर टीम के साथ समाधान पर चर्चा करने के लिए एक वीडियो कॉन्फ्रेंस करें।
• प्रबंधन कल परियोजना की उम्मीद कर रहा है। यदि आप समय सीमा को पूरा करने की संभावना नहीं रखते हैं, तो क्या आप बता सकते हैं कि एक रिपोर्ट में, जिसे हम बाकी सब कुछ के साथ जमा कर सकते हैं?

जबकि ईमेल कठिन विचारों को व्यक्त करने का एक आसान तरीका है, वे व्यक्तिगत रूप से समस्याओं पर चर्चा करने के समान प्रभाव नहीं डालते हैं। इसलिए, जब किसी की खराब वर्कफ़्लो आदतों को बदलने की कोशिश की जाती है, तो आपका ईमेल उनका ध्यान खींचने के लिए सीधा और स्मार्ट होना चाहिए।

3. टालना बन्द करो

आपके कार्यस्थल की सभी शिकायतों के लिए वही रचनात्मक दृष्टिकोण सबसे अच्छा है, जो शांत और तटस्थ भाषा में दिया जाता है। आखिरकार, एक विलंबित सहकर्मी व्यवसाय के कार्यप्रवाह पर दबाव डाल सकता है, लेकिन वे हमेशा ऐसा नहीं करते क्योंकि वे आलसी होते हैं।

देखें कि क्या बहुत अधिक विकर्षण हैं, या वे असाइनमेंट से अभिभूत हैं। समस्या का पता लगाएं और समाधान और प्रोत्साहन के साथ अपने ईमेल को तदनुसार तैयार करें। इन उदाहरणों से प्रेरणा लें:

• ऑफिस का ध्यान भंग हो सकता है। यदि आपके काम पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो रहा है, तो आइए परिवर्तनों पर चर्चा करें और हम आपके लिए कौन से लक्ष्य निर्धारित कर सकते हैं।
• सप्ताह के अंत में, आइए सभी के पूर्ण और शेष कार्यों की समीक्षा करें, ताकि हम अगले सप्ताह का अधिक उत्पादक रूप से उपयोग कर सकें।

4. मेरे पास इन सभी कार्यों को करने का समय नहीं है

खुद को बर्नआउट से बचाने की कोशिश करते समय आपकी ईमेल-लेखन रणनीति थोड़ी बदलनी चाहिए। मुद्दा यह प्रदर्शित करना है कि आप अपने दायित्वों को जानते हैं, उन्हें प्राथमिकता कैसे दें, और आप किसके लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं।

अपने ईमेल में इस तरह के भावों का उपयोग करके विनम्रतापूर्वक सीमाएँ निर्धारित करें:

• मुझे उस कार्य में मदद करने में खुशी होगी। जब तक मैं अपना वर्तमान कार्य पूरा नहीं कर लेता, तब तक क्या आप प्रतीक्षा करना चाहेंगे? वे जल्दी देय हैं।
• दुर्भाग्य से, अगर मैं कोई और कार्य स्वीकार करता हूं, तो मुझे ओवरटाइम की आवश्यकता होगी। क्या आप इसे अतीत (कार्यकारी का नाम) चला सकते हैं और चर्चा कर सकते हैं कि यह कैसे काम करेगा?

यदि आपका कार्यस्थल टीम प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करता है, तो अपना पूरा शेड्यूल साझा करना आसान हो सकता है। आप भी कर सकते हैं आसन में अपने कार्यों को व्यवस्थित करें, उदाहरण के लिए, महत्वपूर्ण कार्यों को उनकी समय सीमा और सहयोगियों सहित देखने के लिए स्पष्ट करना।

5. मैं आपके लिए काम नहीं करता

दबंग सहकर्मी अपने व्यवहार को बहुत दूर ले जा सकते हैं, यह उम्मीद करते हुए कि जब वे कॉल करेंगे या उनसे अतिरिक्त नौकरी स्वीकार करेंगे तो आप कूद जाएंगे। सीमाओं की सख्त जरूरत में यह एक और स्थिति है।

अधिक गंभीर उपाय करने से पहले, एक अच्छी तरह से तैयार की गई ईमेल के माध्यम से अपने सहयोगी के साथ तर्क करने का प्रयास करें। यह विनम्र लेकिन दृढ़ होना चाहिए क्योंकि यह कार्यस्थल में आपके समान पायदान को स्थापित करता है। कोशिश करने के लिए यहां कुछ शब्द दिए गए हैं:

• मुझे यह जानकर अफ़सोस हुआ कि आपका कार्यभार बहुत अधिक है। मैं अपनी जिम्मेदारियों के कारण आपकी मदद नहीं कर पाऊंगा, लेकिन यदि आप अपने प्रबंधक तक पहुंचते हैं, तो आप एक अधिक स्थायी योजना बना सकते हैं।
• इस नौकरी के लिए मेरे बारे में सोचने के लिए धन्यवाद, लेकिन यह दूसरे विभाग के लिए बेहतर है। यदि उनके पास समय है, तो वे आपके साथ सहयोग कर सकते हैं।

6. लोगों पर बात करना बंद करो

कार्यक्षेत्र में प्रतिस्पर्धा अपरिहार्य है। दुर्भाग्य से, यह सहकर्मियों को बाहर खड़े होने का प्रयास करता है, भले ही इसका मतलब अपने विचारों को प्रस्तुत करने के लिए बातचीत में कटौती करना हो। कुछ लोग अनजाने में भी बाधा डालते हैं और यह नहीं समझते कि यह कष्टप्रद है।

इस व्यवहार को रोकने के लिए उन्हें प्रोत्साहित करने के लिए राजनयिक तरीके हैं। चूंकि वे इसे ध्यान के लिए कर रहे हैं, इसलिए अधिक टीम खिलाड़ी मानसिकता को प्रोत्साहित करते हुए, अपने ईमेल में उस पक्ष से अपील करें।

इन अभिव्यक्तियों की तरह कुछ कोशिश करें:

• आप अक्सर बहुमूल्य विचारों का योगदान करते हैं। समाधान खोजने के लिए आपका सक्रिय दृष्टिकोण नोट किया जाता है। प्रत्येक स्टाफ सदस्य कंपनी के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण है, और हम कार्यस्थल में सभी की आवाज सुनना पसंद करते हैं।
• इस परियोजना के लिए टीम प्रयास की आवश्यकता है, साथ ही स्पष्ट संचार भी। सुचारू सहयोग सुनिश्चित करने के लिए, चर्चा में योगदान देने वाले किसी भी व्यक्ति को बोलने का समान अवसर होना चाहिए।

यदि आप उन लोगों के साथ एक टीम प्रोजेक्ट का प्रबंधन करने का प्रयास कर रहे हैं जो एक-दूसरे के बारे में बात करते हैं, तो आप समूह ईमेल में बुनियादी नियम निर्धारित कर सकते हैं। पाना युक्तियाँ जो लिखित संचार में सुधार करती हैं और उनका उपयोग मैत्रीपूर्ण लेकिन उत्पादक वातावरण बनाने के लिए करें।

7. काम के बाहर मुझे मैसेज करना बंद करो

क्या कोई सहकर्मी या आपका बॉस आपके अवकाश के समय आपसे संपर्क करता है? यह एक आम समस्या है जिसमें आमतौर पर टेक्स्टिंग शामिल होती है। यह विशेष रूप से असहज होता है जब आप उस परिचित नहीं होते हैं, या जब आप आराम करने की आवश्यकता होती है तो वे दुकान से बात करना चाहते हैं।

यदि इन लोगों को नज़रअंदाज़ करने से काम नहीं चलता है, या वे बहुत दूर जाते हैं, तो आपका सबसे अच्छा उपाय यह है कि आप उन्हें अपना रुख स्पष्ट करते हुए एक ईमेल भेजें। संदेश को पेशेवर सीमाओं और विशेष रूप से आपके खाली समय के महत्व को उजागर करना चाहिए।

इन विकल्पों को देखें और देखें कि आप उन्हें अपनी आवश्यकताओं के अनुसार कैसे अनुकूलित कर सकते हैं:

• कृपया ध्यान रखें कि व्यक्तिगत मामलों के कारण मैं घंटों बाद बात करने के लिए उपलब्ध नहीं हो सकता। जब मैं कार्यालय में वापस आता हूं तो मुझे काम से संबंधित मामलों पर चर्चा करने में खुशी होती है।
• मेरे लिए मेरा काम जितना महत्वपूर्ण है, अगर मैं अपने समय का पूरा फायदा नहीं उठाता तो उसे नुकसान होता है। इसलिए, मुझे आशा है कि आप कार्यालय समय के लिए काम से संबंधित संचार आरक्षित करने की मेरी आवश्यकता की सराहना कर सकते हैं।

8. इस तरह बात मत करो

सहकर्मी अक्सर भूल जाते हैं कि वे एक पेशेवर माहौल में हैं और गलत बात कह सकते हैं या अनुचित बातचीत कर सकते हैं। यह व्यवहार किसी कार्यस्थान को बहुत जल्दी, बहुत असहज कर सकता है।

इससे पहले कि वे घर्षण पैदा करें और आगे बढ़ें, आपको ऐसे मुद्दों से निपटना होगा। यदि आप अपने सहयोगियों को मौके पर नहीं ले जा सकते हैं, तो एक त्वरित ईमेल चाल चल सकता है।

निम्नलिखित भावों से विचार लें:

• जबकि हम मैत्रीपूर्ण सहयोग को बहुत महत्व देते हैं, बातचीत के ऐसे विषय हैं जो कार्यस्थल से बाहर रहना चाहिए। कृपया शांतिपूर्ण माहौल बनाए रखने में हमारी मदद करें और चर्चा (संवेदनशील विषयों) से बचें।
• आज पहले एक बातचीत हुई जिसने स्टाफ सदस्यों को असहज कर दिया। कृपया एक पेशेवर रवैया बनाए रखने और मैत्रीपूर्ण टीम वर्क को बढ़ावा देने के लिए अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करें।

क्या कहा गया था, यह निर्दिष्ट करना उपयोगी हो सकता है, इसलिए आपका सहकर्मी जानता है कि भविष्य में क्या टालना है। इसके अलावा, अवांछित विषयों और व्यवहारों का विवरण देने वाले वेबपेज या दस्तावेज़ को संकलित करने पर विचार करें, जिसे आप अपने ईमेल में संलग्न या लिंक कर सकते हैं।

कार्यस्थल की समस्याओं को हल करने के लिए ईमेल लिखने की सामान्य युक्तियाँ

ईमेल आपके सबसे अच्छे दोस्त हो सकते हैं जब कार्यालय में कठिन परिस्थितियों को हल करने की बात आती है, बिना स्टाफ के सदस्यों का सामना किए बिना।

ध्यान में रखने के लिए यहां कुछ अतिरिक्त युक्तियां दी गई हैं जो प्रक्रिया को और अधिक प्रभावी बना सकती हैं।

• सुधार को प्रोत्साहित करने के लिए सकारात्मक बिंदुओं के साथ ईमेल की नकारात्मकता को संतुलित करें।
• सुनिश्चित करें कि आपकी औपचारिक भाषा अस्पष्ट नहीं है कि आप क्या कहना चाह रहे हैं।
• स्पष्ट और संक्षिप्त रहें—अमूल्य जब लंबे ईमेल लिखना.
• मामले में सुधार न होने की स्थिति में ईमेल को भविष्य के संदर्भ के लिए फ़ाइल में रखें।

विभिन्न कार्यस्थल चुनौतियों से निपटने के लिए तैयार रहें

टीमों को हर समय समस्याओं का सामना करना पड़ता है, खासकर जब तनाव में हो। चाहे वह भौतिक या डिजिटल वातावरण हो, चाहे आप बॉस हों या स्टाफ सदस्य, बेहतर के लिए आदतों को बदलने के सर्वोत्तम तरीकों को जानना उचित है।

ईमेल के माध्यम से कूटनीति एक अच्छी रणनीति है जब तक आप स्पष्ट रूप से और पेशेवर रूप से शिकायतें व्यक्त करते हैं। लेकिन टीम वर्क को आसान बनाने के लिए डिज़ाइन किए गए डिजिटल टूल जैसे अन्य संसाधनों को नज़रअंदाज़ न करें।

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