आभासी टीमों में बचने के लिए 8 सामान्य संचार गलतियाँ (और इसके बजाय क्या करें)

आपके संगठन के संचालन के तरीके को बदलने के बाद, यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने वर्चुअल कार्यक्षेत्र में एक अच्छी संचार संस्कृति को बढ़ावा देने के लिए समय निकालें। ऐसा इसलिए है क्योंकि जिस तरह से आप पारंपरिक कार्यालय सेटिंग में सहकर्मियों के साथ बातचीत करते थे, वह जरूरी नहीं कि आभासी दुनिया में तब्दील हो।

इसलिए, अपनी संचार प्लेबुक को फिर से लिखना वर्चुअल टीम में सफलता की कुंजी है, और इसे प्राप्त करने का एक तरीका यह जानना है कि क्या नहीं करना है।

1. संचार के अपने प्राथमिक माध्यम के रूप में ईमेल का उपयोग करना

हालाँकि आज के दूरस्थ कार्यस्थल में ईमेल की अभी भी भूमिका है, लेकिन यह आपके संचार का प्राथमिक माध्यम नहीं होना चाहिए। जब वे आपके इनबॉक्स में दब जाते हैं, तो आप जल्दी से संदेशों का ट्रैक खो सकते हैं, जिससे उत्पादकता में कमी आती है।

आप अभी भी ग्राहकों के साथ संवाद करने और लीड को लक्षित करने के लिए ईमेल का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि, अन्य हैं व्यावहारिक संचार उपकरण जो आपके दूरस्थ सहयोगियों के साथ संदेश भेजने और सहयोग करने के लिए बेहतर अनुकूल हैं।

त्वरित संदेश सेवा उपकरण जैसे ढीला त्वरित आगे-पीछे की बातचीत और विशिष्ट विषयों या परियोजनाओं के लिए चैनल बनाने के लिए अच्छे हैं। आप जैसे मैसेजिंग ऐप्स का भी लाभ उठा सकते हैं

मोड़ अतुल्यकालिक रूप से संवाद करने के लिए, जबकि परियोजना प्रबंधन उपकरण जैसे Trello या आसन आपको कार्यों को बनाने, असाइन करने और ट्रैक करने देता है।

2. समय क्षेत्र के अंतर के लिए योजना बनाने में विफल

एक पारंपरिक कार्यालय सेटिंग में, लोग आमतौर पर एक ही स्थान पर और एक ही काम के घंटों के दौरान काम करते हैं। हालाँकि, जब आपके पास वर्चुअल टीम के सदस्य हों विभिन्न समय क्षेत्रों में, चीजें तब तक अधिक जटिल हो सकती हैं जब तक आप इसके लिए योजना नहीं बनाते।

आपको समय के अंतर के बारे में पता होना चाहिए और मीटिंग शेड्यूल करने के लिए अतिव्यापी घंटों का पता लगाना चाहिए। हालाँकि, इसे प्राप्त करने के लिए आपको अपने सहकर्मियों के समय क्षेत्र या स्थानों को याद रखने की आवश्यकता नहीं है। आप टाइमज़ोन कन्वर्टर्स का उपयोग कर सकते हैं जैसे Timezone.io या साझा कैलेंडर ऐप्स जैसे कैलेंडली मीटिंग के समय को शेड्यूल करने और प्रबंधित करने में मदद करने के लिए। यह आपको उस समय को अवरुद्ध करने की अनुमति देता है जो सभी के लिए सुविधाजनक है।

3. टेक्स्ट-ओनली कम्युनिकेशन पर अधिक भरोसा

केवल-पाठ संचार शरीर की भाषा, आंखों के संपर्क और चेहरे के भाव जैसे अशाब्दिक संकेतों से रहित है, जो आसानी से गलत व्याख्या और संघर्ष का कारण बन सकता है। वर्चुअल सेटिंग में, अपनी बात मनवाने के लिए विभिन्न संचार माध्यमों का उपयोग करना आवश्यक है, जिसमें वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग टूल जैसे गूगल मीट या जूम।

यह ध्यान में रखते हुए कि आप शारीरिक रूप से मिलने में सक्षम नहीं हो सकते हैं, ये उपकरण आपको अपने सहयोगियों को देखने और सुनने की अनुमति देकर अगली सबसे अच्छी चीज प्रदान करते हैं। अधिक व्यक्तिगत कनेक्शन बनाने के अलावा, वीडियो कॉल जटिल कार्यों को भी बेहतर ढंग से समझाते हैं।

हालाँकि, आप हमेशा वीडियो कॉल पर नहीं जा सकते, खासकर जब अन्य समय क्षेत्रों में लोगों के साथ काम कर रहे हों। उस स्थिति में, आप एसिंक्रोनस वीडियो टूल का उपयोग कर सकते हैं जैसे वूडल वीडियो संदेश रिकॉर्ड करने और भेजने के लिए।

4. सभी के लिए हर समय उपलब्ध रहने की अपेक्षा करना

हमारी उंगलियों पर सभी संचार उपकरणों और दूरस्थ कार्य नीतियों को अपनाने के परिणामस्वरूप, कार्य और व्यक्तिगत जीवन के बीच की रेखाएं तेजी से धुंधली होती जा रही हैं। इसने को जन्म दिया है काम की "हमेशा चालू" संस्कृति: अवास्तविक अपेक्षाएं कि लोगों को काम से संबंधित संदेशों का जवाब देने या हर समय काम की मांगों का जवाब देने के लिए उपलब्ध होना चाहिए।

इससे बचने के लिए आपको कुछ सीमाएं तय करने की जरूरत है। यह भी शामिल है एक अनुकूलित दूरस्थ कार्य शेड्यूल बनाना, अपने कार्यस्थल संचार उपकरणों में अपनी उपलब्धता सेट करना, और काम के घंटों के बाहर गैर-जरूरी संदेशों के लिए सूचनाएं बंद करना।

5. सांस्कृतिक/धार्मिक मतभेदों के प्रति सचेत न रहना

इस तथ्य के कारण कि दूरस्थ कार्य आपको दुनिया के विभिन्न हिस्सों से प्रतिभाओं की भर्ती करने की अनुमति देता है, आपको करने की आवश्यकता है सांस्कृतिक और धार्मिक मतभेदों से अवगत रहें जो संचार और टीम पर प्रतिकूल प्रभाव डाल सकते हैं गतिकी।

उदाहरण के लिए, अलग-अलग संस्कृतियों और धर्मों के लोग विशिष्ट छुट्टियों का पालन कर सकते हैं, और वे काम के लिए अनुपलब्ध हो सकते हैं या इन समयों के दौरान अलग-अलग काम के घंटे हो सकते हैं। इसलिए, आपको इन दिनों को ट्रैक करने और समय सीमा या संचार योजनाओं को तदनुसार समायोजित करने की आवश्यकता हो सकती है।

6. अनौपचारिक बातचीत के लिए जगह नहीं बनाना

घर से काम करने की सेटिंग में, सहकर्मियों के बीच सामाजिक संपर्क की आवश्यकता को नज़रअंदाज़ करना आसान हो सकता है। हालांकि, दूरस्थ कार्य अकेलापन एक गंभीर चिंता है जो उत्पादकता और नौकरी से संतुष्टि को कम कर सकती है।

इससे निपटने के लिए, आपको आकस्मिक बातचीत को प्रोत्साहित करने के तरीके खोजने होंगे। आप वर्चुअल वाटर कूलर अवसर बनाकर इसे प्राप्त कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अपने कार्यस्थल चैट टूल में आकस्मिक बातचीत के लिए एक अलग समूह बनाना। यह वह जगह है जहां आप गैर-कार्य-संबंधित विषयों के बारे में बात करते हैं, जैसे आपकी सप्ताहांत योजनाएं, आपका पसंदीदा शो, या शौक।

आप इनके साथ अपनी टीम के भीतर जुड़ाव को और बढ़ा सकते हैं कॉफी ब्रेक विचार.

7. बहुत अधिक बैठकें करना

जबकि आपकी टीम के साथ नियमित रूप से चेक-इन करना महत्वपूर्ण है, आप इसे मीटिंग के साथ ज़्यादा नहीं करना चाहते हैं। वास्तविकता यह है कि कुछ बैठकें आपके समय के लायक नहीं होती हैं, और वे आपकी उत्पादकता के लिए हानिकारक भी हो सकती हैं।

इसलिए, एक और मीटिंग शेड्यूल करने से पहले, अपने आप से पूछें कि क्या यह वास्तव में आवश्यक है और क्या आपके संदेश को संप्रेषित करने का कोई अन्य तरीका नहीं है। जब आप एक बैठक करना चुनते हैं, तो यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि एजेंडा बनाकर और इसे समय से पहले साझा करके, इसे संक्षिप्त रखते हुए, और केवल आवश्यक लोगों को शामिल करके यह यथासंभव उत्पादक है।

इसके अलावा, किसी को मीटिंग मिनट्स को ठीक से दस्तावेज करने के लिए असाइन करें और उन्हें एक केंद्रीय स्थान पर सहेजें जहां हर कोई उन तक पहुंच सके। यह पिछले सत्रों में क्या हुआ, इस पर चर्चा करने के लिए भविष्य की बैठकों की आवश्यकता को कम करने में मदद करेगा।

8. मील के पत्थर को नहीं पहचानना और सफलताओं का जश्न मनाना

मनोबल और जुड़ाव बढ़ाने के लिए अपनी टीम की सफलताओं को पहचानना और मनाना आवश्यक है। घर से काम करना इस महत्वपूर्ण टीम-निर्माण गतिविधि को नज़रअंदाज़ करने का कोई कारण नहीं है।

आप कर्मचारी पहचान टूल पर भरोसा कर सकते हैं जैसे बोनसली अपनी टीम की सफलताओं का जश्न मनाने और व्यक्तिगत उपलब्धियों को पहचानने के लिए। आप इसे अपने स्लैक कार्यक्षेत्र में भी एकीकृत कर सकते हैं, ताकि टीम के सदस्य अधिक आसानी से यश दे और प्राप्त कर सकें।

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जबकि दूरस्थ कार्य वातावरण की अपनी चुनौतियाँ हैं, यह विकास और सफलता के कई अवसर भी प्रदान करता है। अधिकांश भाग के लिए, हम अभी भी सीख रहे हैं कि काम करने के इस नए तरीके को कैसे सर्वोत्तम तरीके से नेविगेट किया जाए।

इन सामान्य नुकसानों को जानने से आपको इनसे बचने में मदद मिल सकती है और आप और आपकी टीम के लिए एक सफल दूरस्थ कार्य वातावरण तैयार कर सकते हैं।

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