अपने कार्यस्थल मैसेजिंग ऐप्स का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें

मैसेजिंग एप्लिकेशन ने निस्संदेह बदल दिया है कि हम कार्यस्थल में कैसे संवाद करते हैं, खासकर के दौरान दूरस्थ कार्य के लिए हमारा संक्रमण और ईमेल से दूर, जो इसके लिए वास्तविक संचार उपकरण रहा है लंबा।

कई उत्पादकता-बढ़ाने वाली सुविधाओं के बावजूद, इनमें से कई ऐप पेश करते हैं, हम यह भी तर्क दे सकते हैं कि वे इसके विपरीत करते हैं।

क्या मैसेजिंग ऐप्स आपकी उत्पादकता को मार रहे हैं? या, शायद, इस तरह आप उनका उपयोग करते हैं? आइए गहराई से गोता लगाएँ।

5 अलग-अलग तरीके कार्यस्थल मैसेजिंग ऐप्स आपकी उत्पादकता को सीमित कर सकते हैं

1. बहंत अधिक जानकारी

जैसे की ईमेल अधिभार इतनी बड़ी समस्या नहीं थी, अब आपको अपने चैट ऐप्स में संदेशों की निरंतर स्ट्रीम से जूझना होगा, जो अधिकांश भाग के लिए, नए इनबॉक्स बन गए हैं। आपके इनबॉक्स के सभी जंक ईमेल की तरह, आपके चैट ऐप्स का प्रत्येक संदेश आपके ध्यान देने योग्य नहीं है।

आपने अपने आप को एक ऐसे स्लैक चैनल में पाया होगा जिसमें आपको नहीं होना चाहिए था या बहुत से लोगों की भीड़ थी प्रतिभागियों, या आपके पास काम से संबंधित चैनल में नवीनतम सेलिब्रिटी गपशप पर चर्चा करने वाले सहयोगी हैं मुद्दे।

परिणाम सूचना अधिभार है, जो एक अतिप्रवाह ईमेल इनबॉक्स के रूप में दुर्बल हो सकता है, जिससे निर्णय थकान, तनाव और अंततः कम उत्पादकता हो सकती है।

2. महत्वपूर्ण जानकारी खो जाती है

सूचना अधिभार के दुष्प्रभावों में से एक यह है कि फेरबदल में कुछ महत्वपूर्ण जानकारी खो जाती है। यदि आप सही प्रक्रियाओं को अपनाने में विफल रहते हैं, तो काम से संबंधित जानकारी जल्दी से वाटर कूलर टॉक या ऑफ-टॉपिक चर्चाओं के ढेर के नीचे दब सकती है।

आप अपने अधिकांश कार्यदिवस को एक चैनल या संचार ऐप से संदेशों के समुद्र के माध्यम से दूसरे चैनल या संचार ऐप में उस महत्वपूर्ण जानकारी को खोजने की उम्मीद में खर्च करते हैं जो आपको चाहिए। यह व्यर्थता में एक अभ्यास हो सकता है और एक बहुत बड़ा कार्यस्थल समय-नुकसान.

3. बहुत सारे संचार ऐप्स

आप अपने दूरस्थ सहयोगियों के साथ संवाद करने के लिए किस आंतरिक संचार उपकरण का उपयोग करते हैं? माइक्रोसॉफ्ट टीम? सुस्त? ईमेल? व्हाट्सएप?

शायद उपरोक्त सभी का मिश्रण?

नवीनतम और सबसे फीचर-पैक कार्यस्थल मैसेजिंग ऐप की खोज में, आपने उनमें से बहुत से इंस्टॉल किए होंगे, जो जल्दी से उत्पादकता दुःस्वप्न में बदल सकते हैं।

यदि आप दिन भर लगातार एक ऐप से दूसरे ऐप पर कूदते रहते हैं, तो आप समय बर्बाद कर रहे हैं और अपना ध्यान बंटा रहे हैं, जिससे किसी भी कार्य पर ध्यान केंद्रित करना मुश्किल हो जाता है।

उस ने कहा, हो सकता है कि आप इसके तरीके खोजना चाहें संचार और सहयोग ऐप्स के अति प्रयोग से बचें अपने कार्यस्थल में।

4. आप "हमेशा चालू" हैं

संदेशों का जवाब देने के लिए हर समय उपलब्ध रहने की लगातार कनेक्टिविटी और अपेक्षाएं आज के कार्यस्थल में आदर्श बन गई हैं। हालांकि, हमेशा "चालू" रहने और पारंपरिक काम के घंटों की सीमा से बाहर काम करने की यह संस्कृति कई अवांछित परिणामों को जन्म दे सकती है।

सबसे पहले, अधिक घंटे काम करना जरूरी नहीं कि अधिक उत्पादक होने के बराबर हो। वास्तव में, इसका अक्सर विपरीत प्रभाव पड़ता है। यदि आप रात में या सप्ताहांत में खुद को अच्छी तरह से काम करते हुए पाते हैं, तो आपके जल्दी जलने की संभावना है, जिससे काम की गुणवत्ता और प्रदर्शन में कमी आएगी।

लेकिन, यह केवल आपके पेशेवर जीवन के बारे में नहीं है, क्योंकि आपका निजी जीवन भी जल्दी ही प्रभावित होना शुरू हो सकता है। जब आप हमेशा "चालू" रहते हैं, तो मानसिक और शारीरिक स्वास्थ्य समस्याओं के कारण विश्राम और कायाकल्प के लिए बहुत कम समय होता है।

5. कभी न खत्म होने वाली सूचनाएं

अपनी उत्पादकता बढ़ाने की उम्मीद में अधिक जुड़े रहने की अपनी खोज में, हो सकता है कि आपने अनजाने में अपने चैट ऐप्स से सूचनाओं की कभी न खत्म होने वाली स्ट्रीम के लिए साइन अप कर लिया हो। पहली नज़र में, वे छोटे लाल पॉप-अप और डिंग अहानिकर लग सकते हैं, लेकिन वे जल्दी से एक बड़ी व्याकुलता बन सकते हैं, अनजाने में अग्रणी संदर्भ स्विचिंग और कम उत्पादकता के लिए.

कभी-कभी, केवल उन लाल पॉप-अप को देखना (भले ही आप संदेशों को नहीं पढ़ते हों) आपके ध्यान को खोने और आपके प्रवाह को बाधित करने के लिए पर्याप्त हो सकते हैं।

तो, इन उत्पादकता जाल से बचने के लिए आप क्या कर सकते हैं?

कार्यस्थल में उत्पादक संचार प्राप्त करने के लिए शीर्ष रणनीतियाँ

1. अतुल्यकालिक संचार को गले लगाओ

तत्काल प्रतिक्रियाओं और वास्तविक समय के संचार पर बहुत अधिक जोर देना, खासकर जब टीम के सदस्य अलग-अलग समय क्षेत्रों में काम करते हैं, अच्छे से ज्यादा नुकसान कर सकते हैं।

तत्काल उत्तर की अपेक्षा (या बदतर, मांग) के बजाय, गले लगाओ अतुल्यकालिक संचार. यह संचार शैली आपको अपने समय पर संदेशों का जवाब देने, रुकावटों को कम करने और आपको अधिक महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए सशक्त बनाने की अनुमति देती है।

जब आपको कोई नया मिल जाए तो आपको हमेशा अपने शस्त्रागार में एक और संचार ऐप जोड़ने की आवश्यकता नहीं होती है। आपकी टीम के सभी लोगों को एक नए टूल की आदत पड़ने में समय लगता है, इसलिए अक्सर बेहतर यही होता है कि जो आपके पास है उसी से चिपके रहें, खासकर तब जब यह पहले से ही आपको आवश्यक सुविधाएँ प्रदान कर रहा हो।

किसी अन्य ऐप के लिए साइन अप करने के बजाय, अपने मौजूदा टूल का मूल्यांकन करने के लिए समय निकालें और देखें कि क्या आप उन्हें उन अन्य ऐप के साथ एकीकृत कर सकते हैं जिनका उपयोग आप अपने वर्कफ़्लो को कारगर बनाने के लिए कर रहे हैं। इस तरह, आपको ऐप्स को बार-बार स्विच करने की आवश्यकता नहीं होगी, और आप संबंधित उत्पादकता हानि से बच सकते हैं।

3. एक आंतरिक विकि बनाएँ

एक आंतरिक विकी आपकी टीम के ज्ञान और सूचना के लिए एक केंद्रीय भंडार है। यह आपकी सभी महत्वपूर्ण जानकारी को एक ही स्थान पर व्यवस्थित और सुलभ रखने का एक शानदार तरीका है।

एक विकी टीम के सदस्यों के लिए अपने प्रश्नों के उत्तर ढूंढना आसान बनाकर निरंतर संचार की आवश्यकता को कम करने में मदद कर सकता है। आप अपनी टीम के साथ एक संचार प्लेबुक बनाने के लिए अपने आंतरिक विकी का लाभ उठा सकते हैं ताकि सर्वोत्तम प्रथाओं और कंपनी-व्यापी दिशानिर्देशों का दस्तावेजीकरण किया जा सके।

इसमें कुछ भी शामिल हो सकता है कि कैसे और कब विशिष्ट उपकरणों का उपयोग किया जाए, यह परिभाषित करने के लिए कि आप "तत्काल" संचार को क्या मानते हैं, और आदर्श प्रतिक्रिया समय।

जिस तरह से आप अपने संचार और सहयोग उपकरणों का उपयोग करते हैं, वह आपकी उत्पादकता को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है। यदि आप सूचनाओं से लगातार बाधित होते हैं, तो ध्यान भंग को कम करने के लिए अपनी सेटिंग्स को अनुकूलित करने का प्रयास करें।

उदाहरण के लिए, आप विशिष्ट चैनलों या वार्तालापों के लिए सूचनाओं को अक्षम कर सकते हैं, परेशान न करें घंटे सेट कर सकते हैं, या अपने निर्धारित फ़ोकस समय के दौरान सूचनाओं को पूरी तरह से स्नूज़ भी कर सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप अपने उपकरणों को बेहतर ढंग से अनुकूलित करके, आप अपनी उत्पादकता पर नियंत्रण वापस ले सकते हैं।

इसके अलावा, यदि आप स्लैक का उपयोग कर रहे हैं, तो आप जोड़ सकते हैं @ अवश्य पढ़ें एक्सटेंशन अपने कार्यक्षेत्र में यह सुनिश्चित करने के लिए कि अत्यावश्यक संदेश हमेशा देखे जाएं। यह स्लैक ऐप आपको विशिष्ट संदेशों को अवश्य-पढ़ने के रूप में चिह्नित करने की अनुमति देता है, और टीम के सदस्यों के पास चैट इतिहास के माध्यम से स्क्रॉल करने में समय बर्बाद करने से बचने के लिए उनके सभी महत्वपूर्ण संदेश एक बैच में होंगे।

उत्पादकता बढ़ाने के लिए अपने मैसेजिंग ऐप्स का सही तरीके से उपयोग करें

जबकि चैट ऐप्स उत्पादकता बढ़ाने का एक शानदार तरीका हो सकते हैं, अगर ठीक से उपयोग न किया जाए तो वे एक महत्वपूर्ण व्याकुलता भी हो सकते हैं। हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि यह मुख्य रूप से इस बात पर निर्भर करता है कि आप इन उपकरणों का उपयोग कैसे करते हैं।

ऊपर दी गई रणनीतियों का पालन करके, आप अपनी उत्पादकता पर नियंत्रण वापस ले सकते हैं और उन उत्पादकता नुकसानों से बच सकते हैं।

अपने कार्यस्थल में सहयोग अधिभार को कैसे दूर करें

आगे पढ़िए

लेखक के बारे में