Microsoft Office फ़ाइलों में डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें या निकालें?

हम सभी विभिन्न उद्देश्यों के लिए दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करते हैं जैसे आधिकारिक पत्र, हमारे अपार्टमेंट के पट्टे, सहयोगियों के साथ साझा किए जाने वाले परियोजनाओं के दस्तावेज, और ऋण आवेदन।

हालांकि, दस्तावेजों पर अपने हस्ताक्षर करना आसान और अक्सर अधिक सुरक्षित होता है यदि वे डिजिटल रूप से किए जाते हैं। Microsoft Office फ़ाइलें जैसे Word, Excel और PowerPoint आपको आसानी से डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने की अनुमति देते हैं। आइए देखें कि यह कैसे किया जाता है।

एक डिजिटल हस्ताक्षर क्या है, और एक क्यों जोड़ें?

एक डिजिटल हस्ताक्षर एक प्रकार का इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर है जिसका उपयोग ईमेल, क्रेडिट कार्ड लेनदेन और दस्तावेजों जैसी डिजिटल जानकारी की प्रामाणिकता और अखंडता को मान्य करने के लिए किया जाता है। Microsoft Word और Excel फ़ाइलों को डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित किया जा सकता है, और पीडीएफ फाइलों पर हस्ताक्षर करने के कई तरीके हैं बहुत।

यदि आप किसी दस्तावेज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कर रहे हैं, तो यह पुष्टि करेगा कि दस्तावेज़ में जानकारी आपसे उत्पन्न हुई है और आपके द्वारा हस्ताक्षर किए जाने के बाद से उसमें कोई बदलाव नहीं किया गया है। तो यह एक आभासी फिंगरप्रिंट या आपके हस्तलिखित हस्ताक्षर का इलेक्ट्रॉनिक प्रतिनिधित्व जैसा है।

हालांकि कई हैं दस्तावेज़ों पर ऑनलाइन हस्ताक्षर करने के लिए ऐप्स, Microsoft Office आपको Word, Excel और PowerPoint फ़ाइलों में डिजिटल हस्ताक्षर बनाने में सक्षम बनाता है। आपको किसी दस्तावेज़ का प्रिंटआउट लेने, पेन से हस्ताक्षर करने और फिर स्कैन करके भेजने की आवश्यकता नहीं है। आप किसी Office फ़ाइल में केवल एक डिजिटल हस्ताक्षर बना सकते हैं और उसे ईमेल कर सकते हैं।

डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने से दस्तावेज़ को प्रामाणिक और आधिकारिक बनाने में मदद मिलती है। यह गैर-अस्वीकृति का भी आश्वासन देता है, जिसका अर्थ है कि यह सभी पक्षों को हस्ताक्षरित सामग्री की उत्पत्ति साबित करता है।

इसके अलावा, Microsoft के अनुसार, Microsoft Word, Microsoft Excel, या Microsoft PowerPoint फ़ाइलों में हस्ताक्षर, जो एक सुरक्षित टाइम-स्टैम्प सर्वर द्वारा टाइम-स्टैम्प किए गए हैं, कुछ परिस्थितियों में, की वैधता है a नोटरीकरण

डिजिटल हस्ताक्षर को आधिकारिक कैसे बनाएं

अपनी पहचान की पुष्टि करने और इसे आधिकारिक बनाने के लिए आपके पास एक डिजिटल हस्ताक्षर प्रमाणपत्र होना चाहिए। जब आप डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित Microsoft Office फ़ाइल भेजते हैं, तो उसमें एक सार्वजनिक कुंजी के साथ डिजिटल प्रमाणपत्र शामिल होता है।

डिजिटल प्रमाणपत्र एक प्रमाणन प्राधिकरण (CA) द्वारा जारी किए जाते हैं। एक प्रमाणपत्र आमतौर पर एक वर्ष के लिए वैध होता है, जिसके बाद हस्ताक्षरकर्ता को अपनी पहचान स्थापित करने के लिए नवीनीकरण करना होगा या एक नया हस्ताक्षर प्रमाणपत्र प्राप्त करना होगा।

यदि आप कोई प्रमाणपत्र खरीदना नहीं चाहते हैं, या दस्तावेज़ पर तुरंत हस्ताक्षर करने की आवश्यकता है, तो आप अपना प्रमाणपत्र भी बना सकते हैं। Windows में, आपका प्रमाणपत्र बनाने की प्रक्रिया इस बात पर निर्भर करती है कि आप किस Windows संस्करण का उपयोग कर रहे हैं—Windows 10, 8, 7, Vista, या XP.

डिजिटल प्रमाणपत्र सेवाओं या अपना प्रमाणपत्र बनाने के निर्देशों के बारे में अधिक जानने के लिए, यहां जाएं यह माइक्रोसॉफ्ट सपोर्ट पेज.

Microsoft Office फ़ाइल में डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें

आप Word, Excel और PowerPoint फ़ाइलों में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं। डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ने के लिए, आपके पास वर्ड या एक्सेल शीट की एक खुली दस्तावेज़ फ़ाइल होनी चाहिए। Word और Excel के लिए प्रक्रिया समान है, तो आइए जानें कि Word फ़ाइल पर डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें।

1. ओपन वर्ड फाइल में, उदाहरण के लिए, अंत में जहां आप किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर कर रहे हैं, वहां पॉइंटर रखें जहां आप डिजिटल हस्ताक्षर बनाना चाहते हैं।
2. पर क्लिक करें डालने टैब। सिग्नेचर लाइन लिस्ट टेक्स्ट ग्रुप में सबसे ऊपर दाईं ओर होगी।
3. क्लिक माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस सिग्नेचर रेखा। आपके लिए कुछ फ़ील्ड भरने के लिए एक हस्ताक्षर सेटअप टैब खुलता है।
4. हस्ताक्षर सेटअप संवाद बॉक्स में प्रासंगिक जानकारी जोड़ें: सुझाए गए हस्ताक्षरकर्ता: (यह आपका नाम होगा), हस्ताक्षरकर्ता का शीर्षक: (आपका पद), और हस्ताक्षरकर्ता का ईमेल पता: (आपका ईमेल पता यदि आप देना चाहते हैं)।
5. हस्ताक्षरकर्ता के निर्देशों के तहत, एक डिफ़ॉल्ट निर्देश होगा: इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने से पहले, सत्यापित करें कि आप जिस सामग्री पर हस्ताक्षर कर रहे हैं वह सही है। इस निर्देश को बदला जा सकता है और नीचे दो विकल्प होंगे जिन्हें आप पर टिक करके सेट कर सकते हैं चेकबॉक्स: हस्ताक्षरकर्ता को साइन डायलॉग बॉक्स में टिप्पणियां जोड़ने की अनुमति दें, और हस्ताक्षर में साइन तिथि दिखाएं रेखा।
6. अपना विवरण भरने के बाद, क्लिक करें ठीक. अब आप नीचे अपने नाम और शीर्षक के साथ एक हस्ताक्षर रेखा देख पाएंगे।

अब देखते हैं कि सिग्नेचर लाइन पर सिग्नेचर कैसे जोड़ा जाता है।

1. दाएँ क्लिक करें फ़ाइल में हस्ताक्षर लाइन। फिर चुनें संकेत मेनू से।
2. आप अपना हस्ताक्षर निम्नलिखित तीन तरीकों से जोड़ सकते हैं:
   • यदि आप अपना एक मुद्रित चिह्न जोड़ना चाहते हैं, तो बस अपना नाम के पास टाइप करें एक्स प्रतीक।
   • यदि आपके पास अपने हस्ताक्षर की कोई छवि है, तो पर क्लिक करें सिग्नेचर इमेज चुनें टैब और क्लिक करें छवि चुने—फ़ाइल एक्सप्लोरर खुल जाएगा, और आप अपने कंप्यूटर के माध्यम से ब्राउज़ करके अपने हस्ताक्षर की छवि जोड़ सकते हैं।
   • तीसरा, यदि आपके पास टैबलेट पीसी है, तो आप. के आगे हस्ताक्षर करके हस्तलिखित हस्ताक्षर भी जोड़ सकते हैं एक्स सिग्नेचर लाइन पर।
3. आप हस्ताक्षरकर्ता के बारे में विवरण भी जोड़ सकते हैं (जो आप होंगे), जैसे आपकी भूमिका और उत्पादन स्थान का पता, क्लिक करके विवरण बटन।
4. फिर अंत में पर क्लिक करें संकेत तल पर।
5. आपको एक हस्ताक्षर पुष्टिकरण संकेत मिलेगा। फिर आपका सिग्नेचर आपके डॉक्यूमेंट में सिग्नेचर लाइन पर दिखाई देगा। अब आप अपना डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित दस्तावेज़ भेज सकते हैं।

डिजिटल हस्ताक्षर कैसे निकालें

डिजिटल सिग्नेचर को हटाना कुछ ही क्लिक की बात है।

1. Microsoft Word या Excel फ़ाइल को डिजिटल हस्ताक्षर के साथ खोलें।
2. पर राइट-क्लिक करें हस्ताक्षर रेखा.
3. क्लिक हस्ताक्षर हटाएं. एक संकेत पॉप अप होगा जो आपसे हस्ताक्षर हटाने की पुष्टि करने के लिए कहेगा।

आपका डिजिटल हस्ताक्षर दस्तावेज़ से हटा दिया जाएगा। दस्तावेज़ को संपादित करने से उसमें से हस्ताक्षर भी निकल जाएंगे।

अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर कैसे जोड़ें या निकालें

एक दृश्य हस्ताक्षर के विपरीत, एक अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर दस्तावेज़ के भीतर कोई निशान या पाठ नहीं जोड़ता है। इसके बजाय, एक अदृश्य हस्ताक्षर दस्तावेज़ की सामग्री को बदले बिना दस्तावेज़ की प्रामाणिकता सुनिश्चित करने के लिए दस्तावेज़ फ़ाइल में केवल मेटाडेटा जोड़ता है।

आप निम्न चरणों के साथ किसी Microsoft Office फ़ाइल में एक अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ सकते हैं:

1. Word, Excel, या PowerPoint दस्तावेज़ खोलें और क्लिक करें फ़ाइल। जानकारी अनुभाग खुल जाएगा।
2. चुनते हैं दस्तावेज़ को सुरक्षित रखें.
3. फिर, ड्रॉप-डाउन मेनू से, चुनें एक डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ें.
4. डिजिटल सिग्नेचर बॉक्स खुल जाएगा। डायलॉग बॉक्स में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने का उद्देश्य टाइप करें।
5. तब दबायें संकेत.
6. जानकारी तब अनुभाग दिखाएगा कि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए गए हैं और इसे अंतिम के रूप में चिह्नित किया गया है।

एक बार फ़ाइल डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित हो जाने के बाद, यह आगे किसी भी परिवर्तन को रोकने के लिए केवल-पढ़ने के लिए दस्तावेज़ बन जाएगा।

अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर को हटाना भी आसान है।

1. फ़ाइल को अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर के साथ खोलें। आपको शीर्ष पर दो संदेश दिखाई देंगे- एक कि दस्तावेज़ को अंतिम के रूप में चिह्नित किया गया है, और दूसरा जो कहता है कि दस्तावेज़ में मान्य हस्ताक्षर हैं।
2. दूसरे पर हस्ताक्षर संदेश लाइन, पर क्लिक करें हस्ताक्षर देखें. हस्ताक्षर दस्तावेज़ के दाईं ओर फलक खुल जाएगा।
3. दबाएं तीर हस्ताक्षर नाम के आगे।
4. तब दबायें हस्ताक्षर हटाएं ड्रॉप-डाउन मेनू से।
5. अंत में क्लिक करें हां प्रकट होने वाले संकेत पर। और आपका अदृश्य डिजिटल हस्ताक्षर हटा दिया जाएगा।

अपने डिजिटल हस्ताक्षर के साथ अपने कार्यालय के दस्तावेज़ों को प्रामाणिकता और सुरक्षा दें

डिजिटल हस्ताक्षर आपके दस्तावेज़ों में विश्वास और प्रामाणिकता की एक परत जोड़ते हैं। यह आपके सहयोगियों और आपके दस्तावेज़ों के प्राप्तकर्ताओं में विश्वास पैदा करता है।

इसके अलावा, आपके पास मन की शांति है कि आपके दस्तावेज़ सुरक्षित हैं और उनके साथ छेड़छाड़ नहीं की जा सकती है। इसलिए अपनी Microsoft Office फ़ाइलों में डिजिटल हस्ताक्षर जोड़कर अपने आधिकारिक और व्यक्तिगत लेन-देन को आसान और सुरक्षित बनाएं।

Microsoft Word दस्तावेज़ पर डिजिटल रूप से हस्ताक्षर कैसे करें

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