दूरस्थ कार्य प्रक्रियाओं को कारगर बनाने के लिए 8 उपकरण

बिना मुख्यालय, लचीले शेड्यूल और काम करते हुए दुनिया में कहीं भी जाने का अवसर के साथ एक दूरस्थ व्यवसाय चलाना रोमांचक है। हालाँकि, यह कठिन भी हो सकता है और इसके लिए बहुत अधिक मेहनत की आवश्यकता होती है।

अच्छी बात यह है कि तकनीक आपके पक्ष में है। ऐसे बहुत से सॉफ़्टवेयर हैं जिनका उपयोग आप अपनी दक्षता बढ़ाने, कार्यप्रवाह व्यवस्थित करने, प्रक्रियाओं को कारगर बनाने और टीम सहयोग को बेहतर बनाने में सहायता के लिए कर सकते हैं।

यह सूची संपूर्ण नहीं है, लेकिन यहां कुछ उपकरण दिए गए हैं जिनका उपयोग आप अपने दूरस्थ व्यवसाय के लिए शुरू कर सकते हैं।

1. आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम

चाहे आप स्टार्टअप हों या बड़ी कंपनी, आप आवेदक ट्रैकिंग सिस्टम (एटीएस) से लाभ उठा सकते हैं। ये सॉफ़्टवेयर प्रोग्राम आपको अपने आवेदक के बारे में सभी महत्वपूर्ण जानकारी खोजने की अनुमति देते हैं—उनके ईमेल, साक्षात्कार, कार्यक्रम और प्रासंगिक डेटा से, सभी एक ही स्थान पर।

एटीएस उम्मीदवारों को स्क्रीन करने के लिए एआई का उपयोग करके भर्ती और भर्ती को आसान बनाता है, जो आपको बिल में फिट नहीं होने वाले उम्मीदवारों को मैन्युअल रूप से बाहर निकालने से बहुत समय बचाता है। वे आपको उनके कौशल और अनुभव के आधार पर रैंकिंग करके सर्वश्रेष्ठ उम्मीदवारों को खोजने में भी मदद करते हैं। सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले कुछ एटीएस में शामिल हैं

कार्यदिवस तथा ग्रीन हाउस.

इस डिजिटल युग में जहां फर्जी प्रमाण पत्र और झूठी पहचान प्रचलित है, कर्मचारियों और ग्राहकों के लिए एक सुरक्षित और सुरक्षित कार्यस्थल रखने के लिए पृष्ठभूमि की जांच महत्वपूर्ण है।

बैकग्राउंड चेकिंग टूल जैसे गुडहेयर तथा चेकरो उम्मीदवारों द्वारा उनके साथ साझा की गई संभावित जानकारी को सत्यापित करने के लिए भी आवश्यक हैं।

ये उपकरण कानूनी आवश्यकताओं के अनुरूप हैं और व्यवसायों को अपना स्वयं का डैशबोर्ड देते हैं जो उन्हें उनकी पृष्ठभूमि की जांच के परिणामों को प्रबंधित और ट्रैक करने में मदद करता है। इनमें से अधिकांश उपकरण एटीएस और अन्य प्रमुख एचआर प्लेटफॉर्म के साथ भी एकीकृत होते हैं।

3. परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर

दूरस्थ टीमों का प्रबंधन करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने, व्यक्तिगत और टीम की प्रगति पर नज़र रखने, प्रोजेक्ट्स को पूरा करने और टीम की प्रगति के बारे में जानकारी प्राप्त करने का एक आसान तरीका प्रदान करता है।

यदि आप एक वैश्विक टीम का नेतृत्व कर रहे हैं, जैसे परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं आसन या clickUP तुम्हारी मदद कर सकूं बहुत समय बचाओ अपनी टीम के साथ संवाद और सहयोग करने के लिए। ये उपकरण पूरे मंच के भीतर टीम के सदस्यों के बीच सहज सहयोग की सुविधा प्रदान करते हैं—ईमेल और अनावश्यक बैठकों की कोई आवश्यकता नहीं है!

4. इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर सॉफ्टवेयर

दूरस्थ व्यवसाय चलाने का मतलब यह नहीं है कि आप दस्तावेज़ों और अनुबंधों पर हस्ताक्षर करने जैसी महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं को छोड़ सकते हैं। रिमोट सेटअप संवेदनशील दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करना एक चुनौती बना सकता है।

प्लेटफॉर्म सुरक्षित है यह सुनिश्चित किए बिना कोई भी अपने ई-हस्ताक्षर साझा नहीं करना चाहता। अच्छी बात यह है कि जैसे उपकरण पांडाडोक तथा DocuSign क्या वे ई-हस्ताक्षर के साथ संवेदनशील दस्तावेजों के वितरण और संग्रह की सुविधा प्रदान करते हैं। वहाँ बहुतायत है अन्य ऑनलाइन दस्तावेज़ हस्ताक्षर करने वाले ऐप्स वहाँ है कि आप जाँच कर सकते हैं।

ई-हस्ताक्षर को पारंपरिक हस्ताक्षर के समकक्ष माना जाता है। यदि पक्ष आपको सुरक्षित रूप से फ़ाइलें अपलोड करने और डिजिटल दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देते हैं तो वे कानूनी रूप से बाध्यकारी हैं। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर की वैधता इस बात पर निर्भर करती है कि आप दुनिया में कहां हैं.

5. विकि

दूरस्थ कंपनी चलाते समय सूचना प्रसार और प्रशिक्षण करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। एक व्यापार विकी ज्ञान के केंद्रीय भंडार या डेटाबेस के रूप में कार्य करता है।

यह सभी को कर्मचारियों के कार्यप्रवाह में दस्तावेजों और महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं तक पहुंच प्रदान करता है। उन्हें एक्सेस करना, संपादित करना और साझा करना आसान है, ताकि दूरस्थ कर्मचारी काम पर परिवर्तन, अपडेट और नई नीतियों के बारे में जान सकें।

यह ऑनबोर्डिंग को आसान बनाता है, कंपनी के माध्यम से अपना रास्ता नेविगेट करने के लिए नए कर्मचारियों को सशक्त बनाता है। यह एक गाइड की तरह सेवा करते हुए दूरस्थ कार्य को आसान बनाता है जहां वे कंपनी की प्रक्रियाओं के बारे में जान सकते हैं। कुछ विकि जिन पर आप विचार कर सकते हैं: विकी तथा स्लिमविकि. और भी बहुत कुछ है अपना खुद का विकी बनाने में मदद करने के लिए वेबसाइटें.

6. कर्मचारी पहचान सॉफ्टवेयर

सीमित संपर्क और समर्थन के कारण, कई दूरस्थ कार्यकर्ता अक्सर अलग-थलग और अनदेखी महसूस करते हैं। कई अध्ययनों से पता चलता है कि मान्यता और समय पर, उचित प्रतिक्रिया न केवल लोगों के प्रदर्शन को बढ़ाती है, बल्कि प्रतिधारण और नौकरी की संतुष्टि में भी सुधार करती है।

प्लेटफार्म जैसे प्रेरणा टीम के सदस्यों को टीम में दूसरों के बारे में जानने का मौका दें, एक-दूसरे की सराहना करें और अपनी जीत को हाइलाइट करें, स्पॉट बोनस दें, और टीमों के लिए प्रयास करने के लिए कस्टम पुरस्कार और बैज बनाएं।

मोटिविटी टीम के सदस्यों को मोटिवोसिटी रुपये देने की अनुमति देता है जिसका उपयोग कर्मचारी उपहार कार्ड खरीदने, फ्लाइट बुक करने या चैरिटी के लिए दान करने के लिए कर सकते हैं। मोटिवोसिटी के अन्य विकल्पों में शामिल हैं बोनसली तथा प्रशंसा.

7. बिजनेस मैसेजिंग ऐप्स

टीम को एक साथ लाने वाले प्लेटफॉर्म के बिना रिमोट का काम नहीं चलेगा। जबकि टीमें अभी भी ईमेल का उपयोग कर सकती हैं, यह भारी, समय लेने वाली और अव्यवस्थित है। बिजनेस मैसेजिंग ऐप जैसे ढीला आपको व्यक्तिगत रूप से या समूहों में किसी के साथ जुड़ने की अनुमति देता है।

आप भी कर सकते हैं स्लैक में अन्य ऐप्स को एकीकृत करें इसकी कार्यक्षमता को बढ़ावा देने और ऐप्स के भीतर प्रक्रियाओं को कारगर बनाने के लिए। उदाहरण के लिए, जब आप अपनी बातचीत में मज़ा जोड़ना चाहते हैं, तो आप अपने आसन को स्लैक से जोड़ सकते हैं या स्लैक में Giphy का उपयोग कर सकते हैं। स्लैक के समान अन्य ऐप्स में शामिल हैं कार्यस्थल चैट या माइक्रोसॉफ्ट टीम.

8. शेड्यूलिंग सॉफ्टवेयर

शेड्यूलिंग एक और काम है जो हर किसी का समय लेता है, रिमोट या नहीं। हालांकि, अधिकांश दूरस्थ कार्यों में एक अतिरिक्त जटिलता समय क्षेत्र के अंतर की वास्तविकता है। इसके अलावा, कई दूरस्थ श्रमिकों को एक से अधिक कामों के साथ हाथापाई करनी पड़ती है, जिससे कॉल के लिए शेड्यूलिंग करना बहुत मुश्किल हो जाता है।

शेड्यूलिंग प्लेटफॉर्म जैसे कैलेंडली आपके कैलेंडर के साथ एकीकृत करता है और दोनों पक्षों के लिए सर्वोत्तम समय खोजने में आगे-पीछे को समाप्त करता है। इस बीच, जैसे ऐप्स गो रिमाइंडर्स आपको टेक्स्ट संदेशों को स्वचालित करने की अनुमति देता है ताकि आप अपनी टीम या क्लाइंट को स्वचालित अपॉइंटमेंट रिमाइंडर संदेश भेज सकें।

यह सुनिश्चित करता है कि लोग बैठक के लिए उपस्थित होंगे, जिससे आप अपना समय और पैसा बर्बाद करने से रोकेंगे और उनके प्रकट होने की प्रतीक्षा करेंगे।

अपने दूरस्थ व्यवसाय को समतल करने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करें

रिमोट वर्क के बहुत सारे फायदे हैं। हालांकि, दौड़ना मुश्किल हो सकता है, खासकर यदि आप चीजों को पारंपरिक तरीके से करने की योजना बनाते हैं। न केवल आपके पास अधिक कागजी कार्रवाई होगी, बल्कि उपकरणों की सहायता के बिना, अच्छी तरह से संवाद करना और परियोजनाओं की प्रगति को ट्रैक करना कठिन, असंभव भी है।

सॉफ़्टवेयर और टूल के साथ अपने गेम को बेहतर बनाएं जो आपकी दूरस्थ कार्य प्रक्रियाओं को तेज़ और सुव्यवस्थित कर सकते हैं और टीम को आपकी कंपनी के लिए एक बेहतर कार्यस्थल संस्कृति प्राप्त करने में मदद कर सकते हैं।

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