फ़ीचर थकान: परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के साथ अत्यधिक होने से कैसे बचें

सही परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर ढूँढना एक चुनौती हो सकती है। प्रत्येक विकल्प के साथ विभिन्न नामों के साथ सुविधाओं और कार्यों की एक लंबी सूची आती है और कभी-कभी एक अस्पष्ट उद्देश्य होता है।

तुलना करते समय, अभिभूत होना आसान होता है, लेकिन ऐसा होना आवश्यक नहीं है। इस लेख में, जब आपके लिए सही परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर चुनने की बात आती है, तो हम आपको फीचर थकान को कम करने के लिए कुछ युक्तियों के माध्यम से चलेंगे।

1. कोशिश करने या खरीदने से पहले अपने परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए एक योजना बनाएं

आपने पहले ही परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आज़माने का निर्णय ले लिया है, या कम से कम आप इस पर विचार कर रहे हैं। इतने सारे उत्कृष्ट विकल्पों के साथ, आप प्रत्येक सॉफ़्टवेयर की क्षमताओं और विशेषताओं को देखने से पहले यह रेखांकित करके कि आप इसके साथ क्या करना चाहते हैं, अपने आप को एक बड़ा उपकार कर रहे होंगे।

यह न केवल आपको सही सॉफ़्टवेयर खोजने में मदद करेगा, बल्कि यह आपको गलत सॉफ़्टवेयर को पहचानने और बाहर करने में भी मदद करेगा।

उन तरीकों के बारे में सोचें जो आप और आपके सहकर्मी अब कार्यों को संप्रेषित करते हैं। क्या आप चाहते हैं कि सॉफ़्टवेयर कुछ प्रकार के ईमेल, मीटिंग और मेमो को बदल दे? आप आमतौर पर किस प्रकार के विवरण शामिल करते हैं, और वह कौन सी प्रक्रिया है जिसमें आप कार्य सौंपते हैं?

आप इसका उपयोग कैसे करेंगे इसकी रूपरेखा का एक अन्य महत्वपूर्ण हिस्सा यह पहचानना है कि इसका उपयोग कौन करेगा। आपकी टीम में कितने लोग हैं? टीम के प्रत्येक सदस्य के खाते के लिए आपको किस प्रकार की भूमिकाओं और अनुमतियों की आवश्यकता होगी? क्या आपको ग्राहकों या ठेकेदारों के लिए अतिथि खाते शामिल करने होंगे?

आप यह भी विचार करना चाहेंगे कि क्या आपको अपने सॉफ़्टवेयर के भीतर निजी कार्यस्थानों की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, आप अपने क्लिकअप कार्यस्थानों में बनाई गई सूचियों को डिफ़ॉल्ट रूप से साझा या निजी के रूप में सेट कर सकते हैं और किसी भी समय स्विच कर सकते हैं। धारणा इसके विपरीत है, जहां पृष्ठ तब तक निजी होते हैं जब तक आप उन्हें मेहमानों के साथ साझा नहीं करते, जब तक कि आप टीम खाते के लिए नहीं जाते।

हालांकि बहुत सारे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर एक जैसे लग सकते हैं, इन सवालों के जवाब देने से आपको यह समझने में मदद मिलेगी कि आपको अपने बजट में किन विशेषताओं की तलाश करनी होगी।

2. आप जो पहले से कर रहे हैं, उसके आधार पर तय करें कि आपको किन सुविधाओं की आवश्यकता है

यहां चीजें थोड़ी मुश्किल हो सकती हैं। परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में कई विकल्प हैं, और इसके साथ ही, प्रत्येक सॉफ्टवेयर में सुविधाओं की एक लंबी सूची है।

यहां ध्यान रखने वाली बात यह है कि कम ज्यादा है। तुम भी दोहराए जाने वाले कार्यों या कार्यप्रवाहों की रूपरेखा तैयार करें केवल एक टेबल और कुछ चेकलिस्ट के साथ, जैसा कि नीचे दिए गए नोटियन का उपयोग करके उदाहरण में दिखाया गया है। यह सब नीचे आता है कि आप और आपकी टीम एक साथ कैसे काम करते हैं।

एक उदाहरण के रूप में समय ट्रैकिंग का उपयोग करना, सिर्फ इसलिए कि आप इसे कुछ परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में कर सकते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको करना चाहिए। यदि आपके पास पहले से ही एक समय ट्रैकिंग विधि है जो काम करती है, या आप वर्तमान में अपना समय ट्रैक नहीं कर रहे हैं, और यह ठीक है, तो बिना एक पर नज़र रखने वाले के लिए क्यों जाएं?

आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को आपके दैनिक कार्यों में कोई घर्षण नहीं जोड़ना चाहिए। सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, यह एक ऐसा टूल है जिसका आप उपयोग कर सकते हैं परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से संवाद करें, इसलिए उन तरीकों के बारे में सोचें जो आप वर्तमान में करते हैं और कौन सी सुविधाएं सबसे अधिक सहायक होंगी।

अतिरिक्त सुविधाओं से विचलित होना आसान है, न केवल इसलिए कि आप उन्हें स्थापित करने में समय व्यतीत करते हैं और उनका उपयोग नहीं करते हैं, बल्कि वे आपके कार्यक्षेत्र को अव्यवस्थित कर देंगे। यह हमें अगले बिंदु पर लाता है।

3. यदि यह आकर्षक है, तो तय करें कि क्या यह स्थायी है

यदि कोई निश्चित विशेषता आपका ध्यान आकर्षित करती है, और आप तय करते हैं कि आप इसका उपयोग करना चाहते हैं, तो अपने आप से पूछें कि क्या यह कुछ ऐसा है जिसे आप लंबे समय तक बनाए रखेंगे। उदाहरण के लिए, मंडे डॉट कॉम का लामा फ़ार्म और बैटरी विजेट डैशबोर्ड में बहुत मज़ेदार जोड़ हैं क्योंकि वे आपके लक्ष्यों को कुछ हद तक गेम जैसा बना देते हैं, लेकिन उत्साह आसानी से समाप्त हो सकता है।

वास्तव में, आप सोमवार के रूप में विजेट्स को देखने से बचना चाह सकते हैं, क्लिकअप, नोटियन और आसन उनके बिना सभी बेहतरीन विकल्प हैं। नीचे दी गई छवि a. का एक सरल उदाहरण है परियोजना अनुरोध बोर्ड क्लिकअप के अवैतनिक संस्करण में उपलब्ध कई सुविधाओं में से कुछ का उपयोग करना।

अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को उसकी नींव के आधार पर चुनना सबसे अच्छा है, न कि उसकी घंटियों और सीटी के आधार पर - खासकर यदि वे केवल आपकी उत्पादकता से दूर होने जा रहे हैं।

यहां ध्यान देने योग्य एक अन्य वस्तु एकीकरण है। विगेट्स की तरह, यह संभावना है कि आप उनके बिना सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, यदि आप इसे किसी अन्य सॉफ़्टवेयर के साथ एकीकृत करना पसंद करते हैं, तो देखें कि यह निर्णायक कारक बनने से पहले किन कार्यों को पूरा कर सकता है। एकीकरण सिर्फ एक और अधिसूचना या कदम उठाने के लिए हो सकता है।

4. देखने के लिए कुछ उपयोगी बुनियादी सुविधाएँ

इससे पहले कि हम बुनियादी बातों में आएं, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि जब आप परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर की विशेषताओं की तुलना कर रहे होते हैं, तो आप प्रत्येक वेबसाइट पर व्यक्तिगत रूप से जाते हैं। प्रत्येक सॉफ़्टवेयर एक ही सुविधा के लिए एक अलग नामकरण प्रणाली का उपयोग कर सकता है, जिससे ऐसा लगता है कि प्रत्यक्ष तुलना करते समय दूसरे के पास कोई विशिष्ट क्षमता नहीं है। प्रतियोगिता बस इसे कुछ अलग कह सकती है।

इसका सबसे अच्छा उदाहरण धारणा है। जबकि आपको सामग्री के प्रत्येक भाग की एक विशाल सूची नहीं मिलेगी, आप अपने पृष्ठों में कार्य, स्थिति या बोर्ड जोड़ सकते हैं। ब्लॉक का उपयोग करके, आप एक प्रभावी परियोजना प्रबंधन प्रणाली बना सकते हैं।

नाम से कोई फर्क नहीं पड़ता, कुछ उपयोगी मूल बातें जिन्हें आप देखना चाहते हैं वे हैं:

• कार्य, पृष्ठ, या दालें- सॉफ्टवेयर जो भी शब्दावली का उपयोग करता है, ये परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में रिक्त कार्ड हैं जहाँ आप विवरण, नियत दिनांक, प्राथमिकता, असाइनी, और अनुलग्नक बनाते समय जोड़ सकते हैं कार्यभार।
• संचार के साधन—अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर और ईमेल के बीच आगे-पीछे फ़्लिप करने के बजाय, टिप्पणी करने, उत्तर देने और दूसरों को टैग करने के लिए उपकरण सहयोग या प्रतिनिधि के समय अत्यंत सहायक होते हैं परियोजनाओं।
• वे स्थितियां—जो चीज परियोजना प्रबंधन उपकरणों को महान बनाती है, वह यह है कि आप और आपकी टीम एक दूसरे को बता सकते हैं कि आप सार्वजनिक घोषणा किए बिना किसी चीज पर काम कर रहे हैं।
• अनुस्मारक-आप अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप इन्हें समायोजित करना चाहेंगे, लेकिन आप अपने प्रोजेक्ट प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में अनुस्मारक रखने के लिए आभारी होंगे, खासकर उन क्षणों में जब आपको उनकी आवश्यकता होगी।
• स्वच्छ इंटरफ़ेस-एक साफ, न्यूनतम डिजाइन आपको सबसे महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करेगा।

सुविधाओं को कार्य के रास्ते में न आने दें

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर पहली बार में डराने वाला लग सकता है, लेकिन ऐसा होना जरूरी नहीं है। यदि आप एक योजना के साथ जाते हैं और उस पर टिके रहते हैं, तो आप अपने और अपनी टीम के लिए सबसे अच्छा खोजने जा रहे हैं।

सबसे अच्छी बात यह है कि अधिकांश परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर कंपनियां नि:शुल्क परीक्षण की पेशकश करती हैं, ताकि आप कुछ भी भुगतान करने से पहले इसका परीक्षण कर सकें। प्रत्येक में एक प्रोजेक्ट बोर्ड बनाकर कुछ प्रयास क्यों न करें?

क्लिकअप बनाम। आसन: परियोजना प्रबंधन के लिए कौन सा बेहतर है?

परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए बहुत सारे विकल्प हैं, आसन और क्लिकअप के बीच चयन करने में आपकी मदद करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

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