अपने इनबॉक्स की जाँच के लिए 4 उत्पादकता युक्तियाँ

हम सभी वहाँ रहे है। जब आप किसी सहकर्मी से एक ईमेल प्राप्त करते हैं जो आपका ध्यान हाथ में काम से दूर ले जाता है, तो आप उस कार्य पर ध्यान केंद्रित करते हैं। जिज्ञासु, आप यह देखने के लिए इसमें क्लिक करते हैं कि आप कैसे मदद कर सकते हैं, लेकिन यह वास्तव में ऐसा कुछ नहीं है जिसके लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता है।

फिर भी, आपको आश्चर्य हो सकता है कि क्या आपको अभी उनके पास वापस जाना चाहिए या अपना ध्यान पुनः प्राप्त करने का प्रयास करना चाहिए - जो आपके पूरे दिन में अक्सर आने पर विशेष रूप से चुनौतीपूर्ण हो सकता है।

इस लेख में, हम आपको कुछ युक्तियों के बारे में बताएंगे जो आपके ईमेल की जाँच करते समय आपको उत्पादक बने रहने में मदद कर सकते हैं।

1. अपने इनबॉक्स को प्रतिदिन चेक करने के समय को सीमित करें

यदि आप हर बार ईमेल प्राप्त करने पर अपने इनबॉक्स पर क्लिक कर रहे हैं—या आप किसी ईमेल का अनुमान लगा रहे हैं—तो आप लगातार अपना ध्यान भंग कर रहे हैं। आप बाधित होने के बाद काम पर वापस आने में लगने वाले समय पर भी विचार करना चाहते हैं, खासकर यदि आप प्रत्येक ईमेल का तुरंत जवाब दे रहे हैं।

यद्यपि आप व्यस्त महसूस कर सकते हैं, यह आगे और पीछे काम करने का सबसे अधिक उत्पादक तरीका नहीं हो सकता है। आप अपनी जांच करना चाहते हैं

आपकी ईमेल सूची को खाली करने के इरादे से इनबॉक्स.

जब तक आपकी नौकरी को वास्तव में सभी ईमेल के लिए तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है, तब तक आप अपने इनबॉक्स की दैनिक जांच की संख्या को सीमित करने का प्रयास करें। एक सुझाव के रूप में, आप अपने ईमेल को दिन में दो से तीन बार जांचना और प्राथमिकता देना चाहते हैं—एक बार जब आप काम पर जाते हैं, एक बार अपने लंच ब्रेक के बाद, और हो सकता है कि आपके दिन के लिए एक घंटे पहले।

हालांकि, एक दिनचर्या के साथ आना सबसे अच्छा है जो आपके शेड्यूल के साथ काम करता है और जिनके साथ आप काम करते हैं। जबकि आप तत्काल प्रतिक्रिया दे सकते हैं, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको हमेशा करना होगा, खासकर यदि आप किसी महत्वपूर्ण कार्य या समय सीमा पर ध्यान केंद्रित कर रहे हैं।

बेशक, आपके पास ऐसे लोग होंगे जिन्हें आपको जल्द से जल्द वापस लाने की आवश्यकता है, चाहे वह आपका बॉस हो, ग्राहक हो या प्राथमिकता वाला सहकर्मी हो। जब आप अपना इनबॉक्स चेक करते हैं, तो उनके प्रति अपनी प्रतिक्रिया को प्राथमिकता दें। आप अलर्ट चालू कर सकते हैं कि जब वह व्यक्ति आपको ईमेल करता है तो परेशान न करें—या नए मेल के लिए आपके इनबॉक्स द्वारा चेक किए जाने की संख्या को बस समायोजित करें।

यह आप पर निर्भर है कि आप कुछ ईमेल को पूरी तरह से बंद करने के लिए अपनी सूचना सेटिंग को समायोजित करना चाहते हैं। हालांकि, कुछ अति महत्वपूर्ण खोने से बचने के लिए, आप अधिसूचना में प्राप्तकर्ता और विषय पंक्ति को देखना चाहेंगे और यदि यह प्रतीक्षा कर सकता है तो जल्दी से ट्रैक पर वापस आ सकता है।

2. एक ही ईमेल से दो बार डील करने से बचें

क्या आपने कभी कार्रवाई करने से पहले खुद को ताज़ा करने के लिए एक ही ईमेल को कई बार खोला और पढ़ा है? यह आपके समय और फोकस की बर्बादी हो सकती है।

आप इसे हर बार खोलने पर कार्रवाई करके इसे रोक सकते हैं। तय करें कि क्या इसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता है, आप इसे फ़ाइल या संग्रहीत कर सकते हैं, या यदि यह जंक या कुछ ऐसा है जिसे आप आसानी से हटा सकते हैं।

इसका उत्तर देने का निर्णय लेने का मतलब यह नहीं है कि इसे तुरंत होने की आवश्यकता है, लेकिन एक ध्वज या किसी प्रकार का अनुस्मारक जोड़ें ताकि अगली बार जब आप अपने ईमेल से निपट रहे हों तो आप इसे करना जान सकें।

आपके इनबॉक्स में ईमेल रिमाइंडर की सुविधा भी हो सकती है। उदाहरण के लिए, स्पार्क आपको कुछ समय के लिए संदेशों को याद दिलाने की अनुमति देता है, और यह आपको एक विशिष्ट तिथि और समय पर उनकी याद दिलाएगा। यदि आपको प्राप्तकर्ता से अभी तक कोई प्रतिक्रिया प्राप्त नहीं हुई है, तो यह आपको भेजे गए ईमेल पर अनुवर्ती कार्रवाई के लिए एक अनुस्मारक सेट करने देता है।

आपके इनबॉक्स में कुछ भी जिसके लिए प्रतिक्रिया, फ़ाइल, जंक या उसे तुरंत रद्दी करने की आवश्यकता नहीं है—अधिकांश ईमेल प्रदाता इसे बहुत आसान बनाते हैं, इसलिए इसे करना और इसे पूरा करना सबसे अच्छा है।

यह आपको प्राप्त होने वाले ईमेल की मात्रा के आधार पर अपने लिए कुछ नियम बनाने में भी मदद करता है। उदाहरण के लिए, प्राथमिकता कौन है और आपकी प्रतिक्रिया का समय। दूसरों को भी इसकी आदत हो जाएगी और उन्हें पता चल जाएगा कि आप उन्हें बहुत अच्छी प्रतिक्रिया देंगे, अभी नहीं।

यदि आप पाते हैं कि कोई ईमेल है जिसे आप बंद कर रहे हैं, तो इसका उपयोग करें मेंढक विधि खाओ इसे करवाने के लिए।

3. बेकार न्यूज़लेटर्स और मार्केटिंग ईमेल से सदस्यता समाप्त करें

न्यूज़लेटर्स और मार्केटिंग ईमेल के अतिरिक्त शोर के बिना आपको दिन में पर्याप्त सूचनाएं मिलने की संभावना है। इसे स्लाइड करना और उन्हें अपने इनबॉक्स में ढेर करना आसान है क्योंकि आप व्यस्त हैं।

हालाँकि, उनके माध्यम से छानना एक और काम है जो आपका ध्यान और उत्पादकता को छीन लेगा। यह विशेष रूप से सच है यदि प्रेषक ने ईमेल को इतनी अच्छी तरह से लिखा है कि आप वास्तव में यह जाने बिना कि आप क्यों हैं, इसे क्लिक करने और पढ़ने के लिए।

जब तक यह ऐसा कुछ नहीं है जिस पर आप वास्तव में कार्रवाई करने जा रहे हैं, जैसे निर्माता की सामग्री को पढ़ना या कंपनी की बिक्री का लाभ उठाना, सदस्यता समाप्त करें। आप इन ईमेल में जो समय और ऊर्जा लगाते हैं, उसे बचाएं और उन्हें अधिक सार्थक या आरामदेह चीज़ में लगाएं।

यदि आपके पास न्यूज़लेटर्स और मार्केटिंग ईमेल हैं जिन्हें आप पढ़ना पसंद करते हैं, तो आप स्पार्क जैसे ईमेल प्रदाता को आजमा सकते हैं जो स्मार्ट इनबॉक्स प्रदान करता है।

स्मार्ट इनबॉक्स सुविधा न्यूज़लेटर्स और संदेशों को व्यक्तिगत ईमेल से सेवाओं से अलग करती है। यह अजनबियों और स्वचालित संदेशों की सूचनाओं को भी म्यूट करता है।

4. जंक ईमेल को ब्लॉक करें—पते और डोमेन

जब जंक मेल को फ़िल्टर करने की बात आती है, तो कुछ ईमेल प्रदाता दूसरों की तुलना में बेहतर काम करते हैं। यहां तक ​​​​कि आउटलुक जैसी लोकप्रिय पसंद भी सही नहीं है, जिससे कुछ जंक मेल आ सकते हैं।

हालांकि, अगर कोई आपको स्पैम कर रहा है, तो आप उनके ईमेल पते को ब्लॉक कर सकते हैं। यदि आप पाते हैं कि आपको अलग-अलग उपयोगकर्ता नामों से ईमेल मिल रहे हैं, लेकिन एक ही वेब पता है, तो आप पूरे डोमेन को ब्लॉक करने में भी सक्षम हो सकते हैं।

यदि आप आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो आप इस सुविधा को में पा सकते हैं जंक मेल का खंड मेल सेटिंग्स के तहत टैब और सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें। जीमेल एक अन्य प्रदाता है जो आपको इसकी अनुमति देता है ईमेल पते को आसानी से ब्लॉक करें और कंपनियां।

यदि आप किसी अन्य ईमेल प्रदाता का उपयोग करते हैं, तो खोज कर इस सुविधा की जांच करें ईमेल डोमेन को ब्लॉक करें और आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रदाता का नाम।

ध्यान रखें, स्पैम ईमेल में सदस्यता समाप्त करने पर क्लिक न करना सबसे अच्छा है, क्योंकि यह आपको आपकी व्यक्तिगत जानकारी प्राप्त करने के लिए एक स्केच साइट पर ले जा सकता है। वास्तव में, जब तक आप इसे स्पैम के रूप में चिह्नित नहीं कर रहे हैं या उन्हें हटा नहीं रहे हैं, तब तक उनके साथ बातचीत करने से बचें।

ईमेल सीमित करके अपनी उत्पादकता बढ़ाएं

ईमेल संचार में एक उपयोगी उपकरण है। हालाँकि, जब हम ध्यान नहीं दे रहे हैं तो यह एक व्याकुलता भी बन सकता है।

यदि आप पाते हैं कि आप अपने इनबॉक्स में बहुत समय बिताते हैं, तो क्यों न इनमें से एक या अधिक युक्तियों को आजमाकर देखें कि क्या यह मदद करती है?

अपने ईमेल इनबॉक्स पर नियंत्रण कैसे रखें और उत्पादक बने रहें

अपने ईमेल की लगातार जांच करने में काफी समय लग सकता है। इन युक्तियों से आपको अपने इनबॉक्स को नियंत्रित करने और अधिक कार्य करने में सहायता मिलेगी।

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