क्लिकअप में प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट बोर्ड कैसे बनाएं

कार्यों को सौंपना या मदद मांगना कभी-कभी लोगों को अजीब लग सकता है। चाहे वह गलत तरीके से पूछने की चिंता हो या कोई और क्या सोच सकता है, इस बारे में चिंता करना, यह कार्यस्थल में एक आम चुनौती है।

यहां तक ​​​​कि जो लोग असाइनमेंट सौंपने में अच्छी तरह से अनुभवी हैं, वे विवरणों को संप्रेषित करने में कम समय व्यतीत करने से लाभान्वित हो सकते हैं। ईमेल, संदेशों और मीटिंग में आपके द्वारा चर्चा की गई हर चीज़ का ट्रैक रखना थकाऊ हो सकता है—खासकर जब आप किसी अटैचमेंट, विवरण या प्रश्न का ट्रैक खो देते हैं।

इस लेख में, हम आपको क्लिकअप में प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बनाने के तरीके के बारे में बताएंगे जो प्रतिनिधि को त्वरित और दर्द रहित बनाता है।

आप अपने प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड पर कौन से कॉलम शामिल करेंगे?

क्लिकअप में प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बनाते समय, लक्ष्य समय बचाने के लिए है. आप यह स्पष्ट करना चाहेंगे कि आप किसे प्रोजेक्ट सौंप रहे हैं, आप इसे कब पूरा करना चाहते हैं, और प्राथमिकता स्तर, साथ ही अनुरोध कौन कर रहा है। आप कॉलम जोड़कर जल्दी से ऐसा कर सकते हैं संपत्ति-भागी, नियत तारीख, वरीयता, तथा के द्वारा बनाई गई अपने बोर्ड को।

यदि आप सोच रहे हैं कि क्यों के द्वारा बनाई गई कॉलम महत्वपूर्ण है, यह दो कारणों से है। यह आपके साथियों को यह जानने में मदद करता है कि किसी प्रश्न में भाग लेने पर किसे पूछना है। इससे उन्हें यह भी पता चलता है कि यदि आपके पास प्रोजेक्ट असाइन करने वाले कई लोग हैं तो वे किसे रिपोर्ट कर रहे हैं।

आप यह नहीं बदल सकते कि इसमें कौन दिखाई देता है के द्वारा बनाई गई कॉलम, इसलिए यदि आप किसी और की ओर से कार्य बना रहे हैं, तो आप विवरण में उसे नोट कर सकते हैं।

इसके अतिरिक्त, आप देख सकते हैं कि संपत्ति-भागी कॉलम डिफ़ॉल्ट रूप से एक नाम रखता है। यदि आप किसी कार्य पर एक से अधिक व्यक्तियों को रखना चाहते हैं, तो आप एकाधिक असाइनी चालू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, निचले-बाएँ कोने में अपने प्रोफ़ाइल आइकन पर क्लिक करें, पर जाएँ समायोजन, चुनते हैं क्लिक ऐप्स, और चालू करें एकाधिक असाइनी iएन विकल्प।

यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को प्रोजेक्ट में शामिल करना चाहते हैं जो इस पर सक्रिय रूप से काम नहीं कर रहा है, तो आप उन्हें इस रूप में जोड़ सकते हैं एक द्रष्टा, या यदि आप चाहते हैं कि आपके साथी स्वयं कार्यों का दावा करें, तो आप बस कॉलम को खाली छोड़ सकते हैं।

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ऊपर वर्णित चार स्तंभों के अतिरिक्त, clickUP कई अन्य प्रदान करता है जो आपको परियोजना की बारीकियों को संप्रेषित करने में मदद करेगा। उदाहरण के लिए, यदि आपके कार्य समय के प्रति संवेदनशील हैं, तो आप इसका उपयोग कर सकते हैं निर्माण की तिथि यह दिखाने के लिए कॉलम कि यह कितने समय से बैठा है। आप भी इस्तेमाल कर सकते हैं समय अनुमान कॉलम अपने साथियों को यह बताने के लिए कि परियोजना में कितना समय लग सकता है।

यह पता लगाने के लिए कि आप किन स्तंभों का उपयोग करना चाहते हैं, इस बारे में सोचने के लिए कुछ समय लें कि आपकी टीम पहले से ही असाइनमेंट कैसे सौंपती है, क्या काम करता है इसे चुनें और अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपने बोर्ड को कस्टमाइज़ करें।

क्लिकअप में प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट बोर्ड कैसे सेट करें?

प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बनाने का पहला चरण आपके कार्यक्षेत्र में एक नई सूची बनाना है। ऐसा करने के लिए, साइडबार में अपने कार्यक्षेत्र के नाम पर होवर करें और जोड़ें बटन पर क्लिक करें। तदनुसार अपनी सूची को नाम दें।

इसके बाद, वे कॉलम डालें जिनका आप उपयोग करना चाहते हैं यदि वे पहले से मौजूद नहीं हैं। जब आप अपनी सूची के ऊपरी दाएं कोने में जोड़ें विकल्प का चयन करेंगे तो आपको उनकी एक लंबी सूची मिल जाएगी। ध्यान रहे, कम ज्यादा है। यदि आप अपने बोर्ड में बहुत अधिक जानकारी जोड़ते हैं, तो यह आपके सहकर्मियों को भ्रमित कर सकता है - विशेष रूप से वे जो परियोजना प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में नए हैं।

आप स्थितियों के साथ एक न्यूनतम दृष्टिकोण भी अपनाना चाहेंगे। अपनी स्थितियों को संपादित करने के लिए, पर होवर करें ऐसा करने के लिए या अपने बोर्ड पर किसी भी स्थिति टैब पर, दाईं ओर तीन बिंदुओं पर क्लिक करें, और पर जाएं स्थितियां प्रबंधित करें. चुनते हैं रीति और उन्हें बनाएं जिनका उपयोग आप अपनी टीम के साथ संवाद करने के लिए करना चाहते हैं।

उदाहरण का उपयोग करता है ऐसा करने के लिए, चालू, तथा पूर्ण, लेकिन यदि आप चाहें तो अधिक रचनात्मक हो सकते हैं। यदि आप परियोजनाओं का दावा करने के लिए बोर्ड का उपयोग कर रहे हैं, तो आप इसका उपयोग करना चाह सकते हैं खुला हुआ करने के बजाय और एक है सौंपा गया अपने आप को और दूसरों को यह बताने के लिए कि कोई और इस पर है, भले ही उन्होंने अभी तक काम करना शुरू नहीं किया हो।

आप जैसे विकल्पों का भी उपयोग कर सकते हैं अटक एक टीम के साथी को संवाद करने के लिए मदद की ज़रूरत है, या होल्ड पर जल्दी से साझा करने के लिए कि कोई परियोजना न तो प्रगति पर है और न ही पूर्ण है।

प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट बोर्ड के भीतर कैसे काम करें

परियोजना अनुरोध बोर्ड के पीछे का विचार कार्यों को सौंपते समय संचार को सीमित करना है। ऐसा नहीं है कि आप विवरण साझा नहीं कर रहे हैं या सवालों के जवाब नहीं दे रहे हैं, लेकिन आप यह सब एक ही स्थान पर कर रहे हैं, ताकि आप और आपकी टीम को पता चल सके कि जानकारी कहां मिलनी है।

कॉलम में विवरण असाइनी को परियोजना अपेक्षाओं का त्वरित अवलोकन देता है। इसके अतिरिक्त, आप कार्य के नाम पर क्लिक करके उसके अंदर विस्तृत नोट्स डाल सकते हैं।

यहां, आपको एक ऐसा स्थान मिलेगा जहां आप अपनी टीम के साथी को कार्य का वर्णन कर सकते हैं, फाइलें संलग्न कर सकते हैं, और टिप्पणियों में आगे और पीछे संवाद कर सकते हैं।

आप ऊपरी दाएं कोने में आंख के प्रतीक पर क्लिक करके प्रोजेक्ट में एक द्रष्टा भी जोड़ सकते हैं। ऐसा करना किसी ईमेल में किसी को CC' करने जैसा है।

एक बार जब आपकी टीम के साथी कार्य पर काम करना शुरू कर देते हैं, तो वे स्थिति को बदल देते हैं चालू यह दिखाने के लिए कि यह चल रहा है और पूर्ण जब वे समाप्त करते हैं। क्लिकअप स्वचालित रूप से पूर्ण किए गए कार्यों को छुपाता है, लेकिन आप उन्हें कभी भी क्लिक करके देख सकते हैं शो बंद ऊपरी दाएं कोने में।

ध्यान रखें, क्लिकअप में कोई भी प्रोजेक्ट असाइन कर सकता है, इसलिए आपका प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड दोनों तरह से काम करेगा। इस तरह, यदि आपके पास कोई सहकर्मी है जिसे किसी चीज़ के लिए आपकी सहायता की आवश्यकता है, तो वे आपके लिए भी एक कार्य बना सकते हैं।

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यदि आप एक बड़ी टीम के साथ काम करते हैं और पाते हैं कि आपका प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बहुत व्यस्त है, तो आप प्रत्येक विभाग के लिए अलग-अलग बोर्ड बनाना चाहेंगे। आप अलग-अलग लोगों के लिए प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड भी बना सकते हैं यदि आपकी कंपनी के पास बहुत सारे कार्य हैं या किसी को एक-एक करके अतिरिक्त ध्यान देने की आवश्यकता है।

इसके अतिरिक्त, यदि आप पाते हैं कि आपकी टीम में कुछ दृश्य लोग हैं, तो आप शायद एक बोर्ड दृश्य जोड़ें जो सूची के स्थान पर कार्ड प्रणाली का उपयोग करता है।

एक परियोजना अनुरोध बोर्ड के साथ ध्यान केंद्रित करें

प्रोजेक्ट अनुरोध बोर्ड बनाना एक त्वरित प्रोजेक्ट है जिसे शुरुआती और अनुभवी क्लिकअप उपयोगकर्ता दोनों ले सकते हैं। एक का उपयोग करने से न केवल कार्यों को सौंपते समय ईमेल और संदेशों के बीच कूदने को सीमित करने में मदद मिलेगी, बल्कि यह आपके द्वारा मीटिंग में बिताए जाने वाले समय को भी कम कर सकता है, शेड्यूल किया गया है या नहीं।

बस अपनी टीम को यह बताना सुनिश्चित करें कि यह कैसे काम करता है, और उन्हें बताएं कि वे भी जरूरत पड़ने पर आपसे या एक-दूसरे से मदद का अनुरोध कर सकते हैं।

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