Microsoft Excel में पंक्तियों की संख्या कैसे करें

Microsoft Excel में डेटा को फ़ॉर्मेट करना मुश्किल हो सकता है, खासकर जब आपको पहले से भरे हुए बड़े डेटासेट में संशोधन करने की आवश्यकता हो। एक्सेल में पंक्तियों को क्रमांकित करना ऐसे स्वरूपण का एक उदाहरण है।

यदि कोई डेटासेट छोटा और निरंतर है, तो कोई आसानी से इसकी पंक्तियों को मैन्युअल रूप से या ऑटो-फिलिंग अनुक्रम द्वारा आसानी से संख्याबद्ध कर सकता है। जब डेटासेट बड़ा और असंगत होता है, तो कुछ डेटा को बीच से जोड़ने या हटाने की आवश्यकता होती है, या जब आपको किसी विशिष्ट कॉलम में डेटा को फ़िल्टर करने की आवश्यकता होती है, तो नंबरिंग गड़बड़ हो जाती है।

आइए Microsoft Excel में संगत और असंगत (खाली पंक्तियों) डेटासेट की पंक्तियों की संख्या के विभिन्न तरीकों का पता लगाएं।

1. एक्सेल में फिल हैंडल और फिल सीरीज़ का उपयोग करके एक सुसंगत डेटासेट की क्रमांकन पंक्तियाँ:

जब आपके पास बिना खाली पंक्तियों वाला एक सुसंगत डेटासेट होता है, तो फ़िल हैंडल या फ़िल सीरीज़ का उपयोग करना पंक्तियों की संख्या का सबसे आसान तरीका है।

बेहतर समझ के लिए, आइए नीचे दिखाए गए डेटासेट में पंक्तियों को क्रमांकित करने के दोनों तरीकों को लागू करें:

भरण हैंडल के साथ पंक्तियों की संख्या के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. डाल 1, 2, और 3 कोशिकाओं में ए2, ए3 और ए4.
2. कोशिकाओं का चयन करें ए2 के माध्यम से ए4.
3. ए प्लस आइकन जब आपका कर्सर उस पर होवर करेगा, तो अंतिम चयनित सेल के निचले-दाएँ कोने में दिखाई देगा।
4. इस पर दो बार क्लिक करने पर इसके नीचे की सभी सतत पंक्तियों को क्रमित कर दिया जाएगा।

इसलिए, यदि पूरे डेटासेट में कोई खाली पंक्तियाँ नहीं दिखाई देती हैं, तो यह पंक्तियों को क्रमांकित करने का एक तेज़ तरीका है। हालांकि, इन दो मामलों में फिल हैंडल काम नहीं करता है:

1. जब भी भरण हैंडल एक असंगतता (एक खाली पंक्ति) का सामना करता है, तो यह स्वचालित रूप से बंद हो जाएगा।
2. यदि बगल वाला कॉलम जहां आप फिल हैंडल का उपयोग कर रहे हैं, खाली है, तो यह काम नहीं करेगा।

हालाँकि, इसका एक समाधान है, अर्थात् अनुक्रम की मैन्युअल ऑटो-फिलिंग। इस तरह, भले ही डेटासेट में कोई विसंगति हो या आसन्न कॉलम खाली हो, फिर भी आप पंक्तियों को अंत तक क्रमांकित कर सकते हैं।

स्वतः-भरण उतना ही सरल है जितना कि चयनित कक्षों के निचले-दाएँ कोने को खींचकर जहाँ धन चिह्न प्रदर्शित होता है और इसे अंत तक विस्तारित करना।

लेकिन निम्नलिखित कारणों से यह विधि व्यवहार्य नहीं है:

1. यह अपने रास्ते में आने वाली किसी भी खाली पंक्तियों को भी नंबर देता है, जो निश्चित रूप से हम नहीं चाहते हैं।
2. डेटासेट व्यापक होने पर किसी डेटासेट को मैन्युअल रूप से नीचे तक खींचना समस्याग्रस्त हो जाता है।

वैकल्पिक रूप से, आप भरण श्रृंखला पद्धति का उपयोग कर सकते हैं यदि आप एक बड़े डेटासेट में अनुक्रमों को मैन्युअल रूप से खींचना नहीं चाहते हैं, लेकिन फिर भी अंत तक स्वत: भरण डेटा चाहते हैं। आइए देखें कि यह कैसे काम करता है।

1. डेटासेट में भरी हुई पंक्तियों की कुल संख्या को दबाकर नोट करें CTRL + अंत.
2. सेल में ए2, दर्ज 1.
3. चुनते हैं श्रृंखला वहाँ से भरना में ड्रॉपडाउन संपादन का खंड घर टैब।
4. चुनना कॉलम में श्रृंखला में तथा रैखिक में प्रकार.
5. समूह स्टॉप वैल्यू भरी हुई पंक्तियों की कुल संख्या तक और चरण मान प्रति 1.
6. क्लिक ठीक.

पंक्तियों को स्वचालित रूप से अंतिम भरी हुई पंक्ति तक गिना जाएगा, जिसमें खाली पंक्तियाँ भी शामिल हैं। हालांकि यह मैनुअल ड्रैगिंग को समाप्त करता है और खाली पंक्ति में भरना बंद नहीं करता है, यह पेशेवर स्प्रैडशीट बनाते समय काम नहीं करेगा क्योंकि यह खाली पंक्तियों की संख्या है, जो हम नहीं चाहते हैं।

इसके अलावा, चूंकि दोनों विधियां स्थिर हैं, यदि आप किसी पंक्ति को हटाते हैं और उसे स्थानांतरित या प्रतिस्थापित करते हैं, तो आपको उसे फिर से क्रमांकित करना होगा। फिर भी, डेटा सुसंगत होने पर दोनों विधियों का उपयोग करना आसान है और अच्छी तरह से काम करते हैं।

संबंधित: एक्सेल में खाली पंक्तियों को आसान तरीके से कैसे हटाएं

आइए देखें कि COUNTA और IF फ़ंक्शन का उपयोग करके खाली पंक्तियों वाले असंगत डेटासेट को कैसे क्रमांकित किया जाए।

2. असंगत डेटासेट में पंक्तियों की संख्या के लिए COUNTA और IF फ़ंक्शंस का उपयोग करना

भरे हुए पंक्तियों को क्रम से क्रमांकित करते हुए COUNTA फ़ंक्शन खाली पंक्तियों को छोड़ देता है। यह देखने के लिए कि यह कैसे काम करता है, आइए इसे असंगत डेटासेट पर लागू करें:

1. निम्नलिखित डेटासेट पर विचार करें:
2. सेल में निम्न सूत्र भरें ए2:

   =IF(ISBLANK(B2),"",COUNTA($B$2:B2))

3. स्वतः भरण का प्रयोग करते हुए, नीचे के शेष कक्षों को भरें।

आप देख सकते हैं कि यह खाली कक्षों के ऊपर से निकल गया जबकि क्रम में केवल भरे हुए कक्षों को क्रमांकित किया गया। यहां, IF फ़ंक्शन तय करता है कि आसन्न सेल खाली है या नहीं। यह पंक्तियों को खाली छोड़ देता है यदि आसन्न कोशिकाएँ खाली हैं और यदि वे भरी हुई हैं तो उन्हें गिनें।

इसके अलावा, पंक्तियों को क्रमांकित करने की यह विधि गतिशील है, इसलिए जब आप किसी पंक्ति को जोड़ते हैं, प्रतिस्थापित करते हैं या हटाते हैं, तो क्रमांकन स्वतः अद्यतन हो जाएगा।

हालाँकि, क्या होगा यदि आपको डेटासेट भरने की आवश्यकता है और पंक्ति संख्या बनाए रखना चाहते हैं? इस मामले में, IF और COUNTA का संयोजन मदद नहीं करेगा, और न ही फिल हैंडल या फिल सीरीज़।

फिर आप डेटा को फ़िल्टर करते समय डेटाशीट में पंक्ति क्रमांकन बनाए रखने के लिए SUBTOTAL फ़ंक्शन का उपयोग करके दूसरे दृष्टिकोण के लिए जा सकते हैं।

3. सबटोटल फ़ंक्शन का उपयोग करना

आइए हम इसे डेटासेट पर लागू करने से पहले SUBTOTAL फ़ंक्शन सिंटैक्स को देखें।

=SUBTOTAL(function_num, रेंज 1, [रेंज 2..])

रेंज 1 उस डेटासेट की सीमा को इंगित करता है जहां फ़ंक्शन लागू किया जाना है। function_num इंगित करता है कि आपका वांछित कार्य सूची में कहाँ स्थित है, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

SUBTOTAL का उपयोग करके पंक्तियों की संख्या के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. सेल पर जाएं ए2.
2. वहां, निम्न सूत्र दर्ज करें:

   = सबटोटल(3,बी2:$बी$2)

3. नीचे दिए गए कक्षों में प्रविष्टियों को भरने के लिए क्रम भरें।

अब, जैसा कि नीचे दिखाया गया है, जब आप किसी अन्य कॉलम में डेटा फ़िल्टर करते हैं, तो पंक्ति क्रमांकन स्वचालित रूप से सही क्रम में बदल जाएगा।

प्रत्येक विधि के उपयोग की तुलना करना

आइए संक्षेप में समीक्षा करें कि तीनों विधियाँ कहाँ उपयोगी हैं:

1. जब तक आपके पास बिना किसी खाली पंक्तियों के लगातार डेटा है, आप पंक्तियों को क्रमांकित करने के लिए फिल हैंडल या फिल सीरीज़ का उपयोग कर सकते हैं।
2. यदि डेटा असंगत है, और आपको केवल पंक्तियों को क्रमांकित करने की आवश्यकता है (उन्हें बाद में फ़िल्टर किए बिना), तो आप IF फ़ंक्शन के साथ COUNTA फ़ंक्शन के संयोजन की दूसरी विधि का उपयोग कर सकते हैं।
3. SUBTOTAL फ़ंक्शन तब काम करेगा जब आपको पंक्ति क्रमांकन को बनाए रखते हुए डेटा को फ़िल्टर करने की आवश्यकता होगी।

संबंधित: एक्सेल में एकाधिक पंक्तियों को कैसे सम्मिलित करें

Microsoft Excel में आसानी से संख्या पंक्तियाँ

इस तरह, कोई फर्क नहीं पड़ता कि डेटा सुसंगत है या नहीं, आप आसानी से पंक्तियों की संख्या निर्धारित कर सकते हैं। अपनी आवश्यकताओं के अनुरूप सबसे अच्छा तरीका चुनें।

इन तीन विधियों के अलावा, आप ROW फ़ंक्शन का भी उपयोग कर सकते हैं और पंक्तियों की संख्या के लिए एक एक्सेल तालिका बना सकते हैं, लेकिन इनमें से प्रत्येक दृष्टिकोण की अपनी सीमाएँ हैं।

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