हर कोई कभी-कभी जानकारी खोजने के लिए संघर्ष करता है, यहां तक कि अपने स्वयं के फ़ाइल सिस्टम और ऐप्स के भीतर भी। वेब के लिए Microsoft 365 में कैलेंडर में अक्सर अनदेखा किया जाने वाला टूल शामिल होता है जो मदद कर सकता है।
बोर्ड व्यू आपको अपने शेड्यूल और कार्यों को एक ही स्थान पर प्रबंधित करने की अनुमति देता है, साथ ही संबंधित फाइलों, नोट्स और लक्ष्यों को याद रखने में भी सक्षम होता है। यह ट्रेलो और ओमनीफोकस के समान परियोजना प्रबंधन से संबंधित कई कार्य करता है। लेकिन जो लोग Microsoft 365 का उपयोग करते हैं, उनके लिए यह एक संगठनात्मक पावरहाउस के रूप में काम कर सकता है।
Microsoft 365 में बोर्ड व्यू का उपयोग कैसे करें
बोर्ड व्यू वेब पर माइक्रोसॉफ्ट 365 में उपलब्ध है। आउटलुक कैलेंडर खोलें और जो भी क्लिक करें दृश्य आप उपयोग कर रहे हैं (दिन, सप्ताह, महीना). ड्रॉप-डाउन मेनू के नीचे, आप देखेंगे तख़्ता.
पर क्लिक करें चूक जाना अपने मुख्य कैलेंडर और अपने सभी कार्यों को लाने के लिए। वैकल्पिक रूप से, आप क्लिक कर सकते हैं नया बोर्ड एक विशिष्ट परियोजना पर केंद्रित एक बोर्ड बनाने के लिए।
बोर्ड व्यू एक कैनवास खोलता है जिस पर आप घूमने के लिए क्लिक कर सकते हैं। आप इसके साथ ज़ूम इन कर सकते हैं
Ctrl + ] और बाहर, Ctrl + [. मददगार रूप से, बोर्ड व्यू में जल्दी से नेविगेट करने के लिए कई कीबोर्ड शॉर्टकट हैं।कैनवास लोड होने पर आपको शायद पहले से लोड किए गए कुछ विजेट दिखाई देंगे। आप इनका आकार बदल सकते हैं और इन्हें कैनवास के चारों ओर घुमा सकते हैं। अधिक विजेट जोड़ने के लिए, पर क्लिक करें बोर्ड में जोड़ें ऊपर बाईं ओर। आपको ड्रॉपडाउन में निम्नलिखित विजेट दिखाई देंगे:
- पंचांग
- ध्यान दें
- कार्य सूची
- संग्रह
- लक्ष्य
- फ़ाइल
- संपर्क
- मौसम
- घड़ी
- व्यक्ति
- स्थान
कैनवास में जोड़ने के लिए इनमें से किसी भी विजेट पर क्लिक करें। विजेट हटाने के लिए, क्लिक करें तीन बिंदु इसके शीर्ष पर और चुनें बोर्ड से निकालें.
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परियोजना प्रबंधन के लिए प्रत्येक बोर्ड व्यू विजेट का अपना उपयोग होता है।
1. पंचांग
कैलेंडर विजेट स्व-व्याख्यात्मक लग सकता है। आप अपना देखने के लिए दृश्य बदल सकते हैं समग्र एजेंडा, कार्य सप्ताह, सप्ताह, या महीना. एक गहन रूप से ध्यान देने योग्य अनुकूलन संभावनाओं का पता चलता है।
केवल एक विशिष्ट परियोजना के लिए कैलेंडर बनाने की क्षमता नहीं है। आप लिंक के माध्यम से Microsoft 365 से बाहर के कैलेंडर की सदस्यता ले सकते हैं, या .ics फ़ाइल से कैलेंडर अपलोड कर सकते हैं।
आधुनिक कार्य की भौगोलिक रूप से बिखरी हुई प्रकृति को देखते हुए, दुनिया भर के देशों से अंतर्राष्ट्रीय अवकाश जोड़ना संभव है। एक विशेष रूप से सहायक योजना सुविधा, इसका मतलब है कि संयुक्त राज्य-आधारित श्रमिकों को अब यह जानकर आश्चर्य नहीं होना चाहिए कि उनके यूरोपीय सहयोगी एक और छुट्टी पर फिर से कार्यालय से बाहर हैं!
आप अपने द्वारा अनुसरण किए जाने वाले टीवी शो और खेलों के लिए कैलेंडर भी जोड़ सकते हैं, क्या देखने लायक हो सकता है यह तय करने के लिए उपयोगी.
2. ध्यान दें
बोर्ड व्यू में बनाए गए नोट्स आपके OneNote फ़ीड में भी आएंगे। आप प्रत्येक नोट में टेक्स्ट के लिए मूल स्वरूपण कर सकते हैं और एक छवि सम्मिलित कर सकते हैं। प्रत्येक नोट का रंग बदलकर अपने बोर्ड को थोड़ा जीवंत बनाना भी संभव है।
आप नोट्स के लिए नियत तारीख भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। इसे पूर्ण चिह्नित करें या देय तिथि को हटा दें, सभी बोर्ड दृश्य के भीतर।
3. कार्य सूची
कार्य सूची विजेट एक हब के रूप में काम करने के लिए है, जो Microsoft के टू डू ऐप में सहेजे गए कार्यों को दिखाता है और नियत तिथियों के साथ नोट करता है। कार्य सूची टू डू के साथ समन्वयित होती है, ताकि आप उस ऐप के भीतर दिए गए बोर्ड से कार्य देख सकें। प्रत्येक बोर्ड को अपनी सूची दी गई है।
टू डू के भीतर बोर्ड व्यू सूची में आपके द्वारा बनाए गए कार्य उस कार्य सूची से समन्वयित होंगे, जो इस टूल के कुछ मोबाइल अनुकूल तत्वों में से एक है, जैसा कि नीचे चर्चा की जाएगी।
4. संग्रह
आप संबंधित विगेट्स को एक साथ समूहीकृत करने के लिए एक संग्रह बना सकते हैं। यह विशेष रूप से उपयोगी हो सकता है यदि आप एक परियोजना पर कई चरणों या लंबी समय सीमा के साथ काम कर रहे हैं।
संग्रह को कैनवास पर रखने के बाद, आप अन्य विजेट्स को उसमें खींच सकते हैं। जैसे ही आप विजेट जोड़ते हैं संग्रह का विस्तार होता है। आप अपने द्वारा बनाए गए प्रत्येक संग्रह को नाम दे सकते हैं।
5. लक्ष्य
इस सुविधा का उद्देश्य आपको केंद्रित रखना है। आप अपने बोर्ड व्यू कैनवास में या अलग-अलग संग्रह में लक्ष्य जोड़ सकते हैं।
नियत तिथि निर्दिष्ट करें और शेष दिनों की संख्या के साथ एक उलटी गिनती दिखाई देगी। लक्ष्य स्वचालित रूप से आपके कैलेंडर में जोड़ दिया जाएगा। आप प्रत्येक लक्ष्य की पृष्ठभूमि का रंग भी बदल सकते हैं।
6. फ़ाइलें
एक विशिष्ट फ़ाइल में कूदना चाहते हैं? आप इसे थंबनेल के रूप में जोड़ सकते हैं और सीधे कैनवास या संग्रह से लिंक कर सकते हैं।
यह एक वास्तविक समय बचाने वाला है क्योंकि यह वनड्राइव में इधर-उधर क्लिक करने या यहां तक कि नाम से एक फ़ाइल खोजने के लिए धड़कता है। यदि आप सहकर्मियों या परिवार के सदस्यों के साथ सहयोग कर रहे हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सही फ़ाइल को कैनवास पर रखकर आप सुनिश्चित कर सकते हैं।
यहां आप कैनवास पर एक लिंक डाल सकते हैं। पृष्ठ का शीर्षक और एक छवि बोर्ड पर खींची जाती है। फिर से, यहां उपयोगिता आपकी परियोजना से संबंधित जानकारी को एक स्थान पर रखना है, जिससे लिंक सुविधा अच्छी हो जाती है।
8. मौसम और घड़ी
जब आप अंतरराष्ट्रीय स्तर पर फैली हुई टीम के साथ काम कर रहे हों तो ये दोनों बहुत अच्छे हैं। आप किसी अन्य स्थान पर वर्तमान मौसम और स्थानीय समय जोड़ सकते हैं।
इस तरह की विशेषताएं आपको किसी अन्य व्यक्ति के बारे में सबसे अच्छा संदर्भ दे सकती हैं, और कम से कम यह सुनिश्चित करें कि आप उन्हें आधी रात में कॉल न करें।
9. व्यक्ति
उस व्यक्ति से शीघ्रता से संपर्क करना चाहते हैं? आप उनकी संपर्क जानकारी सीधे कैनवास में जोड़ सकते हैं, जिससे वे केवल कुछ ही क्लिक दूर हो जाएंगे। यह सुविधा विशेष रूप से अच्छी है यदि आपकी परियोजनाओं में बाहरी समर्थन शामिल है न कि कंपनी निर्देशिका में।
10. स्थान
स्थान विशेषता अन्य लोगों की स्थितियों को समझने के लिए भी अच्छी है, क्योंकि यह आपको पते को सीधे कैनवास में सहेजने देती है। आप बाद में पते की प्रतिलिपि बना सकते हैं या Bing मानचित्रों का उपयोग करके स्थान के लिए दिशा-निर्देश खोल सकते हैं।
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मोबाइल पर बोर्ड व्यू की कमी है
बोर्ड व्यू में काफी मजबूत परियोजना प्रबंधन विशेषताएं हैं। हालांकि, एक बड़ा नुकसान मोबाइल एकीकरण की कमी है, भले ही उपकरण आपको क्या करना चाहिए, इस पर 360 डिग्री का नज़रिया देने के लिए है।
आप टू डू में बोर्ड व्यू टास्क, कैलेंडर में लक्ष्य और OneNote में नोट्स देख सकते हैं। फिर भी, बोर्ड व्यू के लिए मोबाइल विकल्प न होने से ऐसा लगता है कि यह अभी भी विकास के अधीन एक उपकरण है।
किसी उपकरण के लिए एक मजबूत मोबाइल क्षमता नहीं होना जिसमें स्थान सुविधाएँ शामिल हैं, उस प्रभाव को बढ़ाता है और बोर्ड दृश्य को बनाए रखने के लिए Microsoft की प्रतिबद्धता के बारे में कुछ प्रश्न उठाता है। सौभाग्य से, Microsoft उपकरण को मारने के लिए इतनी जल्दी नहीं है, अपने प्रतिद्वंद्वी Google के विपरीत, जो परियोजनाओं को शुरू करने और फिर उन्हें मारने के लिए बदनाम है.
बोर्ड व्यू यह सब एक साथ लाता है
बोर्ड व्यू एक ही स्थान पर आपकी परियोजनाओं का व्यापक अवलोकन प्रदान करता है। हालांकि एक समर्पित मोबाइल ऐप की कमी निराशाजनक है, यदि आप वेब पर Microsoft 365 का उपयोग करते हैं तो यह आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों को प्रबंधित करने के लिए एक सुविधा संपन्न उपकरण है।
परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर का उपयोग करके, आप समय की बचत करते हुए सब कुछ एक ही स्थान पर व्यवस्थित रख सकते हैं। यहां इसके कुछ समय बचाने वाले लाभ दिए गए हैं।
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- उत्पादकता
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 365
- माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस टिप्स
- पंचांग
- माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण
जस्टिन वेला एक स्वतंत्र लेखक और उद्यमी हैं। वह उत्पादकता और दक्षता बढ़ाने के लिए डिजिटल उपकरणों का लाभ उठाता है।
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