अपना खुद का कार्यभार व्यवस्थित करने के लिए 6 समय प्रबंधन युक्तियाँ

नौकरियां, जहां आप जो करते हैं उस पर स्वायत्तता प्राप्त करते हैं, महान हैं यदि आपको यह बताया जाना पसंद नहीं है कि क्या करना है और बहुत संतुष्टि प्रदान करते हैं। हालांकि, स्वतंत्रता के साथ अपने काम को व्यवस्थित और प्रबंधित करने की आवश्यकता आती है।

इसके लिए समय और कार्य प्रबंधन कौशल की आवश्यकता होती है, और यह ऐसा कुछ नहीं है जो स्वाभाविक रूप से आता है। आइए कुछ विश्वसनीय तरीकों पर गौर करें जिससे आप इस क्षेत्र में अपनी क्षमताओं को मजबूत कर सकते हैं और अपने कार्यभार को प्रभावी ढंग से संभालना शुरू कर सकते हैं।

1. कैलेंडर का उपयोग करने की आदत डालें

अपने शेड्यूल पर नज़र रखने के लिए पूरी तरह से अपनी याददाश्त पर भरोसा करना भारी मात्रा में मानवीय त्रुटि के लिए खुला है। अच्छे समय प्रबंधन में महारत हासिल करने का सबसे आसान तरीका हर चीज के लिए एक कैलेंडर का उपयोग करना और इसे नियमित रूप से करना है।

ऐसे कई डिजिटल कैलेंडर एप्लिकेशन हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं, जैसे आउटलुक तथा गूगल कैलेंडर. इसके अतिरिक्त, आप चुन सकते हैं ट्वीक, यदि आप कार्य-आधारित योजनाकार पसंद करते हैं।

संबंधित: अपने आउटलुक कैलेंडर को रंग कैसे दें

इसका उद्देश्य सब कुछ अपने कैलेंडर में डालना है, जिसमें बैठकें, कार्य के अंश और कार्यक्रम शामिल हैं, और मूल रूप से वह सब कुछ जो आप जानते हैं कि आपको करने की आवश्यकता है। अगर ऐसा कुछ है जिसे आप जानते हैं तो आप भूल सकते हैं, इसे डाल दें। जितना हो सके अपने कैलेंडर को पहले से भरना एक अच्छा अभ्यास है, इसलिए ऐसा करने के लिए अपने सप्ताह की शुरुआत में कुछ समय रोक दें।

2. अपने ईमेल को फ़ोल्डर में व्यवस्थित करें

अपने सभी ईमेल को अपने इनबॉक्स में रखना अराजकता पैदा कर सकता है, खासकर यदि आपको बाद की तारीख में एक महत्वपूर्ण इनबाउंड ईमेल खोजने की आवश्यकता हो। इसका समाधान करने के लिए, आपको अपने ईमेल को प्रासंगिक फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करना चाहिए।

आपके द्वारा बनाए गए फ़ोल्डर आपके कार्य और भूमिका के लिए विशिष्ट होने चाहिए, और इसे ऐसा बनाना चाहिए ताकि आपको जानकारी जल्दी मिल सके। इसमें परियोजनाओं के लिए फ़ोल्डर, कंपनी की घोषणाएं और अपडेट, टीम के सदस्य, ईमेल जिनका आपको अनुसरण करने की आवश्यकता है, आदि शामिल हो सकते हैं।

नौकरी से संबंधित ईमेल को हटाने से बचना सबसे अच्छा है, क्योंकि भले ही कुछ अभी प्रासंगिक नहीं लगता है, इसका मतलब यह नहीं है कि यह भविष्य में नहीं होगा।

हो सकता है कि आपको इस तरह से संचार के आयोजन का लाभ तुरंत न दिखाई दे, लेकिन लंबे समय में, यह आपको अपने कार्यभार पर नियंत्रण रखने में मदद करेगा।

3. अपनी फ़ाइल ड्राइव व्यवस्थित करें

सैकड़ों ढीली फ़ाइलों वाली फ़ाइल ड्राइव की तुलना में आपकी उत्पादकता के लिए अधिक हानिकारक कुछ भी नहीं है। ऐसा करने से आपको जो चाहिए उसे ढूंढना मुश्किल और भारी हो जाता है, जिसके परिणामस्वरूप विलंब और परिहार होता है।

अपने ईमेल की तरह ही, अपनी फ़ाइलों को फ़ोल्डरों में व्यवस्थित करना महत्वपूर्ण है ताकि आप अपने काम में शीर्ष पर रह सकें। संक्षेप में, आपके पास ऐसी कोई भी फाइल नहीं होनी चाहिए जो एक समर्पित फ़ोल्डर में संग्रहीत न हो।

संबंधित: ध्यान भंग करने वाले कार्यालयों में फोकस सुधारने के लिए उत्पादक उपकरण

ऐसा करने से आप स्वचालित रूप से कार्यभार प्रबंधन में बेहतर नहीं होंगे, लेकिन यह आपको समय प्रबंधन में मदद करेगा और आपको लगातार बनाए रखेगा। क्या आपने कहावत सुनी है "एक साफ घर एक साफ दिमाग है"? वही आपके डिजिटल कार्यक्षेत्र पर लागू होता है!

4. अपने काम पर नज़र रखें

काम पर स्वायत्तता होने का मतलब है कि आपसे अपने स्वयं के चल रहे कार्यों पर नज़र रखने की अपेक्षा की जाती है, और यह कि यह कैसे व्यापक टीम प्रयास में फिट बैठता है। इसलिए, यह कहने की आवश्यकता नहीं है कि ऐसा करने के लिए आपको एक व्यावहारिक तरीके की आवश्यकता है।

आप एक स्प्रैडशीट बना सकते हैं, जो आपके साथ काम कर रहे क्लाइंट से लेकर प्रोजेक्ट प्लानिंग तक, आपकी सभी कार्य प्रगति को सूचीबद्ध करती है। Microsoft Excel और Google पत्रक में बहुत से टेम्पलेट हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं, या आप उन्हें शुरू से ही बना सकते हैं। आदर्श रूप से, आपकी स्प्रैडशीट को आपको निम्न पर नज़र रखनी चाहिए:

• क्या काम है।
• समय सीमा।
• प्रगति संकेतक।
• इससे जुड़े कार्य।

वैकल्पिक रूप से, आप कार्य प्रबंधन सॉफ़्टवेयर को नियोजित कर सकते हैं, जैसे आसन:, जो आपके लिए कुछ आयोजन करता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप अपने काम को कैसे ट्रैक करना चुनते हैं, अगर आपके पास अपने कार्यभार की पूरी ज़िम्मेदारी है, तो यह आवश्यक है कि आपके पास किसी प्रकार का दृश्य अवलोकन हो।

संबंधित: आसन हैक्स जो आपको जानना आवश्यक है

5. अपने कार्यों को प्रभावी ढंग से प्राथमिकता दें

जब आपके पास कोई नहीं होता है जो आपको बताता है कि क्या करना है, तो आपको यह पता लगाने की जरूरत है कि कौन से कार्य दूसरों पर प्राथमिकता रखते हैं। यह कौशल अक्सर ऐसा होता है जिससे लोगों को सबसे अधिक कठिनाई होती है क्योंकि इसके लिए बड़ी तस्वीर के बारे में सोचने और भविष्य के परिणामों की आशा करने की आवश्यकता होती है।

सौभाग्य से, आपकी मदद करने के लिए ऐसा करने के कुछ आजमाए हुए और परखे हुए तरीके हैं। MoSCoW विधि आपको कार्यों को व्यवस्थित करने में मदद करता है, होना चाहिए, होना चाहिए, और नहीं होना चाहिए। यह एक स्तरीय प्रणाली है जो आपको यह पता लगाने में सक्षम बनाती है कि कौन से कार्य आवश्यक हैं और कौन से नहीं।

आइजनहावर मैट्रिक्स एक अन्य तरीका है जो आपके कार्यों को 2x2 ग्रिड में वर्गीकृत करता है: अत्यावश्यक, महत्वपूर्ण, अत्यावश्यक नहीं, और महत्वपूर्ण नहीं। इसलिए, यदि आपका कार्य तत्काल/महत्वपूर्ण बॉक्स में आता है, तो इसका मतलब है कि आपको इसे अभी करने की आवश्यकता है। जबकि अगर यह नॉट अर्जेंट/नॉट इम्पोर्टेन्ट बॉक्स में आता है, तो आप शायद इसे अभी के लिए अनदेखा कर सकते हैं।

6. दोहराए जाने वाले कार्यों पर समय बचाएं

लोग अपना लगभग 25% समय दोहराए जाने वाले कार्यों पर काम करते हैं; यह समय का एक बड़ा हिस्सा है, और यह अविश्वसनीय रूप से अक्षम है। ये ऐसे ईमेल हो सकते हैं जो आप भेजते हैं जहां सामग्री समान है या रिपोर्ट में आपके द्वारा लिखे गए टेक्स्ट के ब्लॉक हैं।

अच्छी खबर यह है कि आप का उपयोग करके इस तरह के नियमित कार्य को स्वचालित कर सकते हैं जादुई पाठ विस्तारक क्रोम एक्सटेंशन. यह एक निःशुल्क एप्लिकेशन है जो आपको एक ही टेक्स्ट को बार-बार लिखने के बजाय अधिकतम 10 शॉर्टकट बनाने की अनुमति देता है।

संबंधित: रोज़मर्रा के कार्य जिन्हें आप जैपियर का उपयोग करके स्वचालित कर सकते हैं

शॉर्टकट ट्रिगर प्रतीकों और अक्षरों का संयोजन हो सकता है। जब आप उन्हें टाइप करते हैं, तो यह स्वचालित रूप से आपके लिए आवश्यक पूर्ण टेक्स्ट तैयार करता है। उदाहरण के लिए, टाइपिंग #रिपोर्ट good पूर्ण कंकाल रिपोर्ट तैयार करेगा, और आप बस अंदर जा सकते हैं और किसी भी प्रासंगिक विवरण को संपादित कर सकते हैं।

अपने कार्यभार के शीर्ष पर रहें

असंगठित होना बहुत आसान है और जब अपने स्वयं के कार्यभार को प्रबंधित करने की बात आती है तो गलतियाँ करना बहुत आसान है। इसलिए, यह सुनिश्चित करना कि आपके पास इसे कम से कम करने के लिए सब कुछ है, आवश्यक है।

मनुष्य के रूप में, हम अपने दिमाग में केवल इतनी ही जानकारी संग्रहीत कर सकते हैं, इसलिए सब कुछ याद रखने की कोशिश में खुद पर बोझ न डालें। यहां खोजे गए सुझावों का उपयोग करके, आप अपने स्वयं के केसलोड को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के अपने रास्ते पर होंगे, और समय के साथ, यह दूसरी प्रकृति बन जाएगी।

सहयोग और परियोजना योजना के लिए 4 डिजिटल बोर्ड ऐप्स

डिजिटल सहयोग बोर्ड आगे का रास्ता हैं, लेकिन आपको किसका उपयोग करना चाहिए? सहयोग और परियोजना नियोजन के लिए यहां सर्वोत्तम ऐप्स हैं।

आगे पढ़िए

लेखक के बारे में