घर से काम करने की संस्कृति में तेजी के साथ, टीमें दूर से काम करना जारी रखने के लिए सहयोग उपकरणों पर बहुत अधिक निर्भर करती हैं। दूरस्थ टीमों को प्रबंधित करने, उनकी प्रगति को ट्रैक करने, वर्चुअल मीटअप की व्यवस्था करने और उन्हें उत्पादक बने रहने में मदद करने के लिए जुड़े रहने के लिए कई टूल उपलब्ध हैं।
इसी तरह, प्रभावी संचार के लिए दस्तावेज़ सहयोग समान रूप से महत्वपूर्ण स्थान रखता है। दस्तावेज़ निर्माण, साझाकरण और सहयोग को अधिक सुव्यवस्थित बनाने के लिए, यहां कुछ बेहतरीन दस्तावेज़ सहयोग उपकरण दिए गए हैं जिन्हें आपको आज़माना चाहिए।
दस्तावेज़ सहयोग के लिए, Google डॉक्स सबसे अच्छा विकल्प है। यह बिना एक पैसा खर्च किए सहयोग के खेल से आगे रहने में मदद करता है। यह प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए अद्वितीय लिंक निर्दिष्ट करके और उपयोगकर्ताओं को एक क्लिक के साथ उन्हें मूल रूप से साझा करने के द्वारा प्रेषक और रिसीवर दोनों की निराशाओं को समाप्त करता है।
Google डॉक्स की सहयोगी दस्तावेज़ साझाकरण सुविधा एकाधिक उपयोगकर्ताओं को एक ही दस्तावेज़ को संपादित करने की अनुमति देती है, सुझावों को ट्रैक करें और स्वीकार करें, और नवीनतम पर अप-टू-डेट रहने के लिए रीयल-टाइम में समन्वयित परिवर्तनों को देखें संस्करण। इसके अलावा, यह संपादकों को रीयल-टाइम टिप्पणियों और सुझावों को जोड़ने की अनुमति देता है।
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दस्तावेज़ के स्वामी के रूप में, आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार संपादन अधिकारों को समायोजित कर सकते हैं। आप या तो संपादकों या दर्शकों जैसे लोगों को उनके ईमेल पतों का उपयोग करके जोड़ सकते हैं। आप दस्तावेज़ को "केवल देखें" या "प्रतिबंधित" पर भी सेट कर सकते हैं ताकि केवल उसी डोमेन के ईमेल आईडी वाले लोग ही इसे एक्सेस कर सकें। इसके अतिरिक्त, आप यह नियंत्रित कर सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ को टीम के अन्य सदस्यों के साथ कौन साझा कर सकता है।
हालाँकि, अधिकांश लोगों को Google डॉक्स का उपयोग करते समय एक समस्या का सामना करना पड़ता है। उपयोगकर्ता Google डॉक्स में आमंत्रण और लिंक-साझाकरण विकल्पों से अनजान हैं। यदि प्राप्तकर्ता Google डॉक्स में सहयोग करना नहीं जानता है तो वह प्राप्त दस्तावेज़ को डाउनलोड, संपादित और ईमेल कर सकता है। इसलिए, यदि वे पहली बार इसका उपयोग कर रहे हैं, तो आपको उन्हें थोड़ा शिक्षित करने की आवश्यकता हो सकती है।
धारणा आपको दस्तावेज़ साझा करने पर पूर्ण नियंत्रण देती है। इसके साथ, आप आसानी से नियंत्रित कर सकते हैं कि कौन आपके नोटियन पृष्ठों को संपादित, देख, टिप्पणी कर सकता है या साझा कर सकता है। दस्तावेज़ या तो एक व्यक्ति या पूरी टीम के साथ एक साथ साझा किए जा सकते हैं।
समूह साझाकरण में, आप प्रतिबंधित कर सकते हैं कि किसके पास दस्तावेज़ों तक पहुंच है, चाहे पूरी टीम हो या पूरे समूह के कुछ ही सदस्य हों। उदाहरण के लिए, आप अपने उप संपादकों को एक समूह में रख सकते हैं और उन्हें एक क्लिक में गोपनीय जानकारी तक संपादन पहुंच प्रदान कर सकते हैं। या, आप दस्तावेज़ को संपूर्ण संपादन समूह के साथ साझा करते हुए कुछ संपादकों को संपादन एक्सेस दे सकते हैं।
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बाईं साइडबार पर, नोटियन आपके निजी और साझा किए गए पृष्ठों का रिकॉर्ड रखता है। नतीजतन, आप निजी पेज सेक्शन में पहले से सेट की गई एक्सेस अनुमतियों से मेल खाने के लिए एक्सेस अनुमतियां सेट करते समय पृष्ठों को एक सेक्शन से दूसरे सेक्शन में तेज़ी से खींच और छोड़ सकते हैं। नेस्टिंग पृष्ठों पर समान पहुंच अनुमतियां लागू होती हैं, लेकिन आप बाद में उन्हें आवश्यकतानुसार बदल सकते हैं।
साथ ही, एक व्यवस्थापक को यह अधिकार है कि वह पहले से साझा किए गए दस्तावेज़ की दस्तावेज़ अनुमतियों को आमंत्रित समूह के कुछ सदस्यों के लिए बदल सकता है या किसी को उस तक पहुँचने से हटा सकता है। यदि आप संपादन के लिए अनुमतियों में गड़बड़ी करते हैं, तो आपको बस इतना करना है कि पुनर्स्थापना दबाएं। इसलिए, दस्तावेज़ साझा करने पर इस तरह के नियंत्रण वाली छोटी टीमों के लिए धारणा एक अच्छा विकल्प है।
आसान दस्तावेज़ साझा करने के लिए धारणा स्लैक, Google ड्राइव, ट्रेलो, मेलचिम्प और कई अन्य सेवाओं के साथ एकीकृत होती है। मुफ्त योजना सीमाओं के साथ आती है, जैसे कि मेहमानों की संख्या जिन्हें आप आमंत्रित कर सकते हैं और इतिहास का ट्रैक रख सकते हैं। अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए, सशुल्क योजना में अपग्रेड करने पर विचार करें। इसकी जाँच पड़ताल करो धारणा मूल्य निर्धारण पृष्ठ अधिक जानकारी के लिए।
ज़ोहो राइटर भी उपयोगकर्ताओं को Google डॉक्स के समान सहयोग के लिए दस्तावेज़ साझा करने देता है। अपनी टीम के साथ समीक्षा के लिए दस्तावेज़ साझा करना और उन्हें रीयल-टाइम में फ़ाइलों पर टिप्पणी करने की अनुमति देना बेहद आसान है। जब आप टिप्पणियों में अपने सुझाव छोड़ते हैं, तो आपकी टीम जानती है कि क्या संपादित करना है और वह शीघ्रता से कार्रवाई कर सकती है।
आप काम करते हुए अपनी प्रगति के बारे में भी बात कर सकते हैं। दस्तावेज़ के स्वामी के रूप में, आप ट्रैक परिवर्तन टॉगल चालू कर सकते हैं ताकि दस्तावेज़ में अब से किए गए प्रत्येक परिवर्तन की आसानी से जाँच की जा सके। इसके अलावा, ज़ोहो राइटर के साथ, आप उन ग्राहकों के साथ बाहरी रूप से दस्तावेज़ भी साझा कर सकते हैं जो आपके कार्यक्षेत्र में नहीं हैं।
दस्तावेज़ों को एक सुव्यवस्थित क्लाउड लाइब्रेरी में संग्रहीत किया जाता है और उन्हें जल्दी से खोजा और पुनर्प्राप्त किया जा सकता है। इसके अलावा, आप ज़ोहो राइटर को Google ड्राइव, ड्रॉपबॉक्स, एवरनोट और ज़ोहो मेल जैसे एप्लिकेशन के साथ आसानी से एकीकृत कर सकते हैं। इसके अलावा, ज़ोहो राइटर का एक पेशेवर इंटरफ़ेस है और इसमें सीखने की अवस्था नहीं है। इसलिए, आपको इसकी आदत डालने में कोई कठिनाई नहीं होगी।
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जब मूल्य निर्धारण की बात आती है, तो ज़ोहो राइटर व्यक्तियों के लिए उपयोग करने के लिए स्वतंत्र है। हालांकि, अतिरिक्त स्थान या पासवर्ड सुरक्षा जैसे अतिरिक्त लाभों का आनंद लेने के लिए, आपको इसकी सशुल्क योजनाओं के लिए जाना होगा। नियन्त्रण ज़ोहो डॉक्स मूल्य निर्धारण पृष्ठ अधिक जानकारी के लिए।
ज़ोहो राइटर के साथ आप कुछ उपयोगी सुविधाओं का आनंद ले सकते हैं:
- रीयल-टाइम दस्तावेज़ सहेजना।
- संवेदनशील डेटा लॉक करना।
- एआई-संचालित लेखन सहायक।
- वर्डप्रेस पर लेखों को शेड्यूल करना या सीधे प्रकाशित करना।
- ऑफलाइन भी काम करता है।
दस्तावेज़ों को दूरस्थ रूप से साझा करने के लिए क्लिकअप डॉक्स एक और अत्यधिक कुशल उपकरण है। अपने अद्भुत सहयोग इंटरफ़ेस के माध्यम से, सुविधाओं से भरपूर, कार्यस्थान में हर कोई एक साथ कार्यों पर सहयोग, संपादन और काम कर सकता है।
यह Google डॉक्स की शैली में सहयोगी संपादन की अनुमति देता है। जब कोई व्यक्ति किसी दस्तावेज़ को संपादित कर रहा होता है, तो उसका नाम कर्सर के ऊपर प्रदर्शित होता है, आप कर्सर को हिलते हुए देख सकते हैं। पीले दूरबीन आइकन पर क्लिक करके, आप यह भी देख सकते हैं कि आपके काम को कौन देखता है।
इसके अतिरिक्त, यह सुनिश्चित करने के लिए कि टीम का प्रत्येक सदस्य नवीनतम दस्तावेज़ संस्करण तक पहुंच सके, सभी उपकरणों पर रीयल-टाइम परिवर्तन समन्वयित किए जाते हैं। अपनी टीम के साथ दस्तावेज़ साझा करते समय, आपके पास कुछ दस्तावेज़ों को निजी रखने की सुविधा होगी जबकि अन्य सभी के लिए सुलभ होंगे।
इसके अलावा, अपने दस्तावेज़ों की सुरक्षा करके, आप टीम के विशिष्ट सदस्यों को आपसे अनुमति लिए बिना उन दस्तावेज़ों तक पहुँचने से रोक सकते हैं। नेस्टिंग क्लिकअप की एक और अनूठी विशेषता है। यह आपको दस्तावेज़ के भीतर पृष्ठों को समूहबद्ध करने की अनुमति देता है, और संबंध सुविधा का उपयोग करके, आप दस्तावेज़ के भीतर संबंधित पृष्ठों को लिंक कर सकते हैं।
आप अपने काम को अन्य अनुप्रयोगों से भी आयात कर सकते हैं, जिसमें एवरनोट, Google डॉक्स और यहां तक कि माइक्रोसॉफ्ट वर्ड दस्तावेज़ भी शामिल हैं। यदि आप एक अत्यधिक प्रतिक्रियाशील दस्तावेज़ सहयोग उपकरण की तलाश कर रहे हैं, तो आपको क्लिकअप को आज़माना चाहिए।
ड्रॉपबॉक्स पेपर प्लेटफॉर्म दूरस्थ टीमों के लिए उपलब्ध एक और उन्नत दस्तावेज़ सहयोग विकल्प है। इसके साथ, आप टीम के सदस्यों को ईमेल पते के माध्यम से दस्तावेज़ तक पहुंच प्रदान करते हुए दस्तावेज़ों को मूल रूप से साझा कर सकते हैं।
अपनी टीम के सदस्यों को कुछ ही क्लिक के साथ कार्य सौंपना और इसके ठीक बगल में तुरंत एक समय सीमा बनाना सभी को लूप में रखता है। इसके अलावा, आप साझा दस्तावेज़ में कैलेंडर ईवेंट को लिंक करके अपनी मीटिंग की योजना बना सकते हैं।
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एक सहयोगी के रूप में, आप जल्दी से पता लगा सकते हैं कि दस्तावेज़ या प्रति दस्तावेज़ आपको कौन से कार्य सौंपे गए हैं, और दूसरों को सौंपे गए कार्यों और पहले से पूर्ण किए गए कार्यों के माध्यम से नेविगेट कर सकते हैं। इसके अलावा, Google डॉक्स के विपरीत, ड्रॉपबॉक्स पेपर मल्टीमीडिया फ़ाइलों को साझा करने का समर्थन करता है, जिससे सहयोग अधिक आकर्षक हो जाता है।
इसके अलावा, ड्रॉपबॉक्स पेपर आपको माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, एक्सेल और पावरपॉइंट दस्तावेज़ों को आयात करने और Google डॉक्स, शीट्स और स्लाइड दस्तावेज़ों को लिंक करने देता है। इसलिए यदि आप अपनी टीम के लिए एक सुविधा संपन्न सहयोग उपकरण की तलाश कर रहे हैं, तो ड्रॉपबॉक्स पेपर को आज़माएं।
अपने दस्तावेज़ सहयोग को अगले स्तर पर ले जाएं
दस्तावेज़ सहयोग दशकों से है। सूची में मौजूद टूल को अपनी टीम के साथ दस्तावेज़ सहयोग को अगले स्तर तक ले जाने का प्रयास करें। यह निर्धारित करने के लिए कि टीम के लिए कौन सा टूल सबसे अच्छा है, आपको इसे उनके द्वारा चलाना होगा और टीम की आवश्यकताओं से मेल खाने वाले समाधान का चयन करना होगा।
क्या आपके पास दुनिया के विभिन्न हिस्सों में स्थित टीम के सदस्य हैं? यदि आप समय क्षेत्र नहीं जानते हैं तो एक महत्वपूर्ण बैठक स्थापित करना निस्संदेह एक चुनौती होगी। यदि हाँ, तो आपको अपना काम आसान बनाने के लिए समय क्षेत्र परिवर्तकों की जाँच करनी चाहिए।
क्या आपको अलग समय क्षेत्र के लोगों के साथ काम करने की ज़रूरत है? समय पर सहयोग के लिए समय क्षेत्र कनवर्टर टूल का उपयोग करें।
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- दूरदराज के काम
शान अब्दुल इंजीनियरिंग ग्रेजुएट हैं। स्नातक और एमएस पूरा करने के बाद, उन्होंने एक स्वतंत्र लेखक के रूप में अपना करियर शुरू किया। वह एक छात्र या पेशेवर के रूप में लोगों को अधिक उत्पादक बनने में मदद करने के लिए विभिन्न उपकरणों और सॉफ्टवेयर का उपयोग करने के बारे में लिखता है। अपने खाली समय में, वह उत्पादकता पर Youtube वीडियो देखना पसंद करते हैं।
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