क्या आपने कभी निराश महसूस किया है क्योंकि आप किसी मीटिंग में महत्वपूर्ण विवरणों पर ध्यान नहीं दे सके? यह कई कारणों से हो सकता है, बहुत व्यस्त होने से लेकर अपने सहकर्मियों द्वारा ध्यान भटकाने तक, या लेखन उपकरण न होने के कारण।
मीटिंग रिकैप लिखने के लिए एक प्रभावी ऐप होने से आपको मीटिंग में प्रासंगिक जानकारी को आसानी से पकड़ने में मदद मिलती है।
मीटिंग रिकैप लिखने और सबसे प्रभावी लोगों की पहचान करने के लिए ऐप में देखने के लिए सामान्य सुविधाओं पर चर्चा करते हुए पढ़ें।
मीटिंग रिकैप्स लिखने के लिए ऐप्स की विशेषताएं
मीटिंग रिकैप ऐप का मुख्य उद्देश्य स्मार्ट डिवाइस का उपयोग करके मीटिंग के दौरान नोट्स लेना है। घटना समाप्त होने के बाद, टीम के सदस्यों को चर्चा या सहमत होने वाली हर चीज के साथ रखने में मदद करने के लिए जानकारी को संक्षेप में और डिवाइस में संग्रहीत किया जाता है।
उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैं एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग आयोजित करें और मीटिंग के ब्यौरों को एक प्रभावी मीटिंग रिकैप टूल के साथ जोड़ दें। इनमें से अधिकांश ऐप कुछ ऐसी विशेषताओं के साथ आते हैं जो दस्तावेज़ीकरण को आसान और अधिक सुलभ बनाती हैं। इन सुविधाओं में शामिल हैं:
1. अच्छा इंटरफ़ेस
एक प्रभावी मीटिंग रिकैप ऐप का इंटरफ़ेस जटिल हुए बिना एक्सेस करना आसान है। अच्छे इंटरफेस होने से तकनीकी जानकारों और गैर-तकनीकी जानकारों दोनों के लिए त्वरित नेविगेशन को बढ़ावा मिलता है। चूंकि मीटिंग लेखन त्वरित होना चाहिए, इसलिए उपयोगकर्ताओं को ऐप में आइटम ढूंढने में समय बर्बाद नहीं करना चाहिए।
एक अच्छा मीटिंग रिकैप ऐप भी आपको की अनुमति देने के लिए डिज़ाइन किया गया है उत्पादक आभासी बैठकें आयोजित करें और अभी भी चर्चा की गई हर बात पर ध्यान दें।
2. उचित पदनाम
इनमें से अधिकांश ऐप में जवाबदेही के लिए एक उचित पदनाम है। इनमें बैठक का शीर्षक, बैठक की तारीख, बैठक का एजेंडा, बैठक की अवधि और बैठक का स्थान शामिल है। ये सुविधाएँ नई और मौजूदा मीटिंग के दस्तावेज़ीकरण को त्वरित खोज के लिए आसान बनाती हैं।
3. टीम के सदस्यों का जोड़
चूंकि टीमें एक साथ काम करती हैं, मीटिंग रिकैप्स लिखने के लिए एक प्रभावी ऐप कई उपयोगकर्ताओं को इनपुट करने की अनुमति देता है। दस्तावेज़ तक पहुँच प्रदान करने वाला प्रत्येक व्यक्ति आवश्यकता पड़ने पर मीटिंग को देख, पढ़ और उसमें परिवर्तन कर सकता है। इस तरह की विशेषताएं आपकी टीम के लिए पिछली बैठक की हार्ड कॉपी प्रिंट करने की आवश्यकता को रोकती हैं।
4. अन्य ऐप्स का एकीकरण
इनमें से कुछ ऐप्स की एक अन्य विशेषता उन्हें अन्य उत्पादकता ऐप्स के साथ एकीकृत करना है। रिमाइंडर या मीटिंग शेड्यूल या रीशेड्यूल के लिए एक बेहतरीन टूल के रूप में काम करने के लिए आप ज़ूम, आईकैल, गूगल कैलेंडर और कुछ अन्य जैसे ऐप जोड़ सकते हैं।
5 ऐप्स जिनका उपयोग आप एक प्रभावी मीटिंग रिकैप लिखने के लिए कर सकते हैं
मानव मस्तिष्क केवल इतना ही याद रख सकता है, विशेष रूप से सोचने के लिए कई चीजों के साथ। अपनी मीटिंग के लिए सही मीटिंग रीकैप ऐप का उपयोग करना सुनिश्चित करता है कि कोई भी जानकारी छूटी या भुलाई नहीं गई है।
अब जब आप मीटिंग रिकैप ऐप्स में उपलब्ध कुछ सुविधाओं से अवगत हैं, तो यहां कुछ ऐसी सुविधाएं हैं जिन पर आप विचार कर सकते हैं।
हाइपरकॉन्टेक्स्ट को बैठकों में प्रभावी ढंग से संचार करके निर्धारित लक्ष्यों को पूरा करने के लिए प्रतिबद्ध टीमों के सहयोग के लिए बनाया गया है।
हाइपरकॉन्टेक्स्ट के साथ, आप प्रत्येक मीटिंग मिनट को ट्रैक कर सकते हैं और टीम के सदस्यों को टीम लीडर या मैनेजर के रूप में जिम्मेदारियां सौंप सकते हैं। यह आपके मीटिंग एजेंडे से संबंधित विभिन्न प्रश्नों का सुझाव देकर आपके और आपकी टीम के सदस्यों के बीच स्वस्थ बातचीत को बढ़ावा देने में भी सहायता करता है।
यदि आप अपने कार्यस्थल में एक वरिष्ठ प्रबंधक हैं, तो हाइपरकॉन्टेक्स्ट आपके और उन कर्मचारियों के बीच की खाई को पाटने में आपकी मदद कर सकता है, जिनकी आप तक सीधी पहुँच नहीं है। यह उत्पादक कार्य संबंध बनाने के लिए नए और दूरस्थ कर्मचारियों को बेहतर ढंग से समझने में मदद करता है।
आपके पास हाइपरकॉन्टेक्स्ट को Google कैलेंडर, स्लैक, माइक्रोसॉफ्ट टीम्स, गूगल मीट, जैपियर और आउटलुक जैसे अन्य ऐप या टूल के साथ एकीकृत करने का अवसर है।
मूल्य निर्धारण:
- फ्री बेसिक प्लान।
- प्रो संस्करण जो वार्षिक योजना के लिए प्रति व्यक्ति मासिक $ 5.60 और मासिक भुगतान के लिए $ 7 बिल करता है।
- एक व्यावसायिक संस्करण जो वार्षिक योजना के लिए प्रति व्यक्ति मासिक रूप से $8.80 और मासिक भुगतान के लिए $11 का बिल देता है।
बीनोट एक मीटिंग मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर है जिसे निदेशकों, परियोजना प्रबंधकों और बोर्ड के सदस्यों को ध्यान में रखकर बनाया गया है। यह आपको बैठकों के विभिन्न चरणों का दस्तावेजीकरण करने में सक्षम बनाता है। यह योजना, कार्रवाई और अनुवर्ती कार्रवाई के आरंभिक चरण से लेकर है।
बीनोट ऐप आपको बिना किसी शारीरिक संपर्क के आपके और प्रतिभागियों (कर्मचारियों) के बीच एक सक्रिय सहयोग शुरू करने की अनुमति देता है। यह आपको मीटिंग के दौरान सहयोगी नोट्स, निर्णय और कार्यों को लिखने की भी अनुमति देता है जो स्वचालित रूप से आपकी मीटिंग मिनटों में जोड़ दिए जाएंगे।
आप जवाबदेही के लिए एक परियोजना के दौरान टीम के सदस्यों की प्रगति की कुशलता से निगरानी कर सकते हैं।
मूल्य निर्धारण:
- बीनोट भुगतान उपयोगकर्ताओं की संख्या पर निर्भर करता है।
- भुगतान की गणना मासिक रूप से की जाती है, लेकिन वार्षिक चालान के साथ।
- प्रत्येक पैकेज में नि: शुल्क परीक्षण अवधि होती है।
nTask कई टीम प्रबंधन सुविधाओं के साथ एक उत्पादक परियोजना प्रबंधन ऐप है, जिसमें मीटिंग प्रबंधन, कार्य प्रबंधन, जोखिम प्रबंधन, समय ट्रैकिंग और समस्या ट्रैकिंग शामिल है।
nTask के साथ, आप ऐप्स के बीच स्विच करने की आवश्यकता के बिना, चलते-फिरते अपनी टीम के साथ मीटिंग शेड्यूल और प्रबंधित कर सकते हैं। आप मीटिंग के एजेंडे को ठीक कर सकते हैं, चर्चा के बिंदुओं को रिकॉर्ड कर सकते हैं, अनुवर्ती कार्रवाइयां स्थापित कर सकते हैं, और आवर्ती मीटिंग तैयार कर सकते हैं।
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रिकॉर्डिंग प्रक्रिया के दौरान, यह बैठक के मिनटों का अनुमान लगाने और प्रकाशन से पहले संशोधित करने की अनुमति देता है। यह सुनिश्चित करता है कि आप और आपकी टीम मीटिंग विवरण के बारे में एक ही पृष्ठ पर हैं।
nTask की एक और उत्कृष्ट विशेषता यह है कि यह आपको उपस्थित लोगों या टीम के सदस्यों को आपके मीटिंग मिनटों को ईमेल करने का विकल्प देता है जो आपके nTask बोर्ड का हिस्सा नहीं हैं।
मूल्य निर्धारण:
- इसमें एक बेसिक फ्री प्लान है।
- प्रीमियम योजना की कीमत प्रति उपयोगकर्ता $3/माह है।
- व्यवसाय योजना $8/माह प्रति उपयोगकर्ता के लिए उपलब्ध है।
मैजिक मिनट्स एक ऐसा मंच प्रदान करता है जहां आप मीटिंग मिनट्स के नोट्स ले सकते हैं और समान रूप से ऐसे कार्य बना सकते हैं जिन्हें निर्धारित तिथियों और स्पष्टीकरणों के साथ टीम के सदस्यों को आवंटित किया जा सकता है।
आप यह सुनिश्चित करने के लिए तुरंत एजेंडा बना सकते हैं या समय से पहले सेट कर सकते हैं कि आपकी बैठकें बिना किसी विकर्षण के केंद्रित हैं। चीजों को और अधिक समझने योग्य बनाने के लिए आप अपने मिनटों में आसानी से चित्र या स्क्रीनशॉट जोड़ सकते हैं—यह आपके बिंदुओं को प्रदर्शित करने और व्हाइटबोर्ड सत्र के क्षणों को कैप्चर करने में सहायता करता है।
आपकी बैठक के बाद, आपके मिनटों का रिकॉर्ड सदस्यों को ईमेल के माध्यम से भेजा जा सकता है या मैजिक मिनट्स का उपयोग करते समय सीधे उनके डैशबोर्ड पर देखा जा सकता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि मीटिंग का उद्देश्य साधन संपन्न है, आप एक अनुवर्ती मीटिंग सेट कर सकते हैं। एक साधारण बटन टैप इस सुविधा को सक्रिय करता है। सभी सदस्यों को आमंत्रित किया जाएगा, और यदि आवश्यक हो तो आप रिपोर्ट का अनुरोध भी करेंगे।
मूल्य निर्धारण:
- मैजिक मिनट्स उपस्थित लोगों से मिलने के लिए एक निःशुल्क योजना प्रदान करता है। वे कार्य देख और निष्पादित कर सकते हैं, लेकिन मीटिंग बना या चला नहीं सकते।
- इसका प्रीमियम प्लान £12 प्रति माह प्रति उपयोगकर्ता है।
- इसकी टीम योजना प्रति उपयोगकर्ता £6 प्रति माह है
मीटिंग बूस्टर को जो विशिष्ट बनाता है वह यह है कि यह मीटिंग मिनटों में सब कुछ केंद्रीकृत करता है। यह खोज और मर्ज सुविधाएँ प्रदान करता है जो आपको विशिष्ट मीटिंग मिनटों की खोज करने और विषय, नोट्स या कार्यों को चुनने की अनुमति देता है। फिर आप परिणामों को एक समेकित दस्तावेज़ में जोड़ सकते हैं। यह मूल्यांकन प्रक्रिया को सरल बनाता है और आपकी बैठकों की दक्षता को बढ़ाता है।
मूल्य निर्धारण:
- यह एक नि: शुल्क परीक्षण प्रदान करता है। उपयोगकर्ता बाद में एक भुगतान विकल्प चुन सकते हैं।
संदर्भ के लिए प्रभावी मीटिंग रिकैप्स लिखें
बैठकें महत्वपूर्ण घटनाएँ हैं जहाँ महत्वपूर्ण निर्णय लिए जाते हैं, और योजनाएँ गति में निर्धारित की जाती हैं। संदर्भ के लिए चर्चा किए गए बिंदुओं पर ध्यान देना आवश्यक है। अन्यथा, टीम के सदस्य बाद में परस्पर विरोधी जानकारी या विचार प्रस्तुत कर सकते हैं।
यह सुनिश्चित करने के लिए कि मीटिंग का पर्याप्त रूप से पालन किया जाता है, प्रासंगिक जानकारी को प्रभावी ढंग से कैप्चर और सारांशित करने के लिए उपयुक्त मीटिंग रीकैप ऐप का उपयोग करना सबसे अच्छा है।
मीटिंग सहायक ऐप्स मीटिंग से संबंधित कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं और वर्कफ़्लो को सुव्यवस्थित कर सकते हैं। यहां कुछ बेहतरीन हैं जिन्हें आपको आजमाना चाहिए।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- बैठक
- नोट लेने वाले ऐप्स
- सहयोग उपकरण
क्रिस ओडोग्वु अपने लेखन के माध्यम से ज्ञान प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। एक भावुक लेखक, वह सहयोग, नेटवर्किंग और अन्य व्यावसायिक अवसरों के लिए खुला है। उनके पास मास कम्युनिकेशन (जनसंपर्क और विज्ञापन प्रमुख) में मास्टर डिग्री और मास कम्युनिकेशन में स्नातक की डिग्री है।
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