एक पेशेवर की तरह ज़ूम मीटिंग के दौरान नोट्स कैसे लें

चाहे टीम मीटिंग हो या क्लाइंट कॉल, जूम मीटिंग हर दूरस्थ कार्यकर्ता के जीवन का एक अनिवार्य हिस्सा बन गया है। हालांकि ज्यादातर लोग मीटिंग खत्म होने के बाद चर्चा को भूल जाते हैं। बैठक के मुख्य अंशों को याद न रखना आपको अक्षम बना सकता है, जिससे अनुत्पादकता हो सकती है। तो, आप अपनी सभी ऑनलाइन मीटिंग में शीर्ष पर कैसे रहते हैं?

मीटिंग नोट्स दर्ज करें। हालांकि यह एक नई अवधारणा नहीं है, बहुत से लोगों के पास अपनी कॉल के साथ बनाए रखने में मदद करने के लिए सही नोट लेने की प्रणाली नहीं है। लेकिन आप जूम मीटिंग के दौरान नोट्स कैसे लेते हैं? चलो पता करते हैं।

मीटिंग नोट्स बनाम। मिनट: क्या अंतर है?

अधिकांश समय, लोग मीटिंग नोट्स और मीटिंग मिनट्स का परस्पर उपयोग करते हैं। हालाँकि, वे समान चीजें नहीं हैं, और उनके अंतरों को समझने से आपकी दक्षता बढ़ाने में मदद मिल सकती है।

नोट्स और मिनट दोनों ही ऐसे कार्य हैं जो एक बैठक में चर्चा किए गए आवश्यक बिंदुओं को रिकॉर्ड करते हैं, लेकिन उनका उद्देश्य अलग-अलग चीजें हैं। मीटिंग नोट्स बैठक में उल्लिखित विचारों, योजनाओं, लक्ष्यों, कार्यों, समय सीमा के बारे में संक्षिप्त जानकारी हैं। आप अपने उद्देश्य और इरादे के आधार पर सामग्री को संशोधित कर सकते हैं।

दूसरी ओर, बैठक के मिनट औपचारिक विवरण हैं जो बैठक के कानूनी दस्तावेज के रूप में काम कर सकते हैं, जिसे लेखा परीक्षक और अदालतें देख सकते हैं। अनिवार्य रूप से, मिनटों में उपस्थित लोगों और अनुपस्थित लोगों से मिलने, चर्चा किए गए विषयों, बैठक के प्रारंभ और समाप्ति समय, किए गए निर्णयों और बहुत कुछ जैसी जानकारी कैप्चर होती है। नोटों के विपरीत, जिन्हें बदला जा सकता है, मिनट एक निश्चित संरचना का पालन करते हैं।

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ज़ूम मीटिंग में नोट्स कैसे लें

व्यक्तिगत उपयोग के अलावा, मीटिंग नोट्स आपके सहयोगियों के उपयोग के लिए एक संसाधन के रूप में भी काम कर सकते हैं, खासकर यदि आप अपना साझा करने के इच्छुक हैं। चूंकि उनके पास मीटिंग में चर्चा की गई सभी महत्वपूर्ण जानकारी होती है, इसलिए यह आपकी टीम की उत्पादकता को बढ़ाने में मदद कर सकती है।

हालाँकि, आपके मीटिंग नोट्स में एक संरचना होनी चाहिए। नहीं तो उन्हें कोई नहीं समझेगा। यहां बताया गया है कि आप एक पेशेवर की तरह मीटिंग नोट्स कैसे ले सकते हैं:

1. नोट-टेकिंग की मूल बातों से खुद को परिचित करें

नोट्स लेते समय, ऐसे कई विषय हैं जिन पर आपको ध्यान देना चाहिए। नीचे वे चीजें हैं जिन्हें आपको शामिल करना चाहिए:

पूर्व बैठक: बैठक शुरू होने से पहले, उन विवरणों को लिख लें जो आपके लिए पहले से उपलब्ध हैं ताकि आप किसी भी समय बर्बाद न करें। यहाँ वे हैं:

• तिथि और समय: इससे आपको अपने नोट्स को अच्छी तरह से व्यवस्थित और क्रमबद्ध करने में मदद मिलेगी।
• उपस्थित लोग और बैठक का प्रकार: क्या यह क्लाइंट कॉल या टीम मीटिंग है? इसमें कौन शामिल हुआ?
• एजेंडा: बैठक किस बारे में है इसका सारांश।
• विचार: क्या आपके पास मीटिंग के दौरान कुछ साझा करना चाहते हैं? उन्हें लिख लें, ताकि आप उन्हें न भूलें।

बैठक के दौरान: मीटिंग शुरू होने के बाद, आप मीटिंग के दौरान बताई गई महत्वपूर्ण बातों पर अपना ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, जैसे:

• कार्रवाई आइटम: यदि बैठक के दौरान किसी योजना पर चर्चा होती है, तो उसे लिख लें। उल्लिखित विवरण प्रदान करें, जैसे कि शामिल लोग, असाइनमेंट और जिम्मेदारियां, समयरेखा और नियत तारीख।
• तथ्य: बैठक के दौरान जो भी महत्वपूर्ण तथ्य बताए गए हैं।
• सवाल और जवाब: मीटिंग में पूछे गए सवालों और उनके जवाबों को रिकॉर्ड करें, ताकि जरूरत पड़ने पर आप उन्हें देख सकें।

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2. आप जो कुछ भी सुनते हैं उसे रिकॉर्ड न करें

नोट्स लेना उन सभी चीज़ों को कैप्चर करने के बारे में नहीं है जिनका उल्लेख. के दौरान किया गया है ज़ूम मीटिंग. पूरी बैठक को लिखना पुराने जमाने का तरीका है; पेशेवर अब ऐसा नहीं करते हैं। यदि आप पुराने तरीके को आजमाते हैं, तो आप असफल हो सकते हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि पूरी प्रक्रिया समय लेने वाली है और नोटबंदी के मुख्य उद्देश्य को विफल कर देती है। यह आपको या जो कोई भी इसे पढ़ेगा, भ्रमित करेगा, क्योंकि इसमें अनावश्यक जानकारी होगी जो अनावश्यक है।

इसके बजाय, केवल कीवर्ड और एक्शन आइटम रिकॉर्ड करें। मूल रूप से, आप खोजशब्दों को पकड़ते हैं और बिंदु का सारांश बनाते हैं और इसके साथ जो कुछ भी करने की आवश्यकता होती है। अपने नोट्स को संक्षिप्त और समझने में आसान रखने के लिए आप नोटबंदी की मूल बातें देख सकते हैं।

3. एक खाका बनाएँ

नोट लेने की पूरी प्रक्रिया को तेज करने के लिए, आपको एक खाका बनाने की जरूरत है। इससे आपको यह सोचने में समय की बचत होती है कि कौन सा विवरण कहां जाता है। साथ ही, आपको मीटिंग के बाद इसे संपादित करने में अधिक समय खर्च करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि यह पहले से ही स्वरूपित है।

आप एक टेम्पलेट बना सकते हैं जो आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप हो, या आप विभिन्न नोटबंदी रणनीतियों का भी पालन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप चतुर्भुज विधि का प्रयास कर सकते हैं और अपने नोट्स को चार खंडों में विभाजित कर सकते हैं: प्रश्न, कार्य, नियत, और नोट्स। यदि आप एक दृश्य व्यक्ति हैं, तो माइंड मैप एक आदर्श टेम्पलेट हो सकता है।

रणनीतियों के अलावा, आप इसका उपयोग भी कर सकते हैं नोट लेने वाले ऐप्स आपके लिए सब कुछ व्यवस्थित करना आसान बनाने के लिए। कुछ ऐप्स में आपके उपयोग के लिए पहले से ही एक टेम्प्लेट तैयार होता है, इसलिए आपको इसे बनाने या खोजने के बारे में सोचने की आवश्यकता नहीं है।

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4. अपने लक्ष्य को परिभाषित करें

यदि आप जूम मीटिंग नोट्स लिखने में सफल होना चाहते हैं, तो सबसे महत्वपूर्ण बात जिस पर आपको विचार करने की आवश्यकता है वह है आपका लक्ष्य। अपने आप से पूछें: आप नोट्स क्यों लिख रहे हैं? क्या आप इसे कुशल बनाने और अपने करियर को आगे बढ़ाने के लिए उपयोग करना चाहते हैं? क्या आप अपनी नौकरी के हिस्से के रूप में नोट्स लिख रहे हैं? क्या आप उन्हें साझा करना चाहते हैं? क्या आप इसे और अधिक संगठित होने के लिए कर रहे हैं? आप इससे क्या बाहर निकलना चाहते हैं?

अपने नोट लेने के लक्ष्य को परिभाषित करने से आप इसे बेहतर तरीके से करने के लिए और अधिक प्रेरित हो सकते हैं। यदि आप जानते हैं कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, तो मीटिंग नोट्स लिखना पार्क में टहलना बन जाता है, क्योंकि आपको इस बात की स्पष्ट समझ होगी कि आपका वांछित परिणाम क्या है। याद रखें, आपके मीटिंग नोट्स आपको अपने करियर में बेहतर बनने में मदद करेंगे। यह केवल कुछ ऐसा नहीं है जो आप करते हैं; यह आपकी प्रगति में महत्वपूर्ण रूप से मदद कर सकता है और काम पर अधिक प्रभावी बन सकता है।

क्या जूम मीटिंग के दौरान हमेशा नोट्स लेना व्यावहारिक है?

मीटिंग के दौरान आपको हमेशा नोट्स लेने की ज़रूरत नहीं है। हालाँकि, आपको अपने द्वारा लिए जाने वाले प्रत्येक कॉल के महत्व का आकलन करना सीखना होगा। उदाहरण के लिए, यदि यह केवल एक संरेखण कॉल है और कोई महत्वपूर्ण विवरण उल्लिखित नहीं है, तो आप नोट्स को छोड़ सकते हैं और कॉल पर ही ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

फिर भी, नोटबंदी एक आवश्यक कौशल है जिसे आपको अपने करियर को आगे बढ़ाने के लिए सीखना चाहिए। दक्षता में मदद करने के अलावा, यह बेहतर अवधारण को जन्म दे सकता है, जिससे आपकी दीर्घकालिक स्मृति में सुधार हो सकता है। यह जवाबदेही भी बनाता है और आपके साथियों के प्रदर्शन को बढ़ाता है, जिससे उन्हें इस बारे में अधिक जागरूक होने की अनुमति मिलती है कि उन्हें क्या करना है। अंत में, यह दिशा देता है, इसलिए आप जानते हैं कि अपना ध्यान कहाँ केंद्रित करना है।

डिजिटल बनाम। पेपर नोट्स: आपको किसका उपयोग करना चाहिए?

आपकी नोटबंदी की आदतें आपकी उत्पादकता का केंद्र हो सकती हैं। क्या आप पेपर नोट्स के साथ पुराने स्कूल जाना पसंद करते हैं या डिजिटल नोटिंग ऐप्स पसंद करते हैं?

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