मानव संसाधन प्रबंधन के लिए Google कार्यस्थान ऐप्स का उपयोग करने के 9 सर्वोत्तम तरीके

एचआर मैनेजर या एक्जीक्यूटिव के रूप में काम करना आपको भारी पड़ सकता है क्योंकि आपकी टू-डू लिस्ट में बहुत सारे काम हैं। इसके अलावा, कई कार्यों में कई सॉफ़्टवेयर विंडो/वेबपृष्ठों के संचालन की आवश्यकता होती है, जिससे अंततः आप थका हुआ महसूस करते हैं या उत्पादकता खो देते हैं।

हालाँकि, यदि आप अपने सभी मानव संसाधन प्रबंधन कार्यों को एक कार्यक्षेत्र में ला सकते हैं, तो यह आपके वर्कफ़्लो और उत्पादकता में तेज़ी से वृद्धि करेगा। यह जानने के लिए पढ़ें कि Google Workspace ऐप्स आपको इसे कैसे पूरा करने दे सकते हैं।

1. नौकरी विवरण को ठीक से दस्तावेज करें

हायरिंग मैनेजर या एचआर एसोसिएट होने के नाते, रिक्त पद के लिए सही उम्मीदवार की भर्ती करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। भर्ती कार्यप्रवाह एक नौकरी विवरण दस्तावेज़ के निर्माण के साथ शुरू होता है।

आप एक विजेता नौकरी विवरण बनाने और सही उम्मीदवारों को आकर्षित करने के लिए Google डॉक्स और फ़ॉर्म को मिला सकते हैं। डॉक्स आपको रीयल-टाइम सहयोग के माध्यम से सामग्री विकसित करने देता है, जबकि फ़ॉर्म संचालन से कौशल, योग्यता, पोर्टफोलियो आदि जैसी अपेक्षाओं को एकत्र करने का एक शक्तिशाली उपकरण है।

Google डॉक्स पर रीयल-टाइम सामग्री निर्माण के माध्यम से, आप एचआर टीम के सदस्य द्वारा बनाई गई कार्य विवरण सामग्री पर प्रतिक्रिया और टिप्पणियां जोड़ सकते हैं। इसलिए, काम पर रखने वाली टीम पर्यवेक्षक के अनुमोदन की प्रतीक्षा किए बिना आवश्यक सामग्री तेजी से बना सकती है।

2. एक साथ कई करियर मेलों का हिस्सा बनें

एक मानव संसाधन प्रबंधक के रूप में, विश्व स्तर पर होने वाले प्रत्येक कैरियर मेले में भाग लेना कठिन है। यह आपकी टीम पर भारी खर्च करेगा, और आप एक साथ दो स्थानों पर भी नहीं हो सकते हैं। यहां, आप Google मीट की शक्तिशाली ऑनलाइन कॉन्फ्रेंसिंग सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं।

भौतिक कैरियर मेलों के लिए, आप अपनी ओर से मेले में भाग लेने के लिए किसी भी स्थानीय इवेंट मैनेजमेंट एजेंट की भर्ती कर सकते हैं, जबकि आप इवेंट में किसी भी संभावित उम्मीदवार का साक्षात्कार कर सकते हैं।

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रिकॉर्डिंग, स्क्रीन शेयरिंग, व्हाइटबोर्डिंग और लाइव प्रॉक्टरिंग जैसी Google मीट सुविधाएं आपको सही नौकरी आवेदक चुनने में मदद करेंगी।

चूंकि Google मीट असीमित प्रतिभागी सुविधा के साथ आता है, आप या आपका भर्ती प्रबंधक दुनिया भर के विभिन्न कैरियर मेलों में हजारों उम्मीदवारों का साक्षात्कार कर सकते हैं।

3. सहयोग के माध्यम से साक्षात्कार को कारगर बनाना

चूंकि आपकी भर्ती टीम को अलग-अलग नौकरी के पदों को भरने की जरूरत है, इसलिए उन्हें अलग-अलग भूमिकाओं के लिए कई उम्मीदवारों को प्रबंधित करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, प्रक्रिया और अधिक जटिल हो जाती है जब कई साक्षात्कारकर्ताओं को कुछ दिनों में एक उम्मीदवार के साथ बातचीत करने की आवश्यकता होती है।

गूगल कार्यक्षेत्र शीट्स, डॉक्स और कैलेंडर जैसे ऐप्स आपको पूरी प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करके भ्रम से बचने और अव्यवस्था को दूर करने देते हैं। आप उम्मीदवार के नाम, फिर से शुरू, साक्षात्कारकर्ता के नाम के साथ टिप्पणी दस्तावेज़ और कैलेंडर शेड्यूल के साथ शीट्स में एक डेटाबेस बना सकते हैं।

प्रत्येक साक्षात्कारकर्ता साक्षात्कार के दौरान निर्धारित डॉक्टर तक शेड्यूल और छुट्टी नोट्स के अनुसार पहुंचेगा। अब, आपकी भर्ती टीम के पास केवल डेटाबेस की समीक्षा करके उम्मीदवार को अगले स्तर तक ले जाने के लिए आवश्यक सब कुछ है।

4. ऑनलाइन टेस्ट की सत्यनिष्ठा सुनिश्चित करना

आप Google मीट के माध्यम से अपनी ऑनलाइन साक्षात्कार परीक्षा आयोजित करना चुन सकते हैं। इसका स्क्रीन शेयरिंग फीचर आपको संपूर्ण डिवाइस स्क्रीन और उम्मीदवार द्वारा देखी जाने वाली प्रत्येक विंडो को देखने देता है।

इसलिए, यदि आप विशेष प्रॉक्टरिंग ऐप खरीदने की स्थिति में नहीं हैं, तो शक्तिशाली क्विज़ बनाने के लिए Google फ़ॉर्म का उपयोग करें और Google मीट के माध्यम से परीक्षा सत्र को सक्रिय करें।

जब उम्मीदवार प्रश्नोत्तरी का प्रयास करते हैं तो आपको वहां होने की भी आवश्यकता नहीं होती है। Google मीट सत्र को रिकॉर्डिंग मोड पर रखें और जब आप सबमिशन ग्रेडिंग कर रहे हों तो रिकॉर्ड किए गए वीडियो की समीक्षा करें।

5. साक्षात्कारों को व्यावहारिक बनाएं

आप अपने कार्यालय में फिर से उम्मीदवार का आकलन करने की प्रतीक्षा करने के बजाय प्रारंभिक चरण के दौरान सभी आकलन करके सफलतापूर्वक साक्षात्कार आयोजित कर सकते हैं।

यह प्रक्रिया नौकरी की स्थिति के लिए फायदेमंद है जो कोडिंग, सामग्री लेखन, ग्राफिक डिजाइनिंग, वेबसाइट डिजाइनिंग आदि जैसे ऑनलाइन कौशल प्रदर्शनों के साथ आती है।

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वास्तविक समय में समस्या-समाधान कौशल और विचार प्रक्रियाओं की समीक्षा करते हुए आप Google डॉक्स में आसानी से एक कोडिंग चुनौती या लेखन कार्य साझा कर सकते हैं।

आप कौशल के व्यावहारिक प्रदर्शन के दौरान उनके गहन ज्ञान का आकलन करने के लिए प्रश्न भी पूछ सकते हैं। सत्र के दौरान, Google मीट आपको उम्मीदवार की प्रगति की निगरानी करने में मदद करेगा।

6. साक्षात्कारकर्ता की स्थिति को ट्रैक और प्रकाशित करें

साक्षात्कारकर्ता की स्थिति की सटीक ट्रैकिंग के लिए आपको Google पत्रक वास्तव में मददगार लगेगा। उच्च-मात्रा वाले हायरिंग परिदृश्यों में, कई हायरिंग टीमों को एक ही उम्मीदवार का कई बार साक्षात्कार करने की लगातार चुनौती का सामना करना पड़ता है, क्योंकि उनके पास टीम में रीयल-टाइम अपडेट की कमी होती है।

आप एक शक्तिशाली स्प्रैडशीट डेटाबेस बना और डिज़ाइन कर सकते हैं जिसमें उम्मीदवार की स्थिति पर मिनट का विवरण होगा। शीट को संरक्षित दृश्य के साथ साझा करें ताकि संबंधित संसाधन केवल स्थिति देख सकें और डुप्लिकेट साक्षात्कार से बच सकें।

आप उम्मीदवार की स्थिति को प्रकाशित करने के लिए Google साइटों का भी उपयोग कर सकते हैं, ताकि आवेदक अपने नौकरी आवेदन चरण को आसानी से ऑनलाइन देख सकें। इस प्रकार, आप प्रत्येक उम्मीदवार को मैन्युअल रूप से ईमेल करने से बचेंगे।

7. वर्चुअल ऑनबोर्डिंग

नई भर्ती एक महत्वपूर्ण घटना है जो कर्मचारी को आपकी नीतियों और प्रक्रियाओं को सीखने में सक्षम बनाती है। आप दूरस्थ या साइट पर नौकरी की स्थिति के लिए नए किराए पर लिए गए व्यक्तियों को Google साइट के माध्यम से आसानी से शामिल कर सकते हैं।

कर्मचारी ऑनबोर्डिंग के लिए एक नई साइट बनाएं और सभी प्रशिक्षण संसाधनों, कर्मचारी दिशानिर्देशों, भंडारण पहुंच को रणनीतिक रूप से रखें अनुरोध प्रपत्र, परियोजना प्रबंधन/संचार ऐप एक्सेस प्रक्रियाएं, और इसी तरह ताकि नए जुड़ने वाले शुरू हो सकें और तेज।

हितधारकों और नए जॉइनर्स के बीच वर्चुअल मीटिंग स्थापित करने से बचने के लिए आप वेबसाइट पर मुख्य वीडियो भी अपलोड कर सकते हैं।

8. प्रशिक्षण सामग्री का भंडारण और वितरण

आप सामग्री भंडारण और वितरण के प्रशिक्षण के लिए Google ड्राइव का उपयोग शुरू कर सकते हैं। पाठ्यक्रम या शिक्षण सामग्री के अपडेट को मैन्युअल रूप से ट्रैक करने के बजाय, Google को आपके लिए यह कार्य स्वचालित करने दें।

अपने Google ड्राइव खाते पर एक साझा ड्राइव स्थान बनाएं और प्रशिक्षकों को संसाधनों को देखने के लिए और प्रशिक्षुओं को संपादित करने के लिए आमंत्रित करें। जब भी कोई प्रशिक्षक दस्तावेज़, पत्रक या स्लाइड में कोई परिवर्तन करता है, तो Google सभी प्रतिभागियों को एक ईमेल सूचना भेजता है।

आपके प्रशिक्षक नई प्रशिक्षण सामग्री पर रचनात्मक प्रतिक्रिया दे सकते हैं, जबकि प्रशिक्षु हमेशा नवीनतम संसाधनों से सीखते हैं।

9. रिमोट या ऑफिस टीम को प्रशिक्षित करें

आप कार्यालय और दूरस्थ टीम को प्रशिक्षित करने के लिए Google मीट का उपयोग कर सकते हैं। इस प्रकार, आपको दो अलग-अलग प्रशिक्षकों में निवेश करने की आवश्यकता नहीं है क्योंकि एक प्रशिक्षक सभी प्रशिक्षुओं को दूरस्थ बैठकों के माध्यम से प्रबंधित कर सकता है।

प्रशिक्षण सत्रों को सहेजने के लिए Google मीट रिकॉर्डिंग सुविधा का उपयोग करें और घर या कार्यालय में सुविधाजनक सीखने के लिए सभी नए जॉइनर्स के बीच वितरित करें।

लाइव सत्रों के दौरान, अपने बहुभाषी कार्यबल को पूरा करने के लिए अंग्रेज़ी कैप्शन या जर्मन, फ़्रेंच, पुर्तगाली और स्पैनिश में अनुदित कैप्शन का उपयोग करें। फिलहाल यह फीचर सिर्फ गूगल मीट के पेड सब्सक्राइबर्स के लिए उपलब्ध है।

Google मीट की व्हाइटबोर्ड सुविधा कार्यालय व्हाइटबोर्ड का एक आभासी प्रतिस्थापन है। व्हाइटबोर्ड बनाने से खुल जाएगा a दृश्य सहयोग के लिए Jamboard सत्र माइंड मैप, फ्लो चार्ट, वर्कफ्लो आदि के माध्यम से।

एचआर मैनेजमेंट मेड ईज़ी

यदि आप अपने नियमित मानव संसाधन प्रबंधन वर्कफ़्लो में कुछ या सभी उपर्युक्त विधियों को लागू करते हैं, तो आप कार्य गुणवत्ता और मात्रा में एक नाटकीय परिवर्तन का अनुभव करेंगे। सभी Google कार्यस्थान ऐप्स आसानी से एकीकृत हो जाते हैं और वर्तमान डिजिटल कार्यबल के बीच लोकप्रिय हैं।

आप Google जैसे परिचित कार्यस्थान की शुरुआत करके अपनी टीम की कार्य पूर्णता दर को तेज़ कर सकते हैं जो कार्यप्रवाह से सीखने की अवस्था को समाप्त कर देगा। इसके अलावा, काम से संबंधित फाइलों और डेटा तक पहुंचना आसान हो जाता है क्योंकि Google आपके काम को Google क्लाउड पर सहेजता है।

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