प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग सभी टीम के सदस्यों को एक ही पृष्ठ पर लाने और एक समान लक्ष्य की दिशा में काम करने का सही अवसर है। यही कारण है कि उन्हें अच्छी तरह से तैयार और जानबूझकर किया जाना चाहिए, क्योंकि वे आपके क्लाइंट के साथ आपकी चर्चा का अधिक से अधिक लाभ उठाने में आपकी सहायता करेंगे।
इस लेख में, हम आपकी टीम के साथ एक सफल किक-ऑफ मीटिंग करने में आपकी सहायता करने के लिए कुछ टिप्स और टूल साझा करेंगे।
प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग क्या है?
एक प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग वह जगह है जहाँ प्रोजेक्ट मैनेजर टीम के साथ मिलता है, और कभी-कभी, क्लाइंट, प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को प्रस्तुत करने के लिए, यह समझाने के लिए कि उन्हें कैसे पहुँचाया जाएगा, और सभी की भूमिकाओं की समीक्षा करें। यह आमतौर पर एक नई परियोजना की शुरुआत में आयोजित किया जाता है, हालांकि बाद में इस प्रक्रिया में एक होना उचित हो सकता है यदि नई बाधाएं या प्रश्न उत्पन्न होते हैं।
इस प्रकार की बैठक से आपको अपनी नई परियोजना को एक ठोस आधार पर शुरू करने में मदद मिलती है, जो स्पष्ट रूप से यह बताती है कि क्या अपेक्षित है, प्रगति कैसे मापी जाएगी, और आगे क्या नुकसान हो सकते हैं। कुल मिलाकर, यह सभी हितधारकों के साथ एक सुचारू परियोजना सहयोग के लिए पाठ्यक्रम निर्धारित करता है।
प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग होने के लाभ
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग सभी को आपकी परियोजना के दृष्टिकोण और उसमें उनकी भूमिकाओं के साथ जोड़ने का एक अवसर है। एक सफल किक-ऑफ मीटिंग होने के कुछ अन्य उल्लेखनीय लाभ निम्नलिखित हैं:
- प्रोजेक्ट तब अधिक कुशलता से चलते हैं जब टीम के सभी सदस्य अपनी जिम्मेदारियों को समझते हैं।
- किक-ऑफ मीटिंग्स आपको दिखाती हैं कि आपकी टीम यह समझने में कितनी दूर है कि प्रोजेक्ट क्या होगा। इससे आपको रास्ते में आने वाली किसी भी संभावित समस्या की पहचान करने में मदद मिल सकती है।
- किक-ऑफ मीटिंग प्रक्रिया की शुरुआत में सभी को समान स्तर पर लाकर आपके और आपके क्लाइंट के बीच संबंध बनाने में मदद करती है।
- सब कुछ जल्दी से योजनाबद्ध होने से उन परिवर्तनों की संभावना कम हो जाती है जो परियोजना के दौरान बाद में संभावित देरी का कारण बन सकते हैं।
- परियोजना के जीवन चक्र में बहुत आगे जाने से पहले आपके ग्राहक के पास मूल्यवान प्रतिक्रिया और विचार प्रदान करने का अवसर होगा।
- एक सफल प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग से बजट और समय पर रहने की संभावना बढ़ जाती है।
एक सफल प्रोजेक्ट किक-ऑफ़ मीटिंग चलाने के लिए 5 युक्तियाँ
प्रोजेक्ट किक-ऑफ मीटिंग की तैयारी करते समय निम्नलिखित कुछ आवश्यक कदम उठाने होंगे:
1. अपना एजेंडा बनाएं
आपका एजेंडा बैठक को अनुसरण करने के लिए एक स्पष्ट दिशा देता है, और इसलिए बैठक शुरू होने से पहले इसे बनाना और इसे वितरित करना महत्वपूर्ण है। पहले से एजेंडा तैयार करने से आपको फोकस और काम पर बने रहने में मदद मिलेगी।
आप नोट लेने वाले ऐप का इस्तेमाल कर सकते हैं जैसे Evernote एक मीटिंग योजना बनाने के लिए जिसे सभी सदस्य एक्सेस कर सकें। आप स्क्रैच से शुरू कर सकते हैं या इसके किसी एक का उपयोग करके समय बचा सकते हैं मीटिंग टेम्प्लेट.
बैठक की अवधि और अध्यक्ष (परियोजना प्रबंधक) सहित बुनियादी बातों को संभालने के बाद परियोजना के बारे में सभी प्रासंगिक विवरण जोड़ें। यद्यपि ये उस विशिष्ट परियोजना पर निर्भर करेंगे जिस पर आप काम कर रहे हैं, यहाँ कुछ सामान्य विचारों पर विचार किया जा रहा है:
- अभिवादन और परिचय
- किक-ऑफ मीटिंग के दौरान आप क्या हासिल करने की योजना बना रहे हैं, इसकी स्पष्ट व्याख्या
- परियोजना का उद्देश्य
- परियोजना गुंजाइश
- समय और बजट से संबंधित बाधाएं
- वर्तमान ज्ञात जोखिम
- डिलिवरेबल्स की एक सूची
- खुली चर्चा और प्रश्न।
2. सही लोगों को आमंत्रित करें
इस स्तर पर, आप सभी प्रमुख हितधारकों को आमंत्रित करने पर ध्यान केंद्रित करना चाहते हैं। हालाँकि, गेंद को लुढ़कने की आपकी उत्सुकता में, आप उन सभी को आमंत्रित करने के लिए ललचा सकते हैं, जिनके पास परियोजना से दूर से भी कुछ भी है। यह आपकी मीटिंग पर भारी पड़ सकता है, क्योंकि बड़ी भीड़ को प्रबंधित करना अधिक चुनौतीपूर्ण होगा। आपको केवल टीम के सदस्यों को शामिल करना चाहिए जिनकी परियोजना में भूमिका है (और मूल्यवान इनपुट दे सकते हैं)।
आप मीटिंग में उपस्थित लोगों को ईमेल के माध्यम से आमंत्रित कर सकते हैं, या बेहतर अभी तक, a. के माध्यम से आंतरिक संचार उपकरण पसंद ढीला. आप एक चैनल (समूह) बनाने के लिए इस टूल का उपयोग कर सकते हैं जिसका उपयोग आप मीटिंग एजेंडा और अन्य प्रासंगिक दस्तावेज़ साझा करने के लिए करेंगे ताकि मीटिंग से पहले हर कोई उनके माध्यम से जा सके।
3. बैठक को इंटरैक्टिव बनाएं
विचारों या सुझावों को व्यक्त करने के लिए एक खुला मंच प्रदान करके अपनी आरंभिक बैठक को संवादात्मक बनाए रखें। यहां लक्ष्य यह सुनिश्चित करना है कि बैठक के दौरान सभी सक्रिय रूप से भाग लें। आप क्या कर सकते हैं, इसके बारे में यहां कुछ विचार दिए गए हैं:
- समूह मंथन: यह सबसे अच्छा काम करता है यदि टीम के कई सदस्यों के पास विशेषज्ञता का एक समान क्षेत्र हो। द्वारा एक साथ विचार मंथन, आप जल्दी से एक दूसरे के ज्ञान का निर्माण कर सकते हैं और रचनात्मक समाधान विकसित कर सकते हैं जो सफलता का मार्ग प्रशस्त करते हैं।
- बारी-बारी से बैठक की अध्यक्षता करें: हालांकि प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए किक-ऑफ मीटिंग की सुविधा देना आदर्श है, आप लोगों का ध्यान खोने से बचने के लिए चेयरपर्सन को घुमा सकते हैं। यह सभी को बैठक के एजेंडे या प्रस्तुतीकरण के प्रमुख विशिष्ट पहलुओं पर एक मोड़ लेने की अनुमति देता है, जो टीम को परियोजना में अधिक शामिल महसूस करने में भी मदद कर सकता है।
- प्रतिक्रिया के लिए पूछें: जब भी आप कुछ नया प्रस्तुत करते हैं, तो उपस्थित लोगों से पूछें कि क्या उनके पास इसके बारे में कोई प्रश्न हैं ताकि बैठक में सभी को उनकी बात मिल सके। आप अन्य विचारों या चिंताओं को खोजने के लिए इस अवसर का लाभ उठा सकते हैं जो उनके पास हो सकते हैं कि अनिश्चितता समय के साथ नहीं बनती—इसमें शामिल लोगों में निराशा का एक प्राथमिक कारण है परियोजना।
ये संवादात्मक तकनीकें सुनिश्चित करेंगी कि आपके सभी हितधारक किक-ऑफ मीटिंग में सक्रिय रूप से शामिल हों।
4. भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को स्पष्ट करें
यह मानते हुए कि हर कोई पूरी परियोजना को समझता है और वे इसमें कैसे फिट होते हैं, अगला कदम उनकी भूमिकाओं और जिम्मेदारियों को परिभाषित करना होगा। इस अवसर का उपयोग पिछली चर्चाओं को दोहराने के लिए करें कि हर कोई एक दूसरे से क्या अपेक्षा करता है। आप एक ऑनलाइन टूल का उपयोग कर सकते हैं जैसे आसन: चेकलिस्ट बनाने के लिए ताकि हर कोई देख सके कि वे किन कार्यों के लिए जिम्मेदार हैं।
आप कार्रवाई आइटम निर्दिष्ट करके शुरू कर सकते हैं जिन्हें एक सहमत समय सीमा के साथ पूरा करने की आवश्यकता है, फिर उन्हें टीम के सदस्यों के बीच वितरित करें। इन गतिविधियों को प्राथमिकता के क्रम में व्यवस्थित करें, सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को पहले सूचीबद्ध करें। इस तरह, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि लोगों को बहुत अधिक खींचे बिना समय सीमा पूरी हो जाए।
5. अपने आंतरिक विकी में मीटिंग सारांश जोड़ें
एक बार मीटिंग हो जाने के बाद, भविष्य के संदर्भ को आसान बनाने के लिए अपने नोट्स को एक सुव्यवस्थित दस्तावेज़ में बदल दें। आप अपने का उपयोग कर सकते हैं आंतरिक विकी एक ऑनलाइन भंडार के रूप में जिसे परियोजना में हर कोई आसानी से एक्सेस कर सकता है।
इस तरह, जब भी किक-ऑफ सत्र के दौरान कवर की गई किसी चीज़ के बारे में कोई प्रश्न हों, तो आप हमेशा मीटिंग नोट्स का संदर्भ दे सकते हैं। जैसे-जैसे आप प्रोजेक्ट के जीवन चक्र में आगे बढ़ते हैं, आप अपडेट जोड़ने के लिए अपने विकी का उपयोग कर सकते हैं।
किक-ऑफ मीटिंग के साथ संपूर्ण प्रोजेक्ट के लिए सही टोन सेट करें
किक-ऑफ मीटिंग किसी भी प्रोजेक्ट में एक महत्वपूर्ण कदम है, क्योंकि यह पूरे प्रोजेक्ट जीवनचक्र के लिए टोन सेट करता है और एक ही दिशा में शामिल सभी लोगों का मार्गदर्शन करता है।
आप अपने सभी हितधारकों को एक ही पृष्ठ पर लाने के लिए उपरोक्त युक्तियों और उपकरणों का लाभ उठा सकते हैं और एक उत्पादक कार्यप्रवाह का मार्ग प्रशस्त कर सकते हैं।
यदि आप जानना चाहते हैं कि एक सफल टीम मीटिंग कैसे आयोजित की जाए, तो इन 6 आवश्यक युक्तियों को देखें जिनका आपको पालन करना चाहिए।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- बैठक
- परियोजना प्रबंधन
- सहयोग उपकरण
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