वर्चुअल वर्क एफिशिएंसी में सुधार के लिए टेक्स्ट-ओनली कम्युनिकेशन का उपयोग कैसे करें

आभासी टीमों को अपने कार्यालय के समकक्षों की तरह आमने-सामने बातचीत करने की स्वतंत्रता नहीं है। वे अपने दूरस्थ स्थानों से एक दूसरे के साथ संवाद करने के लिए विभिन्न उपकरणों पर भरोसा करते हैं।

स्थानों और समय क्षेत्रों में अंतर के कारण, फ़ोन कॉल हमेशा सर्वश्रेष्ठ नहीं होते हैं। संदेश भेजना एक बेहतर विकल्प है, क्योंकि टीम के सदस्य एक दूसरे को बिना किसी परेशानी के किसी भी समय संदेश भेज सकते हैं। लेकिन केवल-पाठ संचार भी सही नहीं है। यदि कुछ कारकों को ध्यान में नहीं रखा जाता है तो यह निशान चूक जाता है।

इस लेख में, हम चर्चा करते हैं कि कैसे वर्चुअल टीमें केवल-पाठ संचार का अधिक प्रभावी ढंग से उपयोग कर सकती हैं।

टेक्स्टिंग कैसे संचार कौशल में सुधार करता है

टेक्सटिंग संचार तालिका में एक अलग एहसास लाता है। टेक्स्ट-आधारित संचार संचार को बेहतर बनाने के दो प्रमुख तरीके हैं। आइए उन पर एक नजर डालते हैं।

टेक्स्ट-आधारित संचार संचार को बेहतर बनाने के दो प्रमुख तरीके हैं।

1. पढ़ने और लिखने के कौशल को बढ़ाएं

शॉर्टहैंड और इमोजी का उपयोग टेक्स्टिंग में चलन है, खासकर अनौपचारिक चैट के लिए। टेक्स्टिंग का यह तरीका आपको उचित अंग्रेजी के उपयोग से दूर करता है।

अपने बॉस, सहकर्मी, या व्यावसायिक सहयोगी के साथ संवाद करते समय, आप उनके साथ वैसा संवाद नहीं करते जैसा आप अपने दोस्तों या अन्य महत्वपूर्ण लोगों के साथ करते हैं। आपको उचित अंग्रेजी में लिखना होगा, जिसके लिए पूर्ण पुनर्पाठन और पुनर्गठन की आवश्यकता होती है। यह संचार में अधिक औपचारिक स्वर बनाए रखने में भी मदद करता है।

2. स्पष्ट संचार को प्रोत्साहित करें

टेक्स्ट-ओनली संचार स्पष्ट संचार कौशल भी बनाता है। पाठ के माध्यम से संचार करते समय, आपको अपने संचार के साथ बिंदु पर बने रहने के लिए मजबूर किया जाता है। चूंकि आपका इरादा व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए है, इसलिए अत्यधिक शब्दों या वाक्यों के लिए कोई जगह नहीं है।

वर्चुअल वर्क के लिए टेक्स्ट-ओनली कम्युनिकेशन का उपयोग करने के लिए 7 टिप्स

टेक्स्टिंग दूरस्थ कार्य का एक महत्वपूर्ण हिस्सा होने के साथ, यह समझना महत्वपूर्ण है कि इसे और अधिक प्रभावी कैसे बनाया जाए। यदि गलत तरीके से किया जाता है, तो आपकी टीम को संचार में चूक का सामना करना पड़ता है जो आपके वर्कफ़्लो को बाधित करता है। अपने संदेशों को सरल और व्यापक बनाने में आपकी सहायता करने के लिए यहां कुछ युक्तियां दी गई हैं।

1. आशुलिपि के प्रयोग से बचें

आप अपने व्यावसायिक सहयोगियों या सहकर्मियों के कितने भी करीब क्यों न हों, उनके साथ संचार अनौपचारिक नहीं होना चाहिए। अपने संदेशों में अनावश्यक संक्षिप्ताक्षरों या आशुलिपि का उपयोग करना एक गैर-पेशेवर दृष्टिकोण को चित्रित करता है।

आपको अपने संदेशों के साथ अत्यधिक कठोर होने की ज़रूरत नहीं है, लेकिन काम से संबंधित बातचीत में "आप" के बजाय "यू" जैसे संक्षेपों का उपयोग करना अनैतिक है। एकीकृत और संरचित टेक्स्ट-आधारित संदेशों की अपेक्षा करने वाले अधिकांश लोगों के लिए यह एक प्रमुख टर्नऑफ़ हो सकता है।

2. कैप्स का उचित उपयोग करें

बड़े अक्षर लिखित रूप में कुछ उद्देश्यों के लिए उपयुक्त होते हैं। एक वाक्य में बड़े अक्षरों का प्रयोग करना इनमें से एक है टेक्स्टिंग में आपको होने वाले नुकसान से बचना चाहिए. चूंकि हम लोअरकेस टेक्स्ट पढ़ने के आदी हैं, इसलिए सभी कैप्स टेक्स्ट को पढ़ना आसान नहीं है।

एक बड़े अक्षर वाला टेक्स्ट भी आपके संदेश को एक उग्र स्वर देता है। ऐसा लगता है कि आप नाराज़ हैं या रिसीवर पर चिल्ला रहे हैं। यदि आप सोशल मीडिया पर पोस्ट करना चाहते हैं, तो अपने टेक्स्ट को सभी बड़े अक्षरों में लिखने से आप ध्यान आकर्षित करने वाले लगते हैं।

3. अच्छा समय बनाओ

केवल-पाठ संचार आपको अपने सुविधाजनक समय पर किसी संदेश का उत्तर देने का विशेषाधिकार देता है। हालाँकि, यह आपके रिसीवर की कीमत पर नहीं होना चाहिए।

उदाहरण के लिए, रात के मध्य में या सुबह के शुरुआती समय में एक पाठ संदेश भेजना अनुचित है जब तक कि वे आपको विशेष रूप से यह नहीं बताते कि यह कोई समस्या नहीं है। आपको उस तरह के संदेश के त्वरित उत्तर की अपेक्षा नहीं करनी चाहिए। व्यावसायिक घंटों के दौरान काम से संबंधित सभी संदेश भेजना सबसे अच्छा है।

4. लंबे वाक्यों से बचें

सबसे अच्छी तरह से लिखा गया व्याकरण उबाऊ हो जाता है यदि यह पैराग्राफ को तोड़े बिना बहुत लंबा हो। लोगों का ध्यान एक सुनहरी मछली की तुलना में कम हो सकता है। एक बड़ा टेक्स्ट संदेश उन्हें पढ़ने के बजाय सामग्री के माध्यम से स्किम कर सकता है।

स्किमिंग से संदेश में महत्वपूर्ण विवरण छूट सकते हैं, प्रेषक के रूप में आपका इरादा बदल सकता है।

5. आवश्यक होने पर ही इमोजी का प्रयोग करें

इमोजी खराब नहीं हैं। वास्तव में, उनके पास है जिस तरह से हम सकारात्मक संवाद करते हैं उसे प्रभावित किया. इमोजी आपको कुछ भावनाओं को ठीक से व्यक्त करने में मदद करते हैं।

काम से संबंधित टेक्स्ट भेजते समय, आपको अपने टेक्स्ट में इमोजी के इस्तेमाल को पूरी तरह से खत्म करने की ज़रूरत नहीं है। इसके बजाय, आपको पता होना चाहिए कि उनका उपयोग करना कब उपयुक्त है, ताकि आप गलत प्रभाव न डालें। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि उनका उपयोग कब करना है, तो उन्हें छोड़ दें।

6. धारणा मत बनाओ

टेक्स्टिंग में, यह मानने की प्रवृत्ति होती है कि रिसीवर कब और कैसे आपके संदेश का जवाब देगा। ऐसा करने से आपका मूड नकारात्मक रूप से प्रभावित हो सकता है क्योंकि उनकी प्रतिक्रिया पूरी तरह से अलग हो सकती है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि आपका रिसीवर जवाब देने में कितनी देर करता है, कभी भी यह न मानें कि वे क्या सोच रहे हैं। उनके सुनने तक प्रतीक्षा करें। अत्यावश्यक होने पर आप रिमाइंडर भेज सकते हैं।

7. अपने संदेश को प्रूफरीड करें

अपने संदेश को प्रूफरीड किए बिना "भेजें" को दबाने की जल्दबाजी न करें। अपने लेखन में छोटी-छोटी त्रुटियों को नोटिस नहीं करना बहुत आसान है, इसलिए वर्तनी और व्याकरण की गलतियों को पकड़ने और सुधारने के लिए अपना समय लें।

खराब तरीके से लिखे गए एसएमएस, चैट या ई-मेल के कारण होने वाली समस्याओं को पहली बार ठीक करने की तुलना में इसे हल करने में अधिक समय लगता है। अपने संदेशों को मैन्युअल रूप से प्रूफरीडिंग से थक गए हैं? व्याकरण इस संबंध में बहुत मददगार है।

3 सर्वश्रेष्ठ टेक्स्ट-ओनली संचार उपकरण जिनका आप उपयोग कर सकते हैं

दूरस्थ कार्य की बढ़ती लोकप्रियता ने हाल के वर्षों में कई वर्कफ़्लो टूल की शुरुआत देखी है। इनमें से कुछ टूल वर्चुअल टीमों को केवल टेक्स्ट संचार के साथ अपनी नौकरी में कामयाब होने का मौका देने का एक बड़ा काम करते हैं। आइए उनमें से कुछ पर एक नजर डालते हैं।

मुख्य रूप से व्यवसायों के लिए एक मैसेजिंग ऐप, स्लैक टीम के सदस्यों को काम के उद्देश्यों के लिए एक छत के नीचे एकजुट होने की अनुमति देता है। यह दो सदस्यों के बीच आमने-सामने संचार के साथ-साथ तीन या अधिक सदस्यों के साथ समूह संचार का अवसर प्रदान करता है।

यदि आप कुछ चुनिंदा परियोजनाओं पर काम कर रहे हैं, तो आप उन लोगों के भीतर संचार को एक समर्पित स्थान में सीमित कर सकते हैं जिसे चैनल कहा जाता है। कमरे के सदस्य टीम के अन्य सदस्यों के संदेशों तक पहुँचने की चिंता किए बिना स्वतंत्र रूप से संवाद कर सकते हैं।

Microsoft Teams व्यावसायिक संचार के लिए चैट-आधारित वर्कफ़्लो टूल है। आभासी टीमों के लिए उपयुक्त, यह टीम के सदस्यों को कार्य फ़ाइलों और दस्तावेजों को साझा करने के अवसर के साथ कार्यों पर सहयोग करने की अनुमति देता है।

आभासी टीमों की विभिन्न संचार आवश्यकताओं की पूर्ति करते हुए, टीम के सदस्य एक-दूसरे से व्यक्तिगत रूप से चैट कर सकते हैं और परियोजनाओं पर सहयोग करते समय एक समूह में भी चैट कर सकते हैं। परियोजनाओं में उनकी भागीदारी के आधार पर टीम के सदस्यों को विभिन्न स्तरों तक पहुंच प्रदान की जा सकती है।

बेसकैंप एक ऑनलाइन संचार और कार्यप्रवाह उपकरण है। आभासी टीमों के लिए एक अच्छा विकल्प, यह केवल पाठ संचार का उपयोग करके टीम सहयोग की अनुमति देता है।

आप विशिष्ट श्रमिकों को कार्य सौंप सकते हैं और उनके साथ व्यक्तिगत रूप से संवाद कर सकते हैं। उसी तरह, टीम के सदस्य कार्यों में सहयोग कर सकते हैं और क्या हो रहा है, इसके बारे में सभी के साथ खुले तौर पर संवाद कर सकते हैं। यह कार्य अनुस्मारक भी प्रदान करता है जो टीम के साथियों को समय सीमा को पूरा करने के लिए प्रेरित करता है।

केवल टेक्स्ट संचार के साथ महत्वपूर्ण जानकारी पर ध्यान दें

काम से संबंधित कई फोन कॉल्स का जवाब देने से आपका समय आपकी सोच से ज्यादा लगता है। आप संदेश के पारित होने के लंबे समय बाद अनुत्पादक चीजों के बारे में बात करते हैं।

केवल-पाठ संचार के साथ, आप केवल वही महत्वपूर्ण विवरण लिखते हैं जिनकी आवश्यकता होती है। प्रत्येक व्यक्ति को वह जानकारी प्राप्त होती है जिसकी उन्हें कार्य पर कुशल होने के लिए आवश्यकता होती है। गलत संचार के लिए बहुत कम या कोई जगह नहीं है, क्योंकि शब्दों को सभी के देखने के लिए स्पष्ट रूप से लिखा गया है।

वर्चुअल वर्कप्लेस में टेक्स्ट-ओनली कम्युनिकेशन का उपयोग करने के फायदे और नुकसान

क्या केवल-पाठ संचार उपकरण आपके कार्यस्थल के लिए सही समाधान हैं? यहाँ कुछ पेशेवरों और विपक्षों पर विचार किया गया है।

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