Google पत्रक आपके सहकर्मियों के साथ सहयोग करने का एक शक्तिशाली उपकरण है। लेकिन क्या होगा यदि आपको अन्य उपयोगकर्ताओं को एक्सेस देते समय संवेदनशील जानकारी को Google शीट फ़ाइल में छिपाने की आवश्यकता है?
सौभाग्य से, Google पत्रक में मजबूत साझाकरण और गोपनीयता विशेषताएं हैं, जिससे आप अन्य जानकारी की गोपनीयता से समझौता किए बिना अपनी फ़ाइल में विशिष्ट पत्रक साझा कर सकते हैं।
यहां बताया गया है कि आप ऐसा कैसे कर सकते हैं।
अपनी Google पत्रक फ़ाइल कैसे साझा करें
यदि आप एकाधिक उपयोगकर्ताओं के साथ काम करने की योजना बना रहे हैं, तो आपको सबसे पहले अपनी Google शीट फ़ाइल साझा करने की मूल बातें जाननी चाहिए। इसे सुरक्षित रूप से साझा करने के लिए, आपको पहले फ़ाइल को सहेजना होगा। जब आप ऐसा कर लें, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- पर क्लिक करें शेयर आइकन स्क्रीन के ऊपरी दाएं कोने में।
- ए लोगों और समूहों के साथ साझा करें विंडो दिखाई देगी। वहाँ से, में लोगों और समूहों को जोड़ें फ़ील्ड में, उन लोगों का ईमेल पता टाइप करें जिनके साथ आप फ़ाइल साझा करना चाहते हैं।
- उनके ईमेल पते दर्ज करने के बाद, a ड्रॉप डाउन ईमेल फ़ील्ड के ठीक बगल में मेनू दिखाई देगा। चुनना संपादक ताकि जिन लोगों के साथ आपने फ़ाइल साझा की है, वे इसे संपादित कर सकें।
- अतिरिक्त सुरक्षा के लिए, पर क्लिक करें सेटिंग आइकन शेयर विंडो के ऊपरी दाएं कोने में।
- अंतर्गत लोगों के साथ साझा करें सेटिंग, अनचेक करना सुनिश्चित करें संपादक अनुमतियाँ बदल सकते हैं और साझा कर सकते हैं, तथा दर्शक और टिप्पणीकार डाउनलोड, प्रिंट और कॉपी करने का विकल्प देख सकते हैं.
- एक बार हो जाने के बाद, पर क्लिक करें बैक एरो आइकन लोगों और समूहों के साथ साझा करें विंडो पर लौटने के लिए।
- ईमेल पता फ़ील्ड के अंतर्गत, पर क्लिक करें लोगों को सूचित करें यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे फ़ाइल के बारे में अपने इनबॉक्स में एक सूचना प्राप्त करें। आप उनके लिए नोट्स या निर्देश भी इसमें जोड़ सकते हैं संदेश खेत।
- सभी सेटिंग्स से संतुष्ट होने के बाद, पर क्लिक करें भेजना.
यह उपयोगकर्ताओं को Google पत्रक फ़ाइल को देखने और संपादित करने की अनुमति देगा। हालाँकि, यदि आपने अभी भी अपनी फ़ाइल तैयार करना समाप्त नहीं किया है, तो आपको ऐसा नहीं करना चाहिए।
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अलग-अलग शीट के लिए संपादकों को असाइन करना
एक बार जब आप अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के लिए अलग-अलग शीट तैयार कर लेते हैं, तो अब आप उन्हें एक निर्दिष्ट उपयोगकर्ता के लिए लॉक कर सकते हैं। इस तरह, आपको उन उपयोगकर्ताओं के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है जो अन्य लोगों के लिए डेटा इनपुट करने में गड़बड़ी कर रहे हैं। प्रति पत्रक अद्वितीय संपादकों को असाइन करने के चरण हैं।
- दाएँ क्लिक करें उस टैब पर जिसे आप किसी विशिष्ट व्यक्ति के साथ साझा करना चाहते हैं।
- पर क्लिक करें शीट को सुरक्षित रखें.
- एक साइड विंडो जिसे. कहा जाता है संरक्षित चादरें और श्रेणियां खुलेगा।
- आप वैकल्पिक में शीट के बारे में अपने नोट्स जोड़ सकते हैं विवरण दर्ज करें खेत।
- के नीचे चादर टैब, सुनिश्चित करें कि ड्रॉपडाउन मेनू में सही शीट का चयन किया गया है।
- वहां से, पर क्लिक करें अनुमतियां सेट करें.
- रेंज संपादन अनुमतियां दिखाई देगा। विंडो के शीर्ष भाग पर, पर क्लिक करें प्रतिबंधित करें कि इस श्रेणी को कौन संपादित कर सकता है रेडियो बटन। पर ड्रॉप डाउन मेनू उस विकल्प के तहत, चुनें रीति.
- यदि आपने पहले फ़ाइल को अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा किया है, तो आप उन उपयोगकर्ताओं को अनचेक कर सकते हैं जिनके साथ आप शीट साझा नहीं करना चाहते हैं। अन्यथा, आप इसमें नए संपादक जोड़ सकते हैं ईमेल क्षेत्र खिड़की के नीचे के पास।
- आपके द्वारा आवश्यक सभी संपादकों को जोड़ने के बाद, पर क्लिक करें किया हुआ.
- एक बार जब Google ने आपकी साझाकरण प्राथमिकताओं को सहेज लिया है, और आपने एक नया संपादक असाइन कर दिया है, तो "किसी को फ़ाइल तक पहुंच की आवश्यकता है"विंडो दिखाई देगी।
- चुनें X व्यक्ति के साथ साझा करें: संपादित करें रेडियो बटन, फिर क्लिक करें साझा करना।
इस प्रक्रिया को पूरा करने के बाद, अब आपने विशिष्ट शीट किसी और के साथ साझा की है।
अब जबकि आपने कुछ शीट विशिष्ट लोगों के साथ साझा की हैं, तो हो सकता है कि आप अन्य शीट्स को अन्य सभी से छिपाना चाहें। इन शीट में सूत्र, नोट्स या अन्य चीजें हो सकती हैं जिन्हें आप नहीं देखना चाहते। सौभाग्य से, आप इसे नीचे दिए गए निर्देशों के साथ आसानी से कर सकते हैं।
- दाएँ क्लिक करें वह टैब जिसे आप छिपाना चाहते हैं।
- चुनना शीट को सुरक्षित रखें.
- में चादरें और श्रेणियां सुरक्षित रखें साइड विंडो, सुनिश्चित करें कि उचित शीट का चयन किया गया है।
- पर क्लिक करें अनुमतियां सेट करें.
- में रेंज संपादन अनुमतियां विंडो, पर क्लिक करें प्रतिबंधित करें कि इस श्रेणी को कौन संपादित कर सकता है रेडियो बटन। फिर, ड्रॉपडाउन मेनू में, चुनें केवल आप.
- पर क्लिक करें किया हुआ.
- जब आप अपनी Google शीट फ़ाइल में वापस आ जाएं, तो उस टैब पर फिर से राइट-क्लिक करें जिसे आप छिपाना चाहते हैं।
- इस बार, क्लिक करें शीट छुपाएं.
- आप जिस शीट को छिपाना चाहते हैं वह दृश्य से गायब हो जाएगी।
- यदि आप शीट को फिर से देखना चाहते हैं, तो पर क्लिक करें हैमबर्गर मेनू आइकन (ठीक बगल में प्लस आइकन शीट टैब बार पर)। आपको सभी छिपी हुई चादरों को धूसर देखना चाहिए।
- क्लिक छिपी हुई शीट पर जिसे आप देखना चाहते हैं।
- छिपी हुई शीट शीट टैब बार में अपनी पूर्व स्थिति में फिर से दिखाई देगी। हालांकि इसे दूसरे यूजर्स भी देख सकते हैं।
- इसे फिर से छिपाने के लिए, ऊपर दिए गए चरणों को दोहराएं।
इसके साथ, अब आप एक अलग Google शीट फ़ाइल बनाने की आवश्यकता के बिना उन शीट को छिपा सकते हैं जिन्हें आप साझा नहीं करना चाहते हैं।
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शीट सुरक्षा हटाना
कभी-कभी, आप शीट की सुरक्षा को हटाना चाह सकते हैं ताकि अन्य सभी उपयोगकर्ता इसे देख सकें। यदि ऐसा है, तो आपको इन चरणों का पालन करना होगा:
- में मेनू पट्टी, पर क्लिक करें आंकड़े> चादरें और श्रेणियां सुरक्षित रखें.
- में संरक्षित चादरें और श्रेणियां साइड विंडो, आपको अपने पास सुरक्षित वस्तुओं की एक सूची देखनी चाहिए।
- क्लिक उस शीट के नाम पर जिसे आप अनलॉक करना चाहते हैं।
- संरक्षित शीट गुणों पर क्लिक करने के बाद, चुनें ट्रैश आइकन के पास विवरण क्षेत्र.
- एक खिड़की पूछेगी, क्या आप वाकई इस संरक्षित श्रेणी को हटाना चाहते हैं? चुनना हटाना.
- Google पत्रक आपको मुख्य स्प्रैडशीट विंडो पर लौटा देगा, और पूर्व में संरक्षित पत्रक अब सभी साझा उपयोगकर्ताओं के लिए पहुंच योग्य है।
केवल वही साझा करना जो आवश्यक है
ये शीट सुरक्षा सुविधाएँ सुनिश्चित करती हैं कि आप अपने डेटा की अखंडता को बनाए रख सकते हैं। इस तरह, आप सुनिश्चित हैं कि केवल निर्दिष्ट उपयोगकर्ता ही आपके लिए आवश्यक शीट तक पहुंच सकते हैं।
यह आपकी फाइलों को साफ करने का भी एक अच्छा उपाय है। ऐसा इसलिए है क्योंकि आपको अलग-अलग उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने के लिए अलग-अलग फ़ाइलें बनाने की आवश्यकता नहीं है, और आप प्रत्येक शीट के परिणामों को आसानी से मुख्य शीट से लिंक कर सकते हैं जिसे आप अन्य उपयोगकर्ताओं से छिपा सकते हैं।
आप Google पत्रक की इन सुविधाओं के साथ अपने डेटा की सुरक्षा कर सकते हैं, बिना एक प्रतिशत भुगतान किए।
पता लगाएं कि आप Google पत्रक को अगले स्तर पर कैसे ले जा सकते हैं और अपने पेशेवर या व्यक्तिगत जीवन में सुविधा जोड़ सकते हैं।
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जोवी एक लेखक, करियर कोच और पायलट हैं। जब वह 5 साल के थे, तब से उनके पिता ने एक डेस्कटॉप कंप्यूटर खरीदा था, तब से उन्हें किसी भी पीसी के लिए प्यार हो गया था। तब से, वह अपने जीवन के हर पहलू में प्रौद्योगिकी का उपयोग और अधिकतम करता रहा है।
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