बहुत अधिक स्प्रेडशीट? इन युक्तियों के साथ संगठित हों

स्प्रेडशीट एक शानदार उपकरण है जो आपको डेटा को व्यवस्थित करने और कार्यस्थल में सूचनाओं के विभिन्न रूपों को ट्रैक करने में मदद करता है, विशेष रूप से फ़ार्मुलों और रिपोर्टिंग के उपयोग के साथ। हालांकि, स्प्रैडशीट्स का अत्यधिक उपयोग अक्षम हो सकता है, और आपकी उत्पादकता को नुकसान पहुंचा सकता है।

वे कुछ चीजों के लिए अच्छे हैं, लेकिन जरूरी नहीं कि वे दूसरों के लिए हों। चाहे आपने अपनी नौकरी से स्प्रैडशीट्स के पहाड़ लगाए हों, या आप सिर्फ एक अच्छी डेटा शीट से प्यार करते हों, यह समय उन्हें प्रबंधित करने के तरीकों को देखने का हो सकता है।

1. स्प्रेडशीट के अति प्रयोग को स्वीकार करें

आप या तो यहां हैं क्योंकि आप हर चीज के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करने के अपने कार्यस्थल के आग्रह से थक चुके हैं, या आप डेटा के साथ काम करने का आनंद लेते हैं, और आप सोच रहे हैं कि क्या यह आप पर लागू होता है। वास्तव में, यह प्रतिबिंबित करना अच्छा अभ्यास है कि आप Microsoft Excel और Google पत्रक जैसे सॉफ़्टवेयर का उपयोग कैसे कर रहे हैं, ताकि आप अपने काम का अधिकतम लाभ उठा सकें।

यह गणना करना उपयोगी है कि आप दैनिक या साप्ताहिक आधार पर कितनी स्प्रैडशीट का उपयोग करते हैं। यदि यह संख्या छह से अधिक है, तो आप इसे एक संकेत के रूप में ले सकते हैं कि आप एक नुकसान में काम कर रहे हैं, और समस्याएँ पैदा कर सकते हैं, जैसे:

• समय प्रबंधन में कठिनाई।
• प्रक्रियाओं के साथ अक्षमता।
• सूचना का खराब संगठन।
• कंपनी-व्यापी संचार बाधाएं।

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आपके काम को सूचित करने के लिए स्प्रैडशीट्स का किस हद तक उपयोग किया जाता है, इसकी पहचान करने से काम करने के नए, अधिक उत्पादक तरीकों के विकल्प खुल सकते हैं। आइए कुछ तरीकों पर गौर करें जिससे आप इस अति प्रयोग को प्रबंधित कर सकते हैं, और लंबी अवधि में बेहतर परिणाम प्राप्त कर सकते हैं।

2. स्प्रैडशीट्स को मर्ज और पुन: डिज़ाइन करके डेटा को सुव्यवस्थित करें

अक्सर, बहुत अधिक स्प्रैडशीट होने का कारण यह है कि उनका सहज रूप से उपयोग नहीं किया जा रहा है। आपको पता चल जाएगा कि ऐसा हो रहा है यदि आपको एक ही कार्य के लिए दो अलग-अलग शीट का उपयोग करना पड़ रहा है; उदाहरण के लिए, आपके पास वार्षिक अवकाश के लिए एक और शिफ्ट कवर के लिए एक है।

इस विशेष उदाहरण में, आप उन्हें आसानी से एक, सर्वव्यापी वर्कशीट में जोड़ सकते हैं। आप उन्हें अलग-अलग टैब में विभाजित करके ऐसा कर सकते हैं।

वैकल्पिक रूप से, आप दोनों को एक शीट पर टेबल के रूप में शामिल कर सकते हैं, और वार्षिक अवकाश एक से डेटा के साथ शिफ्ट गैप्स टेबल को स्वचालित रूप से अपडेट करने के लिए इन चरणों का पालन करें:

1. अपनी दूसरी तालिका में, जहां आप शिफ्ट अंतराल रिकॉर्ड करेंगे, सूत्र टाइप करें =IF (सेल चुनें, "गैप", "पूर्ण")
2. जहां उपरोक्त सूत्र बताता है सेल का चयन करें, सेल नंबर टाइप करें जिसमें वार्षिक अवकाश तिथियां हों, उदाहरण के लिए, B2।
3. जब आप चयनित सेल में एक तिथि दर्ज करते हैं, तो यह "GAP" शब्द को ऑटोपॉप्युलेट कर देगा जहां आप सूत्र टाइप करते हैं।
4. यदि कोई तिथि नहीं है, तो यह "पूर्ण" शब्द को स्वतः भर देगा जहां आप सूत्र टाइप करते हैं।

इस सूत्र का उपयोग किसी भी चीज़ के लिए किया जा सकता है, सेल मान की परवाह किए बिना, और तालिकाओं के बीच जानकारी के समान टुकड़ों को प्रबंधित करने का एक सहायक तरीका हो सकता है।

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शीट और डेटा के टुकड़ों को एक जगह मिलाने से विशिष्ट कार्यों के लिए आवश्यक फाइलों की संख्या कम हो जाती है, और आप अपने काम को अधिक प्रभावी ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं। कार्य को स्पष्ट और अनुसरण में आसान रखने के लिए, यह देखने के लिए कि क्या उनमें से किसी को जोड़ा जा सकता है, अपनी स्प्रैडशीट की सूची देखें.

कभी-कभी, स्प्रैडशीट को एक साथ मर्ज करना संभव नहीं होता है, क्योंकि डेटा का सीधा संबंध नहीं होता है। हालांकि, अधिक जटिल प्रक्रियाओं के लिए आपको अभी भी कई शीट तक पहुंच की आवश्यकता हो सकती है, जिसमें एक से अधिक कार्य शामिल हैं।

इन मामलों में, आपको अपनी वर्कशीट में हाइपरलिंक जोड़ने के लायक हो सकता है ताकि आप किसी अन्य के लिए त्वरित पहुंच प्रदान कर सकें। यह पूरी प्रक्रिया के उपयोगी अनुस्मारक के रूप में भी कार्य करता है। उदाहरण के लिए, यदि आप क्लाइंट पर डेटा इनपुट कर रहे हैं, तो आप क्लाइंट फीडबैक शीट में हाइपरलिंक शामिल कर सकते हैं।

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इसे एक्सेल और गूगल शीट्स में एक साथ दबाकर आसानी से किया जा सकता है सीटीआरएल + के अपने कीबोर्ड पर। यह एक लाएगा हाइपरलिंक खिड़की, जहाँ आप कर सकते हैं खोज फ़ाइल के लिए, और नाम वह टेक्स्ट जिसे आप सेल में दिखाना चाहते हैं।

आप एक टैब भी बना सकते हैं जिसमें आपकी सभी अन्य स्प्रैडशीट्स के हाइपरलिंक्स शामिल हों, जिसमें यह जानकारी हो कि उनका उपयोग कब करना है। यह एक अच्छा विचार है यदि आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप और आपके सहयोगी एक ही पृष्ठ पर हैं, और पुरानी फाइलों के बजाय एक ही फाइल से काम कर रहे हैं।

4. वैकल्पिक सॉफ्टवेयर पर विचार करें

स्प्रैडशीट केवल इतना ही कर सकते हैं, और यदि आप अति प्रयोग से पीड़ित हैं, तो यह सिर्फ इसलिए हो सकता है क्योंकि आपको कार्यभार को संभालने के लिए एक समर्पित सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यदि एचआर सिस्टम में आपके लिए इसे ट्रैक किया जाता है, तो क्या आपको वास्तव में वार्षिक अवकाश स्प्रेडशीट की आवश्यकता है?

अक्सर, जैसे-जैसे व्यवसाय का विस्तार होता है, यह स्प्रैडशीट्स को बढ़ा देता है और सूचनाओं की भीड़ को प्रबंधित करने के लिए सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होने लगती है। आसन: परियोजना प्रबंधन के लिए एक शानदार अनुप्रयोग है, और बहुत सारे हैं परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर विकल्प जो आपके लिए मैन्युअल वर्कफ़्लो को संभाल सकता है।

कंपनी की लगातार बढ़ती मांगों को पूरा करने के लिए संघर्ष करने के बजाय, सूचनाओं को संग्रहीत और प्रबंधित करने के अन्य तरीकों पर गौर करें। यह आपका और आपके सहयोगियों का समय बचाएगा, और बहुत सारे कार्यों को स्वचालित करेगा जिनके लिए आमतौर पर अतिरिक्त निरीक्षण की आवश्यकता होगी।

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5. अपनी प्रक्रियाओं की समीक्षा करें और दोहराव को दूर करें

स्प्रैडशीट्स का अत्यधिक उपयोग व्यवस्थित करने के प्रयास के परिणामस्वरूप हो सकता है, लेकिन यह कभी-कभी बहुत दूर तक जा सकता है। इन परिदृश्यों में, आप वास्तव में खुद को या अपने सहयोगियों को सूक्ष्म प्रबंधन कर सकते हैं, जब वास्तव में, महत्वपूर्ण कार्यों से समय लगता है।

सुचारू रूप से चलने के लिए काम पर जानकारी का ट्रैक रखना आवश्यक है, लेकिन कभी-कभी, आप बहुत सी अनावश्यक चीजों को ट्रैक करने का प्रयास कर सकते हैं। अपनी वर्तमान प्रक्रियाओं पर विचार करें और विचार करें कि क्या आपको वास्तव में उनके लिए एक स्प्रेडशीट की आवश्यकता है।

इसी तरह, पहले से कहीं और संग्रहीत डेटा को रिकॉर्ड करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग करने से काम का अनावश्यक दोहराव होता है, और यह अत्यधिक अक्षम है। उन संगत स्प्रैडशीट्स को दूर रखें और स्रोत से काम करें।

स्प्रेडशीट आपके खिलाफ काम कर सकती हैं

उपरोक्त युक्तियों के साथ, आपके पास अपना स्प्रैडशीट फ़ोल्डर साफ़ करने और अधिक कुशलता से काम करना शुरू करने के कई तरीके होंगे। अपनी प्रवृत्ति का पालन करें कि कौन से काम समर्पित डेटा के लायक हैं, और किन लोगों को अलग तरीके से प्रबंधित किया जा सकता है।

यदि आप अभी भी सुनिश्चित नहीं हैं, तो अगले कुछ हफ्तों में आप कैसे काम करते हैं, इस पर पूरा ध्यान दें। आप यह देखना शुरू कर सकते हैं कि चीजों को कहां सुव्यवस्थित किया जा सकता है, और आप अधिक समय-कुशल और संगठित डिजिटल स्थान बना सकते हैं।

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