कार्यालय व्यवस्थापकों के लिए Google कार्यक्षेत्र का अधिकतम लाभ उठाने के 10 सर्वोत्तम तरीके

एक प्रशासनिक पेशेवर को भारी कार्यभार और मांग वाले कार्यक्रमों से निपटना पड़ता है। हालांकि, सही ऐप्स उन्हें कार्यों को स्वचालित करने और प्रक्रियाओं को सहज बनाने में मदद कर सकते हैं।

यदि आप अपने संगठन में Google कार्यस्थान का उपयोग करते हैं, तो आप सामान्य उत्तरदायित्वों को पूरा करने के लिए इसके टूल का उपयोग कर सकते हैं। यह जानने के लिए पढ़ें कि व्यवस्थापक अधिकारी Google कार्यस्थान का उपयोग कैसे कर सकते हैं।

1. टीम इवेंट्स की योजना बनाएं और व्यवस्थित करें

सहकर्मियों के लिए यात्रा आयोजित करने से पहले, आप उनके होटल और उड़ान वरीयताओं को जानना चाह सकते हैं। अंतिम निर्णय लेने से पहले उड़ान और होटल विकल्पों पर सर्वेक्षण करने के लिए Google फ़ॉर्म का उपयोग करें।

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किसी टीम के लिए यात्राओं पर ईवेंट प्रबंधित करते समय, व्यवस्थापक उस ईवेंट में भाग लेने वाले सभी लोगों को शामिल करके Gmail में एक समूह मेलिंग सूची बना सकते हैं। यह उन्हें प्रत्येक प्रतिभागी को अलग-अलग ईमेल भेजने से बचाएगा। समूह को एक ईमेल भेजें और सभी सदस्यों को महत्वपूर्ण अपडेट प्राप्त होंगे।

कई व्यवस्थापक अधिकारियों को प्रबंधक के सहायक के रूप में कार्य करने की आवश्यकता होती है। चाहे आपको इस टोपी को सीमित या अनिश्चित समय के लिए पहनना हो, आपको इसे पूरे समर्पण के साथ करना चाहिए।

जीमेल, कॉन्टैक्ट्स और कैलेंडर जैसे Google वर्कस्पेस टूल्स की मदद से आप उनकी ओर से मूल रूप से पत्राचार कर सकते हैं। आपको बस अपने कंप्यूटर पर उनके Google कार्यस्थान खाते तक पहुंच प्राप्त करने की आवश्यकता है। या, आप IMAP का उपयोग करके उनके ईमेल खाते को अपने Gmail से कनेक्ट कर सकते हैं।

3. फ़िल्टर किए गए इनबॉक्स के साथ पत्राचार व्यवस्थित करें

आपके इनबॉक्स में प्रतिदिन सैकड़ों ईमेल प्राप्त करना तनावपूर्ण हो सकता है। लेकिन, अपने इनबॉक्स को व्यवस्थित करके, आप चीजों को व्यवस्थित रख सकते हैं। जब आपके पास Gmail. के भाग के रूप में हो गूगल कार्यक्षेत्र, आपको किसी अन्य ईमेल क्लाइंट का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है।

जीमेल आपको अलग-अलग प्रेषकों के लिए लेबल बनाने देता है, इसलिए आने वाले ईमेल अलग फ़ोल्डर में जाते हैं। आप अपने इनबॉक्स को अनावश्यक ईमेल से मुक्त रखने के लिए जीमेल को स्वचालित रूप से स्टार, फॉरवर्ड या किसी विशेष ईमेल को हटा सकते हैं।

4. आसानी से टेम्पलेट और हस्ताक्षर के साथ ईमेल प्रबंधित करें

एक ही ईमेल संदेशों को बार-बार टाइप करना उबाऊ और परेशान करने वाला हो सकता है। आप Gmail में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले संदेशों के लिए टेम्प्लेट बना सकते हैं। यह आपको प्रत्येक खाते के लिए अधिकतम 50 टेम्पलेट बनाने देता है, जिससे आप बहुमूल्य समय बचा सकते हैं।

आप अनेक हस्ताक्षरों को सहेजने के लिए भी इस टेम्पलेट सुविधा का उपयोग कर सकते हैं। जब आप कोई ईमेल लिखते हैं, तो आप किसका प्रतिनिधित्व करते हैं, उसके अनुसार उपयुक्त हस्ताक्षर के साथ उपयुक्त टेम्पलेट चुनें।

5. Google चैट के साथ तुरंत संवाद करें

चाहे आपको अपने बॉस को फोन कॉल से परेशान किए बिना उनसे संपर्क करने की आवश्यकता हो या किसी कर्मचारी के साथ त्वरित बात करनी हो, तत्काल चैट सबसे अच्छा विकल्प है। Google चैट से, आप उनसे कुछ भी पूछ सकते हैं, और वे आपको तुरंत उत्तर दे सकते हैं।

हालांकि लोग हमेशा एक फोन कॉल नहीं उठा सकते हैं, वे चैट पर आपके द्वारा पूछे गए प्रश्नों की जांच कर सकते हैं। यदि वे व्यस्त हैं, तो वे अपने सुविधाजनक समय पर आपसे संपर्क कर सकते हैं।

6. टू-डू सूची बनाएं और अधिसूचना प्राप्त करें

यदि आप उन्हें भूलना नहीं चाहते हैं तो अपने महत्वपूर्ण कार्यों के लिए एक टू-डू सूची बनाना अनिवार्य है। Google कार्यस्थान के साथ, एक अलग टू-डू सूची ऐप का उपयोग करने की आवश्यकता नहीं है। Google Keep का उपयोग करके, आप उन कार्यों की सूची बना सकते हैं जो वे करना चाहते हैं। वे मीटिंग के दौरान नोट्स लेने के लिए इस ऑनलाइन टूल का उपयोग कर सकते हैं।

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बाद में, व्यवस्थापक अन्य संबंधित पक्षों के साथ Keep दस्तावेज़ को भी साझा कर सकते हैं। वे Google कैलेंडर का उपयोग कर सकते हैं और कार्य अनुस्मारक प्राप्त करने के लिए कार्यों को ईवेंट के रूप में जोड़ सकते हैं। इसके अलावा, यह ऐप आपको प्रत्येक कार्य या घटना के लिए अनुस्मारक के लिए समय को अनुकूलित करने देता है।

7. समन्वय सुविधा अनुरोध

एक कार्यालय व्यवस्थापक के रूप में, कर्मचारियों द्वारा किए जाने वाले सभी सुविधा अनुरोधों पर नज़र रखना अक्सर मुश्किल होता है। Google फ़ॉर्म का उपयोग करके, आप सभी अनुरोध एक ही स्थान पर एकत्र कर सकते हैं। रखरखाव और खानपान जैसे सेवा अनुरोधों के लिए एक प्रपत्र बनाएँ।

इसे सभी कर्मचारियों के साथ साझा करें, और जब कोई इसे भरता है, तो आपको एक ईमेल सूचना और पता तुरंत प्राप्त होता है। आप अन्य व्यवस्थापक कर्मचारियों को प्रपत्र डेटा तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं ताकि एकाधिक लोग अपनी सुविधानुसार अनुरोधों को देख सकें।

व्यवस्थापक अनुरोधों का प्रबंधन कर सकते हैं और Google पत्रक का उपयोग करके पूर्ण और लंबित अनुरोधों का ट्रैक रख सकते हैं।

8. 24/7 कहीं से भी फाइल तक पहुंच

एक कार्यालय व्यवस्थापक के रूप में, आपका कर्तव्य एक निश्चित कार्य समय तक सीमित नहीं हो सकता है। आपका संगठन चाहता है कि आप कार्यालय समय के बाहर भी तुरंत एक निश्चित फ़ाइल तक पहुंच या साझा करें। इसलिए, आप महत्वपूर्ण कार्यालय दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए व्यक्तिगत कंप्यूटर पर भरोसा नहीं कर सकते।

फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने के लिए Google डिस्क का उपयोग करें, ताकि आप उन्हें कभी भी, कहीं भी एक्सेस कर सकें। यह आपको अपने सहयोगियों के साथ दस्तावेज़ साझा करने की सुविधा भी देता है।

चाहे आपको कार्यालय के लिए देर हो रही हो या किसी अन्य शिफ्ट में काम कर रहे व्यवस्थापकों के साथ समन्वय करने की आवश्यकता हो, टीम के साथियों के लिए साझा ड्राइव का उपयोग करना सुरक्षित और आसान पहुंच सुनिश्चित करेगा।

9. त्वरित फ़ाइल साझाकरण और सहयोग

क्या आप तुरंत दस्तावेज़ साझा करना चाहते हैं? Google Workspace पर एक दस्तावेज़ और स्प्रैडशीट बनाएं और उन्हें जितने चाहें उतने लोगों के साथ तुरंत साझा करें। फ़ाइल की सुरक्षा और अखंडता सुनिश्चित करने के लिए आप साझा करते समय भूमिकाएँ असाइन कर सकते हैं।

Google डॉक्स और. जैसे ऐप्स Google पत्रक आपको दस्तावेज़ से सीधे संवाद करने देता है। यदि आप चाहते हैं कि एक से अधिक व्यवस्थापक रीयल-टाइम में किसी फ़ाइल पर काम करें, तो Google कार्यस्थान के दस्तावेज़, पत्रक और स्लाइड ऐप्स से बेहतर कुछ नहीं हो सकता है।

ये ऐप सहयोगी कार्य का समर्थन करते हैं और दिखाते हैं कि किस टीम के सदस्य ने दस्तावेज़ में परिवर्तन किए हैं।

10. बैठकों और प्रशिक्षण के लिए समन्वय उपलब्धता

प्रशिक्षण सत्रों और बैठकों के लिए कर्मचारियों की उपलब्धता का समन्वय करना अब कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। Google वर्कस्पेस टूल कैलेंडर आपको यह पता लगाने देता है कि हर कोई कब उपलब्ध है और मीटिंग शेड्यूल करें।

व्यवस्थापक टीमों के लिए ईवेंट, मीटिंग, प्रशिक्षण, छुट्टियों के लिए अलग कैलेंडर भी बना सकते हैं। इस प्रकार, कर्मचारी कैलेंडर में सूचीबद्ध घटनाओं के अनुसार अपने व्यक्तिगत कार्यक्रम भी समायोजित कर सकते हैं।

कार्यालय व्यवस्थापकों के लिए Google कार्यस्थान

एक कार्यालय प्रशासक की जिम्मेदारी संगठन में चल रही हर चीज का समन्वय और पर्यवेक्षण करना है। जबकि कार्यभार अक्सर एक टोल ले सकता है, सही ऐप्स का उपयोग करने से व्यवस्थापकों के लिए कार्य आसान हो सकते हैं।

पहले से Google Workspace का उपयोग करने वाली कंपनियों को अधिकांश व्यवस्थापकीय कार्यों को करने के लिए अतिरिक्त टूल की आवश्यकता नहीं होती है। अब जबकि आप Google कार्यस्थान टूल का उपयोग करना जानते हैं, तो आप टीमों का प्रबंधन कर सकते हैं, भले ही वे दूरस्थ स्थानों से काम करें।

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