यह काम पर एक व्यस्त दिन रहा है। आप अपने डेस्क पर कंप्यूटर पर नजरें गड़ाए बैठे रहे। यह बंद होने का समय है। जैसे ही आप जाने के लिए तैयार होते हैं, आप अपने द्वारा किए गए कार्य की मात्रा की जांच करते हैं। आप जो देखते हैं वह आपके द्वारा लगाए गए घंटों से मेल नहीं खाता। आपको आश्चर्य है कि ऐसा क्यों है।
हो सकता है कि आपने अपना अधिकांश समय उस काम को करने के बजाय सोशल मीडिया पर बातचीत करने में बिताया हो जिसे करने के लिए आपने निर्धारित किया था।
यह परिदृश्य बताता है कि कितने लोग काम पर अपना समय व्यतीत करते हैं। अपना समय बेहतर तरीके से निवेश करने के लिए टाइम ऑडिट लेकर अपने लिए एक अलग रास्ता तय करें।
आपको टाइम ऑडिट करने की आवश्यकता क्यों है?
टाइम ऑडिट एक व्यवस्थित प्रक्रिया है जिसका उपयोग यह समीक्षा करने के लिए किया जाता है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं। यह आपको अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अपने समय को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है।
आप काम पर अपना समय कैसे लगाते हैं, यह आपकी उत्पादकता को प्रभावित करता है। सबसे कुशल लोग वे हैं जो अपने समय का सदुपयोग करते हैं। यह जानने का इससे बेहतर तरीका क्या हो सकता है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, समय का ऑडिट करने से बेहतर क्या है?
आइए कुछ कारणों पर गौर करें कि आपको समय-समय पर ऑडिट को अधिक गंभीरता से क्यों लेना चाहिए।
1. प्रभावी समय प्रबंधन
प्रभावी समय प्रबंधन आपकी मदद करता है अपने कार्य-जीवन संतुलन में सुधार करें. यह उन ज्यादतियों पर अंकुश लगाता है जो आपका समय लूटती हैं।
आप काम पर कई घंटे बिताते हैं। लेकिन दिन के अंत में, आप महसूस करते हैं कि इतना कुछ पूरा नहीं किया गया है। एक टाइम ऑडिट आपको उन अनुत्पादक गतिविधियों का पता लगाने में मदद करता है जिन पर आप अपना समय व्यतीत करते हैं।
2. तर्कसंगत निर्णय लेना
एक टाइम ऑडिट आपके लक्ष्य को प्राप्त करने की दिशा में सूचित निर्णय लेने के लिए आवश्यक ठोस आधार देता है। आप भावनात्मक निर्णय लेने के बजाय तर्कसंगत निर्णय लेने के लिए अधिक इच्छुक हैं।
जब आप उन्हें समय सीमा देते हैं तो व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करना तेज़ होता है। एक प्रभावी समय लेखा परीक्षा के साथ, आप पहचानते हैं कि आप अपने लक्ष्यों के लिए कितना समय समर्पित कर सकते हैं और एक विशिष्ट अवधि के भीतर कुछ मील के पत्थर को पूरा करने की दिशा में काम कर सकते हैं।
3. समय की चेतना और मूल्य
हो सकता है कि आप अपना समय अनुत्पादक गतिविधियों में लगा रहे हों, यहाँ तक कि इसे साकार भी न करें। आप शायद काम पर अपने कंप्यूटर पर कई घंटे बिताते हैं। लेकिन आप ज्यादातर उन घंटों के लिए फेसबुक पर व्यस्त रहते हैं जब आप काम करने वाले होते हैं। दिन के अंत तक, आप जानते हैं कि आपने अपने कंप्यूटर पर घंटों बिताए, लेकिन आपके पास इसके लिए दिखाने के लिए कोई परिणाम नहीं है।
टाइम ऑडिट आपको न केवल समय के महत्व को समझने में मदद करता है, बल्कि आप इसे कैसे निवेश करते हैं। अपना समय लेने वाले अनुत्पादक उपक्रमों को जानने से आपको अपना समय गिनने में जानबूझकर बनने में मदद मिलती है।
4. निष्पक्षतावाद
टाइम ऑडिट करने से आपको व्यक्तिपरक के बजाय वस्तुनिष्ठ बनने में मदद मिलती है। आप इस बारे में तथ्य एकत्र करते हैं कि आप अपना समय कैसे और कहाँ व्यतीत करते हैं। जो व्यक्ति अपने करियर या नौकरी में अपने खेल को बढ़ाने के लिए दृढ़ है, यह आपको प्रतिक्रियाशील होने के बजाय अपने समय के साथ सक्रिय होने के लिए प्रेरित करता है।
अनियोजित घटनाओं को अपना समय बर्बाद करने की अनुमति देने के बजाय, एक समय लेखा परीक्षा आपको अपनी गतिविधियों का एक कार्यक्रम पहले से तैयार करने और उसका सख्ती से पालन करने के लिए प्रेरित करती है।
एक साप्ताहिक कार्य योजना एक है अपने समय के साथ सक्रिय रहने के लिए प्रभावी पहल काम पर। यह आपको उन गतिविधियों के बारे में जानकारी देता है जो आप समय से पहले सप्ताह के दौरान करेंगे।
5. जवाबदेही
एक उचित समय लेखा परीक्षा जवाबदेही पुलिस है। यह न केवल आपको इस बात के लिए जवाबदेह ठहराता है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं, बल्कि यह आपको एक विचार भी देता है कि आप अपने समय का बेहतर उपयोग कैसे कर सकते हैं। और यदि आप इसका पालन करने में विफल रहते हैं, तो परिणाम उन सभी कार्यों, लक्ष्यों और उद्देश्यों में दिखाई देते हैं जिन्हें आपने अभी तक पूरा नहीं किया है।
यदि आप एक टीम के साथ काम कर रहे हैं तो समय के उपयोग की जवाबदेही काम आती है। एक टाइम ऑडिट आपको दिखाता है कि टीम का प्रत्येक सदस्य अपना समय कैसे व्यतीत करता है।
एक प्रभावी समय लेखा परीक्षा आयोजित करने में ट्रैकिंग और दस्तावेजीकरण शामिल है जो आप अपना दैनिक समय व्यतीत करते हैं। एक सफल टाइम ऑडिट से रिकॉर्ड किया गया डेटा भविष्य के समय चार्ट और अनुमानित शेड्यूल बनाने में मदद करता है।
ऐसे बुनियादी उपकरण हैं जिनका उपयोग आप अपने ऑडिटिंग के समय का अधिकतम लाभ उठाने के लिए कर सकते हैं। उनमें से कुछ यहां हैं।
1. डायरी
एक डायरी सबसे पुराने और सरल समय के ऑडिट टूल में से एक है, लेकिन फिर भी प्रभावी है। कंप्यूटर और इंटरनेट के आगमन से बहुत पहले से डायरी एक चीज थी। आपके पास शायद एक डायरी थी जहां आपने अपने जीवन में बड़े होने की घटनाओं को जर्नल किया था।
डेयरी अभी भी बहुत आसपास हैं। लेकिन पुरानी प्रिंट डायरियों का उपयोग करने के बजाय, आप अपनी गतिविधियों पर नज़र रखने के लिए इलेक्ट्रॉनिक डायरी का उपयोग कर सकते हैं।
आपकी डायरी में निहित डेटा आपको यह जानने में मदद करता है कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं।
2. टाइम ऑडिट वर्कशीट
टाइम ऑडिट वर्कशीट एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज है जिसमें रिकॉर्ड किए गए डेटा, मूल्यांकन किए गए परिणाम और समय की ऑडिट प्रक्रिया की अवधि शामिल है। इस टूल से, आप आसानी से पहचान सकते हैं और संदर्भ बना सकते हैं कि आप अपना समय कैसे व्यतीत करते हैं।
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3. समय ट्रैकिंग सॉफ्टवेयर
प्रौद्योगिकी में प्रगति के लिए धन्यवाद, ऐसे कई उपकरण हैं जिनका आप उपयोग कर सकते हैं अपना समय ट्रैक करें और अपनी उत्पादकता बढ़ाएं.
समय ट्रैकिंग उपकरण जैसे अप्लाय आपके द्वारा ऑनलाइन की जाने वाली गतिविधियों पर नज़र रखने और प्रत्येक गतिविधि की अवधि को दर्शाने के द्वारा समय पर ऑडिटिंग में प्रभावी हैं। आपकी सेटिंग के आधार पर, जब आप किसी विशेष वेबसाइट या ऐप पर बहुत अधिक समय व्यतीत कर रहे होते हैं, तो आपको सूचित किया जाता है।
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एक प्रभावी समय लेखा परीक्षा के लिए 6 कदम
अपने समय का बेहतर उपयोग करने से काम पर आपके प्रदर्शन में जबरदस्त बदलाव आता है। उत्पादक कार्यों पर बिताया गया एक घंटा फालतू गतिविधियों पर खर्च किए गए 10 घंटे से अधिक मूल्यवान है। कोई आश्चर्य नहीं कि जो कर्मचारी अपना समय बुद्धिमानी से लगाते हैं वे अधिक कुशल होते हैं।
क्या आप टाइम ऑडिट लेने के लिए तैयार हैं? आपका मार्गदर्शन करने के लिए यहां कुछ चरण दिए गए हैं।
1. लक्ष्य निर्धारित करो
आप टाइम ऑडिट क्यों करना चाहते हैं? प्रश्न जितना सरल लग सकता है, उसका उत्तर देना कठिन हो सकता है, खासकर यदि आपने इस पर विचार नहीं किया है।
शुरुआत से ही अपने लक्ष्य को पहचानें। इसे समझने से आपको उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद मिलती है जो आपके लिए मायने रखती हैं। अपने ऑडिट के अंत में, आपको पता चल जाएगा कि अपने निष्कर्षों को कैसे लागू किया जाए।
2. एक समय सीमा स्थापित करें
अपना लक्ष्य निर्धारित करने के बाद उसे प्राप्त करने की समय सीमा भी निर्धारित करें। अन्यथा, यह बहुत लंबे समय तक रुक सकता है। उन गतिविधियों पर ध्यान दें जो आप निर्धारित समय सीमा के भीतर करते हैं।
जितना हो सके आप चीजों को तुरंत करवाना चाहते हैं, उन्हें जल्दी न करें। यदि आपके परिणाम सटीक नहीं हैं, तो ऑडिट का पूरा सार नष्ट हो जाएगा। अंगूठे का नियम मध्यम गति से चलना है।
3. रणनीतिक रूप से योजना बनाएं
आपके पास इस बारे में एक विस्तृत योजना होनी चाहिए कि आप उन लक्ष्यों को कैसे प्राप्त करना चाहते हैं जिन्हें आपने ऑडिट के दौरान पूरा करने के लिए निर्धारित किया है। यह योजना यथार्थवादी और संबंधित होनी चाहिए।
आपके टाइम ऑडिट में रणनीतिक योजना में आपकी टीम के सभी लोगों को साथ ले जाना और ऑडिट के लिए आवश्यक उपकरण और संसाधन उपलब्ध कराना शामिल है। एक प्रभावी योजना आपको समय और संसाधनों की बर्बादी को खत्म करने में मदद करती है।
4. डेटा जुटाओ
समय लेखा परीक्षा प्रक्रिया में डेटा का संग्रह एक बहुत ही आवश्यक कदम है। यह इस बात का रिकॉर्ड इकट्ठा करके किया जाता है कि आप अब तक अपना समय कैसे व्यतीत कर रहे हैं।
बिंदु A से बिंदु B तक सफलतापूर्वक जाने के लिए, आपको बिंदु A की गतिकी को समझना चाहिए और फिर इस जानकारी का उपयोग अगले चरण पर जाने के लिए एक मार्गदर्शक के रूप में करना चाहिए।
5. एकत्रित डेटा का विश्लेषण करें
एकत्र किए गए डेटा का विश्लेषण करने से आपको यह पता लगाने में मदद मिलती है कि आप कहां थे और अब आप कहां हैं। आपके ऑडिट के लिए एकत्र किए गए सभी डेटा की आवश्यकता नहीं है।
आपको अपने डेटा में अंतराल को फ़िल्टर करना होगा क्योंकि वे आपके ऑडिट की सटीकता को बदल सकते हैं। महत्वपूर्ण डेटा पर ध्यान दें। इस तरह के डेटा का विश्लेषण और समय लेखापरीक्षा के लक्ष्य के अनुरूप वर्गीकृत किया जाना चाहिए।
6. लक्ष्य निर्धारित करें
लक्ष्य आपको अपने पैर की उंगलियों पर रखते हैं और आपको उपलब्धि की भावना देते हैं। एक बार में अपने ऑडिटिंग लक्ष्यों को प्राप्त करने की दिशा में काम करना भारी पड़ सकता है, खासकर जब लक्ष्य बड़े हों।
निर्दिष्ट अवधि के भीतर प्राप्त करने के लिए अपने लक्ष्यों को छोटे-छोटे लक्ष्यों में विभाजित करें। जैसा कि आप प्रत्येक लक्ष्य को प्राप्त करते हैं, अच्छी तरह से किए गए काम के लिए खुद को मनाएं। अपने लक्ष्य को प्राप्त करने से आपकी सकारात्मक ऊर्जा आपको अन्य लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए प्रेरित करती है, आपको अपने बड़े लक्ष्यों के करीब लाती है।
हर सेकेंड काउंट करें
आप उन अनुत्पादक चीजों की संख्या पर चकित होंगे जिन पर आप अपना समय व्यतीत करते हैं। एक टाइम ऑडिट इस जानकारी को सामने लाता है, जो आपको उन गतिविधियों को दिखाता है जो आपका कीमती समय बर्बाद करती हैं।
समय हमेशा गतिमान रहता है। यदि आप इसे खो देते हैं, तो आप इसे वापस नहीं पा सकते हैं। यदि कोई गतिविधि आपके करियर या कार्य जीवन में मूल्य नहीं जोड़ती है, तो यह आपके ध्यान देने योग्य नहीं है।
अपनी स्वयं द्वारा लगाई गई समय-सीमा का पालन करना सीखें और समय सीमा से पहले काम पूरा करें। यहाँ कुछ उपयोगी सुझाव दिए गए हैं!
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क्रिस ओडोग्वु अपने लेखन के माध्यम से ज्ञान प्रदान करने के लिए प्रतिबद्ध हैं। एक भावुक लेखक, वह सहयोग, नेटवर्किंग और अन्य व्यावसायिक अवसरों के लिए खुला है। उनके पास मास कम्युनिकेशन (जनसंपर्क और विज्ञापन प्रमुख) में मास्टर डिग्री और मास कम्युनिकेशन में स्नातक की डिग्री है।
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