अपने कार्यस्थल में सहयोग अधिभार को कैसे दूर करें

जब कोई नया प्रोजेक्ट सामने आता है, तो अक्सर ऐसा होता है कि आपकी टीम इस बात पर चर्चा करने के लिए एक साथ आएगी कि इससे कैसे बेहतर तरीके से निपटा जाए। अगर सही तरीके से किया जाए, तो यह आपके आउटपुट के लिए चमत्कार कर सकता है।

हालाँकि, जब आप इस प्रकार के टीम वर्क के पुरस्कारों को प्राप्त करने के लिए अपनी पूरी कोशिश करते हैं, तो हो सकता है कि आप अनजाने में अपने आप को कम कर दें और "सहयोग अधिभार" नामक समस्या पैदा कर दें।

इस लेख में, हम उन युक्तियों और उपकरणों पर चर्चा करेंगे जिनका उपयोग आप सहयोग अधिभार से बचने के लिए कर सकते हैं।

सहयोग अधिभार क्या है?

सहयोग अधिभार तब होता है जब लोग सहकर्मियों के साथ इतनी बार जुड़ते हैं कि यह उत्पादकता में बाधा डालता है और कर्मचारियों की भलाई को नकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।

यह कई कारकों के कारण हो सकता है, जैसे बहुत अधिक अनावश्यक बैठकें, अत्यधिक ईमेल करना, कई डिजिटल तक पहुंच उपकरण, एक ही प्रोजेक्ट पर एक साथ काम करने वाले बहुत से लोग, या सहकर्मियों को जवाब देने के लिए हर समय उपलब्ध होना ' प्रश्न।

जब ऐसा होता है, तो टीम के सदस्य अभिभूत हो सकते हैं और संचार और निर्णय लेने के कार्यों में फंस सकते हैं।

यह आमतौर पर कार्य कुशलता और उत्पादकता में कमी का परिणाम है। कुछ मामलों में, ये सभी सहयोगी कार्य विकर्षण बन जाते हैं जो व्यक्तियों को उस कार्य को करने से रोकते हैं जिसे उन्हें स्वयं पूरा करना चाहिए।

अंत में, काम और व्यक्तिगत जीवन के बीच की रेखाएँ धुंधली हो जाती हैं, क्योंकि कर्मचारियों को अधूरे काम को घर ले जाने के लिए मजबूर किया जाता है, जिससे जलन होती है।

गलत उपकरण भ्रम, हताशा और सहयोग अधिभार को जन्म दे सकते हैं। इसके विपरीत, सही उपकरण आपकी टीम को अधिक कुशल और उत्पादक बना सकते हैं।

सहयोग अधिभार पर काबू पाने के लिए पहला कदम नौकरी के लिए सही उपकरण चुनना है। सभी डिजिटल समाधान समान नहीं बनाए गए हैं, और कुछ विशिष्ट कार्यों के लिए दूसरों की तुलना में बेहतर अनुकूल हैं।

उदाहरण के लिए, कई हैं ईमेल के बजाय सहयोगी टूल का उपयोग करने के कारण, जिसमें समय की बचत करना, सूचना तक बेहतर पहुंच का आनंद लेना और उत्पादकता में सुधार करना शामिल है, बस कुछ ही नाम रखने के लिए।

कहा जा रहा है कि, अपनी टीम के लिए सहयोग उपकरण चुनते समय, चुनना सुनिश्चित करें आसानी से अपनाने के लिए उपयोगकर्ता के अनुकूल उपकरण और अन्य ऐप्स के साथ एकीकरण की अनुमति देने वाले उपकरण एक साथ काम करने के लिए निर्बाध रूप से।

उदाहरण के लिए, एक टीम चैट टूल जैसे ढीला सहकर्मियों के बीच आंतरिक संचार के लिए बहुत अच्छा हो सकता है, जबकि कार्य प्रबंधन उपकरण जैसे आसन: कौन क्या कर रहा है और कब कर रहा है, इस पर नज़र रखने में आपकी मदद कर सकता है। दोनों सॉफ़्टवेयर समाधान एक साथ मूल रूप से जुड़ते हैं, जिससे आप संदर्भ स्विचिंग से बचें और टीम उत्पादकता में सुधार करें और सहयोग।

2. एक स्पष्ट कार्यप्रवाह बनाएँ

एक ही प्रोजेक्ट पर बहुत से लोगों के काम करने से बचने के लिए एक सीधा वर्कफ़्लो बनाना महत्वपूर्ण है। एक अच्छी तरह से परिभाषित प्रक्रिया भ्रम को रोक सकती है और यह सुनिश्चित कर सकती है कि हर कोई अपनी भूमिका और अपेक्षाओं को जानता हो। यह कर्मचारियों को काम के बाहर अपने समय का बेहतर प्रबंधन करने में भी सक्षम बनाता है।

इस कार्य के लिए आसन उत्तम है। आप जमीन से आसानी से कार्य बना सकते हैं और उन्हें अपनी टीम के सदस्यों को सौंप सकते हैं, या आप इसके असंख्य में से एक का लाभ उठा सकते हैं खाके.

उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम आमतौर पर ग्राहक सहायता पूछताछ से निपटती है, तो इन्हें संभालने के लिए एक टेम्पलेट विकसित करें ताकि हर कोई हर बार एक ही प्रक्रिया का पालन कर सके। यह निर्णय की थकान को कम करने और अंतिम परिणाम की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करेगा। इसके अलावा, टीम के सदस्यों को ट्रैक और संगठित रहने में मदद करने के लिए चेकलिस्ट का उपयोग करें, जिससे कार्यों को भूल जाने की संभावना कम हो जाएगी।

सहयोग अधिभार से बचने के लिए एक स्पष्ट वर्कफ़्लो और अच्छी तरह से परिभाषित भूमिकाएँ आवश्यक हैं। सही टूल और उनका सर्वोत्तम उपयोग करने की समझ के साथ, आप बिना अभिभूत हुए अपनी टीम को उत्पादक रूप से एक साथ काम करते हुए रख सकते हैं।

3. सेंट्रल डेटा रिपोजिटरी बनाएं

सहयोग अधिभार को दूर करने का एक व्यावहारिक तरीका है एक आंतरिक विकी स्थापित करना आपकी सभी फाइलों और सूचनाओं को केंद्रीकृत करने के लिए। इससे व्यक्तियों के लिए अपनी ज़रूरत की हर चीज़ एक ही स्थान पर पहुँचना आसान हो जाएगा, बिना हर बार अन्य सहकर्मियों का ध्यान भंग करना या वे क्या हैं, यह जानने के लिए कई प्लेटफ़ॉर्म से गुज़रना की तलाश में।

आप इसे जैसे टूल का उपयोग करके कर सकते हैं टेट्रा. यह टूल आपको जल्दी और आसानी से अपनी टीम के साथ पेज बनाने, एक्सेस करने और साझा करने की अनुमति देता है। यह कई उपयोगकर्ताओं को एक साथ जानकारी तक पहुंचने और जोड़ने की अनुमति देता है और आप जो खोज रहे हैं उसे खोजने के लिए एक मजबूत खोज फ़ंक्शन है।

सभी प्रासंगिक जानकारी एक ही स्थान पर होने से, टीम के सदस्य कई ईमेल के माध्यम से खोजे बिना आसानी से वह पा सकते हैं जो उन्हें चाहिए। क्या अधिक है, यह आपके स्लैक कार्यक्षेत्र के साथ एकीकृत होता है ताकि आपकी उंगलियों पर हमेशा सबसे अद्यतित जानकारी हो।

4. अतुल्यकालिक संचार का लाभ उठाएं

उत्पादकता में सुधार के लिए अतुल्यकालिक संचार एक शानदार तरीका है और सहयोग अधिभार को कम करें। उदाहरण के लिए, किसी को ईमेल या तत्काल संदेश द्वारा तत्काल प्रतिक्रिया के लिए पूछने के बजाय, जब आपको केवल बाद की तारीख में उत्तर की आवश्यकता होती है, तो उन्हें एक पाठ भेजें और उनके पास समय होने पर उत्तर देने के लिए कहें।

इस प्रकार का संचार फायदेमंद हो सकता है यदि आपके सहकर्मी के काम के घंटे आपके साथ संरेखित नहीं होते हैं, उदाहरण के लिए, अलग-अलग समय क्षेत्रों में दूर से काम करना। यह दोनों पक्षों को एक दूसरे को लगातार बाधित किए बिना अपना काम करने की अनुमति देगा जब किसी को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होगी।

अतुल्यकालिक संचार का लाभ उठाकर, आप अपने आप को हर दिन अंतहीन संदेश सूचनाएं प्राप्त करने से बचा सकते हैं, जबकि पूरे समय उत्पादक टीम इंटरैक्शन बनाए रख सकते हैं। आप इसे और आगे ले जा सकते हैं अधिक आकर्षक सहयोग के लिए मौन बैठकों का लाभ उठाना.

5. प्रभावी सहयोग को पहचानें

जब आप सहयोग अधिभार से बचने के लिए उपरोक्त तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं, तो कर्मचारियों को उत्पादक रूप से एक साथ काम करना जारी रखने के लिए प्रोत्साहित करने और प्रेरित करने के लिए प्रभावी टीम वर्क को पहचानना आवश्यक है।

आप इसे इस तरह के टूल से आसानी से कर सकते हैं बोनसली जो प्रबंधकों को किसी दिए गए कार्य पर एक साथ ऊपर और परे जाने पर कर्मचारियों को पहचानने की अनुमति देता है। बार-बार और समय पर पहचान की अनुमति देते हुए, स्लैक के साथ बोनस रूप से एकीकृत होता है।

प्रभावी सहयोग पहुंच के भीतर है

सहयोग कई मामलों में एक व्यवहार्य समाधान हो सकता है, लेकिन इस पर अधिक निर्भरता समस्याग्रस्त हो सकती है। कार्यस्थल में सहयोग अधिभार एक वास्तविक चुनौती हो सकता है।

हालांकि, इन युक्तियों के साथ, आप कार्यस्थल के भीतर उत्पादक बातचीत को प्रोत्साहित करते हुए अनावश्यक विकर्षणों को दूर कर सकते हैं। सहयोग अधिभार के संकेतों को पहचानकर और उन्हें संबोधित करने के लिए कदम उठाकर, आप अपनी टीम को सामान्य लक्ष्यों की दिशा में एक साथ मिलकर काम कर सकते हैं।

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