ओवरलैपिंग कार्यों को प्रबंधित करने के लिए 5 प्रभावी टिप्स

आपने किसी विशेष कार्य पर काम करते हुए इतना समय बिताया है। जैसे ही आप अपने काम से गुजरते हैं, आप राहत की सांस लेते हैं। समय और प्रयास इसके लायक थे। आप परिणाम से अधिक संतुष्ट नहीं हो सकते।

लेकिन आपका फील-गुड पल अल्पकालिक होता है क्योंकि आपको पता चलता है कि आपकी टीम के किसी अन्य व्यक्ति ने उसी कार्य पर काम करना समाप्त कर दिया है। यह और भी बुरा हो जाता है जब आपको पता चलता है कि आपके साथी ने भी अच्छा काम किया है। आपके सामने दो महान कार्य हैं, लेकिन आप केवल एक का ही उपयोग कर सकते हैं। उनमें से एक पर खर्च किया गया समय, प्रयास और संसाधन पूरी तरह से बेकार हैं।

अतिव्यापी कार्य क्या हैं?

ओवरलैपिंग कार्य ऐसे कार्य होते हैं जिन्हें या तो एक ही समय में या क्रमिक रूप से निष्पादित किया जाता है। वे आम तौर पर तब होते हैं जब एक से अधिक व्यक्ति एक ही परियोजना पर काम करते हैं, केवल एक संस्करण की आवश्यकता होने पर कई संस्करण तैयार करते हैं।

ओवरलैपिंग केवल कार्यों के लिए नहीं है; यह आपके शेड्यूल में भी होता है। आप एक ही समय में दो अलग-अलग नियुक्तियों को ठीक कर सकते हैं। और दुर्भाग्य से, आप एक साथ अलग-अलग जगहों पर रहने के लिए खुद को दो भागों में विभाजित नहीं कर सकते। तो, आपको नियुक्तियों में से एक को छोड़ना होगा।

कार्य ओवरलैप क्यों करते हैं?

कार्य डिफ़ॉल्ट रूप से ओवरलैप नहीं होते हैं। आपके कार्यों में खामियां हैं जो दोहराव को किसी का ध्यान नहीं जाने देती हैं। और जब तक उनका समाधान नहीं हो जाता, तब तक कार्य ओवरलैप होते रहेंगे, जिससे संसाधनों की बर्बादी होगी।

आइए कुछ कारणों पर एक नज़र डालें कि कार्य ओवरलैप क्यों होते हैं।

1. अप्रभावी कार्यप्रवाह

आप टीम के सदस्यों को कार्य कैसे सौंपते हैं? यदि आपके पास कार्यों को सौंपने के लिए उचित संरचना नहीं है, तो संभावना है कि आप एक ही कार्य को कई व्यक्तियों को सौंपेंगे।

सर्कल जारी रहता है यदि टीम के साथी उन कार्यों को चुनते हैं जिन पर वे क्रॉसचेक किए बिना काम करना चाहते हैं यदि कोई और पहले से ही उसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहा है।

2. टीम सहयोग की कमी

एक टीम लीडर के रूप में, यह आपकी जिम्मेदारी है कि आप अपनी टीम में टीम भावना का निर्माण करें, ताकि सदस्य एक समान लक्ष्य को प्राप्त करने में सहयोग कर सकें।

सहयोग की कमी ग्रे क्षेत्रों का निर्माण करती है। एक ही काम पर कई लोग बिना इसकी जानकारी के स्वतंत्र रूप से काम कर सकते हैं। यहां तक ​​कि जब वे क्रमिक कार्यों में सहयोग कर रहे होते हैं, तब भी वे टीम के अन्य साथियों के साथ जाँच किए बिना जो चाहें करते हैं।

3. काम का अधिभार

दक्षता और कार्य अधिभार अच्छी तरह से मेल नहीं खाते हैं। यदि आप चाहते हैं कि कर्मचारी आपको अपना सर्वश्रेष्ठ दें, तो उन्हें बहुत अधिक काम सौंपने का विरोध करें।

कब काम के अधिक भार से थकान होती है, कार्यप्रवाह बदल जाता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे किसी कार्य की नकल नहीं कर रहे हैं, नियत प्रक्रिया का पालन करने के बजाय, वे अगले उपलब्ध के साथ आगे बढ़ते हैं।

अतिव्यापी कार्यों को प्रबंधित करने के लिए 5 सर्वश्रेष्ठ युक्तियाँ

एक उत्पादक टीम का होना प्रभावी प्रबंधन के बारे में है। आपके पास सैकड़ों कर्मचारी हो सकते हैं और फिर भी अनुत्पादक हो सकते हैं यदि आप उन्हें ठीक से समन्वयित नहीं करते हैं। यदि अनियंत्रित छोड़ दिया जाए तो ओवरलैपिंग कार्य आपकी उत्पादकता में बाधा डाल सकते हैं।

आइए देखें कि इसके बारे में कैसे जाना है।

1. कार्यों के बारे में खुले रहें

कार्यस्थल में सबसे मजबूत टीमों के मूल मूल्यों में से एक पारदर्शिता है। यदि आप अपने टीम के सदस्यों के साथ काम करने के लिए पर्याप्त भरोसा करते हैं, तो आपको उन नौकरियों के बारे में खुला होना चाहिए जो वे करने के लिए हैं।

प्रत्येक कर्मचारी को काम की जानकारी के लिए निजी होना चाहिए। सभी कार्डों को टेबल पर रखने से उन्हें उन कार्यों के बारे में सूचित किया जाता है जिन पर वे काम कर रहे हैं और वे किसके साथ काम कर रहे हैं। जब काम के बारे में ज्ञान का असंतुलन होता है, तो टीम के साथी बिना इसकी जानकारी के समान कार्यों पर काम कर सकते हैं।

जब लोगों को उनके बारे में पूर्व ज्ञान होता है तो वे कार्यों को तेजी से पूरा करने के लिए सशक्त होते हैं। ज्ञान में संतुलन होने पर कार्य ओवरलैप के लिए बहुत कम या कोई जगह नहीं होगी।

2. प्रगति को मापें

यह जानने का इससे बेहतर तरीका क्या हो सकता है कि कर्मचारी अपनी प्रगति को मापने के बजाय कार्यों पर कैसा प्रदर्शन कर रहे हैं? यदि आप कार्यों को सौंपते हैं और दूर चले जाते हैं, तो आश्चर्यचकित न हों यदि उन्हें समय पर निष्पादित नहीं किया जाता है या प्रभावी ढंग से किया जाता है।

काम कैसे हो रहा है, इसकी जाँच करके, आप देख सकते हैं कि कब कार्यों को दोहराया जा रहा है। अतिरेक का जल्दी पता लगाने से आपको समय से पहले इसे रोकने में मदद मिलती है और इस पर संसाधन बर्बाद होते हैं।

कर्मचारियों के प्रदर्शन को मैन्युअल रूप से ट्रैक करना मांग कर रहा है। आपको अपनी खुद की जिम्मेदारियों को त्यागना होगा और उनके हर कदम पर बारीकी से नजर रखनी होगी। लेकिन वर्कफ़्लो टूल के लिए धन्यवाद, आप प्रक्रिया को स्वचालित कर सकते हैं। आपको यह देखने को मिलता है कि आपकी टीम के सदस्य हर बिंदु पर अपने कार्यों में कैसे संलग्न हैं। जैसे उपकरण आसन आपकी उत्पादकता बढ़ाने में आपकी मदद करता है और कार्यों को ओवरलैपिंग से रोकें।

3. प्रभावी संचार की खेती करें

प्रभावी संचार यह सुनिश्चित करता है कि संदेशों को अर्थ बदलने के लिए शोर हस्तक्षेप के बिना स्पष्ट रूप से पारित किया जाता है।

टास्क ओवरलैप अक्सर सूचना की कमी या गलत संचार के कारण होता है। जब कर्मचारी उन्हें दिए गए निर्देशों को स्पष्ट रूप से नहीं समझते हैं, तो वे उस आधार पर काम करते हैं जो उन्हें लगता है कि उन्हें करना चाहिए।

प्रभावी संचार विकसित करना केवल बोले गए या लिखे गए शब्दों के बारे में नहीं है। इसमें प्रदान करना भी शामिल है संचार के लिए सही उपकरण. बिना किसी देरी के टीम में कार्य निर्देश तेजी से पारित किए जाने चाहिए। जब कोई नया विकास होता है, तो टीम के सदस्यों को तुरंत उनके बारे में सूचित करना सुनिश्चित करें।

4. परियोजना पर्यवेक्षकों की नियुक्ति करें

आपकी टीम के आकार के आधार पर, कार्यों के पर्यवेक्षण में सहायता के लिए आपको अतिरिक्त हाथों की आवश्यकता हो सकती है।

अगर आपकी टीम बड़ी है तो सभी पर नजर रखना संभव नहीं है। व्यक्तिगत स्तर पर अपने कार्यकर्ताओं से संबंध बनाने के लिए आपको परियोजना पर्यवेक्षकों की आवश्यकता होगी। क्या काम करता है और क्या नहीं, इस पर ध्यान देते हुए प्रोजेक्ट मैनेजर पूरी तरह से कार्यों में लगा रहता है।

यदि किसी के पास अपने कार्यों के बारे में प्रश्न हैं, तो वे आसानी से पर्यवेक्षक से पूछ सकते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर की निगरानी में कार्यों को दोहराना मुश्किल है, क्योंकि वे परियोजना के सभी पहलुओं से अवगत हैं।

5. स्वचालित वर्कफ़्लो

मैन्युअल रूप से प्रबंधित किए जाने पर कार्यों को ओवरलैप करना आसान हो जाता है। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप दोहराव को रोकने के लिए कार्यों को सौंपने और प्रबंधित करने में कितनी सावधानी बरतने की कोशिश करते हैं, चीजें दरार से निकल सकती हैं।

कार्यों के प्रतिनिधिमंडल के लिए स्वचालन उपकरण अपनाने से यह सुनिश्चित होता है कि कोई भी कार्य दो बार नहीं लिया जाता है। एक बार जब टीम का कोई सदस्य इस पर काम कर रहा होता है, तो नौकरी को सूची से हटा दिया जाता है।

क्रमिक कार्यों के लिए स्वचालन भी प्रभावी है। सिस्टम को इस तरह से कॉन्फ़िगर किया गया है कि आपके अगले कार्य पर जाने से पहले पिछला कार्य पूरा हो गया है।

हर प्रयास की गणना करें

अतिव्यापी कार्यों के परिणाम दीर्घकालिक होते हैं। डुप्लिकेट प्रयासों पर खर्च किया गया समय और संसाधन सतह पर महत्वहीन लग सकता है। लेकिन जब समय के साथ संकलित किया जाता है, तो आप महसूस करते हैं कि आपने बहुत कुछ खो दिया है।

एक कार्य के दो संस्करणों पर दो लोगों का बहुत अच्छा काम करना जब आपको केवल एक संस्करण की आवश्यकता होती है तो कोई भी संस्करण बेहतर नहीं होता है। दूसरा व्यक्ति आपको उपयोगी दो महान कार्य देने के लिए उस सारे प्रयास को एक अलग गतिविधि में लगा सकता है।

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