कई संगठन सहयोगी कार्यालय सुइट के रूप में Google कार्यस्थान पर भरोसा करते हैं। हालांकि, वे इस बात से अनजान हैं कि वही ऐप प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए भी उपयोगी हो सकते हैं।
Google Workspace ऐप्स का उपयोग करके, आप इनका अधिकतम लाभ उठा सकते हैं और अतिरिक्त प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल को शामिल करने की आवश्यकता को छोड़ सकते हैं। यह लेख इस बारे में विस्तार से बताएगा कि आप परियोजना प्रबंधन के लिए Google कार्यस्थान ऐप्स का पूरी तरह से उपयोग कैसे कर सकते हैं।
1. परियोजना कार्य सहयोग और ट्रैकिंग
अधिकांश परियोजनाओं में टीम के साथियों के बीच सहयोग की आवश्यकता होती है। भले ही आपके पास एक वितरित टीम है जो किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रही है, क्लाउड-आधारित Google कार्यस्थान ऐप्स आसानी से सहयोग करने में आपकी मदद कर सकता है। आप प्रोजेक्ट की योजना बनाने के लिए पत्रक का उपयोग कर सकते हैं और कार्यों और समय सीमा को प्रबंधित करने के लिए गैंट चार्ट बना सकते हैं।
टीम के सदस्यों को स्प्रैडशीट में अपनी प्रगति को नियमित रूप से अपडेट करने की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, शीट में हमेशा अप-टू-डेट जानकारी होती है। यह टीम के लिए टास्क-ट्रैकिंग या टाइम-ट्रैकिंग टूल के रूप में भी काम कर सकता है।
Google कैलेंडर के साथ, टीम के प्रत्येक सदस्य के लिए निःशुल्क और व्यस्त घंटों के बारे में पता करें। टीम के साथियों के साथ नोट्स साझा करना और a. का उपयोग करके व्यवस्थित रहना करने के लिए सूची Google Keep के साथ संभव है।
2. सहज टीम संचार
यह बिना कहे चला जाता है कि जीमेल दुनिया के सर्वश्रेष्ठ ईमेल सेवा प्रदाताओं में से एक है। यदि आप Google कार्यस्थान का उपयोग करते हैं, तो आपको अपनी टीम के सदस्यों के बीच लचीला और स्पष्ट संचार सुनिश्चित करने के बारे में दोबारा सोचने की आवश्यकता नहीं है। जीमेल यहां निर्बाध टीम संचार की सुविधा के लिए है।
आप एक "समूह" ईमेल सूची बना सकते हैं और उस समूह में टीम के सभी सदस्यों को जोड़ सकते हैं। फिर, आप पूरी टीम के साथ जानकारी, संसाधन और अपडेट साझा करने के लिए केवल एक ईमेल पते का उपयोग कर सकते हैं।
एक ही समय में कई प्रोजेक्ट पर काम करने वाले लोग अलग-अलग प्रोजेक्ट से संबंधित ईमेल को लेबल कर सकते हैं। इस प्रकार, विभिन्न लेबल वाले ईमेल अलग-अलग फ़ोल्डरों में संग्रहीत किए जाएंगे। आप महत्वपूर्ण ईमेल को तुरंत ढूंढने के लिए उन्हें तारांकित भी कर सकते हैं।
3. परियोजना के लिए अपनी टीम के संसाधनों का निर्धारण
परियोजना प्रबंधकों को अक्सर एक नई परियोजना के लिए टीम के सदस्यों को कार्य सौंपने और शेड्यूल करने में मुश्किल होती है, जबकि अन्य परियोजनाएं चल रही होती हैं। यदि वे Google कार्यस्थान का उपयोग करते हैं, तो कैलेंडर ऐप इस समस्या का आसान समाधान प्रस्तुत कर सकता है।
टीम के सदस्य अपने कार्यों और शेड्यूल को एक साझा कैलेंडर में चिह्नित कर सकते हैं। इस प्रकार, सभी को पता चल जाएगा कि किस तारीख तक किसका कब्जा है और उसी के अनुसार नए कार्य सौंपे जाएंगे। टीमें इसका उपयोग समय सीमा और मील के पत्थर की निगरानी और अनुस्मारक प्राप्त करने के लिए कर सकती हैं।
आप छुट्टियों, बैठकों और प्रशिक्षण सत्रों पर नज़र रखने के लिए अलग टीम कैलेंडर बना सकते हैं।
4. डिजिटल डेटा साझा करें और स्टोर करें
आधुनिक-दिन की परियोजनाओं को मिशन-महत्वपूर्ण डेटा वाली फाइलों और दस्तावेजों के लिए सुरक्षित भंडारण की आवश्यकता होती है। साथ ही, परियोजना के सदस्यों की उन तक 24/7 पहुंच होनी चाहिए। Google डिस्क ऐप यहां आपकी सभी प्रोजेक्ट-संबंधित फ़ाइलों, दस्तावेज़ों, छवियों और वीडियो को संग्रहीत करने के लिए है।
यह क्लाउड-आधारित फ़ाइल संग्रहण ऐप आपकी फ़ाइलों को सुरक्षित रूप से संग्रहीत कर सकता है। अगर आप फाइलों में कोई बदलाव करते हैं, तो यह तुरंत सिंक हो जाती है। इस प्रकार, टीम का कोई अन्य सदस्य अद्यतन सामग्री तक पहुंच सकता है।
Google डिस्क के साझाकरण और एक्सेस नियंत्रण सहयोगी कार्य को परेशानी मुक्त बनाते हैं। उदाहरण के लिए, आप केवल दस्तावेज़ देखने की अनुमति के साथ अनुमोदन के लिए फ़ाइल की एक ड्राफ़्ट कॉपी क्लाइंट के साथ साझा कर सकते हैं।
इसके अलावा, आप विभिन्न प्रोजेक्ट टीमों के लिए अलग-अलग साझा ड्राइव बना सकते हैं और त्वरित पहुंच के लिए इन्हें उनके साथ साझा कर सकते हैं।
5. रिपोर्ट और प्रस्तुतियाँ बनाएँ
क्या आप आकर्षक और व्याख्यात्मक रिपोर्ट बनाने के लिए एक उपकरण की तलाश कर रहे हैं? क्या आप उन रिपोर्ट में विभिन्न चार्ट और ग्राफ़ शामिल करना चाहते हैं? Google पत्रक आपके लिए ऐप है। यह आपको किसी भी प्रकार के संख्यात्मक डेटा को सबसे उपयुक्त शैली में साझा करने में मदद करता है। यह आपको एक रिपोर्ट पर सहयोगी रूप से काम करने की अनुमति भी देता है।
प्रस्तुतिकरण परियोजनाओं का एक और महत्वपूर्ण हिस्सा है। गूगल स्लाइड ऐप Google वर्कस्पेस का सही प्रेजेंटेशन बिल्डर टूल है। आप इसका उपयोग अपनी दृष्टि साझा करने, टीम के प्रदर्शन का वर्णन करने और महत्वपूर्ण डेटा की कल्पना करने के लिए कर सकते हैं।
दूर से काम करते हुए, Google मीट की स्क्रीन शेयरिंग सुविधा का उपयोग करके वीडियो कॉन्फ्रेंस के दौरान Google स्लाइड प्रस्तुतियों को साझा करना भी संभव है।
6. प्रोजेक्ट ऑनलाइन लेना
साइटें Google वर्कस्पेस ऐप है जिसके उपयोग से आप प्रोग्रामिंग या डिज़ाइन ज्ञान के बिना उच्च-गुणवत्ता वाली साइट बनाते हैं। आप किसी प्रोजेक्ट, इवेंट या टीम के लिए Google साइट का उपयोग कर सकते हैं।
आप सभी दस्तावेज़ों, अद्यतनों, समय-सारिणी, कैलेंडर और डिलिवरेबल्स को संग्रहीत करने के लिए एक हब के रूप में Google साइट्स का उपयोग कर सकते हैं। यह टीम के सभी साथियों को एक ही स्थान से परियोजना से संबंधित सभी जानकारी प्राप्त करने में सक्षम बनाएगा।
7. टीम की बैठकें और बातचीत
किसी प्रोजेक्ट पर काम करने वाली टीमों को हर समय संपर्क में रहने की जरूरत है। ईमेल के अलावा, वे इंस्टेंट मैसेजिंग के लिए Google वर्कस्पेस चैट और वर्चुअल मीटिंग के लिए वीडियो कॉल ऐप Google मीट का उपयोग कर सकते हैं।
व्यक्तिगत सदस्यों को सीधे संदेश भेजने के अलावा, Google चैट समूह वार्तालापों का भी समर्थन करता है ताकि टीमें दूरस्थ स्थानों से आसानी से सहयोग कर सकें। चैट का इस्तेमाल करते हुए आप दूसरों के साथ फाइल शेयर भी कर सकते हैं और किसी टास्क पर काम कर सकते हैं।
Google मीट ऑडियो और वीडियो कॉल दोनों का समर्थन करता है, इसलिए आप जब चाहें अपने सहकर्मियों से जुड़ सकते हैं। Google मीट पर मीटिंग के दौरान आप हमेशा एक साथ दस्तावेज़ पर काम कर सकते हैं—जो सहयोग को अगले स्तर तक ले जाता है।
मीटिंग के दौरान आप Keep ऐप का इस्तेमाल नोट्स लेने और मिनट्स लिखने के लिए भी कर सकते हैं। आप इन नोटों को आसानी से साझा कर सकते हैं और अन्य दस्तावेज़ों के साथ संलग्न कर सकते हैं।
8. दस्तावेज़ प्रबंधन और सहयोग
परियोजनाओं पर काम करने वाली टीमों को कई दस्तावेजों का प्रबंधन करना होता है। स्थिति तब समस्याग्रस्त हो जाती है जब उन्हें उन दस्तावेजों पर सहयोग करने की आवश्यकता होती है। दस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से वितरित करने और उन्हें अलग से संपादित करने से टीम के प्रदर्शन में बाधा आ सकती है और परियोजना में देरी हो सकती है।
सम्बंधित: कारण क्यों परियोजनाओं में देरी हो रही है और उनसे कैसे बचें
Google कार्यस्थान उपयोगकर्ता दस्तावेज़ों को प्रबंधित करने के लिए दस्तावेज़ और पत्रक आज़मा सकते हैं। कई लोग इन दस्तावेज़ों तक पहुँच सकते हैं और उन पर एक साथ काम कर सकते हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप दस्तावेज़ों और स्प्रैडशीट्स में क्या परिवर्तन करते हैं, वे रीयल-टाइम में दिखाई देंगे।
समान दस्तावेज़ों पर टिप्पणी करना और फ़ीडबैक देना भी संभव है। संस्करण इतिहास सुविधा के साथ, आप आसानी से ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ों में किसने और कब परिवर्तन किए।
Google कार्यस्थान के साथ परियोजना प्रबंधन आसान हो गया
किसी प्रोजेक्ट के विभिन्न पहलुओं को प्रबंधित करने के लिए उद्यम अक्सर कई ऐप्स और टूल का उपयोग करते हैं। अगर आप पहले से ही Google Workspace ऐप का इस्तेमाल करते हैं, तो ये प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में भी आपकी मदद कर सकते हैं।
अब जब आप जानते हैं कि परियोजना से संबंधित कार्यों को प्रबंधित करने के लिए इसके ऐप्स का उपयोग कैसे किया जाता है, तो परियोजना प्रशासन आसान हो जाएगा। हालांकि, Google के अलावा अन्य कार्यक्षेत्र सुविधा प्रदाता हैं जिन्हें आप जांचना चाहेंगे।
Microsoft और Google अकेली ऐसी कंपनियां नहीं हैं जो कार्यक्षेत्र सुइट सुविधाएं प्रदान करती हैं। यहां कुछ बेहतरीन विकल्प दिए गए हैं जिन्हें आप देख सकते हैं!
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तमाल MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं। प्रौद्योगिकी, वित्त और व्यवसाय में पर्याप्त अनुभव प्राप्त करने के बाद एक आईटी परामर्श कंपनी में अपनी पिछली नौकरी में प्रक्रिया, उन्होंने 3 साल पहले एक पूर्णकालिक पेशे के रूप में लेखन को अपनाया। उत्पादकता और नवीनतम तकनीकी समाचारों के बारे में नहीं लिखते हुए, उन्हें स्प्लिंटर सेल खेलना और नेटफ्लिक्स/प्राइम वीडियो देखना पसंद है।
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