यदि आप कोई प्रस्तुतीकरण कर रहे हैं तो आप हमेशा नवीनतम डेटा उपलब्ध रखना चाहते हैं। इस तरह, आप सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपकी स्लाइड्स सटीक हैं और जमीनी हकीकत को प्रतिबिंबित करती हैं।
हालांकि, ऐसे समय होते हैं जब आपको एक प्रेजेंटेशन बनाना पड़ता है क्योंकि आपके सहयोगी अभी भी डेटा संकलित कर रहे हैं। आप कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि वे आपके एक्सेल डेटाबेस में जो भी बदलाव करते हैं, वह आपकी पावरपॉइंट स्लाइड में दिखाई देता है?
यहीं पर पेस्ट लिंक फंक्शन आता है। यह सुनिश्चित करने के लिए इसका उपयोग कैसे करें कि आपके पास अपनी प्रस्तुति पर हमेशा नवीनतम डेटाबेस और चार्ट जानकारी है।
अपनी एक्सेल तालिका को अपनी प्रस्तुति से जोड़ने के लिए, यह पहले मौजूद होना चाहिए। यदि आपके सहयोगियों ने इसे अभी तक नहीं बनाया है, तो आप एक प्लेसहोल्डर तालिका बना सकते हैं जिसे आप चुन सकते हैं और कॉपी कर सकते हैं और फिर अपने साथियों से इसकी सामग्री अपडेट करवा सकते हैं। एक बार जब आप प्रारंभिक डेटा बना लेते हैं, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- उस तालिका का चयन करें जिसे आप अपनी प्रस्तुति में कॉपी करना चाहते हैं।
- पर क्लिक करें प्रतिलिपि या दबाएं Ctrl + सी (आदेश + सी मैक उपयोगकर्ताओं के लिए)।
- खुला हुआ माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइंट.
- यदि आपके पास पहले से ही एक फ़ाइल प्रस्तुतिकरण है, जिस पर आप काम कर रहे हैं, तो उसे खोलें; अन्यथा, पर क्लिक करें खाली प्रस्तुति.
- एक खाली स्लाइड पर, पर जाएँ होम मेनू रिबन.
- पर क्लिक करें नीचे वाला तीर के नीचे पेस्ट आइकन.
- चुनना स्पेशल पेस्ट करो…
- पेस्ट स्पेशल विंडो में, चुनें लिंक पेस्ट करो रेडियो बटन।
- चुनना माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्कशीट ऑब्जेक्ट.
- दबाएँ ठीक है.
एक बार हो जाने के बाद, आप एक्सेल से कॉपी की गई तालिका को अपने पावरपॉइंट प्रेजेंटेशन पर देखेंगे।
हालाँकि, आपके द्वारा जोड़ी गई तालिका की सामग्री या स्वरूपण को संपादित करने के लिए आपको स्रोत एक्सेल फ़ाइल तक पहुँचने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, आप वह फ़ाइल खोल सकते हैं जहाँ आपने उसे सहेजा था; या, आप तालिका पर डबल-क्लिक कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से स्रोत फ़ाइल खोल देगा।
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एक गतिशील चार्ट बनाना
डेटा और रुझानों की कल्पना, तुलना और विश्लेषण करने के सबसे आसान तरीकों में से एक चार्ट का उपयोग करना है। हालाँकि, यदि आप अपने द्वारा अभी बनाई गई लिंक की गई एक्सेल तालिका से एक चार्ट बनाना चाहते हैं, तो आपको इसे पहले इसकी स्रोत फ़ाइल से करना होगा। एक बार चार्ट बना लेने के बाद, आप इसे कॉपी कर सकते हैं और अपनी PowerPoint फ़ाइल से लिंक कर सकते हैं। यहाँ यह कैसे करना है।
- एक्सेल में आपके द्वारा बनाए गए चार्ट का चयन करें।
- पर क्लिक करें प्रतिलिपि या दबाएं Ctrl + सी (आदेश + सी मैक उपयोगकर्ताओं के लिए)।
- खुला हुआ माइक्रोसॉफ्ट पावरप्वाइंट.
- उस स्लाइड पर जाएँ जहाँ आप वह चार्ट रखना चाहते हैं जिसे आपने अभी-अभी कॉपी किया है।
- पर घरमेनू रिबन, पर क्लिक करें नीचे वाला तीर के नीचे पेस्ट आइकन.
- में पेस्ट विकल्प, आप या तो चुन सकते हैं गंतव्य थीम और लिंक डेटा का उपयोग करें (एल) या स्रोत स्वरूपण और लिंक डेटा रखें (एफ). ये क्रमशः तीसरे और चौथे चिह्न हैं। पहला विकल्प आपको उस थीम का उपयोग करने देता है जिसका उपयोग आप अपनी प्रस्तुति के लिए कर रहे हैं, जबकि दूसरा विकल्प आपके स्रोत एक्सेल फ़ाइल के रंगरूप को बरकरार रखता है।
- एक बार जब आप अपना चार्ट चिपका लेते हैं, तो आप अपनी आवश्यकताओं के अनुसार इसे इधर-उधर कर सकते हैं।
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अपना चार्ट अपडेट कर रहा है
दुर्भाग्य से, यदि आपको अपने चार्ट में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो आपको इसके स्रोत डेटा को एक्सेल में खोलना होगा। यदि आपके पास एक्सेल फ़ाइल तक पहुंच है, तो आप सीधे परिवर्तन कर सकते हैं, और यह स्वचालित रूप से पावरपॉइंट चार्ट पर प्रतिबिंबित होना चाहिए।
यदि आपके पास एक्सेल फाइल नहीं खुली है, तो आप कर सकते हैं दाएँ क्लिक करें PowerPoint चार्ट पर, फिर चुनें डेटा संपादित करें > एक्सेल में डेटा संपादित करें संदर्भ मेनू में। आप भी चुन सकते हैं डेटा संपादित करें > डेटा संपादित करें एक छोटी सी खिड़की खोलने के लिए अगर आपको केवल मामूली बदलाव करने की जरूरत है।
यदि आपके द्वारा किए गए परिवर्तन स्वचालित रूप से PowerPoint चार्ट पर प्रतिबिंबित नहीं होते हैं, तो आप इसे मैन्युअल रूप से अपडेट कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, अपने चार्ट पर क्लिक करें, पर जाएँ चार्ट डिजाइन मेनू रिबन, फिर क्लिक करें डेटा ताज़ा करें. यह लिंक की गई एक्सेल फ़ाइल से नवीनतम जानकारी प्राप्त करेगा और आपके पावरपॉइंट चार्ट पर प्रदर्शित जानकारी को अपडेट करेगा।
आपकी Excel डेटा तालिका के विपरीत, Excel में चार्ट डिज़ाइन में आपके द्वारा किया गया कोई भी परिवर्तन PowerPoint में आपके चार्ट को प्रभावित नहीं करेगा। इस कारण से, आपको उस चार्ट के डिज़ाइन और अनुभव को अंतिम रूप देना होगा जिसे आप एक्सेल में कॉपी कर रहे हैं, इसे अपनी प्रस्तुति में कॉपी करने से पहले।
वैकल्पिक रूप से, आप अपने पावरपॉइंट चार्ट में स्वतंत्र रूप से डिज़ाइन परिवर्तन कर सकते हैं। इसका मतलब है कि आप एक्सेल से कॉपी किए गए चार्ट को प्रभावित किए बिना आपका प्रेजेंटेशन चार्ट कैसा दिखता है, इसे बदल सकते हैं।
वे परिवर्तन करने के लिए, अपने चार्ट पर क्लिक करें, फिर पर जाएँ चार्ट डिजाइन मेनू रिबन. आप चुन सकते हैं कि चार्ट कैसा महसूस करता है चार्ट शैलियाँ. यदि आपको लगता है कि वर्तमान चार्ट प्रकार आपकी प्रस्तुति के साथ ठीक से फिट नहीं है, तो आप इसे बदल भी सकते हैं।
पर क्लिक करें चार्ट प्रकार बदलें एक नई विंडो खोलने के लिए। वहां से, आप बाएं कॉलम में अपनी पसंद का कोई भी चार्ट प्रकार चुन सकते हैं।
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कभी-कभी, आपको याद नहीं रहता कि आपकी प्रस्तुति में टेबल और चार्ट किसी एक्सेल फ़ाइल से लिंक हैं या नहीं। या ऐसा हो सकता है कि आपने अपने पावरपॉइंट डेटा को एक स्प्रेडशीट से लिंक किया हो, लेकिन यह याद न रहे कि आपने इसे कहाँ सहेजा है।
आप PowerPoint फ़ाइल को सीधे देख सकते हैं यदि वह किसी फ़ाइल से लिंक है और ये फ़ाइलें कहाँ हैं। ऐसा करने के लिए, पर क्लिक करें फ़ाइल में मेनू रिबन. खुलने वाले फ़ुल-स्क्रीन मेनू में, पर जाएँ जानकारी बाएँ हाथ के स्तंभ पर.
के नीचे जानकारी खिड़की, पर दायाँ हाथ कॉलम, यहां जाएं संबंधित दस्तावेज. पर क्लिक करें फ़ाइल स्थान खोलें यह देखने के लिए कि लिंक की गई फ़ाइलें कहाँ सहेजी गई हैं।
यदि आप लिंक की गई एक्सेल फाइलों को स्थानांतरित करते हैं, तो क्लिक करें फाइलों के लिंक संपादित करें. एक लिंक विंडो दिखाई देगी जिसमें प्रत्येक लिंक की गई वस्तु और उससे जुड़ी फ़ाइल का स्थान दिखाई देगा। विंडो आपको चार विकल्प देती है:
- अभी अद्यतन करें: लिंक की गई फ़ाइल में नवीनतम परिवर्तनों के लिए ऑब्जेक्ट के डेटा को अपडेट करें।
- खुला स्त्रोत: लिंक की गई एक्सेल फाइल को खोलता है।
- स्रोत बदलें…: लिंक की गई फ़ाइल को बदलने के लिए फ़ाइल एक्सप्लोरर विंडो खोलता है।
- लिंक तोड़ें: आपकी प्रस्तुति से लिंक हटा देता है।
हमेशा अपडेट रहें
यह निफ्टी फीचर पहली बार माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस 2010 में दिखाई दिया और तब से सभी ऑफिस यूजर्स के लिए उपलब्ध है। इसलिए, जब भी आप अपूर्ण डेटा के आधार पर कोई प्रस्तुतिकरण कर रहे हों, तो आपको भविष्य में इसे मैन्युअल रूप से अपडेट करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।
Excel जानकारी की प्रतिलिपि बनाकर और फिर उसे अपनी प्रस्तुति में एक लिंक किए गए आइटम के रूप में चिपकाने से, आपको गारंटी है कि नवीनतम डेटा आपकी PowerPoint फ़ाइल में स्वचालित रूप से अपडेट हो जाएगा।
सामान्य गलतियों से बचने, अपने दर्शकों को जोड़े रखने और एक पेशेवर प्रस्तुतिकरण बनाने के लिए इन Microsoft PowerPoint युक्तियों का उपयोग करें।
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जोवी एक लेखक, करियर कोच और पायलट हैं। जब वह 5 साल के थे, तब से उनके पिता ने एक डेस्कटॉप कंप्यूटर खरीदा था, तब से उन्हें किसी भी पीसी के लिए प्यार हो गया था। तब से, वह अपने जीवन के हर पहलू में प्रौद्योगिकी का उपयोग और अधिकतम करता रहा है।
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