एक प्रभावी ईमेल जल्दी से कैसे लिखें (4 एआई उपकरण जिनका आप उपयोग कर सकते हैं)

नियमित पाठ संदेशों के विपरीत, ईमेल लेखन अलग है। जब स्क्रैच से ईमेल लिखने की बात आती है तो लोग बहुत अधिक सोचते हैं। आपको आश्चर्य है कि क्या शामिल करना है, क्या टालना है, और भगवान जाने क्या आप वर्तमान में जो लिख रहे हैं वह भी सही है?

एक सर्विस प्रोवाइडर होने के नाते मुझे रोजाना दर्जनों ईमेल लिखने पड़ते हैं। और यह मुझे आपके सवालों का जवाब देने के लिए एक आदर्श व्यक्ति बनाता है।

उचित जानकारी के साथ, प्रभावी ईमेल तेजी से लिखना चैटिंग ऐप पर संदेश टाइप करने जितना आसान हो जाता है। फिर, आप प्रक्रिया को गति देने के लिए AI टूल का भी उपयोग कर सकते हैं। ऐसे।

प्रभावी ईमेल तेजी से लिखने के लिए 10 युक्तियाँ

1. विषय पंक्ति को अपने ईमेल के सारांश के रूप में समझें

जब आपको कोई ईमेल भेजना होता है, तो सबसे पहली चीज जो आपको करनी होती है, वह है: एक शक्तिशाली विषय पंक्ति लिखना. यह पहली चीज है जिसे आपका प्राप्तकर्ता देखता है, और खराब या बिना विषय पंक्ति वाला कोई भी ईमेल हटाया जा सकता है या स्पैम फ़ोल्डर में समाप्त हो सकता है।

इस प्रकार, आपको इसे सोचने और लिखने के लिए एक अतिरिक्त मिनट की आवश्यकता हो सकती है। अपनी विषय पंक्तियों को सामान्य या अस्पष्ट होने से रोकने का सबसे आसान तरीका है कि उन्हें सुर्खियों के रूप में माना जाए। आपको बस इतना करना है कि अपने ईमेल को संक्षिप्त लेकिन सूचनात्मक तरीके से सारांशित करें।

2. उनका अभिवादन करो

अपनी सब्जेक्ट लाइन के बाद, आपको अपने ईमेल के लिए टोन सेट करना होगा और अपने प्राप्तकर्ता पर अपनी छाप छोड़नी होगी। औपचारिक या अनौपचारिक रूप से उनका अभिवादन करना, इसे करने का सही तरीका है। यदि आप भ्रमित हैं, तो औपचारिक तरीका चुनें।

अपने प्राप्तकर्ताओं को बधाई देने के विभिन्न तरीके यहां दिए गए हैं:

• नमस्ते: यह सीधी और मैत्रीपूर्ण बातचीत के लिए है।
• नमस्ते: यह सरल और विनम्र है।
• प्रिय: यह थोड़ा अस्वाभाविक है, लेकिन आप किसी कार्यकारी से संपर्क करते समय इसका इस्तेमाल कर सकते हैं।

3. एक प्रारंभिक वाक्य जोड़ें

अपने प्राप्तकर्ता को बधाई देने के बाद, आपको अपने ईमेल के बारे में बात करने में खुजली महसूस होनी चाहिए, लेकिन एक सेकंड के लिए रुकें। इससे पहले कि आप कुछ कहें, एक अच्छे प्रवाह के साथ अपना ईमेल शुरू करने के लिए एक प्रारंभिक वाक्य लिखें।

इसे करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक ओपनिंग लाइन जोड़ना है।

यहां कुछ उदाहरण दिए गए हैं जिनका आप सीधे उपयोग कर सकते हैं:

• मुझे इजाजत दीजिए कि मैं अपने बारे में बता सकूं।
• आपसे बात कर बहुत अच्छा लगा।
• आशा करता हूँ की आप सकुशल होंगे।
• मैं लगभग _____ तक पहुंच रहा हूं
• अद्यतन करने के लिए धन्यवाद।
• मैं ____ पर चेक इन कर रहा हूँ
• आपकी (हाल की उपलब्धि) पर बधाई।

4. अपना परिचय दो

अगर आप किसी को पहली बार ईमेल कर रहे हैं, तो आपको किसी और चीज के बारे में बात करने से पहले अपना परिचय देना होगा।

भले ही लोग आमतौर पर घंटों बात करते हैं, लेकिन अपना परिचय देने के लिए कहने पर उन्हें पसीना आने लगता है। चिंता मत करो। इसे उस तरह से नहीं किया जाना है। इसे आसान बनाने के लिए, निम्न स्वरूपों में से किसी एक का उपयोग करें।

• मेरा नाम है (पूरा नाम), और मैं एक (आपकी वर्तमान भूमिका) हूं।
• मैं (पूरा नाम) हूं, और मैं (कंपनी का नाम) नामक एक/एक (उद्योग) फर्म के लिए काम करता हूं।

सबसे अच्छा अभ्यास यह है कि आप अपने बारे में केवल एक या दो वाक्य शामिल करें, और इससे अधिक नहीं।

5. बिंदु पर तेजी से पहुंचें

यह सुनिश्चित करने का सबसे अच्छा तरीका है कि आपका ईमेल प्राप्तकर्ता के लिए मूल्यवान हो, यह उस जानकारी को त्वरित रूप से वितरित करने योग्य बनाना है जिसकी उन्हें आवश्यकता है। दूसरे शब्दों में, बिंदु पर तेजी से पहुंचें।

आपने अपने प्राप्तकर्ता का अभिवादन किया, एक प्रारंभिक पंक्ति लिखी / अपना परिचय दिया, अब लिखें कि आप उन्हें ईमेल क्यों कर रहे हैं। यदि आपको कई चीजों पर चर्चा करनी है, तो उन्हें प्राथमिकता दें और सबसे महत्वपूर्ण बात से अपना ईमेल शुरू करें। यह किसी प्रश्न का उत्तर देना या अनुरोध करना हो सकता है।

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6. एक बड़ा विचार शामिल करें

अगर आपका ईमेल थोड़ा लंबा हो जाता है, तो नियमित सामग्री लेखन से एक टिप लें और अंत में एक निष्कर्ष या एक बड़ा विचार जोड़ें।

यह सारा ध्यान सबसे महत्वपूर्ण चीज पर लगाएगा। उदाहरण के लिए, आपको पहले कुछ करने की आवश्यकता है, या किसी परियोजना को आगे बढ़ाने के लिए आपको तुरंत उत्तर की आवश्यकता है, आदि। आप कुछ ऐसा कहकर निष्कर्ष भी जोड़ सकते हैं: हमारी चर्चा से मुख्य निष्कर्ष [____] है।

7. इसे संक्षिप्त रखें

एक औसत पेशेवर को प्रतिदिन सौ से अधिक ईमेल प्राप्त होते हैं। इसका तात्पर्य है कि जिन लोगों से आप संपर्क करते हैं उनमें से अधिकांश व्यस्त हैं। कोई फर्क नहीं पड़ता कि वे आपको कितना पसंद करते हैं, वे शायद किसी भी तरह के जुए के लिए तैयार नहीं होंगे। इसलिए अपने ईमेल को छोटा और प्यारा रखें।

लंबे ईमेल का एक और नुकसान यह है कि कभी-कभी वे मुख्य बिंदु से अस्पष्ट हो जाते हैं, या गलतफहमियां भी पैदा कर सकते हैं।

8. सम्मानजनक और उदार बनें

सम्मानजनक और विनम्र ईमेल लिखने की सुंदरता यह है कि आप किसी से असहमत हो सकते हैं, वैकल्पिक राय प्रस्तुत कर सकते हैं, या यहां तक ​​कि एहसान मांग सकते हैं, लेकिन वे अभी भी पढ़ने में ठीक लगेंगे।

यदि आप अपने ईमेल में ऐसा कुछ करने की योजना बना रहे हैं, तो अपने प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देने पर विचार करें या पहले उनके काम या विचारों के लिए उनकी प्रशंसा करें। फिर, सीधे तौर पर यह बताए बिना अपनी राय प्रस्तुत करें कि उन्होंने जो किया वह बुरा था या पूरी तरह से गलत था।

9. एक समापन वाक्य जोड़ें

आपकी समापन पंक्ति इस बात पर निर्भर करती है कि आप जिस व्यक्ति को ईमेल कर रहे हैं, उससे आप किस प्रकार के उत्तर की अपेक्षा कर रहे हैं। आप संदर्भ के आधार पर अपने ईमेल को एक कथन या एक बंद प्रश्न के साथ समाप्त करने का विकल्प चुन सकते हैं। हालांकि, हर कीमत पर एक ओपन-एंडेड प्रश्न के साथ बंद होने से बचें।

यह मुख्य रूप से इसलिए है क्योंकि एक बयान और एक बंद प्रश्न आपकी बातचीत को एक दिशा देते हैं, चीजों को ट्रैक पर रखते हैं, और एक उत्तर सुनिश्चित करते हैं।

हालाँकि, एक खुला प्रश्न अनावश्यक रूप से चर्चा सूत्र को बढ़ाता है। साथ ही, यदि आप किसी पूरी तरह से व्यस्त व्यक्ति से संपर्क कर रहे हैं, तो आपका ईमेल पूरी तरह से अनदेखा किया जा सकता है।

यहाँ एक बंद-समाप्त प्रश्न का उदाहरण दिया गया है।

आइए एक कॉल पर इस पर और चर्चा करें। कौन सा समय आपके लिए सबसे अच्छा काम करता है? [समय 1] [समय 2] [समय 3]

यह आपके प्राप्तकर्ता के लिए निर्णय लेने की प्रक्रिया को आसान बनाता है।

दूसरी ओर, यहाँ एक ओपन-एंडेड प्रश्न का उदाहरण दिया गया है।

हम एक कॉल पर इस पर और चर्चा कर सकते हैं। तो आप कब फ्री हैं?

यह आपके प्राप्तकर्ता पर उत्तर देने से पहले उनके कैलेंडर की जांच करने का दबाव डालता है, जिससे कार्रवाई करना मुश्किल हो जाता है।

इसके अतिरिक्त, ईमेल में जोड़ने के लिए एक कथन भी एक अच्छा विचार हो सकता है। उदाहरण के लिए:

आपसे सुनने/आपके साथ काम करने के लिए उत्सुक हैं। आपका दिन शुभ हो। शुक्रिया।

10. साइन ऑफ़

अंत में, आप अपने ईमेल के संदर्भ के आधार पर, इनमें से किसी भी साइन-ऑफ वाक्यांश के साथ अपना ईमेल समाप्त कर सकते हैं।

• सधन्यवाद
• सादर
• भवदीय
• श्रेष्ठ
• चियर्स
• शुभकामनाएं

ये सभी युक्तियाँ रचना करने में आपकी सहायता करने के लिए पर्याप्त हैं और सभी ईमेल का सही तरीके से जवाब दें.

यदि आप नई परियोजनाओं या नई नौकरी की तलाश कर रहे हैं, या यदि आपकी वर्तमान नौकरी के लिए आपको प्रति दिन कई ईमेल भेजने की आवश्यकता है, तो ये एआई उपकरण मददगार हो सकते हैं।

यह टूल आपके प्राप्तकर्ताओं के लिंक्डइन प्रोफाइल डेटा के आधार पर कस्टम ओपनिंग लाइन बनाने में आपकी मदद करता है। आपको बस टूल में प्राप्तकर्ता का लिंक्डइन यूआरएल जोड़ना है, और यह उनके प्रोफाइल विवरण के आधार पर अद्वितीय उद्घाटन लाइनों के साथ आएगा।

200 ओपनिंग लाइन्स के लिए टूल की कीमत $36 प्रति माह है।

SmartWriter.ai आपके प्राप्तकर्ता की सार्वजनिक प्रोफ़ाइल और उनके द्वारा उल्लिखित समाचारों से डेटा एकत्र करने में आपकी सहायता करता है। यह आपको उन लोगों के लिए वैयक्तिकृत ईमेल बनाने में मदद करता है, जिनसे आप संपर्क कर रहे हैं।

आप इसका उपयोग आउटरीच के लिए ठंडे ईमेल या लिंक्डइन संदेश भेजने के लिए कर सकते हैं। टूल की सदस्यता $49 प्रति माह से शुरू होती है।

यदि आप एक नया व्यवसाय शुरू कर रहे हैं और आपको धन की आवश्यकता है, तो Snazzy.ai आपके लिए एकदम सही उपकरण हो सकता है। यह आपको वीसी या एंजेल निवेशकों को पिच करने के लिए ईमेल टेम्प्लेट के साथ मदद करता है।

लेकिन सबसे पहले, आपको प्लेटफ़ॉर्म पर एक खाता बनाना होगा। ईमेल भेजना शुरू करने के लिए, आप जिन दर्शकों को लक्षित कर रहे हैं, वे कीवर्ड दर्ज करें जिन्हें आप ढूंढ रहे हैं, और अपनी पेशकश का विवरण दर्ज करें। और यह वैयक्तिकृत प्रथम ड्राफ़्ट प्रदान करके आपका बहुत समय बचाएगा।

उसके बाद, आप पूर्णता सुनिश्चित करने के लिए इसे थोड़ा सा ट्वीक कर सकते हैं। सदस्यता $ 25 प्रति माह से शुरू होती है।

अपने प्राप्तकर्ताओं के लिए सही हुक के साथ आने में आपकी मदद करने के लिए यह एक और एआई उपकरण है। Lyne.ai के साथ आरंभ करने के लिए, अपने संभावित ग्राहकों के काम के ईमेल या उनके लिंक्डइन प्रोफाइल यूआरएल के साथ सीएसवी दर्ज करें।

आप यह भी तय कर सकते हैं कि उद्घाटन के लिए आप टूल को कितने वाक्य लिखना चाहते हैं, उदाहरण के लिए, 1-2 वाक्य या 3-4 वाक्य, आदि। सदस्यता $ 99 प्रति माह से शुरू होती है।

ईमेल लिखना कभी आसान नहीं रहा

यदि आपको कभी भी एक अच्छा ईमेल लिखने के लिए सभी बिंदुओं को इकट्ठा करना चुनौतीपूर्ण लगता है, तो आपका संघर्ष आज समाप्त होता है।

अपना अगला प्रभावी ईमेल तेज़ी से लिखने के लिए इन युक्तियों या उपकरणों का उपयोग करें!

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