प्रोजेक्ट प्रस्ताव कैसे लिखें

आप एक कर्मचारी हो सकते हैं जो चाहते हैं कि प्रबंधन आपके विचारों पर कार्य करे, एक छोटा व्यवसाय स्वामी जो आपके ग्राहक को कुछ खास तरीकों से मदद करने की कोशिश कर रहा हो, या एक स्टार्टअप जो निवेशकों से धन जुटाने के लिए तैयार हो।

इस प्रक्रिया में एक चीज जो आपको करनी चाहिए वह है एक बेहतर कारण के लिए स्वीकृत होने के लिए एक परियोजना प्रस्ताव लिखना। इस तरह आपको अपने विचार को किसी उल्लेखनीय चीज़ में बदलने के लिए आवश्यक संसाधन, उपकरण या बजट मिलता है।

तो, आइए समझते हैं कि एक परियोजना प्रस्ताव कैसे लिखा जाए जो निर्णय निर्माताओं को पसंद और स्वीकृत हो।

एक परियोजना प्रस्ताव का आदर्श प्रारूप क्या है?

इससे पहले कि हम एक परियोजना प्रस्ताव लिखने की बारीकियों में उतरें, आइए पहले इसकी परिभाषा पर कुछ प्रकाश डालें।

जिस दस्तावेज़ का उपयोग आप किसी परियोजना को प्रस्तावित करने और उसके उद्देश्य, परिणामों और उस लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए चरण-दर-चरण योजना की व्याख्या करने के लिए करते हैं, उसे परियोजना प्रस्ताव कहा जाता है।

यहां परियोजना प्रस्ताव प्रारूप है जिसे आपको उच्च अधिकारियों को जमा करते समय पालन करना चाहिए।

1. कवर शीट

आपके प्रोजेक्ट का शीर्षक लिखने के लिए पहली चीज़ जो आपको चाहिए वह है एक कवर शीट। दस्तावेज़ के माध्यम से स्कैन करना आसान बनाने के लिए इसके बाद अगले पृष्ठ पर सामग्री की तालिका है।

2. कार्यकारी सारांश

आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव पर दूसरी बात कार्यकारी सारांश होना चाहिए। आपको सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं को शामिल करना चाहिए जो प्रबंधन आपकी परियोजना के बारे में जानना चाहेगा। उदाहरण के लिए:

• आप जिस समस्या का समाधान करेंगे।
• इस समस्या का आपका प्रस्तावित समाधान।
• आपकी योजना की रूपरेखा।
• इस परियोजना का परिणाम।

फिर, अपने सारांश के अंत में सब कुछ एक निष्कर्ष में लपेटें।

3. परियोजना विवरण

यह आपके प्रोजेक्ट प्रस्ताव का सबसे बड़ा खंड होगा, जहां आप हर चीज पर चर्चा करेंगे।

पृष्ठभूमि: इस खंड में, आप उन परियोजनाओं के बारे में बात करते हैं जो आपने अतीत में की हैं, जो परिणाम आपने हासिल किए हैं, और आप इस परियोजना पर काम करने के लिए सही व्यक्ति या टीम क्यों हैं। अपनी बात पर जोर देने के लिए, आप जोड़ सकते हैं कि आप कैसे कर सकते हैं परियोजना को सफल बनाएं आपके द्वारा काम किए गए पिछले असाइनमेंट से सीखे गए पाठों के आधार पर।

परियोजना कार्य योजना: यहां, आप चरण-दर-चरण प्रक्रिया का वर्णन कर सकते हैं कि आप जिस विशेष समस्या को संबोधित कर रहे हैं उसे कैसे हल करना चाहते हैं।

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परियोजना आवश्यकताएँ: इस खंड में, आप उस बजट, संसाधनों या उपकरणों का वर्णन करते हैं जिनकी आपको परियोजना को पूरा करने के लिए आवश्यकता होगी। यदि संभव हो, तो आप यह भी बता सकते हैं कि धन कहाँ जाएगा या आपको किस कार्य के लिए किन संसाधनों या उपकरणों की आवश्यकता होगी।

प्राधिकरण/परियोजना निगरानी: यह वह जगह है जहां आप वर्णन करते हैं कि परियोजना के लिए निर्णय लेने वाले कौन होंगे, और आपका संगठन या टीम हर चीज की निगरानी कैसे करेगी।

4. संलग्नक

अंत में, यह वह अतिरिक्त सामग्री शामिल करने का स्थान है जो प्रस्ताव में शामिल नहीं है। यह महत्वपूर्ण डेटा या अन्य विवरण हो सकता है जिसका उपयोग प्रबंधन आपकी परियोजना और इसकी आवश्यकताओं के बारे में अधिक जानने के लिए कर सकता है।

एक अच्छा प्रोजेक्ट प्रस्ताव कैसे लिखें

सही जानकारी के साथ सही प्रारूप में प्रस्ताव कैसे बनाया जाए, यह जानना जितना महत्वपूर्ण है, उतना ही यह भी आवश्यक है कि स्वीकृत होने के लिए आश्वस्त किया जाए। इसलिए, यहां कुछ बिंदु दिए गए हैं जिन पर आपको अपने प्रोजेक्ट प्रस्ताव के साथ शुरुआत करने पर विचार करना चाहिए।

• कुछ भी लिखने से पहले, सुनिश्चित करें कि आप अपने दर्शकों को जानते हैं। पता लगाएँ कि वे किन शब्दों के साथ प्रतिध्वनित होते हैं, किस प्रकार का स्वर उनके लिए बेहतर होगा, फिर उसी के अनुसार चीजें लिखें।
• डिलीवरी पर ध्यान दें। सुनिश्चित करें कि आप सब कुछ स्पष्ट रूप से स्पष्टता और सरलता के साथ व्यक्त करते हैं।
• किसी भी भ्रम को रोकने के लिए, प्रारूप में अपनी रचनात्मकता का उपयोग करने से बचें। इसके बजाय, पारंपरिक विधि का पालन करें। हालाँकि, यदि आपके प्रबंधन ने आपको पहले से ही एक प्रारूप दिया है, तो सुनिश्चित करें कि आप उसका सख्ती से पालन करते हैं।
• आखिरकार, अपने प्रोजेक्ट प्रस्ताव को संपादित और प्रूफरीड करें किसी भी टाइपिंग या व्याकरण संबंधी त्रुटियों को रोकने के लिए।

एक परियोजना प्रस्ताव में सात भाग क्या हैं?

अब जब हमने चर्चा कर ली है कि अपना प्रोजेक्ट प्रस्ताव लिखते समय आपको किस प्रारूप का पालन करना चाहिए और इसे समझाने के लिए विभिन्न तरीके अपनाएं। आइए समझते हैं कि आपको अपने प्रोजेक्ट प्रस्ताव में किन भागों को शामिल करना चाहिए।

1. मुसीबत

इस खंड में, आप उस समस्या का वर्णन करते हैं जिसे आप संबोधित कर रहे हैं या आपके परियोजना प्रस्ताव का उद्देश्य।

हालाँकि, जब आप इसे लिख रहे हों, तो ध्यान रखें कि जिन लोगों से आप संपर्क कर रहे हैं वे व्यस्त हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप सब कुछ स्पष्ट रूप से, संक्षिप्त रूप से और ठोस तथ्यों के आधार पर प्रस्तुत करते हैं। यदि संभव हो तो, अपनी राय जोड़ने और अनुभाग की लंबाई बढ़ाने से बचें।

2. समाधान

अपने समाधान अनुभाग में, स्पष्ट बताने के बजाय, यह बताकर कि आप इस समस्या का समाधान कैसे करेंगे और आप सफल क्यों होंगे, इसे विशिष्ट बनाएं।

इसे और अधिक प्रभावशाली बनाने के लिए, निर्णय लेने वालों (या आपके पाठकों) के दृष्टिकोण पर ध्यान दें। इस पर विचार करें कि इसे पढ़ते समय वे क्या सोच रहे होंगे, वे आगे क्या जानना चाहेंगे, या इस विवरण या उस बिंदु को पढ़ने के बाद वे क्या प्रश्न उठा सकते हैं। फिर आप जो सीखते हैं उसके आधार पर आप इसे आगे लिख सकते हैं।

साथ ही, तथ्यों और शोध के साथ सब कुछ वापस करें।

3. उद्देश्यों

जब आप किसी समस्या का समाधान करते हैं या कुछ निश्चित परिणाम प्राप्त करने की आशा करते हैं, तो आप उद्देश्यों को निर्धारित करके सफलता सुनिश्चित करते हैं। और इस अनुभाग में आप यही करेंगे—स्मार्ट (विशिष्ट, मापने योग्य, प्राप्य, यथार्थवादी और समयबद्ध) लक्ष्य निर्धारित करें।

याद रखें, आपके उद्देश्यों को आपके प्रस्ताव की गुणवत्ता पर जोर देना चाहिए। आखिरकार, वे आपके प्रबंधन को यह समझाने का एक तरीका हैं कि यह संभव है और आप जिस समस्या का समाधान कर रहे हैं उसे हल कर सकते हैं।

4. वितरणयोग्य

डिलिवरेबल्स सफलता मानदंड हैं, जो प्रबंधन को बताते हैं कि इस परियोजना द्वारा क्या पूरा किया जाएगा और यह कैसे सफल होगा। अपने उद्देश्यों की तरह इन्हें भी समय पर बनाना सुनिश्चित करें। उदाहरण के लिए, इस छुट्टियों के मौसम में X% अधिक बिक्री।

5. योजना और रणनीतियाँ

फिर, आप वर्णन करते हैं कि उद्देश्यों को पूरा करने और उन डिलिवरेबल्स को प्राप्त करने के लिए आप क्या दृष्टिकोण अपनाएंगे। चरण-दर-चरण प्रक्रिया शामिल करें और उन रणनीतियों पर चर्चा करें जिन्हें आप यहां लागू करेंगे।

इसके अलावा, प्रदर्शित करें कि यह दृष्टिकोण प्रासंगिक और प्रभावी क्यों होगा।

6. परियोजना का बजट

पूरी परियोजना की लागत का वर्णन करें। आपको कितने धन की आवश्यकता होगी, आपको किन संसाधनों और उपकरणों की आवश्यकता होगी? सभी विवरणों पर चर्चा करना सुनिश्चित करें।

7. निष्कर्ष

अंत में, इस खंड में समस्या, समाधान, अपने विचार, परियोजना के लाभ, और बाकी सब कुछ समाप्त करें। अपने प्रोजेक्ट प्रस्ताव को मंजूरी दिलाने के लिए तथ्यों पर जोर देना सुनिश्चित करें।

परियोजना प्रस्तावों के विभिन्न प्रकार क्या हैं?

औपचारिक रूप से अनुरोध किया गया

जब आपका मुवक्किल किसी परियोजना के लिए लिखित या औपचारिक अनुरोध करता है, तो आप औपचारिक रूप से अनुरोधित प्रस्ताव प्रस्तुत करते हैं। यह प्रस्ताव लिखना सबसे आसान है, जैसा कि आप जानते हैं कि परियोजना में क्या संभावना है, क्या शामिल करना है, और किस प्रारूप का पालन करना है।

अनौपचारिक रूप से अनुरोध किया गया

यह परियोजना प्रस्ताव तुलनात्मक रूप से कठिन है, क्योंकि पिछले एक के विपरीत, यहां किया गया अनुरोध मौखिक या अनिवार्य रूप से अनौपचारिक है। आपके पास क्या वितरित करना है, इस बारे में कोई विशिष्टता नहीं है, इसलिए आपको कुछ शोध करने की आवश्यकता हो सकती है।

अनचाही

इन परियोजना प्रस्तावों को लिखना सबसे कठिन है। वे कोल्ड पिचिंग की तरह हैं। आप उन्हें तब सबमिट करते हैं जब आपको कोई ऐसा क्लाइंट मिलता है जिसे किसी समस्या के समाधान की आवश्यकता हो सकती है।

यदि आप इस प्रकार के परियोजना प्रस्ताव पर काम कर रहे हैं, तो आपके पास बहुत सारे शोध और करने के लिए आश्वस्त करने वाला है।

विस्तार

निरंतरता परियोजना प्रस्तावों को पहले से स्वीकृत परियोजना के अद्यतन के रूप में लिखा जाता है। यहां आप चरणों, बजट और हर आवश्यकता का उल्लेख करते हैं, और उनसे योजना को जारी रखने की स्वीकृति देने का अनुरोध करते हैं।

यदि आपके ग्राहक को परियोजना में किसी बड़े बदलाव की आवश्यकता है, तो यही वह समय है जब वे वह अनुरोध करेंगे।

पूरक

यदि आप किसी परियोजना पर काम कर रहे हैं, और आपको पता चलता है कि आपको अपने अनुमान से अधिक संसाधनों की आवश्यकता हो सकती है, तो आप एक पूरक परियोजना प्रस्ताव लिखते और जमा करते हैं। इसमें अतिरिक्त संसाधनों के लिए अनुरोध शामिल है, यह बताते हुए कि आपको उनकी आवश्यकता क्यों है और परियोजना को पूरा करने में कितना समय लगेगा।

नवीनीकरण

यदि आपने किसी क्लाइंट के लिए कुछ प्रोजेक्ट सफलतापूर्वक पूरे कर लिए हैं, और अब आप उन्हें जारी रखने के लिए और अधिक समर्थन चाहते हैं, तो आप एक नवीनीकरण प्रोजेक्ट प्रस्ताव लिखें।

परियोजना प्रस्ताव आसान बना दिया

प्रोजेक्ट प्रस्ताव लिखना एक डराने वाला काम लग सकता है, लेकिन अगर आपके पास सही जानकारी है, तो इसे शुरू करना आसान हो जाता है।

और अब जब आप जानते हैं कि अनुमोदन प्राप्त करने के लिए सही प्रारूप, समावेशन और गुणवत्ता के साथ एक प्रस्ताव कैसे लिखना है, तो आप पूरी तरह तैयार हैं! आगे बढ़ें और अपना पहला प्रोजेक्ट प्रस्ताव लिखें।

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