प्रस्तुत करने का 1 बिना किसी उद्देश्य के बैठक की योजना न बनाएं। यदि आप एक ईमेल या एक ज्ञापन के साथ जो हासिल करना चाहते हैं उसे पूरा कर सकते हैं, तो बेहतर होगा कि आप अपना और अपने सहकर्मियों का कुछ समय बचाएं। 2 एक प्रमुख कार्य आइटम से शुरू करें, बैठक का अंतिम उद्देश्य। आपका लक्ष्य या वांछित परिणाम क्या है? आप क्यों बुला रहे हैं? क्या किये जाने की आवश्यकता है? 3 बैठक के लक्ष्य को निर्धारित करने के बाद, इस बारे में थोड़ा सोचें कि किस प्रकार की बैठक सबसे अच्छी होगी—एक-के-बाद-एक? दो छोटी टीमों के बीच एक सत्र? या बस आप, नेता, अपने गेम प्लान के बारे में कुछ प्रमुख खिलाड़ियों से बात कर रहे हैं? 4 एक बार जब आप अपने प्राथमिक फोकस पर निर्णय ले लेते हैं, तो इस परिणाम के समर्थन में होने वाली हर चीज की रूपरेखा तैयार करें। योजना को समग्र रूप से छोटे कार्य मदों में सरल बनाएं; सभी ठोस, मूर्त, और एक समूह को सौंपे जाने योग्य। 5 कई कार्यालय पहले से ही रिमोट से काम कर रहे हैं और ज़ूम, स्काइप, या Google मीट जैसे सामान्य वर्चुअल मीटिंग ऐप्स का उपयोग करते हैं। यदि आप या आपकी कंपनी दूरस्थ मीटिंग स्पेस की दुनिया में नए हैं, तो कुछ शोध करें और अपनी आवश्यकताओं के लिए सर्वश्रेष्ठ वर्चुअल मीटिंग ऐप चुनें। 6 निश्चय करो कि तुम्हारी सभा कितने समय तक चलेगी; एक सामान्य नियम के रूप में, आपकी बैठक एक घंटे से अधिक नहीं चलनी चाहिए। अपनी बैठक की अवधि के लिए एक सरल शेड्यूल बनाएं, अपने कुल समय को अलग-अलग, परिभाषित ब्लॉकों में विभाजित करें, प्रत्येक कुछ विशिष्ट के लिए समर्पित है। 7 ऐसी बैठक के मामले में जिसमें वास्तव में एक घंटे से अधिक की आवश्यकता होती है, बीच में एक छोटा ब्रेक उपयुक्त हो सकता है। यदि यह एक लंबी दौड़ होने की उम्मीद है तो पांच मिनट का समय निर्धारित करें। 8 यदि आपका गृह कार्यालय या कार्य क्षेत्र अभी तक वर्चुअल मीटिंग के लिए तैयार नहीं है, तो सुनिश्चित करें कि आपकी बैठक के दिन से पहले चीजें जहाज के आकार में हैं। एक प्रकाश, तटस्थ पृष्ठभूमि और रोशनी का एक मजबूत स्रोत दोनों एक पेशेवर थंबनेल छवि बनाते हैं। 9 उपस्थित लोगों के लिए समय से पहले एक एजेंडा शीट तैयार करें ताकि आप अपनी वर्चुअल मीटिंग आयोजित कर सकें। जब आप बोलते हैं तो यह शीट उन्हें आपके साथ रहने में मदद करेगी; यह आपको बैठक के लिए अपने दृष्टिकोण को स्पष्ट करने और अपने विचारों को व्यवस्थित करने में भी मदद करेगा। 10 औपचारिक स्लाइड शो या पॉवरपॉइंट प्रेजेंटेशन भी एक समय बचाने वाला हो सकता है, खासकर यदि आपके पास इस सीमित समय सीमा के भीतर साझा करने के लिए कई तथ्य, आँकड़े या संख्याएँ हैं। 11 यदि किसी संसाधन को डिजिटल रूप से साझा किया जा सकता है, तो हाइपरलिंक, दस्तावेज़ीकरण, और की सूची प्रदान करना हमेशा तेज़ होता है आपकी टीम के लिए संदर्भ की तुलना में उन्हें वह सब कुछ सिखाना होगा जो उन्हें बैठक के दौरान जानने की आवश्यकता होगी अपने आप। यदि अधिक शामिल प्रशिक्षण सत्र की आवश्यकता है, तो इसे अलग से और समूहों में, यदि संभव हो तो निर्धारित किया जाना चाहिए। 12 किसी भी बाधा और अज्ञात को पहचानें जो आप अभी भी स्वयं के माध्यम से काम कर रहे हैं। यदि आवश्यक हो, तो खुली चर्चा के लिए कुछ समय की योजना बनाएं। यदि आगे का रास्ता अस्पष्ट है, तो लक्ष्य के लिए कुछ अलग-अलग संभावनाओं को निर्धारित करें। 13 एक बार अपना भाषण देने के बाद अपने आप को एक चेकलिस्ट दें। यह उन सभी चीजों की एक सूची होनी चाहिए जो आपको अपनी टीम को बताने की जरूरत है, साथ ही साथ आपके एक्शन आइटम और सब कुछ जो तार्किक रूप से उनके लिए अग्रणी है। यह प्रावधान सुनिश्चित करता है कि इस समय कुछ भी नहीं भुलाया जाता है।
आमंत्रण 14 अपनी कार्रवाई मदों की सूची का आकलन करें और उस टीम की कल्पना करें जिसे आपको प्रभावी ढंग से और कुशलता से देखभाल करने के लिए बनाने की आवश्यकता है। किसे उपस्थित होना है? प्रत्येक सहभागी के शामिल होने का कारण क्या है? 15 केवल उन्हीं को बुलाओ जिनकी तुम्हें आवश्यकता है। जबकि आपको एक विशिष्ट संख्या या किसी अन्य तक सीमित महसूस नहीं करना चाहिए, यह हमेशा आपकी अतिथि सूची को यथासंभव सरल रखने के लिए भुगतान करता है, बिना किसी महत्वपूर्ण के बारे में भूले। 16 जब भी संभव हो, उपस्थित लोगों की अपनी सूची को पहले ही आमंत्रित कर लें। जब आवश्यक हो या किसी आपात स्थिति में अंतिम-मिनट की बैठकें ठीक होती हैं; अधिक जटिल, संगठित परियोजनाओं की योजना बनाते समय, आपका दिमाग हमेशा कुछ हफ़्ते आगे होना चाहिए। के दिन 17 शुरू करने से पहले, संभावित विकर्षणों के अपने क्षेत्र को साफ़ करें, खासकर यदि आप घर से ट्यूनिंग कर रहे हैं। 18 दोपहर का भोजन या जल्दी नाश्ता कर लें और अपनी तरफ से एक गिलास पानी पियें। 19 किसी भी अन्य पेशेवर मुलाकात की तरह ही, आपका रूप भी शिष्ट और कार्यालय के अनुकूल होना चाहिए। 20 आपकी मीटिंग से पहले एक माइक, कैमरा और वाई-फाई जांच शो के दौरान एक दुर्भाग्यपूर्ण तकनीकी हिचकी को रोकने का एक तरीका है। यदि आप एक लैपटॉप का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप प्लग इन हैं, रस भरा है, और गड़गड़ाहट के लिए तैयार हैं। 21 आपका वेबकैम आपको आंखों के स्तर पर मिलना चाहिए। जितना हो सके वेबकैम की आंख के पास खिड़की को निचोड़ने की कोशिश करें। आप अपने फ़ीड को उन लोगों के लिए देखने के लिए आरामदायक रखना चाहते हैं जिनसे आप मिलेंगे। आँख से संपर्क मदद करता है। 22 अगर आप घबराए हुए हैं या कभी भी किसी ऑनलाइन रिमोट मीटिंग में शामिल नहीं हुए हैं, तो बिना किसी को देखे कैमरे पर पहले से अभ्यास करें। आपकी ऑन-स्क्रीन मुस्कान आपकी वास्तविक मुस्कान से बहुत अलग दिखेगी और महसूस होगी; कैमरे पर इमोशन करना एक हुनर है, लेकिन कुछ वर्चुअल मीटिंग्स के बाद, आपको इसके बारे में सोचने की भी जरूरत नहीं पड़ेगी। 23 अपने फोन को चुप कराओ; अपने डेस्कटॉप नोटिफिकेशन और मीटिंग के दौरान शोर करने वाली किसी भी अन्य चीज़ को बंद कर दें। यदि संभव हो, तो अपनी मीटिंग से ठीक पहले अंतिम समय के संदेशों का उत्तर देने के लिए या किसी महत्वपूर्ण चीज़ की जाँच करने के लिए कुछ समय की व्यवस्था करें जिसकी आप सक्रिय रूप से निगरानी कर रहे हैं। 24 आपके पास एक नोट लेने वाला ऐप या कागज का एक पैड और त्वरित नोट्स और काम के लिए एक पेन होना चाहिए। जो कोई भी बोल रहा है और जो कुछ भी कहा जा रहा है, उसमें आपको उपस्थित होना चाहिए, लगे रहना चाहिए और दिलचस्पी लेनी चाहिए। दौरान 25 यदि आप बैठक के आयोजक हैं, तो जल्दी से पीछा करने के लिए कट करें। तुरंत और समय पर शुरुआत करें और कहें कि अपने पहले एक्शन आइटम पर सम्मान करने से पहले क्या कहा जाना चाहिए। 26 यदि उपयुक्त हो, तो आपको बैठक के कार्यवृत्त को रिकॉर्ड करने के लिए किसी को नियुक्त करने की आवश्यकता हो सकती है। कुछ प्रकार के सहयोगी सॉफ़्टवेयर वास्तव में आपके लिए ऐसा करने में सक्षम होंगे। दस्तावेज़ीकरण उन लोगों को पकड़ने का सबसे तेज़ तरीका है जो उपस्थिति में नहीं हैं और तेज़ी से तेज़ी से बढ़ते हैं, और यह हर किसी को वास्तव में कही गई और साझा की गई बातों के प्रति जवाबदेह रखता है। हो सके तो इसे स्किप न करने का प्रयास करें। 27 बैठक के आकार और प्रकृति के आधार पर, परिचय क्रम में हो सकता है। यदि आवश्यक हो तो अपनी बैठक की शुरुआत में परिचय के लिए एक समर्पित समय निर्धारित करें। 28 प्रत्येक क्रिया वस्तु को भूमिकाएँ सौंपना स्वाभाविक रूप से किसी भी आभासी बैठक के सबसे महत्वपूर्ण भागों में से एक होगा। दोबारा, आपको पहले से ही पता होना चाहिए कि ये भूमिकाएं क्या हैं और बैठक शुरू होने से पहले उन्हें कौन भरेगा। 29 एक समयरेखा स्थापित करें, और यदि संभव हो तो इसे नेत्रहीन रूप से करें। सभी को बताएं कि आप अगली बार कब आधार को स्पर्श करेंगे। समय सीमा बुद्धिमानी से असाइन करें। काफी पहले से शुरुआत करें ताकि हर किसी के पास सफल होने के लिए पर्याप्त से अधिक समय हो। 30 लक्ष्यहीन बकवास कम से कम करें, खासकर बैठक की शुरुआत में। एक बार जब आप कुछ गति प्राप्त कर लेते हैं, तो आपको आमतौर पर सूक्ष्म प्रबंधन जारी रखने की आवश्यकता नहीं होगी। 31 अंत में एक त्वरित पुनर्मूल्यांकन, प्रत्येक भूमिका और लक्ष्य की समीक्षा करना, बैठक के परिणाम को सुदृढ़ करने का एक तरीका है। 32 बैठक स्थगित होने से पहले, सुनिश्चित करें कि हर कोई मेज से वह सब कुछ छोड़ रहा है जो उन्हें आगे बढ़ने के लिए चाहिए। हर किसी को अपनी भूमिका पता होनी चाहिए और साइन करने से पहले उनसे क्या उम्मीद की जाएगी। किसी भी प्रश्न को दर्ज करने और किसी भी भ्रम की हवा को दूर करने के लिए अंत में कुछ मिनटों का हिसाब दें। 33 यदि आपके पास बैक-एंड पर समय बचा है और कोई कुछ नहीं कह रहा है, तो इसे जल्दी कॉल करें। पुष्टि करें कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और दिन के साथ आगे बढ़ें। बाद 34 यदि आपको स्वयं या किसी वरिष्ठ द्वारा कोई कार्य आइटम सौंपा गया है, तो उस पर आशा करें। शॉर्ट टर्म एक्शन आइटम पर तुरंत काम करना शुरू करें। लाइन से आगे की चीजों के लिए योजना बनाना शुरू करें। 35 यदि आपके पास पहले से एक नहीं है, तो एक नया समूह कैलेंडर भविष्य में बाद की बैठकों की योजना बनाने का एक सुविधाजनक तरीका हो सकता है। यह विशेष रूप से सहायक होगा यदि यह टीम कम से कम निकट भविष्य में अक्सर सहयोग करती रहेगी। 36 यदि आप निर्देशों या आदेशों का पालन कर रहे हैं, तो आपके सामने आने वाली किसी भी समस्या या उत्पन्न होने वाले प्रश्नों पर नज़र रखें। गैर-जरूरी पूछताछ को आम तौर पर उस सूची में शामिल किया जा सकता है जिसे आप जाते ही जोड़ते हैं। बेशक, यदि आप वास्तव में फंस गए हैं, तो आपको अपने पैरों पर वापस आने के लिए हमेशा तुरंत वापस पहुंचना चाहिए। 37 अपने सभी "जीत" को याद रखें, यहां तक कि छोटी चीजें भी, वास्तव में पूरी तरह से अपने एक्शन आइटम को पूरा करने से पहले। वे आपकी प्रगति पर नज़र रखने का एक शानदार तरीका हैं और निराशा के क्षणों में एक बहुत ही आवश्यक मनोबल प्रदान कर सकते हैं। 38 जैसे-जैसे आप और आपके सहकर्मी प्रगति करेंगे, क्षितिज से नए लक्ष्य और चुनौतियाँ सामने आएंगी। भूमिकाएं विकसित होंगी और नए उद्देश्य स्वयं को प्रस्तुत करेंगे—सब कुछ वास्तविक समय में एक साथ रखने के लिए, संचार की एक खुली लाइन महत्वपूर्ण है। जब टीम का कोई सदस्य सफल होता है, तो उन्हें पता होना चाहिए कि उनके लिए आगे क्या है। प्रत्येक व्यक्ति को हमेशा कुछ न कुछ करने के लिए और कहीं जाने के लिए दें। भविष्य 39 हर चीज का पालन करें। यदि आप प्रयास को व्यवस्थित कर रहे हैं, तो जितनी बार आवश्यक हो, वापस जांचें, खासकर यदि कोई व्यक्ति संघर्ष कर रहा हो। 40 बैठक के बारे में अपने समय पर सोचें। क्या ठीक रहा? क्या घसीटा? विचार करें कि आपके और आपकी टीम के लिए क्या काम करता है और क्या नहीं। भविष्य में वही करें जो आप उन्हीं नुकसानों में पड़ने से बचने के लिए कर सकते हैं।
5 समय बचाने वाले ऐप्स, ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों तरह से बेहतर मीटिंग करने के लिए
चाहे आभासी हो या व्यक्तिगत, आपका समय अधिक कुशलता से और उत्पादक रूप से व्यतीत किया जा सकता है यदि आप बैठकों को व्यवस्थित और प्रबंधित करने के लिए सही उपकरणों का उपयोग करते हैं।
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