सहयोगात्मक कार्य के लिए Microsoft Teams, OneDrive और SharePoint का एक साथ उपयोग कैसे करें

आप हाल ही में सहयोगी कार्यस्थान ऐप्स की संख्या में वृद्धि देख सकते हैं। यदि आपके पास Microsoft 365 के लिए कोई योजना है, तो आपको किसी अतिरिक्त दूरस्थ कार्य उपकरण की आवश्यकता नहीं है। घर या कार्यालय में अत्यधिक उत्पादक और व्याकुलता-मुक्त सहयोगी कार्य के लिए आपको केवल Microsoft Teams, OneDrive और SharePoint की आवश्यकता है।

इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि कैसे Microsoft Teams, OneDrive और SharePoint कार्यों/दस्तावेज़ों के प्रबंधन, दूरस्थ सहयोग और बातचीत में आपकी सहायता कर सकते हैं।

सहयोगात्मक कार्य के लिए Microsoft टीम

Microsoft टीम सहयोग और संचार के लिए 360-डिग्री दृष्टिकोण का पालन करती है। आप और आपकी टीम सीधे टीम से ही प्रोजेक्ट के कई पहलुओं का ध्यान रख सकते हैं। आप टीम मीटिंग, वन-टू-वन कॉल, मैसेजिंग, फ़ाइल एक्सेस और बग पर काम कर सकते हैं।

Microsoft टीम की महत्वपूर्ण सहयोगी कार्य-उन्मुख विशेषताएं निम्नलिखित हैं जो दूरस्थ और हाइब्रिड टीमों को उनकी पूर्ण क्षमता में संचालित करने में सक्षम बनाती हैं:

1. कॉल्स, मीटिंग्स और टेक्स्ट्स

Microsoft Teams टीम कॉल और मीटिंग के लिए एक सशक्त ऐप है। आप किसी विशिष्ट टीम समूह की टीम मीटिंग के लिए Outlook कैलेंडर में मीटिंग शेड्यूल कर सकते हैं।

प्रत्येक सदस्य को स्वचालित अलर्ट मिलेगा ताकि कोई भी महत्वपूर्ण परियोजना बैठक से न छूटे। टीमें दूर-दराज के स्थानों से टीम के सदस्यों को फोन कॉल के माध्यम से बैठक में शामिल होने में सक्षम बनाती हैं।

Microsoft Teams समूह टेक्स्ट के लिए थ्रेडेड प्रारूप का अनुसरण करता है। टीम के सदस्यों को टैग करके उनका ध्यान आकर्षित करें @ संदेश के दौरान हस्ताक्षर करें।

2. स्क्रीन साझेदारी

टीम मीटिंग के दौरान, पर क्लिक करें सामग्री साझा करें आपके कंप्यूटर की विभिन्न संपत्तियों को साझा करने के लिए बटन। Microsoft Teams आपको साझा करने देता है:

• कई विंडो, पॉप-अप, नोटिफिकेशन और ऐप्स के साथ सहज सहयोग के लिए डेस्कटॉप।
• एक विशिष्ट विंडो जब आपको एक विशेष सामग्री पर ध्यान केंद्रित करने और डेस्कटॉप गतिविधि को निजी रखने की आवश्यकता होती है।
• पावरपॉइंट की प्रस्तुतियाँ। दर्शक चाहें तो स्लाइड्स के जरिए आगे बढ़ सकते हैं।
• सहयोगी यूआई/यूएक्स डिजाइनिंग, उत्पाद डिजाइनिंग, और बहुत कुछ के लिए माइक्रोसॉफ्ट व्हाइटबोर्ड।

3. सार्वजनिक और निजी टीमें

सार्वजनिक टीम चैनल आपको बाहरी संपर्कों के साथ स्वतंत्र रूप से सहयोग करने देते हैं। उदाहरण के लिए, जब आप क्लाइंट के डेवलपर्स के साथ सहयोग करते हैं, तो ग्राफिक डिजाइनरों, ऐप डेवलपर्स के लिए सार्वजनिक समूह बनाएं।

जब आप क्लाइंट के प्रोजेक्ट से बाहर किसी चीज़ पर काम कर रहे हों, तो टीम के सदस्यों के लिए एक निजी टीम चैनल बनाना बेहतर होता है। आप फ़ाइलें साझा कर सकते हैं, विचारों पर चर्चा कर सकते हैं और ऐसे निर्णय ले सकते हैं जो क्लाइंट के दायरे से बाहर हों।

सहयोगात्मक कार्य के लिए OneDrive

OneDrive उत्कृष्ट डेटा सुरक्षा के साथ एक Microsoft क्लाउड स्टोरेज सेवा है। यह टूल टीम के सदस्यों के लिए प्रोजेक्ट फाइलों और दस्तावेजों को कहीं से भी एक्सेस करना आसान बनाता है।

जब आप Microsoft Teams पर एक टीम सेट करते हैं, तो OneDrive डिफ़ॉल्ट क्लाउड संग्रहण बन जाता है। आप टीम के भीतर या टीमों के बीच सहयोगात्मक कार्य के लिए निम्नलिखित सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं:

1. फ़ाइलें संग्रहीत करना और समन्वयित करना

आप प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक साझा लाइब्रेरी बना सकते हैं। फिर, टीम के उन सदस्यों को जोड़ें जिन्हें प्रोजेक्ट पर काम करने की आवश्यकता है। अब, सभी सदस्य इस लाइब्रेरी में आपके द्वारा बनाई या अपलोड की गई किसी भी फाइल तक पहुंच सकते हैं।

OneDrive के ऐप्स आपके डिवाइस को क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म के साथ सिंक करते हैं और नवीनतम फ़ाइल को स्थानीय ड्राइव में स्वचालित रूप से सहेजते हैं। इसलिए, आप और आपकी टीम प्रोजेक्ट दस्तावेज़ों पर काम कर सकते हैं, भले ही कुछ समय के लिए इंटरनेट उपलब्ध न हो। हालांकि, आपका डिवाइस ऑफ़लाइन होने पर कोई रीयल-टाइम सहयोग उपलब्ध नहीं होगा।

2. शेयर और एक्सेस को नियंत्रित करना

आप अपने डेटा के पूर्ण नियंत्रण में हैं। जब तक आप किसी भी Microsoft टीम समूह या OneDrive की साझा लाइब्रेरी में कोई फ़ाइल साझा नहीं करते, आपकी फ़ाइल पूरी तरह से निजी होती है। यदि आप किसी फ़ाइल को तत्काल साझा करना चाहते हैं, तो फ़ाइल को किसी साझा लाइब्रेरी या टीम समूह में खींचें और छोड़ें।

आप प्रोजेक्ट फ़ाइलों और दस्तावेज़ों के लिए विभिन्न एक्सेस नियंत्रण सेट कर सकते हैं। आइए मान लें कि आप आगामी कंप्यूटर सुरक्षा दिवस के लिए एक ब्लॉग पर काम कर रहे हैं। आपको टीम से रचनात्मक इनपुट की आवश्यकता है।

आप सामग्री लिंक को टीम के कुछ सदस्यों के साथ मैन्युअल रूप से साझा कर सकते हैं और अनावश्यक रूप से इसे पूरी टीम के साथ साझा नहीं कर सकते हैं। फिर, आप सामग्री डाउनलोडिंग को प्रतिबंधित कर सकते हैं, केवल-समीक्षा तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं, और इसी तरह।

3. टैगिंग सहयोगी

सामग्री संपादक, प्रकाशक, परियोजना प्रबंधक दस्तावेज़ टैगिंग को लागू करके अपने कार्य भार को कम कर सकते हैं। यदि आप एक ड्राफ्ट ब्लॉग का संपादन कर रहे हैं और लेखक को सामग्री में कुछ ऐतिहासिक डेटा जोड़ने की आवश्यकता है, तो आप दस्तावेज़ पर उनका उल्लेख कर सकते हैं @ संकेत।

लेखक या सामग्री निर्माता को फ़ाइल और टिप्पणी के लिंक के साथ एक स्वचालित ईमेल प्राप्त होगा। मैसेजिंग ऐप या वॉयस कॉल के जरिए कंटेंट क्रिएटर का पीछा करने की जरूरत नहीं है। इससे आपका और आपकी टीम का काफी समय बचता है।

4. रीयल-टाइम संपादन

आप रीयल-टाइम संपादन पर स्विच करके सामग्री निर्माण और अनुमोदन के समय को कम कर सकते हैं। उच्च-मात्रा वाली सामग्री परियोजनाओं के लिए, आपकी टीम को यह दृष्टिकोण अपनाना चाहिए।

आप और आपकी प्रोजेक्ट टीम ब्राउज़र पर समान एक्सेल, वर्ड या पॉवरपॉइंट फ़ाइल खोल सकते हैं। सामग्री निर्माता, संपादक और अनुमोदक जो भी परिवर्तन करते हैं, वे सभी सहयोगियों को दिखाई देते हैं।

सहयोगात्मक कार्य के लिए SharePoint

आप किसी भी प्रोजेक्ट के लिए Microsoft SharePoint को डिफ़ॉल्ट इंट्रानेट पोर्टल के रूप में उपयोग कर सकते हैं। आप किसी भी बैकएंड सर्वर को प्रबंधित किए बिना किसी भी प्रोजेक्ट के कार्यों, रिपोर्ट, वर्कफ़्लो और डिलिवरेबल्स को सुरक्षित रूप से ऑनलाइन तैनात कर सकते हैं।

यहां SharePoint की उन विशेषताओं की सूची दी गई है, जिनका उपयोग आप पूरी तरह से दूरस्थ या हाइब्रिड कार्यबल के साथ सहयोगात्मक कार्य के लिए करना चाहेंगे:

1. सामग्री प्रबंधन

आप SharePoint पर प्रोजेक्ट डेटा जैसे दस्तावेज़, फ़ाइलें, चित्र, डिज़ाइन एसेट, फ़ोन संपर्क, ईमेल संपर्क और वीडियो आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं। आप किसी SharePoint साइट पर प्रत्येक फ़ाइल के लिए अलग-अलग खंड बना सकते हैं।

आप मेटाडेटा-आधारित खोज प्रोग्राम जोड़ सकते हैं ताकि टीम के सदस्य कहीं से भी फ़ाइलों तक आसानी से पहुंच सकें। उपयोगकर्ता मोबाइल से भी फाइलों तक पहुंच सकते हैं क्योंकि SharePoint एक मोबाइल उत्तरदायी ऐप है।

2. संचार साइट

आप दृश्य संचार के लिए SharePoint का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, अपने इंट्रानेट पर टीम के सदस्यों, ग्राहकों, विक्रेताओं, आदि जैसे दर्शकों के लिए विभिन्न संचार साइटें बनाएं।

अब, आप किसी प्रोजेक्ट, उत्पाद या सेवा के बारे में एक क्लिक के साथ उपर्युक्त साइटों पर अपडेट पोस्ट कर सकते हैं। आप प्रोजेक्ट स्थिति डैशबोर्ड प्रकाशित करने और अपने क्लाइंट से टिप्पणियां एकत्र करने के लिए SharePoint पर संचार साइटों का उपयोग कर सकते हैं।

SharePoint साइट्स आपको आसानी से प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए कैलेंडर ईवेंट, टाइमलाइन और कार्यों को जोड़ने देती हैं।

3. साझाकरण और अनुमति नियंत्रण

आप SharePoint पर विभिन्न साझाकरण नियम और स्तर सेट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, टीम के सदस्य एडिट एक्सेस प्राप्त कर सकते हैं, बाहरी सहयोगियों को व्यू एक्सेस मिल सकता है, और क्लाइंट्स को SharePoint पर प्रोजेक्ट साइट पर पूर्ण नियंत्रण प्राप्त होता है।

SharePoint साइट्स में विभिन्न अनुमति नियंत्रण हैं जिनका आप उचित सुरक्षा के साथ आसान सामग्री पहुँच के लिए लाभ उठा सकते हैं। आप पूर्ण नियंत्रण, डिज़ाइन, संपादन, योगदान और पढ़ें से चुन सकते हैं।

उत्पादक और वहनीय सहयोग

Microsoft Teams, OneDrive और SharePoint की इन सभी सहयोगी कार्य सुविधाओं का उपयोग करना आसान है.

अब आप कहीं से भी प्रोजेक्ट कार्य, दस्तावेज़ प्रबंधन, रीयल-टाइम व्हाइटबोर्डिंग और टीम सहयोग के साथ आरंभ कर सकते हैं।

Microsoft टीम में अपनी टीम को प्रबंधित करने के 9 सर्वोत्तम तरीके

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