यदि आप किसी कार्यालय में या घर से काम करते हैं, तो संभावना है कि आपका बहुत सारा आउटपुट डिजिटल है, और यह अक्सर समय लेने वाले या दोहराए जाने वाले कार्यों के साथ आता है जो आप दैनिक आधार पर करते हैं।
आपने "अधिक स्मार्ट काम करो, कठिन नहीं" शब्द सुना होगा, और यही वह जगह है जहां डीआरवाई सिद्धांत आता है। DRY का अर्थ है खुद को दोबारा न दोहराएं, और यह ठीक से बताता है कि आप समय प्रबंधन और उत्पादकता में कैसे सुधार कर सकते हैं।
DRY सिद्धांत कैसे काम करता है?
DRY सिद्धांत का मूल रूप से उल्लेख किया गया था व्यावहारिक प्रोग्रामर, 1999 में प्रकाशित एक पुस्तक, और प्रोग्रामर द्वारा कोड को सुव्यवस्थित करने के लिए उपयोग किया गया था। इसके पीछे मुख्य आधार यह है कि एक ही कार्यप्रवाह को बार-बार दोहराने के बजाय, आप समय बचाने के लिए उस प्रक्रिया को स्वचालित करते हैं।
सतह पर, यह स्पष्ट लग सकता है, लेकिन ऐसे बहुत से कार्य हैं जिन्हें कार्यकर्ता हर दिन दोहराते हैं। उदाहरण के लिए, आप प्रतिदिन कितने ईमेल प्राप्त करते हैं और लिखते हैं? आपके द्वारा भेजे जाने वाले प्रत्येक ईमेल के लिए, आप मूल रूप से उसी संरचना को थोड़े अलग शब्दों के साथ फिर से बना रहे हैं, और यह अत्यधिक समय लेने वाला है।
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DRY सिद्धांत के लिए आवश्यक है कि आप एक-एक करके कार्यस्थल पर आपके द्वारा की जाने वाली सभी कार्रवाइयों को नोट करें। इस आवश्यकता को पूरा करने के लिए, आप निम्नलिखित श्रेणियों के अंतर्गत आने वाले कार्यों को शामिल कर सकते हैं:
- अनियोजित, जैसे क्लाइंट से आने वाले संदेश।
- मासिक और वार्षिक जिम्मेदारियां, जैसे वार्षिक रिपोर्ट या एक से एक।
- दिनचर्या, या चीजें जो आप हर दिन करते हैं।
इस सूची के साथ, आप यह पता लगाना शुरू कर सकते हैं कि कौन से डीआरवाई सिद्धांत के साथ काम करते हैं। ध्यान दें कि हर एक कितना दोहराव, समय लेने वाला और/या कठिन है, और उन पर ध्यान दें। आपके शीर्ष दावेदार DRY सिद्धांत के प्रमुख विषय होंगे, और आप जितना हो सके उन्हें स्वचालित करना शुरू कर सकते हैं।
कुछ ऐसे होंगे जिन्हें आप पूरी तरह से स्वचालित नहीं कर सकते हैं, और इन मामलों में, आप जिम्मेदारी के पहलुओं को सुव्यवस्थित कर सकते हैं।
अपने ईमेल के लिए टेम्प्लेट बनाएं
अपने आउटपुट को स्वचालित करने के सबसे सरल और यकीनन सर्वोत्तम तरीकों में से एक टेम्पलेट बनाना है। जैसा कि उल्लेख किया गया है, आपके द्वारा पूरी की जाने वाली कई कार्रवाइयां एक ही विशिष्ट संरचना पर निर्भर करती हैं, उदाहरण के लिए, ग्राहकों को भेजे गए ईमेल और मासिक रिपोर्ट। टेम्पलेट्स का बैंक होने से पुनरावृत्ति काफी कम हो जाती है।
आप अपने ईमेल को दो अलग-अलग तरीकों से स्वचालित कर सकते हैं। आप जैसे एप्लिकेशन का उपयोग कर सकते हैं पाठ विस्तारक, जो आपको पाठ के अनुभागों को में सहेजने की अनुमति देता है लघुरूप टैब, और जब आप अपना अगला ईमेल लिखने जाते हैं, तो बस वह संक्षिप्त नाम टाइप करें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं, और यह स्वचालित रूप से उस पाठ का उत्पादन करेगा। इसी तरह, आप इसका उपयोग स्लैक और अन्य इंस्टेंट मैसेजिंग सेवाओं में भी कर सकते हैं।
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वैकल्पिक रूप से, आप अपने ईमेल इन-ऐप को स्वचालित कर सकते हैं। Outlook 365 में, बस निम्न कार्य करें:
- उस टेक्स्ट को हाइलाइट करें जिसे आप सहेजना चाहते हैं।
- के पास जाओ डालने टैब और क्लिक करें जल्दी भागो.
- क्लिक चयन को त्वरित पुर्ज़े गैलरी में सहेजें।
- इसे नाम दें, और फिर क्लिक करें ठीक है।
- जब आप इसका उपयोग करना चाहें, तो यहां जाएं सम्मिलित करें> त्वरित भाग और वह चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
जीमेल के लिए, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि टेम्पलेट्स सक्षम हैं। बस यहां जाएं सेटिंग्स> उन्नत> टेम्पलेट्स और क्लिक करें सक्षम करें> ठीक है। फिर, इन चरणों का पालन करें:
- ईमेल में, अपने इच्छित टेक्स्ट को हाइलाइट करें।
- अपने ईमेल में तीन लंबवत बिंदुओं पर क्लिक करें, यहां जाएं टेम्पलेट्स और क्लिक करें ड्राफ़्ट को टेम्पलेट के रूप में सहेजें।
- फिर, इसका उपयोग करने के लिए, ईमेल में लंबवत बिंदुओं पर क्लिक करें, यहां जाएं टेम्पलेट्स और वह चुनें जिसे आप उपयोग करना चाहते हैं।
अपने काम के लिए टेम्पलेट बनाएं
ईमेल की तरह, आप वस्तुतः किसी भी कार्य को पूरा करने के लिए टेम्पलेट बना सकते हैं। चाहे वह रिपोर्ट हो, स्प्रेडशीट हो, प्रोजेक्ट हो या कुछ और। उद्देश्य प्रत्येक क्रिया के साथ जितना संभव हो उतना कम दोहराव का उपयोग करना है, इसलिए एक टेम्पलेट होने से इसे आसानी से संबोधित किया जा सकता है।
Microsoft और Google के पास टेम्प्लेट का एक विशाल चयन है जिसे आप चुन सकते हैं, या आप अपना स्वयं का बना सकते हैं। हालांकि प्रारंभिक सेट अप में समय लग सकता है, लेकिन यह लंबे समय में अपने लिए भुगतान से अधिक होगा। इसी तरह, यदि आप नियमित रूप से स्लाइडशो प्रस्तुत करते हैं, तो एक मानक टेम्पलेट बनाएं, जिस पर आप वापस लौट सकें और आवश्यकतानुसार संपादित कर सकें।
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अपने सभी टेम्प्लेट को एक विशिष्ट स्थान पर सहेजना सुनिश्चित करें ताकि जरूरत पड़ने पर आप उन पर कॉल कर सकें। यदि आप पाते हैं कि उनमें से एक आपका समय नहीं बचा रहा है, तो अपने लेखन को सूचित करने के लिए पिछले कार्य के पाठ का उपयोग करें।
अपने नियमित कार्यों को स्वचालित करें
आपके द्वारा किए जाने वाले बहुत सारे कार्य हैं जो अविश्वसनीय रूप से दोहराए जाने वाले हैं। इवेंट शेड्यूल करने से लेकर, अपनी टू-डू लिस्ट लिखने, नोट्स लेने, फाइलों को सेव करने, और भी बहुत कुछ। हालाँकि वे आपको ऐसा करने में केवल कुछ मिनट ले सकते हैं, यह जल्दी से जुड़ जाता है, और आपका ध्यान आपके काम से हटा देता है।
Zapier कई कार्य धाराओं को सुव्यवस्थित करने के लिए एक शानदार अनुप्रयोग है, क्योंकि यह उन अनुप्रयोगों के बीच संचार को सक्षम बनाता है जिनका आप सबसे अधिक उपयोग करते हैं, और कार्यों को पूरा करने के लिए डेटा भेजते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप जीमेल और गूगल ड्राइव का उपयोग करते हैं, तो आप एक वर्कफ़्लो सेट कर सकते हैं जहां आपके ईमेल अटैचमेंट स्वचालित रूप से आपके Google ड्राइव में सहेजे जाते हैं। यह बिचौलिए को काट देता है, जैसे वह था।
जब आप अपना निःशुल्क खाता बनाते हैं, तो बस निम्न कार्य करें:
- अपने से डैशबोर्ड, क्लिक ज़ापी बनाएं.
- खोज आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले ऐप्लिकेशन के लिए, जहां कोई ईवेंट होता है, उदा., Gmail.
- चुनें ट्रिगर घटना, उदाहरण के लिए, आपको एक ईमेल प्राप्त होता है।
- ऐप कनेक्ट करें।
- वह ऐप चुनें जिसे आप डेटा भेजना चाहते हैं, यानी Google ड्राइव।
- परिणाम चुनें, यानी, एक फ़ाइल सहेजता है।
आपके जैप सेट अप के साथ, यह प्रक्रिया पूरी तरह से स्वचालित हो जाएगी।
DRY सिद्धांत ने आपको कवर किया है
इन सभी प्रक्रियाओं के पृष्ठभूमि में होने से, आपका समय खाली हो जाता है, इसलिए आपको उन दोहराव वाले कार्यों को मैन्युअल रूप से पूरा करने के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। सभी उत्पादकता साधनों में से, DRY सिद्धांत समय-प्रबंधन को सबसे प्रभावी ढंग से काम करता है।
भविष्य में अपने उत्पादन को अधिकतम करने के लिए आपके पास अभी जो समय है उसका उपयोग करें, और आप पाएंगे कि आप अपने दिन का बहुत अधिक उन चीजों के लिए निकाल सकते हैं जो सबसे अधिक मायने रखती हैं। हमेशा ऐसी चीजें होती हैं जिन पर आप DRY सिद्धांत लागू कर सकते हैं, इसलिए अपने कार्यभार पर एक नज़र डालें, और देखें कि आप क्या स्वचालित कर सकते हैं।
यहां कुछ दैनिक कार्य दिए गए हैं जिन्हें आप समय बचाने और जीवन को आसान बनाने के लिए जैपियर में कोडिंग के बिना स्वचालित कर सकते हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- समय प्रबंधन
- उत्पादकता युक्तियाँ
- कार्य प्रबंधन
Shay MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं, जिनकी पृष्ठभूमि प्रबंधन और कोचिंग में है। उत्पादकता शै का खेल है और अपने डाउनटाइम के दौरान, वे गेमिंग का आनंद लेते हैं, वृत्तचित्र देखते हैं और सैर के लिए जाते हैं।
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