8 सर्वश्रेष्ठ प्रकार की परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट जो आपको जाननी चाहिए

परियोजना प्रबंधन रिपोर्ट उच्च-स्तरीय अवलोकन को संदर्भित करती है जिसमें समझने में आसान प्रारूप में महत्वपूर्ण परियोजना-संबंधित डेटा होता है। ये एक परियोजना के विभिन्न पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं और वर्तमान स्थिति, संभावित या मौजूदा मुद्दों और उनके समाधानों पर प्रकाश डालते हैं।

शीर्ष प्रकार की प्रोजेक्ट रिपोर्ट के बारे में जानें जो आपकी टीमों को रीयल-टाइम इनसाइट प्रदान कर सकती हैं।

1. प्रोजेक्ट डैशबोर्ड/स्वास्थ्य

प्रोजेक्ट डैशबोर्ड या स्वास्थ्य रिपोर्ट आपको यह बताती है कि प्रोजेक्ट कैसा चल रहा है और टीम प्रदर्शन को बेहतर बनाने के लिए क्या कर सकती है। आमतौर पर, आप इस रिपोर्ट को क्लाइंट या अन्य हितधारकों को प्रस्तुत करते हैं। इस प्रकार, वे प्रगति और लाभप्रदता जैसी जानकारी की कल्पना कर सकते हैं।

यह यह पहचानने में भी मदद करता है कि क्या परियोजना पटरी से नहीं उतर रही है और इसे वापस पटरी पर लाने के लिए आप क्या कर सकते हैं।

एक परियोजना डैशबोर्ड रिपोर्ट में परियोजना स्वास्थ्य (परियोजना की स्थिति) सहित समग्र पोर्टफोलियो होना चाहिए हरा, पीला, या लाल रंग), किसी दिए गए प्रोजेक्ट की मील का पत्थर प्रगति, बजट की तुलना करने वाली परियोजना लाभप्रदता और लागत, और परियोजना की प्रगति अनुसूची के अनुसार।

2. कार्य और परियोजना की स्थिति

यदि आप परियोजना प्रबंधन में हैं, तो यह सबसे सामान्य प्रकार की रिपोर्ट है जिसे आपको तैयार करने की आवश्यकता है। आपको यह रिपोर्ट साप्ताहिक या मासिक आधार पर प्रस्तुत करनी पड़ सकती है। इसका उद्देश्य यह दिखाना है कि एक परियोजना के लक्ष्यों तक पहुंचने के लिए टीम कितनी दूर चली गई है।

यदि आपको नियमित रूप से ऐसी रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता है, तो समय और प्रयास बचाने के लिए प्रक्रिया को स्वचालित करना बेहतर है। रिपोर्ट को भरने के लिए आप अपने कार्य प्रबंधन उपकरण डेटा का उपयोग कर सकते हैं।

आप रिपोर्ट के लिए एक मानक टेम्पलेट का भी उपयोग कर सकते हैं। यह आपको शुरुआत से ही हर बार स्थिति रिपोर्ट बनाने के श्रम को छोड़ने में मदद करेगा।

3. संसाधन और कौशल उपलब्धता

प्रत्येक परियोजना प्रबंधक के लिए संसाधन उपलब्धता रिपोर्ट आवश्यक है। इस रिपोर्ट का उपयोग करके, आप टीम के सही सदस्य को कार्य सौंप सकते हैं और सौंप सकते हैं। यह दिखाता है कि टीम का कौन सा सदस्य व्यस्त है और कब।

यदि आप किसी नए प्रोजेक्ट के लिए शेड्यूल बनाने की योजना बना रहे हैं या किसी ऐसे व्यक्ति की तलाश कर रहे हैं जिसके लिए आप खाली हैं कार्य प्रतिनिधिमंडल, इस रिपोर्ट में उपलब्धता की जांच करें। आप पूरी क्षमता से काम कर रहे सदस्यों का भी पता लगा सकते हैं जिन्हें सहायता की आवश्यकता हो सकती है।

इस प्रकार, आप उच्च दक्षता और तेज़ परिणामों के लिए समान कार्य वितरण सुनिश्चित कर सकते हैं।

4. परियोजना जोखिम

प्रत्येक परियोजना एक निश्चित संख्या में जोखिमों के साथ आती है। इसलिए, आपकी जोखिम रिपोर्ट में किसी परियोजना से संबंधित सभी संभावित और वास्तविक जोखिम शामिल होने चाहिए। आपको यह रिपोर्ट महीने में एक बार जमा करनी पड़ सकती है।

हालाँकि, अपने साथियों को उन सभी जोखिमों को लॉग इन करने के लिए प्रोत्साहित करें जिनके बारे में वे वास्तविक समय में सोच सकते हैं। जब आपको कोई रिपोर्ट बनानी होगी तो यह आपको सभी डेटा एक ही स्थान पर प्राप्त करने में मदद करेगी।

सभी जोखिमों को सूचीबद्ध करने के अलावा, आपकी रिपोर्ट में केवल उच्च-स्तरीय जोखिमों के बारे में विस्तार से बताया जा सकता है और इस बात का सारांश भी हो सकता है कि आप निम्न-स्तरीय जोखिमों का प्रबंधन कैसे करते हैं। आप स्प्रैडशीट में जोखिमों को रिकॉर्ड कर सकते हैं, लेकिन प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल की मदद लेना बेहतर है।

5. बजट और व्यय

आपको विभिन्न उद्देश्यों के लिए एक बजट रिपोर्ट बनानी होगी। आपके क्लाइंट के लिए प्रोजेक्ट के अंत में आपके द्वारा बनाई गई बजट रिपोर्ट सबसे आम है। साथ ही, जब प्रोजेक्ट चल रहा हो, तो आप कई बार व्यय रिपोर्ट बना सकते हैं।

यह निर्धारित करने में टीम की सहायता करेगा कि परियोजना व्यय नियंत्रण से बाहर है या नहीं। ऐसे मामलों में, आप लागत को तुरंत नियंत्रित कर सकते हैं और यदि परियोजना समाप्त होने पर खर्च बजट सीमा से अधिक हो जाए तो आश्चर्यचकित होने की आवश्यकता नहीं है।

एक बजट और व्यय रिपोर्ट में परियोजना के प्रत्येक कार्य या खंड के लिए अनुमानित बजट और वास्तविक लागत शामिल होनी चाहिए। रिपोर्ट निर्माण के दौरान सभी खर्चों को समामेलित करने में परेशानी का सामना करने से बचने के लिए सभी खर्चों को वास्तविक समय में रिकॉर्ड करना सुनिश्चित करें।

6. समय का देखभाल

कई क्लाइंट किसी प्रोजेक्ट पर बिताए गए समय के अनुसार भुगतान करते हैं। उनके लिए प्रोजेक्ट पूरा होने के बाद टाइम रिपोर्ट जेनरेट करना अनिवार्य है। रिपोर्ट दर्शाती है कि टीम के सदस्यों ने किसी प्रोजेक्ट से संबंधित कार्यों में कितना समय लगाया।

यह रिपोर्ट प्रत्येक कार्य पर खर्च किए गए कुल समय और टीम के प्रत्येक सदस्य द्वारा निवेश किए गए समय को भी प्रकट करेगी। इसके अलावा, आप अपनी टीम के प्रदर्शन और व्यक्तिगत उत्पादकता को बेहतर बनाने के लिए टाइम ट्रैकिंग का उपयोग कर सकते हैं।

टीम के साथियों द्वारा विभिन्न कार्यों पर बिताए गए समय का विश्लेषण करने के बाद, आप आसानी से पता लगा सकते हैं कि कौन अधिक कुशलता से काम कर सकता है। बाद में, आप लोगों को वे कार्य सौंप सकते हैं जो वे जल्दी और कुशलता से कर सकते हैं।

7. कीड़े और मुद्दे

हालांकि बिना किसी समस्या या बग के कोई परियोजना संभव नहीं हो सकती है, आप निश्चित रूप से गिनती को न्यूनतम रखने के लिए काम कर सकते हैं।

पहचाने गए बग और मुद्दों पर एक विस्तृत रिपोर्ट तैयार करने से यह सुनिश्चित होगा कि आप समय पर परियोजना को पूरा करने के लिए इन समस्याओं का त्वरित समाधान पा सकते हैं। एक प्रोजेक्ट बग या इश्यू रिपोर्ट में महत्वपूर्ण जानकारी होनी चाहिए जैसे कि इश्यू या बग नंबर, पहचान की तारीख, द्वारा उठाए गए मुद्दे, विवरण, प्राथमिकता, समाधान और बग की स्थिति।

एक परियोजना जीवनचक्र के दौरान ऐसी रिपोर्टों के नियमित अद्यतन व्याकुलता को कम करें और ग्राहक की निराशा को रोकें। यह आपको परियोजना में देरी और दंड के जोखिम से भी बचाएगा।

8. विचरण विश्लेषण

विचरण रिपोर्ट यह जानने का एक शानदार तरीका है कि कोई परियोजना सही रास्ते पर है या नहीं। इस रिपोर्ट में, आप एक परियोजना के विभिन्न पहलुओं के अनुमान और परिणाम के बीच अंतर का विश्लेषण और तुलना करते हैं। इस रिपोर्ट में, दोनों डेटा को मापने के लिए एक मानक मीट्रिक का उपयोग करें।

यह रिपोर्ट आपको यह पहचानने में मदद करेगी कि आप योजना से आगे हैं, कम चल रहे हैं या समय पर हैं। आप रिपोर्ट में अपने बजट, संसाधन, कार्यक्षेत्र या शेड्यूल की तुलना कर सकते हैं।

हालांकि, प्रोजेक्ट मैनेजर आमतौर पर किसी प्रोजेक्ट के बजट, खर्च और काम के रुझान का विश्लेषण करने के लिए इस रिपोर्ट का चयन करते हैं। ऐसी रिपोर्ट तैयार करने का समय हर परियोजना में अलग-अलग होता है। हालांकि क्लाइंट को किसी प्रोजेक्ट के अंत में इस रिपोर्ट की आवश्यकता हो सकती है, हो सकता है कि आप बेहतर जानकारी प्राप्त करने के लिए प्रोजेक्ट जीवनचक्र के दौरान इसे समय-समय पर बनाना चाहें।

आप आगे कौन सी रिपोर्ट बनाना चाहते हैं?

अब जबकि आप जानते हैं कि आप परियोजनाओं के लिए किस प्रकार की रिपोर्ट बना सकते हैं, उनकी विशेषताओं के साथ, आप अपनी आवश्यकताओं के आधार पर आसानी से कोई भी चुन सकते हैं। यदि आप किसी रिपोर्टिंग ऐप का उपयोग करते हैं, तो रिपोर्ट बनाना चुनौतीपूर्ण और समय लेने वाला नहीं होगा।

अच्छी बात यह है कि अधिकांश परियोजना प्रबंधन प्लेटफॉर्म रिपोर्टिंग टूल के रूप में भी कार्य करते हैं।

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