Google पत्रक में मैक्रो का उपयोग करने के लाभ और सीमाएं

यदि आप रोज़मर्रा की ज़िंदगी में Google पत्रक के लगातार उपयोगकर्ता हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि दोहराए जाने वाले कार्यों में अधिक समय लगता है। आपको सेल, टेक्स्ट, नंबर, ग्राफ, बॉर्डर आदि को फॉर्मेट करना होगा।

ऐप स्क्रिप्ट और जीयूआई-आधारित रिकॉर्डिंग के लिए धन्यवाद, आप मैक्रोज़ चलाकर कार्यों को स्वचालित कर सकते हैं। हालांकि मैक्रो चलाना आसान है, यह सभी मामलों में संभव या स्वीकार्य नहीं हो सकता है। Google पत्रक मैक्रो के लाभों और कमियों को समझकर, आप उनका कुशलतापूर्वक और सुरक्षित रूप से उपयोग कर सकते हैं।

आपको Google पत्रक मैक्रो का उपयोग क्यों करना चाहिए?

मान लें कि आपको कई कार्यपत्रकों में हजारों डेटा प्रबंधित करने की आवश्यकता है। ये वर्कशीट वार्षिक बजट, टू-डू लिस्ट, मासिक बजट, निवेश ट्रैकर, इवेंट प्लानर, शेड्यूलर, उत्पाद सूची आदि हो सकते हैं।

आखिरकार, ये सब Google पत्रक ग्रंथों, संख्याओं, तिथियों, समयों और कई अन्य के लिए अलग-अलग स्वरूपण होंगे। बेहतर डेटा दृश्यता के लिए आप रंगीन कॉलम, पंक्तियाँ और टेक्स्ट भी बना सकते हैं।

यदि आप मैक्रो रिकॉर्डर का उपयोग करके अपने द्वारा किए जाने वाले सभी Google पत्रक UI इंटरैक्शन को ध्यान से रिकॉर्ड करते हैं, तो आप दोहराए जाने वाले कई चरणों को समाप्त कर देंगे। प्रत्येक वर्कशीट के लिए इसे एक बार करें, और मैक्रो के लिए एक कीबोर्ड शॉर्टकट असाइन करें।

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अब, नए-दर्ज किए गए डेटा को प्रारूपित करने के लिए कीबोर्ड शॉर्टकट का उपयोग करें। यहां कुछ आसान मैक्रोज़ दिए गए हैं जिनसे आप शुरुआत कर सकते हैं:

• एक वर्कशीट में कई टेबल्स को फॉर्मेट करना।
• डेटा के समान सेट से बार-बार समान डेटा विज़ुअलाइज़ेशन बनाएं।
• फ़ार्मुलों को मानों में बदलना और फिर डेटा को किसी अन्य टूल में निर्यात करना।
• एक समान नियम का पालन करते हुए सभी शीट पर डेटा को सॉर्ट करें।
• कार्यपत्रक में स्तंभों और पंक्तियों को सहजता से प्रदर्शित करें।
• किसी विशिष्ट फ़ाइल की सभी शीटों को एक समान टैब रंग असाइन करें।
• मैक्रोज़ आपको एक फ्लैश में फ़िल्टर रीसेट करने देता है।

आप डेटा को व्यवस्थित और परिकलित करने में लगने वाले समय को कम करने के लिए मैक्रोज़ लागू कर सकते हैं। Google पत्रक मैक्रोज़ के लाभ आपके आत्मविश्वास और प्रेरणा को बढ़ावा देंगे।

Google पत्रक में मैक्रो का उपयोग करने के क्या लाभ हैं?

मैक्रो इनमें से एक है Google पत्रक त्वरित हैक Google पत्रक उपयोगकर्ता अनुभव को बेहतर बनाने के लिए। यह समग्र टर्नअराउंड समय को कम करते हुए अधिक डेटा प्रबंधित करने की आपकी दक्षता और क्षमता को बढ़ाता है। आपकी स्प्रैडशीट में मैक्रोज़ का उपयोग करने के कुछ महत्वपूर्ण लाभ निम्नलिखित हैं:

1. स्वचालन

आप मैक्रो का उपयोग करके Google पत्रक-आधारित डेटा प्रोसेसिंग को पूरी तरह से स्वचालित कर सकते हैं। आपको केवल डेटा प्रविष्टि, स्वरूपण, संगठन, गणना और विज़ुअलाइज़ेशन के लिए अपनी रणनीति की योजना बनाने की आवश्यकता है।

अब, प्रत्येक कार्य को एक अलग मैक्रो में रिकॉर्ड करते हुए कार्यों को चरण-दर-चरण निष्पादित करें। मैक्रोज़ को अद्वितीय कीबोर्ड शॉर्टकट असाइन करें। आप इन शॉर्टकट्स के लिए एक शब्दकोष भी बना सकते हैं और उन्हें संदर्भ के लिए वर्कशीट में रख सकते हैं।

छोटे पैमाने के डेटाबेस कार्य के लिए, Google पत्रक मैक्रोज़ टीम के किसी अतिरिक्त सदस्य या महंगे टूल की लागत को आसानी से कम कर सकते हैं।

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2. त्रुटि मुक्त डाटा प्रोसेसिंग

स्प्रेडशीट में मानवीय त्रुटि अपरिहार्य है। यदि एक ही वर्कशीट पर एक से अधिक व्यक्ति काम करते हैं तो त्रुटियां कई गुना बढ़ सकती हैं। इसलिए, मैक्रोज़ को लागू करने से डेटा प्रविष्टि, डेटा स्वरूपण और डेटा गणना जैसे मैन्युअल कार्य कम हो जाएंगे।

जब न्यूनतम मैन्युअल कार्य होते हैं, तो आप एक सहयोगी स्प्रेडशीट में त्रुटि-मुक्त डेटा प्रोसेसिंग की अपेक्षा कर सकते हैं।

3. डेटा सत्यापन और अनुपालन नियम लागू करें

यदि आपके काम के लिए सख्त अनुपालन आवश्यकताओं की आवश्यकता है, तो आप मैक्रोज़ का उपयोग कर सकते हैं। प्रत्येक पत्रक पर मैन्युअल रूप से नियम निर्दिष्ट करने के बजाय एक से अधिक नियम तुरंत लागू करने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग करें।

आप समय और पैसा बर्बाद किए बिना कई परियोजनाओं में डेटा अनुपालन और सत्यापन नीतियों को आसानी से लागू कर सकते हैं।

4. अनुमान के काम में कटौती करें

मैक्रोज़ और Google फ़ॉर्म आपकी कार्यपत्रकों की शक्ति का विस्तार करने में आपकी सहायता कर सकते हैं। सहयोगी कार्यपत्रकों के लिए, डेटा प्रविष्टि के लिए समर्पित Google फ़ॉर्म का उपयोग करें। इसके अलावा, स्वरूपण और गणना के लिए कुछ मैक्रो असाइन करें।

आपकी टीम के सदस्य अब आसानी से नया डेटा दर्ज कर सकते हैं और आपकी अपेक्षाओं को पूरा करने के लिए शीट को प्रारूपित कर सकते हैं। उन्हें आपके निर्देशों की प्रतीक्षा करने की भी आवश्यकता नहीं है।

5. सुस्ती को दूर करता है

यदि आपको मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने, कक्षों को प्रारूपित करने, या मानों की गणना करने आदि की आवश्यकता है, तो आप या आपकी टीम के सदस्य जल्द ही समाप्त हो जाएंगे। मैनुअल काम पर भी अतिरिक्त ध्यान देने की जरूरत है। इस प्रकार, आपका कार्यबल अधिक अनुत्पादक हो जाता है।

स्वचालित मैक्रोज़ आपको तेज़ी से काम करने और काम पर बोरियत को खत्म करने में मदद करते हैं। आप और आपका कार्यबल आसानी से उन महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं जो आपको राजस्व अर्जित करते हैं।

6. आसान-से-समस्या निवारण

एक मैक्रो कई UI इंटरैक्शन को स्टोर कर सकता है। इस प्रकार, यदि आपको कोई असामान्य स्वरूपण, डेटा संगठन, या परिकलित मान दिखाई देते हैं, तो आपको पता चल जाएगा कि समस्या का निवारण कहां करना है।

यदि आप मैक्रोज़ का उपयोग नहीं करते हैं, तो आपको त्रुटियों के निवारण के लिए कई चरणों से गुजरना होगा।

7. Google Apps एकीकरण

मैक्रोज़ का अंतर्निहित प्रोग्राम ऐप स्क्रिप्ट है। आप Google पत्रक को अन्य Google कार्यस्थान सेवाओं जैसे दस्तावेज़, डिस्क, फ़ॉर्म आदि के साथ एकीकृत करने के लिए उन्नत स्क्रिप्ट सीख सकते हैं।

आप Google डिस्क में Google शीट से फ़ाइलों को स्थानांतरित करने, कॉपी करने या हटाने के लिए मैक्रोज़ का उपयोग कर सकते हैं।

क्या Google शीट मैक्रोज़ का कोई नुकसान है?

कुछ कमियां किसी भी प्रोजेक्ट में मैक्रोज़ की पूर्ण तैनाती को रोकती हैं। निम्नलिखित कमियां हैं जिनसे Google पत्रक मैक्रोज़ ग्रस्त हैं:

1. ऐप स्क्रिप्ट सुरक्षा मुद्दे

अज्ञात मैक्रोज़ आपके संपूर्ण Google कार्यपत्रक के लिए ख़तरा पैदा कर सकते हैं। हैकर्स जटिल मैक्रो स्क्रिप्ट बना सकते हैं जो आपके काम से डेटा चुरा सकते हैं या अच्छे के लिए डेटाबेस को नष्ट कर सकते हैं।

2. मैक्रोज़ स्वचालित रूप से निर्यात/आयात न करें

आप मैक्रोज़ को एक शीट से दूसरी शीट पर निष्पादित नहीं कर सकते। आपको मैक्रोज़ की स्क्रिप्ट कॉपी करके आयात करने की एक जटिल प्रक्रिया से गुज़रना होगा।

3. सीखने की अवस्था

मैक्रो के उपयोग में महारत हासिल करने के लिए आपको कुछ Google पत्रक सहायता और प्रशिक्षण लेख पढ़ने होंगे। प्रभावी मैक्रो बनाने के लिए आपको Google शीट्स UI इंटरैक्शन की योजना बनाने की भी आवश्यकता होगी।

4. कीबोर्ड शॉर्टकट विरोध

कम से कम दस Google पत्रक कीबोर्ड शॉर्टकट हैं जो मैक्रो शॉर्टकट में हस्तक्षेप कर सकते हैं। क्योंकि वो शॉर्टकट भी शुरू होते हैं Ctrl + Alt + Shift.

इसलिए, आपको मैक्रोज़ के लिए अद्वितीय शॉर्टकट बनाने की आवश्यकता है। साथ ही, उन्हें भविष्य के संदर्भ के लिए लिख लें।

5. भारी मैक्रो में कीड़े हो सकते हैं

कभी-कभी, आप सभी UI इंटरैक्शन को एक मैक्रो में शामिल नहीं कर सकते हैं। व्यापक चरणों वाला मैक्रो डेटा प्रोसेसिंग को धीमा कर सकता है या बिल्कुल भी काम नहीं कर सकता है। हो सकता है कि आप चरणों को एकाधिक मैक्रोज़ में विभाजित करना चाहें।

फास्ट फ्लॉलेस वर्क के लिए Google शीट मैक्रोज़

किसी भी तकनीक के हमेशा फायदे और नुकसान होते हैं, और Google पत्रक मैक्रो कोई अपवाद नहीं हैं। हालांकि, इसके फायदे इसके नुकसान से ज्यादा वजनी हैं।

इसलिए, कई Google पत्रक विशेषज्ञ अपने कार्यपत्रकों में मैक्रोज़ का उपयोग तेज़ गति वाले कार्य वातावरण में त्रुटिरहित कार्य प्रदान करने के लिए करते हैं। मैक्रोज़ को लागू करके, आप एक शक्तिशाली Google पत्रक उपयोगकर्ता भी बन सकते हैं।

4 Google स्क्रिप्ट जो Google शीट्स को अधिक शक्तिशाली बनाती हैं

Google पत्रक बॉक्स से बाहर है, लेकिन यदि आप Google पत्रक स्क्रिप्ट का उपयोग इसकी क्षमताओं को बढ़ाने के लिए करते हैं तो यह और भी अधिक शक्तिशाली हो सकता है।

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