जबकि हर दिन एक करतब दिखाने जैसा महसूस हो सकता है, चीजों को परिप्रेक्ष्य में रखना महत्वपूर्ण है। हालाँकि, व्याकुलताएँ बहुत हैं। कभी-कभी ऐसा महसूस हो सकता है कि आप उन लक्ष्यों पर ध्यान केंद्रित करने के लिए लगातार संघर्ष कर रहे हैं जो आपके लिए सबसे ज्यादा मायने रखते हैं। लेकिन क्या होगा अगर कोई ऐसी प्रणाली हो जो कम महत्वपूर्ण गतिविधियों पर खर्च किए गए समय को खत्म करने में आपकी मदद कर सके?
यह वह जगह है जहां उत्पादकता ढांचे जैसे गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) और जेन टू डन (जेडटीडी) काम में आते हैं। वे वर्कफ़्लो की बेहतर समझ प्रदान करते हैं, संचार को सुव्यवस्थित करते हैं, और अप्रभावी कार्य प्रथाओं पर खर्च किए गए समय को कम करते हैं। आइए इन दोनों प्रणालियों पर एक नज़र डालें।
गेटिंग थिंग्स डन (जीटीडी) फ्रेमवर्क क्या है?
"गेटिंग थिंग्स डन" (जीटीडी) उत्पादकता गुरु डेविड एलन द्वारा विकसित एक समय प्रबंधन तकनीक है। कार्यप्रणाली के पीछे मूल विचार इस अवधारणा से उपजा है कि हमारे दिमाग अधूरे कार्यों और परियोजनाओं से भरे अव्यवस्थित स्थानों की तरह हैं जिन्हें हमें पूरा करने की आवश्यकता है।
जीटीडी का लक्ष्य लोगों को कार्यों को व्यवस्थित रूप से परिभाषित करके, उन्हें कार्रवाई योग्य चरणों में तोड़कर, प्रगति की निगरानी करके, और अंत में, उन्हें पूरा करने में मदद करना है।
जीटीडी फ्रेमवर्क का उपयोग कैसे करें
जीटीडी में आपके मस्तिष्क से अव्यवस्था को बाहर निकालने के लिए पांच सरल अभ्यास शामिल हैं, ताकि आप इस बात पर ध्यान केंद्रित कर सकें कि क्या महत्वपूर्ण है। पांच चरण नीचे सूचीबद्ध हैं:
कब्जा: पहला बड़ा कदम है अपने सभी लंबित कार्यों को इकट्ठा करना और कैप्चर करना बाहरी कार्य प्रबंधन उपकरण या टू-डू लिस्ट ऐप्स, या बस उन्हें कागज के एक टुकड़े पर लिख देना। ये कार्य व्यक्तिगत या व्यावसायिक प्रकृति के हो सकते हैं, जैसे ईमेल, अपॉइंटमेंट या टेक्स्ट। यह कदम महत्वपूर्ण है क्योंकि आपके दिमाग में बहुत अधिक कार्य होने से आपका ध्यान और ऊर्जा प्रभावित हो सकती है।
स्पष्ट करना: अगला कदम सभी कार्यों को प्रबंधनीय और व्यवहार्य कार्रवाई वस्तुओं में तोड़ना है जिन्हें पूर्ण स्पष्टता के साथ समझा जा सकता है। यह आपको व्यावहारिक और व्यावहारिक वस्तुओं की पहचान करने में मदद करेगा, और आप उन लोगों से छुटकारा पा सकते हैं जो प्रासंगिक नहीं हैं।
व्यवस्थित करें: तीसरा कदम है अपने कार्यों को प्राथमिकता देना और उन्हें उनकी जटिलता, संदर्भ या आवश्यक कार्रवाई की तात्कालिकता के अनुसार वर्गीकृत करना। इस तकनीक के साथ, आप यह तय कर सकते हैं कि कार्यों को तुरंत करने की आवश्यकता है, बाद के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए, या पूरी तरह से त्याग दिया जाना चाहिए। अधिकांश जीटीडी उपयोगकर्ता कार्यों को प्रबंधित और व्यवस्थित करने के लिए फ़ोल्डर्स और कार्य सूचियों का उपयोग करें उचित रूप से।
समीक्षा: आपको समय-समय पर अपने कार्यप्रवाह की समीक्षा और विश्लेषण करने का प्रयास करना चाहिए। यह आपको उन कार्यों की पहचान करने में मदद करता है जिन पर आपको ध्यान देने की आवश्यकता है। कार्यप्रवाहों का गहन विश्लेषण समग्र दक्षता पर बड़ा प्रभाव डाल सकता है, और इसलिए यह महत्वपूर्ण है कि अपनी अगली-करने वाली क्रियाओं की पहचान करते समय कोई कसर न छोड़ें।
काम पर लगाना: अब जब सब कुछ क्रम में है, तो अंतिम चरण प्राथमिकता के क्रम में चयनित कार्यों को संलग्न करना या काम करना शुरू करना है।
जीटीडी पद्धति के लाभ
मॉडल में सभी सूचनाओं को बाहरी रूप से कैप्चर करना और बाद में कार्रवाई करना शामिल है, या तो एक निर्धारित समय पर या जब कोई बाहरी ट्रिगर होता है। जीटीडी के लाभों को संक्षेप में निम्नानुसार किया जा सकता है:
अधिक ध्यान, कम अव्यवस्था: GTD आपकी सभी परियोजनाओं और योजनाओं का रिकॉर्ड रखने में आपकी मदद करता है। आप नियत तिथियों के साथ कार्य बना सकते हैं, कैलेंडर ईवेंट के लिए नोट्स लिंक कर सकते हैं, कार्यों को पदानुक्रम में खींचकर व्यवस्थित कर सकते हैं और उन्हें फ़ोल्डरों में छोड़ना, और उपयुक्त का उपयोग करके दृश्य अधिसूचना विधियों के साथ अनुस्मारक प्रदर्शित करना उपकरण।
एक स्वस्थ कार्य-जीवन संतुलन बनाए रखें: जब आप अपनी प्रतिबद्धताओं और कार्यों पर ठीक से नज़र रख सकते हैं, तो अपने जीवन में संतुलन पाना आसान होता है। जीटीडी जैसी कुशल संगठन प्रणाली आपको अपने समय और संसाधनों का प्रबंधन करने की कोशिश करने की चिंता से मुक्त करती है।
सम्बंधित: कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने और काम पूरा करने के लिए सरल टू-डू ऐप्स
रचनात्मकता: जीटीडी आपको अपने काम और जीवन को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में मदद करता है ताकि आप अपने जुनून का पालन करने और रचनात्मक विचारों और गतिविधियों को विकसित करने के लिए समय निकाल सकें। समय के साथ, आप निर्णय लेने में बढ़ते आत्मविश्वास के साथ-साथ बेहतर स्वास्थ्य और गुणवत्तापूर्ण संबंधों को देखेंगे।
ज़ेन टू डन (ZTD) फ्रेमवर्क क्या है?
ज़ेन टू डन लियो बाबुता द्वारा बनाई गई व्यक्तिगत उत्पादकता के लिए एक दृष्टिकोण है। ज़ेन टू डन में दस उत्पादकता बढ़ाने वाली आदतें शामिल हैं जो आपके काम करने के तरीके में सुधार करेंगी और आपके जीवन को सरल बनाएंगी। कोर जीटीडी सिद्धांतों पर निर्मित, यह आपके सभी आवश्यक कार्यों और परियोजनाओं को कुशलतापूर्वक प्रबंधित करने में आपकी सहायता कर सकता है।
ZTD फ्रेमवर्क का उपयोग कैसे करें
ज़ेन टू डन (ZTD) दस आदतों को शामिल करने की अनुशंसा करता है जो आपको अधिक उत्पादकता प्रदान करेंगी। जबकि पूरी प्रणाली लोगों को दस आदतें बनाने के लिए प्रोत्साहित करती है, न्यूनतम ZTD सिर्फ चार मुख्य आदतों पर केंद्रित है। एक बार जब आप इन चार आदतों को छोड़ देते हैं, तो बाकी छह को करना बहुत आसान हो जाता है। आइए न्यूनतम ZTD ढांचे की चार मुख्य आदतों पर एक नज़र डालें:
लीजिए: महत्वपूर्ण जानकारी को खोना आसान है यदि आप इसे कहीं नहीं लिखते हैं, तो उस स्थिति में उन विचारों और विचारों को इकट्ठा करने में बिताया गया सारा समय बर्बाद हो सकता है। आप पेपर नोटपैड, स्टिकी नोट्स जैसे टूल का उपयोग कर सकते हैं, या आपके फ़ोन पर नोट लेने वाले ऐप्स जो आसानी से उपलब्ध हो जाते हैं।
यदि आप एक टीम का हिस्सा हैं, तो एकीकृत वर्कफ़्लो सिस्टम होना समझ में आता है जो सूचनाओं को कैप्चर करने और पुनर्प्राप्त करने के लिए कार्यों, नोट्स, संपर्कों और फ़ाइलों को मूल रूप से रिकॉर्ड कर सकता है।
प्रक्रिया: दिन में एक बार अपने इनबॉक्स या टू-डू सूचियों की जांच करने की अत्यधिक अनुशंसा की जाती है। जानकारी की समीक्षा और प्रसंस्करण करके अपने दिन की शुरुआत करें। इसका उद्देश्य त्वरित निर्णय लेने की आदत को प्रोत्साहित करना है। किसी भी आइटम को हटा दें जिसकी आपको आवश्यकता नहीं है। यदि आप किसी आइटम को संबोधित करने में सक्षम नहीं हैं, तो उसे उचित व्यक्ति को सौंप दें। यदि इसमें दो मिनट या उससे कम समय लगता है, तो इसे तुरंत करें या इसे लिख लें, ताकि आप इसके बारे में न भूलें।
योजना: नियोजन एक मुख्य आदत है जो आपको प्रत्येक दिन के लिए अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों (एमआईटी) को परिभाषित करने में मदद करती है, और फिर उन्हें शेड्यूल करके उसी के अनुसार पूरा करती है। आप क्रमशः दिन और सप्ताह के लिए अपने सबसे महत्वपूर्ण कार्यों (एमआईटी) और "बिग रॉक्स" या महत्वपूर्ण परियोजनाओं की एक सूची बनाकर शुरू कर सकते हैं।
एमआईटी आपकी दैनिक टू-डू सूची के मूल में विशिष्ट, समय-उन्मुख कार्य हैं। आपको दैनिक, साप्ताहिक और मासिक दिनचर्या विकसित करने का भी प्रयास करना चाहिए जो आपकी समग्र उत्पादकता में सुधार करने में आपकी सहायता कर सके।
कर: यह आपको मेल, फोन कॉल और टेक्स्ट जैसे विकर्षणों से बचने के लिए एक निश्चित समय पर एक ही कार्य पर ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रोत्साहित करता है।
ZTD विधि के लाभ
ZTD ढांचे के प्रमुख लाभ नीचे दिए गए हैं:
समझने में आसान: ZTD प्रणाली को समझना काफी आसान है। यह ढांचा दस उत्पादकता बढ़ाने वाली आदतों की सूची सुझाता है जो आपके लक्ष्यों के सफल कार्यान्वयन के लिए महत्वपूर्ण हैं।
प्रमुख कार्य चुनें: यह प्रणाली सरल घटकों में टूट जाती है: दिन के सबसे महत्वपूर्ण कार्य या एमआईटी, एक बड़ी चट्टानें कार्य सूची जो अनिवार्य रूप से प्रमुख परियोजनाएं हैं जिन पर आपको काम करने की आवश्यकता है, और एक दैनिक या साप्ताहिक कार्य दिनचर्या।
विकर्षणों को दूर करें: यदि आप अधिकतर लोगों को पसंद करते हैं, तो आपके पास एक ही समय में कई प्रोजेक्ट चल रहे हैं। ZTD आपको फोन, ईमेल, इंटरनेट, और बंद करने के लिए प्रोत्साहित करता है एक टाइमर का भी उपयोग करें कार्यों को पूरा करने के लिए। यह विकर्षणों को समाप्त करता है, इसलिए आप ट्रैक पर रह सकते हैं और प्रत्येक प्रोजेक्ट को कम रुकावटों के साथ पूरा कर सकते हैं।
जीटीडी और जेडटीडी के बीच महत्वपूर्ण अंतर
- GTD कार्य प्रबंधन की एक व्यापक प्रणाली प्रदान करता है, जबकि ZTD एक ऐसा दृष्टिकोण है जो GTD को आदतों के साथ एकीकृत करता है।
- GTD कार्यों को पूरा करने पर केंद्रित है, और ZTD लक्ष्यों को प्राप्त करने पर केंद्रित है।
- कई चरणों में कई कार्यों को व्यवस्थित और समीक्षा करने के साथ, जीटीडी बल्कि जटिल हो सकता है। दूसरी ओर, ज़ेन टू डन एक अधिक सहज और सरल ढांचा है जिसका उद्देश्य जटिल को तोड़ना है दिन के लिए 1-3 एमआईटी (सबसे महत्वपूर्ण कार्य) और कई बड़ी चट्टानों (प्रमुख परियोजनाओं) में प्रक्रियाएं या सप्ताह।
GTD और ZTD: समय प्रबंधन की कुंजी
आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आपकी कड़ी मेहनत आउटपुट में तब्दील हो जाए? यह सब उत्पादकता और समय प्रबंधन तकनीकों जैसे GTD और ZTD पर वापस आता है। व्यक्तिगत उत्पादकता में सुधार, समय सीमा को पूरा करने और बड़ी परियोजनाओं को अधिक प्रभावी ढंग से संभालने के लिए व्यक्ति और टीम उनका उपयोग कर सकते हैं।
अपने समय के बारे में जागरूक होने और यह सुनिश्चित करने के अलावा कि आप इसका अच्छी तरह से उपयोग करते हैं, उत्पादकता के लिए और भी बहुत कुछ है। यह सही प्राथमिकताएं निर्धारित करने के बारे में भी है ताकि आप प्रत्येक दिन का अधिकतम लाभ उठा सकें। ऊपर दिए गए ढांचे का पालन करें, और आप एक अच्छी शुरुआत के लिए तैयार होंगे।
यहां कुछ दैनिक कार्य दिए गए हैं जिन्हें आप समय बचाने और जीवन को आसान बनाने के लिए जैपियर में कोडिंग के बिना स्वचालित कर सकते हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- जीटीडी
- उत्पादकता युक्तियाँ
- समय प्रबंधन
चेरिल एक सामग्री निर्माता और रणनीतिकार है जो जीवन शैली, मोबाइल एप्लिकेशन और डिजिटल मीडिया पर ध्यान केंद्रित करती है। उसने सामग्री, उपयोगिता और पहुंच के लिए तकनीकी उत्पादों और अनुप्रयोगों की समीक्षा की है। वह ऐसे अभियानों को डिज़ाइन करने के लिए व्यक्तियों और व्यवसायों के साथ मिलकर काम करती है जो शब्दों और दृश्यों के उपयुक्त मिश्रण का उपयोग करके ब्रांड को ग्राहकों से जोड़ते हैं।
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