कार्य प्रबंधन को अनुकूलित करने के लिए प्रतिबद्धता सूची पद्धति का उपयोग कैसे करें

क्या आपको कभी ऐसा लगता है कि आपके पास करने के लिए बहुत कुछ है, और इसे करने के लिए पर्याप्त समय नहीं है? यदि हां, तो आप शायद बहुसंख्यक आबादी में हैं। चाहे वह काम हो या घर की जिम्मेदारियां, हमेशा कुछ न कुछ करने की जरूरत होती है।

हो सकता है कि आपने अपने काम के बोझ से ऊपर उठने के लिए हर तरह की विभिन्न उत्पादकता तकनीकों को आजमाया हो, लेकिन फिर भी आपने खुद को कम पाया। हालाँकि, यदि आप अपने समय प्रबंधन और कार्य प्रबंधन में सुधार करना चाहते हैं, तो कमिटमेंट इन्वेंटरी आपका उत्तर हो सकता है।

कमिटमेंट इन्वेंटरी कैसे काम करती है?

प्रतिबद्धता सूची एक कार्य प्रबंधन उपकरण है जो आपको अपना समय अधिक प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने में सक्षम बनाता है। यह सीधा है, हालांकि इसे काम करने के लिए थोड़ी सी योजना की आवश्यकता है। अनिवार्य रूप से, आप अपनी सभी प्रतिबद्धताओं की एक वर्गीकृत सूची बनाते हैं और तय करते हैं कि प्रत्येक भाग को कितना समय आवंटित करना है।

आपके द्वारा बनाई गई सूची कार्य-विशिष्ट हो सकती है, इस स्थिति में आप अपने काम के हिस्से के रूप में किए जाने वाले सभी विभिन्न प्रकार के कार्यों को लिखेंगे। इसमें एक उदाहरण के रूप में प्रशासन, विपणन, परियोजना ए, परियोजना बी और बैठकें शामिल हो सकती हैं।

विचार यह गणना करना है कि आपको प्रत्येक श्रेणी में एक अच्छे स्तर पर काम करने में कितना समय, प्रतिशत में लगता है। यदि आप पाते हैं कि आपका कुल प्रतिशत 100% से अधिक है, तो आपको यह तय करना होगा कि अपनी इन्वेंट्री से क्या निकालना है।

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कमिटमेंट इन्वेंटरी आपको ठीक-ठीक दिखाता है कि आपके समय को कहाँ जाना है, और आप सब कुछ क्यों नहीं कर पा रहे हैं। यह आपको अपनी जिम्मेदारियों को साफ करने में मदद करता है और आपको इस बात पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है कि क्या संभव और महत्वपूर्ण है।

प्रतिबद्धताओं की सूची बनाएं

आरंभ करने के लिए, आपको प्रतिबद्धताओं की एक सूची बनानी होगी, जो आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों की श्रेणियां होनी चाहिए। यह एक संपूर्ण सूची होनी चाहिए और इसमें वह सब कुछ शामिल होना चाहिए जो आपको अपनी नौकरी के हिस्से के रूप में करने की आवश्यकता है। आप गृह-जीवन की जिम्मेदारियों के लिए एक अलग सूची बना सकते हैं या इसे अपने काम के साथ जोड़ सकते हैं।

आपकी सूची बनाने के लिए ट्रेलो एक उत्कृष्ट एप्लिकेशन है, क्योंकि आप कई सूचियों के साथ बोर्ड बना सकते हैं, और उन्हें साथ-साथ देख सकते हैं। आरंभ करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. ट्रेलो पर, सबसे ऊपर, क्लिक करें बनाएं> बोर्ड बनाएं।
2. अपने बोर्ड को नाम दें और क्लिक करें सृजन करना।
3. दबाएं शीर्षक अपनी पहली सूची में, इसका नाम बदलने के लिए "प्रतिबद्धताएं" टाइप करें, और हिट करें दर्ज अपने कीबोर्ड पर।
4. क्लिक कार्ड जोड़ें एक नई श्रेणी बनाने के लिए, जैसे, प्रशासन।
5. प्रत्येक श्रेणी के लिए, आप में लिख सकते हैं कार्ड विवरण उस श्रेणी में कौन से कार्य शामिल हैं।

अब जब आपके पास अपनी प्रतिबद्धताओं की सूची है, तो आप प्रत्येक के लिए आवश्यक समय के प्रतिशत की गणना करना शुरू कर सकते हैं। इस बिंदु पर कुल प्रतिशत के बारे में कीमती मत बनो; बस प्रत्येक प्रतिबद्धता के आगे लिखें कि आपको इसे अच्छी तरह से करने के लिए कितना समय चाहिए।

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एक बार ऐसा करने के बाद, आप प्रतिशत जोड़ सकते हैं और अपना कुल प्राप्त कर सकते हैं। यह वह जगह है जहां अधिकांश लोग पाते हैं कि उनका कुल योग 100% से अधिक है।

अपने समय के बारे में यथार्थवादी होना

प्रतिशत का नियम बताता है कि आपका 100% समय वह अधिकतम है जो आप दे सकते हैं। यदि आपकी प्रतिबद्धताओं को इससे अधिक की आवश्यकता है, तो संभावना है कि आप या तो खराब प्रदर्शन करने जा रहे हैं, या आप बिल्कुल भी काम नहीं कर पाएंगे।

इस प्रकार, आपको यह तय करना होगा कि आपको अपनी इन्वेंट्री से क्या निकालना है, ताकि आप अच्छा प्रदर्शन कर सकें और अपना समय ठीक से प्रबंधित कर सकें। इस सूची से चीजों को हटाना चुनौतीपूर्ण हो सकता है, खासकर अगर इसका मतलब किसी परियोजना से बाहर होना या लोगों को ना कहना है। हालांकि, किसी भी दिन या सप्ताह में क्या संभव है, इसके बारे में यथार्थवादी होना आवश्यक है।

हो सकता है कि आप ऐसे कार्य कार्यों को हटाना चाहें जो:

• आप आसानी से प्रतिनिधि कर सकते हैं।
• क्या अतिरिक्त जिम्मेदारियां हैं जिनके लिए आपके पास समय नहीं है, यानी विशिष्ट परियोजनाएं।
• जरूरी नहीं हैं।

ट्रेलो पर कार्ड हटाने के लिए, कार्ड पर अपना कर्सर घुमाएं, क्लिक करें संपादित करें आइकन, और चुनें पुरालेख। ऐसा तब तक करते रहें जब तक कि आपकी प्रतिबद्धताएं आपके समय का 100% न बना लें।

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कार्य प्रबंधन के लिए अपनी प्रतिबद्धता सूची का उपयोग करें

आपकी प्रतिबद्धता सूची पूर्ण होने और जाने के लिए तैयार होने के साथ, प्रत्येक प्रतिबद्धता के लिए आपके द्वारा निर्धारित समय-सीमा का पालन करना महत्वपूर्ण है। यह प्रत्येक प्रतिबद्धता के आधार पर कार्य निर्धारित करके आसानी से किया जा सकता है।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपने अपना 15% समय प्रशासन को सौंपा, जिसमें ईमेल की जाँच करना, नोट्स लिखना और मीटिंग मिनट लिखना शामिल है। इसलिए, व्यवस्थापक समय को आपके काम के घंटों का केवल 15% लेना चाहिए, ब्रेक को शामिल नहीं करना चाहिए।

आप पहले से बनाए गए बोर्ड का उपयोग करके ट्रेलो पर इसे मूल रूप से प्रबंधित कर सकते हैं। आप क्लिक करके अपने ट्रेलो बोर्ड पर एक टू-डू सूची बना सकते हैं एक और सूची जोड़ें.आपके द्वारा जोड़े जाने वाले प्रत्येक कार्य (कार्ड) के लिए, आप चयन कर सकते हैं संपादित करें > लेबल संपादित करें और अपनी प्रत्येक प्रतिबद्धता का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक रंग चुनें। इस तरह, आप ट्रैक कर सकते हैं कि आप प्रत्येक पर कितना समय व्यतीत कर रहे हैं।

यदि तुम अपने कैलेंडर में कार्य शेड्यूल करें, आप अपने डिजिटल कैलेंडर पर श्रेणियां सेट करके इसे आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं। आउटलुक पर, आप इसे चुनकर कर सकते हैं श्रेणियाँ रिबन पर, और Google कैलेंडर पर, बस अपने ईवेंट पर राइट-क्लिक करें और उस श्रेणी का प्रतिनिधित्व करने के लिए एक रंग चुनें। ऐसा करने से आपको अपने सप्ताह का एक स्पष्ट अवलोकन मिलेगा और यह आपकी प्रतिबद्धता सूची के मुकाबले कैसे ढेर हो जाएगा।

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समय के साथ, आप देख सकते हैं कि आपको प्रतिशत समायोजित करने की आवश्यकता है। ऐसा इसलिए हो सकता है क्योंकि आप अपने समय के साथ बहुत उदार रहे हैं, या पर्याप्त उदार नहीं हैं। इस मामले में, अपनी इन्वेंट्री का पुनर्मूल्यांकन करें और आवश्यकतानुसार परिवर्तन करें।

नियंत्रण में कार्य

एक प्रतिबद्धता सूची के साथ, आप अपने कार्यभार को कैसे प्रबंधित कर रहे हैं, इस बारे में आपको बेहतर जानकारी होगी। यह आपको अपनी जिम्मेदारियों को प्रभावी ढंग से प्राथमिकता देने में मदद करेगा। सब कुछ करने के लिए खुद पर दबाव बनाना आसान है, लेकिन हकीकत यह है कि ऐसा कोई नहीं कर सकता। सब कुछ रटने की कोशिश करने के बजाय, एक कदम पीछे हटें और देखें कि आपके सामने क्या है।

अपने कार्य सप्ताह के दौरान सीमाएँ निर्धारित करें, और आप उन ज़िम्मेदारियों को बेहतर ढंग से निभाने में सक्षम होंगे जो सबसे ज़्यादा मायने रखती हैं। इतना ही नहीं, लेकिन आपके पास इस बात का काम करने का प्रमाण होगा कि आपका समय कहाँ बिताया गया है, और आवश्यकतानुसार उसमें परिवर्तन करने में सक्षम होंगे।

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