डेटाबेस प्रबंधन के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की 12 सर्वश्रेष्ठ विशेषताएं

यदि आप सही टूल का उपयोग नहीं कर रहे हैं तो डेटाबेस प्रबंधन दोहराव और व्यस्त हो सकता है। Microsoft Access के साथ, संबंध डेटाबेस को बनाए रखना आसान हो जाता है।

Microsoft Access और इसके मुख्य तत्वों और विशेषताओं के बारे में अधिक जानने के लिए पढ़ें।

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस क्या है?

माइक्रोसॉफ्ट पहुंच एक मजबूत उत्पादकता उपकरण है जो Microsoft 365 सुइट के साथ आता है। इस डेटाबेस में, आप डेटा रिकॉर्ड कर सकते हैं, देख सकते हैं, संपादित कर सकते हैं और ट्रैक कर सकते हैं। आप डेटा के बीच संबंध भी स्थापित कर सकते हैं।

बड़ी मात्रा में जानकारी संग्रहीत करने के अलावा, यह विभिन्न प्लेटफार्मों पर आसान डेटा पुनर्प्राप्ति और उपयोग की सुविधा प्रदान करता है। Microsoft Access सहज डेटा सिंक्रनाइज़ेशन के लिए अन्य टूल के साथ एकीकरण का भी समर्थन करता है। इसके कुछ प्रमुख घटक टेबल्स, फॉर्म्स, रिपोर्ट्स और क्वेरीज़ हैं।

1. मंच के पीछे का दृश्य

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस बैकस्टेज व्यू वह है जो आप एक्सेस सॉफ्टवेयर शुरू करते समय देखते हैं लेकिन डेटाबेस नहीं खोलते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस बैकस्टेज व्यू के साथ, उपयोगकर्ता कई डेटाबेस प्रबंधन कार्य कर सकते हैं, जिसमें मौजूदा डेटाबेस खोलना और एक नया बनाना शामिल है।

इसके मेनू पैनल में कमांड होते हैं जिन्हें आप डेटाबेस फ़ाइल पर लागू कर सकते हैं। इसके फ़ाइल रिबन से, आप एक नई फ़ाइल बनाने के लिए इसके टेम्प्लेट में से चुन सकते हैं।

2. डेटाबेस

Microsoft Access एक डेटाबेस प्रबंधन प्रणाली (DBMS) है जो आपको बड़े डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने देती है। एक डेटाबेस आपको सूचना को व्यवस्थित तरीके से रखने में मदद करता है।

Microsoft Access 2007 या बाद के संस्करणों में बनाई गई एक डेटाबेस फ़ाइल ACCDB नामक फ़ाइल एक्सटेंशन के साथ आती है, जबकि पुराने एक्सेस संस्करणों में बनाए गए डेटाबेस को MDB के रूप में जाना जाता है।

आम तौर पर, एक्सेस डेटाबेस के सभी टेबल, अन्य ऑब्जेक्ट, जैसे फॉर्म, रिपोर्ट, मैक्रोज़ और मॉड्यूल के साथ, एक फ़ाइल में संग्रहीत होते हैं।

3. रिश्तों

संबंध स्थापित करके, आप दो अलग-अलग तालिकाओं के बीच संबंध बना सकते हैं। एक रिश्ते में दो तालिकाओं के क्षेत्र शामिल होते हैं जिनमें संबंधित डेटा होता है।

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उदाहरण के लिए, छात्र डेटा तालिका के छात्र आईडी फ़ील्ड को छात्र परिणाम तालिका में उसी नाम के फ़ील्ड से जोड़ा जा सकता है। संबंध लापता डेटा को रोकने में मदद करते हैं और क्वेरी के परिणामों को शीघ्रता से निर्धारित करते हैं।

4. प्राथमिक कुंजी

जब Microsoft Access में एकाधिक तालिकाओं से डेटा को संबद्ध और अर्थपूर्ण रूप से संयोजित करने की बात आती है, तो आपको प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड का उपयोग करने की आवश्यकता होती है। एक तालिका की प्राथमिक कुंजी दूसरी तालिका में विदेशी कुंजी है। प्राथमिक कुंजी स्रोत तालिका में वापस संदर्भित करने के लिए कोई अन्य तालिकाओं में प्राथमिक कुंजी फ़ील्ड जोड़ सकता है।

5. टेबल

एक्सेस टेबल एक एक्सेल स्प्रेडशीट के समान दिखती हैं जिसमें पंक्तियाँ और कॉलम होते हैं। लेकिन Microsoft Access में, पंक्तियों और स्तंभों को रिकॉर्ड और फ़ील्ड के रूप में संदर्भित किया जाता है।

इसके अलावा, यह डेटा को स्प्रेडशीट से अलग तरीके से स्टोर करता है। प्रत्येक प्रकार की जानकारी को ट्रैक करने के लिए आपको एक तालिका बनानी चाहिए। इस प्रक्रिया को सामान्यीकरण नाम दिया गया है। यह आपको अतिरेक से बचने में मदद करता है और डेटाबेस को लचीला बनाता है।

6. फार्म

Microsoft Access प्रपत्र आपको एक बार में एक पंक्ति का डेटा देखने, दर्ज करने और संपादित करने देता है। एक फॉर्म में आमतौर पर कमांड बटन और अन्य कार्य करने के लिए नियंत्रण होते हैं जैसे डेटा को किसी अन्य टूल पर भेजना।

प्रपत्रों का उपयोग करके, आप नियंत्रित कर सकते हैं कि कोई व्यक्ति डेटाबेस जानकारी के साथ कैसे इंटरैक्ट करता है। आप प्रपत्र निर्माण उपकरण को पर पा सकते हैं सृजन करना एक्सेस रिबन मेनू का टैब। यहां आप एक खाली फॉर्म डिजाइन करके अपना फॉर्म खुद डिजाइन कर सकते हैं। लेकिन सबसे अच्छा विकल्प फॉर्म विज़ार्ड के माध्यम से जाना है।

7. रिपोर्टों

आप डेटा को प्रारूपित करने, संकलित करने और प्रस्तुत करने के लिए एक्सेस रिपोर्ट का उपयोग कर सकते हैं। आम तौर पर, इसमें एक विशिष्ट प्रश्न के उत्तर होते हैं। अद्यतन डेटाबेस जानकारी प्राप्त करने के लिए किसी भी समय एक रिपोर्ट चलाएँ।

डेटा को सबसे कुशल तरीके से प्रस्तुत करने के लिए रिपोर्ट को प्रारूपित करना भी संभव है। आप इसे ईमेल अटैचमेंट के रूप में देखने, प्रिंट करने, निर्यात करने या भेजने के लिए प्रारूपित कर सकते हैं।

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8. प्रश्नों

एक क्वेरी का कार्य डेटा को पुनः प्राप्त करना है जो तालिकाओं से विशिष्ट शर्तों को पूरा करता है। आप इसका उपयोग कुछ पूर्वनिर्धारित गणनाओं को करने के लिए भी कर सकते हैं। एक्सेस डेस्कटॉप एप्लिकेशन पर, आप एक साथ कई रिकॉर्ड अपडेट करने या हटाने के लिए क्वेरी का उपयोग कर सकते हैं।

प्रश्न दो प्रकार के हो सकते हैं: चुनिंदा प्रश्न और क्रिया प्रश्न। जबकि एक चुनिंदा क्वेरी उपयोगकर्ताओं को पुनर्प्राप्त डेटा को देखने, कॉपी करने और प्रिंट करने की अनुमति देती है, एक क्रिया क्वेरी डेटा के साथ एक कार्य कर सकती है।

9. मैक्रो

मैक्रो एक उपकरण है जो कार्यों को स्वचालित करता है और प्रपत्र, रिपोर्ट और नियंत्रण सहित विभिन्न डेटाबेस भागों में कार्यक्षमता जोड़ता है। यह एक रिपोर्ट खोलने, क्वेरी चलाने, कॉपी-पेस्ट करने और एक्सेस में टेबल फ़ॉर्मेटिंग जैसे मैन्युअल कार्यों को स्वचालित करने का एक प्रोग्राम है जो आप नियमित रूप से करते हैं।

उदाहरण के लिए, मैक्रो को कमांड बटन से जोड़कर, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि जब आप उस बटन पर क्लिक करते हैं तो मैक्रो चलता है।

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10. मॉड्यूल

एक मॉड्यूल घोषणाओं और प्रक्रियाओं का एक सेट है जो आपके डेटाबेस में कार्यक्षमता जोड़ता है। इन कथनों को एक इकाई के रूप में एक साथ रखा गया है। मॉड्यूल लिखने के लिए आपको VBA भाषा का उपयोग करना होगा।

कक्षा मॉड्यूल या मानक मॉड्यूल हो सकते हैं। क्लास मॉड्यूल फॉर्म और रिपोर्ट से जुड़े होते हैं, जबकि मानक वाले किसी ऑब्जेक्ट से जुड़े नहीं होते हैं।

11. इनपुट मास्क

इनपुट मास्क किसी फ़ील्ड में आपके इनपुट मान के मान्य स्वरूप को दर्शाते हैं। हालाँकि, यह सुविधा केवल एक्सेस डेस्कटॉप डेटाबेस के लिए उपलब्ध है।

इनपुट मास्क दर्ज किए गए मान की निरंतरता सुनिश्चित कर सकते हैं, विशेष रूप से फ़ोन नंबर और ज़िप कोड जैसे मूल्य-संवेदनशील क्षेत्रों में। इसमें एक अनिवार्य और दो वैकल्पिक भाग होते हैं, जिनमें से प्रत्येक को अर्धविराम द्वारा अलग किया जाता है।

12. सत्यापन नियम

डेटाबेस में दर्ज किए गए डेटा को मान्य करने के लिए आप इन नियमों का उपयोग कर सकते हैं। एक्सप्रेशन बिल्डर नियम को सटीक रूप से प्रारूपित करने में आपकी सहायता कर सकता है। Microsoft Access में दो प्रकार के सत्यापन नियम हैं:

क्षेत्र सत्यापन नियम

यदि आप किसी फ़ील्ड के लिए सत्यापन नियम सेट करते हैं, तो एक्सेस आपको उस फ़ील्ड को छोड़ने से रोकता है जब तक कि आप एक मान्य मान दर्ज नहीं करते। मान लीजिए आप जोड़ते हैं >=#12/01/2021# की संपत्ति में मान्यता के नियम दिनांक फ़ील्ड का। उस स्थिति में, आपको केवल 1 दिसंबर 2021 को और उसके बाद की तिथियां दर्ज करनी होंगी।

रिकॉर्ड सत्यापन नियम

आप इसका उपयोग यह नियंत्रित करने के लिए कर सकते हैं कि आप किसी रिकॉर्ड को कब सहेज सकते हैं। यह नियम एक ही तालिका में अन्य क्षेत्रों पर विचार करता है और उनके मूल्यों की तुलना करता है।

संबंधपरक डेटाबेस के प्रबंधन के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस

जब संबंधपरक डेटाबेस के प्रबंधन की बात आती है, तो Microsoft Access व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए एक सहज समाधान प्रदान करता है। इस लेख में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की बुनियादी विशेषताओं पर चर्चा की गई है, जिसे पढ़कर आपको टूल के बारे में एक मौलिक विचार प्राप्त होगा।

यदि आप Microsoft Access का उपयोग करके एक साधारण डेटाबेस बनाने का तरीका सीखने में रुचि रखते हैं, तो निम्न आलेख देखें।

Microsoft Access में डेटाबेस कैसे बनाएँ: एक चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

अपने डेटाबेस कौशल को तेज करने के लिए Microsoft Access पर एक सरल डेटाबेस बनाना चाहते हैं? इसे कैसे करें, इस पर चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका यहां दी गई है।

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