चालान-प्रक्रिया फ्रीलांसिंग का एक अनिवार्य हिस्सा है। यह आपकी कड़ी मेहनत का प्रमाण है और आपने अपने ग्राहकों को अपनी शानदार सेवाओं के साथ मदद करने के लिए निवेश किया है। जबकि चालान-प्रक्रिया को स्वचालित किया जा सकता है, आपके पास महंगे लेखांकन सॉफ़्टवेयर पर खर्च करने के लिए पर्याप्त बजट नहीं हो सकता है।
साथ ही, वही पुराने इनवॉइस टेम्प्लेट का उपयोग करना जो अन्य सभी उपयोग कर रहे हैं, आपके ब्रांड को अलग दिखाने में मदद नहीं करेगा। इस लेख में, आप सीखेंगे कि अपने ग्राहकों को बिल देने के लिए शुरू से एक चालान कैसे बनाया जाता है—जो आपके लिए अद्वितीय है और आपके ब्रांड का प्रतिनिधित्व करता है।
चरण 1: अनिवार्य की सूची बनाएं
एक चालान में निम्नलिखित आवश्यक विवरण होते हैं:
- दोनों पक्षों की व्यावसायिक जानकारी: ईमेल, फोन नंबर, पते आदि।
- बीजक संख्या: चालान की पहचान करने के लिए एक अद्वितीय संख्या (उदाहरण: #1001)।
- जारी करने की तिथि: वह तारीख जब आपने चालान जारी किया था।
- नियत तारीख: वह तारीख जब तक ग्राहक को आपको भुगतान करना है।
- विवरण: एक कॉलम जिसमें आपके द्वारा क्लाइंट को दी गई सभी सेवाएं शामिल हैं।
- कीमत: आपके द्वारा दी गई प्रत्येक सेवा के प्रति यूनिट शुल्क।
- मात्रा: क्लाइंट द्वारा खरीदी गई आपकी सेवा की इकाइयों की संख्या (उदाहरण: 10 लेख)।
- कुल: वितरित किए गए प्रत्येक सेवा आइटम की कुल लागत, यानी कीमत मात्रा से गुणा।
- उप-योग: समायोजन से पहले संयुक्त सभी सेवा मदों की कुल लागत।
- कर: आपकी सेवाओं की खरीद पर ग्राहक द्वारा देय कर (यदि कोई हो)। इस प्रक्रिया में आपका मार्गदर्शन करने के लिए अपने एकाउंटेंट से परामर्श करें।
- देय राशि: अंतिम खर्च जो ग्राहक सभी समायोजनों के बाद आपकी सेवाओं के बदले वहन करेगा।
- भुगतान विवरण: आपके खाते के विवरण सहित भुगतान के सभी तरीके जो आप स्वीकार करते हैं।
- नियम और शर्तें: सौदा करने से पहले आप और आपके ग्राहक जिन नियमों और शर्तों पर सहमत हुए थे।
यहां एक टिप दी गई है: अपने चालान में कृतज्ञता का एक छोटा सा इशारा शामिल करना एक अच्छा विचार है। "आपके व्यवसाय के लिए धन्यवाद" जितना छोटा सा कुछ आपके चालान में बहुत अधिक व्यक्तित्व जोड़ता है। इससे आपके ग्राहक को पता चलता है कि आप उनके साथ फिर से व्यापार करने की उम्मीद कर रहे हैं।
साथ ही छूट देते समय सावधानी बरतें। नौसिखिया फ्रीलांसर अक्सर अपने ग्राहकों को इस उम्मीद में बड़ी छूट देने के लिए ललचाते हैं कि वे इधर-उधर रहेंगे। लेकिन इसका विपरीत प्रभाव हो सकता है क्योंकि ग्राहक आपके मूल मूल्य को आपके द्वारा प्रदान किए जाने वाले मूल्य की गलत व्याख्या के रूप में देख सकते हैं।
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चरण 2: अपने ब्रांड पहचानकर्ता जोड़ें
एक महान चालान को एक औसत दर्जे से अलग करता है कि इसे कितनी अच्छी तरह डिज़ाइन किया गया है। उत्तरार्द्ध में सभी आवश्यक भाग हो सकते हैं, लेकिन अविश्वसनीय रूप से उबाऊ और बिना प्रेरणा के दिखते हैं। यदि सही तरीके से किया जाता है, तो आपका चालान कानूनी दस्तावेज होने के शीर्ष पर एक सूक्ष्म विपणन उपकरण के रूप में कार्य कर सकता है।
आप अपने लोगो, टाइपोग्राफी और ब्रांड रंगों जैसे अपने ब्रांड पहचानकर्ताओं का उपयोग करके ऐसा कर सकते हैं। रंग, फ़ॉन्ट और वाक्य रचना के एक चतुर संयोजन के माध्यम से, आप अपने ग्राहक के मूड को प्रभावित कर सकते हैं जब वे आपके चालान को देखते हैं और उनका ध्यान सबसे महत्वपूर्ण भागों पर केंद्रित करते हैं।
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चरण 3: अपने टेम्पलेट के लेआउट को अंतिम रूप दें
अपने ब्रांड पहचानकर्ताओं को जोड़ने के बाद, अगला कदम अपने चालान के लेआउट को अंतिम रूप देना है। इसका मतलब है कि सब कुछ इस तरह व्यवस्थित करना कि चालान के सभी तत्व एक दूसरे के पूरक हों। यहां लक्ष्य एक कस्टम टेम्पलेट बनाना है जिसे अनिश्चित काल तक उपयोग किया जा सकता है।
एक अच्छा टेम्प्लेट वह है जो व्यवस्थित, सुंदर, सटीक और असीम रूप से पुन: प्रयोज्य हो। चिंता न करें, इसके लिए आपको ग्राफिक डिजाइनर होने की आवश्यकता नहीं है। डिजाइन की एक बुनियादी समझ और प्रयोग करने की जिज्ञासा ही काफी है। आप प्रेरणा के लिए ऑनलाइन टेम्प्लेट भी देख सकते हैं।
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डिजाइनरों की बात करें तो इस प्रक्रिया के लिए किसी को नियुक्त करना एक अच्छा विचार हो सकता है। वे आपके ब्रांड पहचानकर्ताओं का इस तरह से उपयोग करने में आपकी सहायता कर सकते हैं जिसकी आपने कल्पना भी नहीं की होगी और अपने चालान को बेहतर ढंग से व्यवस्थित कर सकते हैं। आखिरकार, अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के लिए नियमित सदस्यता शुल्क का भुगतान करने की तुलना में किसी को एक बार काम पर रखना सस्ता है।
याद रखें, आपका टेम्प्लेट डिज़ाइन और डेटा का मिश्रण होना चाहिए। इसका मतलब है कि यह आपके चालान के सभी आवश्यक विवरणों को सटीक रूप से चित्रित करेगा और फिर भी प्रस्तुत करने योग्य दिखना चाहिए। पहली कोशिश में इसे ठीक करना आमतौर पर कठिन होता है, इसलिए चीजों को गड़बड़ाने से डरो मत; परीक्षण और त्रुटि के माध्यम से सीखें।
चरण 4: विवरण भरें और त्रुटियों की जांच करें
इनवॉइस में मौजूद जानकारी कानूनी और पेशेवर दोनों ही दृष्टि से बहुत महत्वपूर्ण है। गलत जानकारी वाला एक चालान ग्राहकों के लिए एक तत्काल लाल झंडा है और उनके साथ आपके रिश्ते को नुकसान पहुंचा सकता है या समाप्त भी कर सकता है।
अंतिम देय राशि, आपके भुगतान के तरीके और सहमत नियमों और शर्तों पर विशेष ध्यान देने वाली तीन चीजें हैं। याद रखें, किसी को भी चालान में आश्चर्य पसंद नहीं है। आप अपने ग्राहक के लिए आपको भुगतान करना जितना आसान बनाते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि आप समय पर अपना भुगतान प्राप्त करेंगे।
चरण 5: अपने ग्राहक को चालान भेजें
एक बार सब कुछ ठीक हो जाने के बाद (माना जाता है कि कई संशोधनों के बाद), अपने ग्राहक को चालान भेजें। सुनिश्चित करें कि आपने .docx जैसे संपादन योग्य दस्तावेज़ प्रारूपों का उपयोग नहीं किया है और इसके बजाय .png या .pdf का विकल्प चुना है। यदि कोई पक्ष बाद में दस्तावेज़ को संशोधित करता है तो पूर्व व्यापार में भ्रम और अविश्वास जोड़ता है।
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यदि आप किसी नए ग्राहक को चालान भेज रहे हैं और यह नहीं जानते कि ईमेल में क्या लिखना है, तो इस टेम्पलेट का उपयोग करें:
हाय [ग्राहक],
अपनी आवश्यकताओं के लिए [आपकी कंपनी का नाम] चुनने के लिए धन्यवाद। कृपया इस ईमेल के साथ [कार्य की डिलीवरी के समय] पर/के दौरान वितरित किए गए कार्य आइटम के लिए अपना चालान संलग्न करें।
बेझिझक हमें बताएं कि क्या आपको कोई संदेह है या किसी भी चीज़ पर स्पष्टीकरण की आवश्यकता है, हमें मदद करना अच्छा लगेगा। भविष्य के सहयोग के लिए तत्पर हैं।
एक यादगार चालान बनाएं
आप सोच सकते हैं कि चालान तैयार करने में समय व्यतीत करना इसके लायक नहीं है, क्योंकि आखिरकार, आपको इसके लिए भुगतान नहीं मिल रहा है। तो जब आप केवल तैयार किए गए टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं तो कस्टम टेम्पलेट बनाने की जहमत क्यों उठाएं?
हालांकि यह सच है, ध्यान दें कि कस्टम इनवॉइस एक सूक्ष्म लेकिन मजबूत मार्केटिंग टूल है। यह न केवल क्षमता और व्यावसायिकता का संकेत देता है, बल्कि प्रत्येक नए ग्राहक पर आपके ब्रांड की छाप छोड़ता है—जो आपको यादगार बनाता है।
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आयुष एक तकनीक-उत्साही हैं और मार्केटिंग में उनकी अकादमिक पृष्ठभूमि है। उन्हें नवीनतम तकनीकों के बारे में सीखने में आनंद आता है जो मानव क्षमता का विस्तार करती हैं और यथास्थिति को चुनौती देती हैं। अपने कामकाजी जीवन के अलावा, उन्हें कविता, गीत लिखना और रचनात्मक दर्शन में लिप्त होना पसंद है।
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