परियोजना प्रबंधन दक्षता बढ़ाने के 12 सर्वोत्तम तरीके

यदि आप किसी परियोजना प्रबंधन टीम का हिस्सा हैं, तो उत्पादकता की कोई ऊपरी सीमा नहीं है। आपकी कार्यकुशलता में सुधार की गुंजाइश हमेशा बनी रहती है।

जबकि विभिन्न उपकरण आपकी मदद कर सकते हैं, एक परियोजना में शामिल प्रत्येक व्यक्ति को कार्य को कुशलता से पूरा करने के लिए कुछ तरीकों का पालन करना चाहिए। किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय अपनी दक्षता बढ़ाने के लिए आज निम्नलिखित अभ्यासों का उपयोग करें।

1. योजना चरण महत्वपूर्ण है

योजना परियोजना प्रबंधन की कुंजी है। एक सावधानीपूर्वक नियोजित परियोजना न केवल इसकी सफलता सुनिश्चित करेगी। यह इस बात की भी पुष्टि करेगा कि टीम का हर सदस्य सही समय पर सही काम कर रहा है।

इस चरण के दौरान, विशिष्ट लक्ष्य बनाने के लिए ग्राहक पक्ष की सभी आवश्यकताओं पर विचार करें।

फिर अपने कार्यों की रूपरेखा तैयार करें और उन्हें अपने साथियों के बीच आवंटित करें। टीम के सदस्यों को कार्य सौंपने से पहले, जांच लें कि क्या वे अपनी भूमिकाओं के साथ सहज हैं।

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2. प्रभावी संचार

जब हितधारकों के बीच संवाद स्पष्ट हो, तभी आप पूरी दक्षता के साथ काम कर सकते हैं। सुनिश्चित करें कि परियोजना के सदस्य क्लाइंट और उनके साथियों के साथ एक ही पृष्ठ पर हैं।

परियोजना आवश्यकताओं के आधार पर, आप सिंक्रनाइज़ या रीयल-टाइम संचार पर भरोसा कर सकते हैं। चाहे आप मौखिक रूप से या अशाब्दिक रूप से संवाद करें, पत्राचार स्पष्ट होना चाहिए।

कोई भी गलत संचार आपकी उत्पादकता को नुकसान पहुंचा सकता है और परियोजना में देरी का कारण बन सकता है। आप इस्तेमाल कर सकते हैं ढीला पारदर्शी और प्रलेखित संचार के लिए।

3. नॉलेज बेस बनाएं

यहां तक ​​​​कि अगर आपके सहकर्मियों के बीच सहज संचार होता है, तो टीम के कई साथी किसी से समान जानकारी मांगते हैं, उल्टा होगा। डेटा साझा करने की प्रक्रिया को आसान बनाने के लिए, आपको इस तरह के ऐप पर नॉलेज बेस या डेटा हब बनाना चाहिए बिट्रिक्स24.

सभी आवश्यक डेटा और निर्देशों को एक ज्ञानकोष में इकट्ठा करें और प्रत्येक परियोजना सदस्य को उस तक पहुंच प्रदान करें। आप समय बर्बाद किए बिना नए प्रोजेक्ट सदस्यों की सहायता के लिए व्याख्यात्मक प्रशिक्षण वीडियो भी बना सकते हैं।

4. प्रबंधन और बजट परियोजना समय

समय एक परियोजना का एक महत्वपूर्ण सार है। परियोजना में देरी से आप मूल्यवान और दीर्घकालिक ग्राहक खो सकते हैं। इसलिए, टीम की पूर्ण दक्षता सुनिश्चित करने के लिए आपको परियोजना की शुरुआत में समय का उचित बजट बनाना चाहिए।

उपयोग समयोचित ऐप आपको प्रत्येक मील के पत्थर और कार्य को पूरा करने में लगने वाले समय को रिकॉर्ड करने के लिए। दक्षता और उत्पादकता पर नज़र रखने के अलावा, ऐप आपको ग्राहकों को चालान प्रदान करने में भी मदद कर सकता है।

5. परियोजना फाइलों को सुलभ बनाएं

प्रत्येक प्रोजेक्ट में सैकड़ों दस्तावेज़ और कागजी कार्रवाई बनाना और साझा करना शामिल है। कुछ दस्तावेज़ों को रीयल-टाइम सहयोगात्मक कार्य की भी आवश्यकता होती है। किसी फ़ाइल तक पहुँचने की अनुमति की प्रतीक्षा कर रहा एक टीम सदस्य केवल देरी और अक्षमता में योगदान देगा।

आप किसी भी सामग्री प्रबंधन प्रणाली का उपयोग कर सकते हैं जैसे माइक्रोसॉफ्ट शेयरपॉइंट जो आपको एक केंद्रीय भंडार में स्टोर करने देता है। सुनिश्चित करें कि सिस्टम में विभिन्न अनुमति स्तर, संस्करण नियंत्रण और ऑडिटिंग सुविधा जैसी सुविधाएं हैं।

6. जोखिमों को प्रबंधित करने के लिए तैयार करें

कोई भी परियोजना संभावित जोखिमों से मुक्त नहीं है। किसी परियोजना के बीच में अनुचित मुद्दे दक्षता में बाधा डाल सकते हैं। इसलिए, परियोजना पर काम करने से पहले जोखिम मूल्यांकन प्रक्रिया से गुजरना अनिवार्य है।

उसके साथ स्वोट ऐप, आप जोखिमों की पहचान कर सकते हैं और इससे होने वाले नुकसान को समझ सकते हैं। यदि ऐसा होता है तो जोखिम के प्रबंधन के लिए समाधान खोजने के लिए समनुदेशितियों के साथ चर्चा करें।

7. दस्तावेज़ सभी डेटा

दस्तावेज़ीकरण आपको एक टीम की जवाबदेही और दक्षता बढ़ाने में मदद करता है। जूम मीटिंग में शामिल हुए? मीटिंग मेमो को लिखित रूप में परिचालित करें। मौखिक रूप से किसी निर्णय पर पहुंचे? एक ईमेल में दस्तावेज करें और इसमें शामिल सभी को भेजें।

दस्तावेज़ीकरण आपको एक परियोजना के दौरान एक टीम के सामने आने वाली चुनौतियों का पता लगाने में मदद करता है। ये आपकी भविष्य की परियोजनाओं के लिए भी एक मार्गदर्शक के रूप में काम करेंगे। आप का उपयोग कर सकते हैं आसन: कार्य टिप्पणी प्रणाली एक विशिष्ट कार्य से संबंधित सभी सूचनाओं को व्यवस्थित रूप से संग्रहीत करने के लिए।

8. प्रोजेक्ट टीम को समझदारी से चुनें

कई लोग आपके संगठन का हिस्सा हो सकते हैं, लेकिन आपको यह स्वीकार करना होगा कि वे सभी प्रत्येक परियोजना के लिए उपयुक्त नहीं हैं। विभिन्न परियोजनाएं विभिन्न कौशल और अनुभवों की मांग करती हैं। इसलिए किसी प्रोजेक्ट के लिए सही लोगों को चुनने से उन्हें अधिकतम प्रयास करने में मदद मिलेगी।

यदि आप एक तकनीकी सामग्री लेखन परियोजना के लिए एक रचनात्मक लेखक को नियुक्त करते हैं, तो वे चाहकर भी कुशलता से काम नहीं कर पाएंगे। सही व्यक्ति का चयन यह सुनिश्चित करेगा कि व्यक्ति अपनी प्रतिभा का उपयोग कर सके।

9. प्रदर्शन करने वाली टीम के सदस्य को पुरस्कृत करें

समय पर छोटे-छोटे मील के पत्थर तक पहुंचना पूरी परियोजना को समय पर पूरा करने का मार्ग प्रशस्त करता है। केवल एक प्रेरित और उत्पादक टीम ही आपको मील के पत्थर और परियोजना के उद्देश्यों को प्राप्त करने में मदद कर सकती है।

हालांकि सभी को उनके काम के लिए भुगतान मिलता है, पुरस्कार और प्रशंसा निश्चित रूप से एक व्यक्ति को बेहतर काम करने के लिए प्रेरित कर सकती है। एक मील का पत्थर हासिल करने पर टीम के सदस्यों को पुरस्कृत करके, न केवल प्राप्तकर्ता को प्रेरित किया जाएगा, बल्कि टीम के अन्य सदस्य भी अगली बार इनाम अर्जित करने के लिए कड़ी मेहनत करेंगे।

10. प्रतिक्रिया और सुझावों के लिए खुले रहें

आपके साथियों से रचनात्मक प्रतिक्रिया आपको उन कमजोर बिंदुओं का पता लगाने में मदद कर सकती है जिनसे आप अनजान हैं। यदि आप अपनी उत्पादकता में सुधार के बारे में गंभीर हैं, तो आपको आलोचना और सुझावों के बारे में सकारात्मक होना चाहिए। अलग-अलग लोगों के फीडबैक से आपको खुद को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी।

गुप्त रूप से प्रतिक्रिया एकत्र करने के लिए, एक अनाम सर्वेक्षण फ़ॉर्म बनाना एक अच्छा विचार है। आप फ्री में सर्वे फॉर्म बना सकते हैं गूगल फॉर्म और सहकर्मियों के बीच इसकी कड़ी वितरित करें। वे अपनी पहचान बताए बिना अपनी प्रतिक्रिया और सुझाव साझा कर सकते हैं।

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परियोजना प्रबंधन कार्यों को स्वचालित करने से दक्षता में कई गुना सुधार हो सकता है। आप बाजार में उपलब्ध किसी भी परियोजना प्रबंधन उपकरण का उपयोग कर सकते हैं। इसे चुनने से पहले, सुनिश्चित करें कि ऐप आपकी परियोजना की मांगों को पूरा कर सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि आपकी टीम सॉफ्टवेयर विकास पर काम करती है, तो हो सकता है कि आप ऐसे टूल का उपयोग करना चाहें जो समर्थन करते हों चुस्त परियोजना प्रबंधन. इन दिनों, अधिकांश परियोजनाएं आपको चलते-फिरते उपलब्ध होने की मांग करती हैं। इसलिए, प्रोजेक्ट के लिए आपके द्वारा चुने गए टूल का मोबाइल संस्करण होना चाहिए।

12. अपनी उत्पादकता को जानें और सुधारें

अंत में, आपको अपनी कमियों को जानने और उन पर सुधार करने के लिए अपनी उत्पादकता को लगातार ट्रैक करना चाहिए। एक मजबूत कार्य प्रबंधन उपकरण का उपयोग करना जैसे Trello आपको व्यक्तिगत कार्यों और समग्र परियोजना की प्रगति के बारे में बताएगा।

साथ ही, ऐप्स आपको एक लक्ष्य प्राप्त करने के लिए खर्च किए गए घंटों की तुलना करके व्यक्तिगत सदस्यों की दक्षता दिखा सकते हैं। जिन क्षेत्रों में सुधार की आवश्यकता है, उनका पता लगाने के लिए कोई स्व-मूल्यांकन भी कर सकता है।

अपनी परियोजनाओं को कुशलतापूर्वक पूरा करें

अब जब आप दक्षता बढ़ाने के कुछ सर्वोत्तम तरीकों को जानते हैं, तो इन्हें लागू करने से उत्पादकता में वृद्धि होनी चाहिए। आधुनिक समय की परियोजनाओं को अपने टीम के सदस्यों से अधिकतम दक्षता की आवश्यकता होती है।

भविष्य की परियोजनाओं की चुनौतियों का सामना करने के लिए अपनी टीम को तैयार करने के लिए निरंतर सीखने की संस्कृति का निर्माण करना फायदेमंद है। आपसी लाभ के लिए अपनी टीम के सदस्यों को इन-हाउस नॉलेज बेस या ऑनलाइन प्रोजेक्ट मैनेजमेंट लर्निंग से अवगत कराएं।

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