Microsoft SharePoint साइट्स समझाया गया: हब साइट, टीम साइट और संचार साइट

SharePoint एक वेब-आधारित सामग्री प्रबंधन प्लेटफ़ॉर्म है। SharePoint साइट इसके मुख्य घटकों में से एक है। साइटें अनिवार्य रूप से पुस्तकालयों, ऐप्स, पृष्ठों, लिंक्स, सामग्री, कॉन्फ़िगरेशन, सुविधाओं और उप-साइटों का एक संग्रह हैं। विभिन्न SharePoint साइट्स में, तीन सबसे अधिक उपयोग की जाने वाली हैं—हब साइट, टीम साइट और संचार साइट।

इस लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि SharePoint साइट्स को कैसे सेट किया जाए जो किसी भी प्रोजेक्ट या नियमित कार्य के लिए टीम सहयोग प्लेटफ़ॉर्म बनाने के लिए एकदम सही हों।

SharePoint हब साइट क्या है?

जैसा कि नाम से पता चलता है, शेयर बिंदु हब साइट, SharePoint का उपयोग करने वाले संगठन, टीम या व्यक्तिगत की साइटों और सामग्री का केंद्र है। हब साइट उन सेवाओं की सुविधा प्रदान करती है जिनकी आपको अपने संगठन या व्यक्तिगत कार्य को सुचारू रूप से चलाने के लिए आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप एक प्राथमिक वेब प्लेटफॉर्म पर टीम के विभिन्न सदस्यों, विभागों, परियोजनाओं, क्षेत्रों और डिवीजनों की साइटों को व्यवस्थित और कनेक्ट कर सकते हैं।

आपकी टीम या कंपनी इंट्रानेट बनाने के लिए हब साइट महत्वपूर्ण तत्व हैं। हब साइट आपके काम की किसी भी इकाई/विभाग के केंद्र में रहती है। टीम, संचार, नेविगेशन, आदि जैसी अन्य साइटें, उत्कृष्ट परिणाम देने वाले उत्पादक इंट्रानेट बनाने के लिए हब साइट से जुड़ती हैं।

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संक्षेप में, हब साइट एक सहज अनुभव के लिए निम्नलिखित सेवाओं की सुविधा प्रदान करती है:

1. संपूर्ण व्यक्तिगत, टीम, या संगठन-स्तरीय SharePoint इंट्रानेट से कोई भी साझा सामग्री खोजें।
2. यह आपको अपनी टीम या कंपनी के कार्यक्षेत्र को ब्रांड बनाने में मदद करता है ताकि सब कुछ एक समान दिखे।
3. हब साइट आपको साइट संरचना और नेविगेशन में एकरूपता लाने में सक्षम बनाती है।
4. अपनी परियोजना या कार्य से संबंधित सभी सामग्री तक पहुंचें, जैसे अन्य साइटें, समाचार, घोषणा सुझाव, आदि।

हब साइट के आवश्यक तत्व

यदि आप अपनी टीम, प्रोजेक्ट या व्यवसाय के लिए एक प्रतिक्रियाशील और उत्पादक इंट्रानेट बनाना चाहते हैं, तो अपनी हब साइट में निम्नलिखित तत्वों को शामिल करें:

1. एक संवादात्मक होम पेज जो आपके या आपकी टीम द्वारा किए जाने वाले सभी कार्यों से समाचार, अपडेट और परियोजना की स्थिति को फीड करता है। यह हब साइट पर एक स्थान हो सकता है या समग्र इंट्रानेट की एक लिंक संचार साइट हो सकती है।
2. एक सामग्री अनुभाग भी होना चाहिए जहां आप और आपकी टीम के सदस्य परियोजना से संबंधित फाइलों, चालान, टाइमशीट, मीटिंग मिनट, मीटिंग एजेंडा, टू-डू सूचियां, मल्टीमीडिया इत्यादि तक पहुंच सकें।
3. आपको अपनी हब साइट पर गतिविधियों को जोड़ने पर भी विचार करना चाहिए जैसे आगामी टीम मीटिंग के लिंक, व्यय रिपोर्ट, टाइम-ट्रैकिंग सिस्टम इत्यादि।
4. एक सहयोग अनुभाग जहां टीम के सदस्य बहु-भूमिका वाले कार्यों पर चर्चा कर सकते हैं, बग का समाधान कर सकते हैं, और संपादन या अनुमोदन के लिए सामग्री पास कर सकते हैं।

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SharePoint टीम साइट: समझाया गया

टीम साइट आपको उत्पादक वातावरण में सहयोगी कार्य के लिए अपनी टीम के सदस्यों को जोड़ने में मदद करती है। यह इंट्रानेट साइट है जहां आपकी कंपनी या टीम के संसाधन सेवाओं, उत्पादों या सामग्री का निर्माण या विकास करते हैं। आप अपनी टीम के सदस्यों को एक कार्यक्रम की योजना बनाने, परियोजना की स्थिति को ट्रैक करने, प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स पर चर्चा करने और विचारों का आदान-प्रदान करने के लिए एक टीम साइट भी बनाना चाहेंगे।

के सभी सदस्य SharePoint टीम साइट सामग्री बनाने या संपादित करने की अनुमति है। इसलिए, एक विशिष्ट परियोजना के टीम के सदस्य रीयल-टाइम में प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स पर काम कर सकते हैं। चूंकि किसी कार्य में संसाधन एक साथ अपने स्वयं के असाइनमेंट वितरित करते हैं, इसलिए परियोजना की बाधाएं काफी हद तक कम हो जाती हैं।

टीम साइट सेवाओं का एक सिंहावलोकन हैं:

1. अपने कार्यों, कार्य निर्भरताओं और प्रोजेक्ट अपडेट के शीर्ष पर रहें।
2. वेब एसेट, सामग्री या ऐप्स जैसे साझा प्रोजेक्ट डिलिवरेबल्स बनाएं, संपादित करें, व्यवस्थित करें और सह-विकसित करें।
3. अपनी Microsoft 365 सदस्यता के टीम संसाधनों और ऐप्स तक पहुँच प्राप्त करें।

टीम साइट की आवश्यक विशेषताएं

हालांकि टीम साइट अंततः हब साइट से जुड़ जाती है, उपयोगकर्ता की अपेक्षाओं और शासन में मूलभूत अंतर होते हैं। टीम साइट की अंतर्निहित विशेषताएं निम्नलिखित हैं:

1. सहयोग एक टीम साइट की प्राथमिक विशेषता है। आप अलग-अलग प्रोजेक्ट के लिए अलग-अलग टीम साइट बना सकते हैं। फिर, उस साइट पर परियोजना संसाधन, फाइलें, दिशानिर्देश अपलोड करें और उन्हें सभी सदस्यों के लिए खुला रखें।
2. टीम साइट के सभी उपयोगकर्ता सामग्री लेखक हैं। यह सुविधा सुनिश्चित करती है कि परियोजना संसाधनों के पास संपत्ति को जिम्मेदारी से बदलने के लिए पर्याप्त अनुमति है। गुणवत्ता आश्वासन और अनुपालन के लिए, व्यवस्थापक गतिविधि लॉग का ऑडिट कर सकते हैं।
3. टीम के सदस्य टीम साइट की शासन विशेषता निर्धारित करते हैं। कार्य पूर्ण करना दर्शन को अपनाने के लिए सदस्यों को साइट प्रथाओं और नीतियों का चयन करना चाहिए।
4. प्रोजेक्ट कार्यों में उत्पादकता और दक्षता के लिए Microsoft 365 ऐप जैसे आउटलुक, टीम्स, टू डू, लिस्ट्स, एक्सेल, आदि के साथ एकीकृत करें।

SharePoint संचार साइट: समझाया गया

संचार साइट आपको टीम के सदस्यों, बाहरी सहयोगियों या ग्राहकों के साथ एक कहानी साझा करने देती है। आप दर्शकों को संपादन अधिकार दिए बिना टीम की घटनाओं, लक्ष्यों, उपलब्धियों, मील के पत्थर का प्रदर्शन कर सकते हैं। टीम साइटों की तुलना में, संचार साइटों में कम सामग्री लेखक हैं।

आप साइट के उपयोगकर्ताओं को आने वाली घटनाओं और परिवर्तनों के बारे में सूचित कर सकते हैं ताकि उपयोगकर्ता आपके काम या प्रोजेक्ट कार्यों से जुड़े रहें। SharePoint आपको अपनी संचार साइट को इस तरह से डिज़ाइन करने देता है कि सामग्री की खपत सहज और समय-कुशल हो जाए।

निम्नलिखित सेवाएं संचार साइटों को प्रभावी ढंग से सारांशित करती हैं:

1. पाठकों को आकर्षित करने वाले दृश्य प्रारूप में समाचार और अपडेट प्रदर्शित करें।
2. आंतरिक और बाहरी उपयोगकर्ताओं को आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं/उत्पादों के बारे में बताएं।
3. पेशेवर रूप से क्लाइंट समीक्षाएं और केस स्टडी प्रदर्शित करें।
4. अपने ब्रांड को बाहरी दर्शकों के साथ सुरक्षित रूप से और बिना किसी अतिरिक्त लागत के कनेक्ट करें।

संचार साइट की आवश्यक विशेषताएं

संचार साइट भी हब साइट का एक हिस्सा है। निम्नलिखित विशेषताएं और तत्व संचार साइट को टीम साइट या हब साइट से अलग करते हैं:

1. संचार साइट के नेविगेशन पृष्ठ हेडर बटन या सामग्री स्निपेट प्रदान करके पाठक को विशिष्ट सामग्री के लिए मार्गदर्शन करते हैं।
2. गंतव्य पृष्ठ वह टर्मिनल बिंदु है जहां उपयोगकर्ता वह सामग्री ढूंढते हैं जिसकी वे तलाश कर रहे हैं। यह पृष्ठ आदर्श रूप से डाउनलोड करने योग्य, पढ़ने योग्य या प्रिंट करने योग्य सामग्री को होस्ट करना चाहिए। कुशल सामग्री पुनर्प्राप्ति के लिए गंतव्य पृष्ठ को एक खोज बार भी प्रदान करना चाहिए।
3. विषय-प्रकार की संचार साइटें समाचार, अपडेट और घटनाओं के लिए आदर्श संरचना प्रदान करती हैं।
4. यदि आप अपनी टीम, उत्पाद और सेवाओं के चित्र या वीडियो प्रदर्शित करना चाहते हैं तो शोकेस-प्रकार की संचार साइटें उपयुक्त हैं।
5. साइट नीतियां यूआई/यूएक्स स्थिरता और प्रभावी सुनिश्चित करती हैं सामग्री प्रबंधन.

प्रभावी टीम सहयोग के साथ आगे बढ़ें

अब आप रीयल-टाइम टीम सहयोग, उत्पादक कार्य और सुरक्षित फ़ाइल साझाकरण को सुविधाजनक बनाने के लिए अपनी स्वयं की SharePoint हब साइट, टीम साइट और संचार साइट को डिज़ाइन करने में सक्षम होना चाहिए। Microsoft 365 सदस्यता का SharePoint ऐप कई साइट टेम्पलेट्स को भी होस्ट करता है जिनका उपयोग आप कुछ तत्वों को संपादित करके तुरंत कर सकते हैं।

यदि आप इस शक्तिशाली सामग्री प्रबंधन और सहयोग मंच के नए उपयोगकर्ता हैं, तो आप Microsoft SharePoint की मूल बातों से शुरुआत कर सकते हैं।

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