एक समय सीमा कैसे बनाएं जो वास्तव में आपके लिए काम करेगी

समय सीमा अधिक प्रेरक और कम तनावपूर्ण होनी चाहिए, न कि इसके विपरीत। जब तक कोई समय सीमा निर्धारित समय के भीतर आप में से सर्वश्रेष्ठ नहीं ला सकती, तब तक इसका कोई फायदा नहीं है। इसलिए, पहली बार में किसी परियोजना के लिए समय सीमा निर्धारित करते समय आपको सावधान रहने की आवश्यकता है।

यह जानने के लिए इस लेख को पढ़ना जारी रखें कि आप एक समय सीमा कैसे बना सकते हैं, जिस पर आप टिके रह सकते हैं।

1. परियोजना के लक्ष्यों और दिशानिर्देशों पर विचार करें

यदि आप किसी ऐसे प्रोजेक्ट के लिए समय सीमा तय करना चाहते हैं जिस पर आप या आपकी टीम काम कर रही है, तो आपको प्रोजेक्ट के लक्ष्यों के बारे में स्पष्ट होना चाहिए। व्यापक उद्देश्यों के अलावा कुछ विशिष्ट दिशा-निर्देश भी होने चाहिए।

नियमों और विनियमों का पालन करते हुए अनुमानित समापन समय को समझने के लिए इन सभी पर विचार करें। साथ ही, सुनिश्चित करें कि परियोजना शुरू करने से पहले सभी को सहयोगी वस्तु के दिशा-निर्देशों और उद्देश्यों के बारे में पता है।

2. कार्य को छोटी इकाइयों या उप-कार्यों में विभाजित करें

किसी प्रोजेक्ट के लिए समय सीमा तय करने के लिए, आपको उसे कई छोटे-छोटे हिस्सों में बांटना होगा। इन छोटे भागों को के रूप में भी जाना जाता है

कार्य और उपकार्य. बाद में, प्रत्येक छोटी कार्य इकाई के लिए अलग समय सीमा बनाएं।

साथ ही, पूरी परियोजना के लिए अंतिम समय सीमा निर्धारित करने से पहले कार्य निर्भरताओं पर विचार करें। स्वतंत्र कार्यों की समय सीमा पहले और आश्रित कार्यों की समय सीमा बाद में रखें।

टीम के साथियों को निर्भरता के बारे में बताएं। इस प्रकार, वे अलग-अलग कार्यों के लिए अलग-अलग समय सीमा के पीछे के कारण को समझेंगे।

3. समय सीमा बनाने के लिए पर्याप्त समय लें

एक परियोजना की समय सीमा निर्धारित करना इसमें शामिल अन्य कार्यों से कम महत्वपूर्ण नहीं है। इसलिए, समय सीमा तय करने में जल्दबाजी न करें। यह अनजाने में आपको एक अवास्तविक बनाने के लिए मजबूर कर सकता है जिसे आप चूकने के लिए बाध्य हैं।

नियत तारीख को अंतिम रूप देते समय हमेशा पर्याप्त समय लें। सुनिश्चित करें कि आप जल्दबाजी में विचार के किसी भी महत्वपूर्ण बिंदु को याद नहीं करते हैं।

4. परियोजना विलंब के संभावित कारणों पर विचार करें

प्रोजेक्ट में देरी होना आजकल आम बात हो गई है। लगभग सभी टीमों के पास नियत तारीख से पहले परियोजनाएं जमा करने का रिकॉर्ड है। अगर आपकी टीम के साथ भी ऐसा हुआ है, तो पता करें परियोजना में देरी के पीछे का कारण.

यदि पिछली बार एक अवास्तविक समय सीमा के कारण परियोजना में देरी हुई, तो अपनी अगली परियोजना के लिए अधिक उदार समय सीमा निर्धारित करें। किसी अन्य कारण से, एक समय सीमा निर्धारित करें जब आपके पास उस समस्या को ठीक करने के लिए पर्याप्त समय हो, यदि यह फिर से होती है।

यदि आपके पास परियोजना में देरी का कोई प्रत्यक्ष अनुभव नहीं है, तो सामान्य संभावित कारणों पर विचार करें और उन सभी से बचने के लिए एक समय सीमा निर्धारित करें।

5. परस्पर विरोधी प्राथमिकताओं से सावधान रहें

इस प्रतिस्पर्धी दुनिया में, ज्यादातर लोग एक ही समय में कई परियोजनाओं पर काम करते हैं। ये परस्पर विरोधी प्राथमिकताएं आपकी समय सीमा को असंभव बना सकती हैं। इससे बचने के लिए, अपने प्रोजेक्ट की समय सीमा तक टीम के प्रत्येक सदस्य की कार्यशील बैंडविड्थ की जाँच करें।

प्रत्येक परियोजना सदस्य की प्राथमिकताओं को ध्यान में रखते हुए, आप एक व्यवहार्य समय सीमा के साथ आ सकते हैं। क्लाइंट द्वारा प्रदान किए गए अनुमानित समय के भीतर प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आपको प्रोजेक्ट से कुछ सदस्यों को हटाने और नए लोगों की भर्ती करने की आवश्यकता हो सकती है।

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6. हितधारकों से राय प्राप्त करें

एक सफल परियोजना के लिए तीसरे पक्ष के विक्रेताओं सहित, इसमें शामिल सभी लोगों के सहयोगात्मक प्रयास की आवश्यकता होती है। परियोजना के बीच में यह पता लगाना अच्छा नहीं है कि आपका एक महत्वपूर्ण संसाधन छुट्टी के कारण अनुपलब्ध है।

इसलिए आपको समय सीमा के बारे में परियोजना के प्रत्येक हितधारक से राय लेनी चाहिए। एक संभावित देय तिथि निर्धारित करें और पूछें कि क्या वे अपने कार्यभार और प्राथमिकताओं की तुलना में समय सीमा को उचित पाते हैं। समय सीमा को अंतिम रूप देने से पहले आपकी अपने क्लाइंट के साथ कई बैठकें हो सकती हैं।

7. अपने आदर्श तनाव स्तर को जानें

आपको इस बात से सहमत होना होगा कि तनाव की एक आदर्श मात्रा हमेशा प्रेरणा का काम करती है। इसलिए, जब हम कहते हैं कि समय सीमा तनावपूर्ण नहीं होनी चाहिए, तो इसका मतलब तात्कालिकता को पूरी तरह से हटा देना नहीं है। आपके द्वारा बनाई गई प्रत्येक समय सीमा में मध्यम स्तर का तनाव शामिल होना चाहिए। यह आपको मानसिक रूप से जगाएगा या काम पूरा करने के लिए प्रेरित करेगा।

आदर्श तनाव स्तर व्यक्ति और कार्य कठिनाई के आधार पर भिन्न होता है। इसलिए, सही तनाव स्तर को ध्यान में रखते हुए एक समय सीमा निर्धारित करें जो न केवल आपको कार्य को समय पर पूरा करने देता है, बल्कि आप में से सर्वश्रेष्ठ को भी लाता है।

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8. कार्यक्षेत्र परिवर्तन के लिए अतिरिक्त समय आवंटित करें

चाहे आप किसी क्लाइंट के लिए काम कर रहे हों या अपने संगठन के लिए किसी आंतरिक प्रोजेक्ट पर, कार्यक्षेत्र में बदलाव हो सकते हैं। चूंकि स्कोप रेंगने की भविष्यवाणी करना संभव नहीं है, इसलिए समय सीमा निर्धारित करते समय इसके लिए कुछ समय हाथ में रखना बेहतर है।

एक टीम प्रगति के किसी भी बिंदु पर परियोजना के लिए गुंजाइश परिवर्तन का सामना कर सकती है। इसलिए, नियत तारीख बनाते समय कार्यक्षेत्र समायोजन के लिए कुछ समय हाथ में रखें। आप अपने क्लाइंट को यह भी समझा सकते हैं कि आपने इस विशेष उद्देश्य के लिए कुछ अतिरिक्त समय समायोजित किया है।

9. अंतिम-मिनट के मुद्दों के लिए तैयार रहें

कोई भी समय सीमा चूकना नहीं चाहता। इसलिए, हर संभावना पर विचार करें जो आपकी परियोजना में देरी का कारण बन सकती है, जिसमें अंतिम समय के मुद्दे भी शामिल हैं। कभी-कभी, टीम के साथी सौंपे गए कार्य को पूरा करने के लिए अंतिम दिन तक प्रतीक्षा कर सकते हैं।

अंतिम दिन, कोई आपात स्थिति हो सकती है—कोई बीमार पड़ सकता है या अपने कंप्यूटर या इंटरनेट कनेक्शन में समस्या हो सकती है। ऐसे परिहार्य मुद्दों से बचने के लिए, मूल समय सीमा से एक या दो दिन पहले एक सॉफ्ट डेडलाइन बनाएं।

जब हर कोई अपना काम समय सीमा से पहले जमा कर देता है, तो प्रोजेक्ट सबमिशन समय पर हो सकता है। यदि कोई सॉफ्ट डेडलाइन चूक जाता है, तो आप उसे नियत तारीख के भीतर पूरा करने के लिए कार्य सौंप सकते हैं। यह आपको अप्रत्याशित परियोजना विलंब से बचाएगा।

10. समय सीमा को प्राप्त करने योग्य रखें

एक बार जब आप उपरोक्त सभी कारकों पर विचार कर लेते हैं, तो आपको एक प्राप्त करने योग्य समय सीमा तय करनी चाहिए। टीम के साथियों को अंतिम रूप देने और उनकी उपलब्धता और प्राथमिकताओं के बारे में पूरी जानकारी होने के बाद, आपको एक नियत तारीख तय करनी चाहिए, जिसमें हर कोई सहज हो।

यदि आपको कोई संदेह है, तो आपको सीधे अपने सहयोगियों से स्पष्ट करने के लिए कहना चाहिए। यदि आपको पुनर्निर्धारण करने की आवश्यकता है, तो परियोजना प्रबंधन उपकरण परियोजना की प्रगति और संसाधनों की उपलब्धता पर नज़र रखने में आपकी सहायता कर सकते हैं।

समय सीमा से पहले कार्य समाप्त करें

केवल एक प्राप्त करने योग्य समय सीमा यह सुनिश्चित कर सकती है कि आप नियत तारीख के भीतर कार्य पूरा कर सकते हैं।

इसे यथार्थवादी बनाने के लिए समय सीमा बनाते समय इस आलेख में उल्लिखित युक्तियों का पालन करना याद रखें। किसी अप्रत्याशित परिस्थिति में आप अपने प्रोजेक्ट को पटरी पर भी ला सकते हैं।

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