परियोजना प्रबंधन के लिए माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक का उपयोग कैसे करें

यदि आप या आपका व्यवसाय पहले से ही अपने ईमेल एप्लिकेशन के रूप में Microsoft आउटलुक का उपयोग करते हैं, तो इसे परियोजना प्रबंधन के लिए एक पूर्ण उपकरण के रूप में उपयोग करना एक अच्छा विचार है। जब आप Microsoft Outlook में अपनी कार्य सूचियों को कार्य असाइन कर सकते हैं, रिमाइंडर सेट कर सकते हैं, और नियत तारीखें निर्धारित कर सकते हैं, तो किसी अपरिचित इंटरफ़ेस के साथ अन्य भारी सॉफ़्टवेयर का उपयोग क्यों करें?

Microsoft आउटलुक के साथ अपनी उत्पादकता को अधिकतम करना एक आसान मामला है। यह कई उपयोगी उपकरणों के साथ अंतर्निहित है जो आपको परियोजनाओं को वर्गीकृत करने, उन्हें लेबल करने और बहुत कुछ करने में मदद करते हैं। आइए एक नज़र डालते हैं कि आप Microsoft आउटलुक के साथ एक परियोजना प्रबंधन उपकरण के रूप में क्या कर सकते हैं।

1. कार्य सौंपें

यदि आप एक छोटी टीम के साथ काम करते हैं, तो जब आप Microsoft Outlook का उपयोग कर रहे होते हैं, तो कार्य सौंपना सरल और सरल होता है। के लिए जाओ करने के लिए बाएं पैनल पर और आगे बढ़ें एक कार्य जोड़ेंएक बार जब आप कार्य जोड़ लेते हैं, तो राइट-क्लिक करें और चुनें इस कार्य से नई सूची बनाएं.

कार्य सूची बनाने के बाद, राइट-क्लिक करें और चुनें सूची साझा करें. आपके पास विकल्प होगा आमंत्रण लिंक बनाएं लोगों को इस कार्य सूची में शामिल होने और संपादित करने की अनुमति देने के लिए। यह सुविधा छोटी या मध्यम आकार की टीम के भीतर परियोजनाओं को छांटने के लिए अविश्वसनीय रूप से उपयोगी है।

2. एक ईमेल उपनाम जोड़ें

काम के अपडेट और प्रोजेक्ट संचार आपको प्राप्त होने वाले रोज़मर्रा के ईमेल की हड़बड़ी में खो सकते हैं, तब भी जब आप बहुत सावधान हो रहे हों। एक चूक ईमेल सभी प्रकार के विलंब और विलंब का कारण बन सकता है। इस समस्या से निपटने का एक आसान तरीका माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक में ईमेल उपनाम बनाना है।

यह एक अतिरिक्त ईमेल पता है जो ईमेल प्राप्त करने के लिए समान संपर्क सूची और सेटिंग्स का उपयोग करता है। आप इसे पर जाकर कर सकते हैं एक उपनाम जोड़ें और एक नया ईमेल पता बनाना, या अपने उपनाम के रूप में काम करने के लिए किसी मौजूदा का उपयोग करना। इस पते पर प्राप्त सभी ईमेल डिफ़ॉल्ट रूप से एक विशेष परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर में डाल दिए जाएंगे।

3. एक समूह बनाएं

यदि आप सभी प्रोजेक्ट सदस्यों को सभी प्रोजेक्ट अपडेट से अवगत कराने का प्रयास कर रहे हैं, तो आप आसानी से एक समूह बना सकते हैं। इससे कैलेंडर साझा करने का कार्य भी आसान हो जाता है (उस पर बाद में अधिक)।

के लिए जाओ लोग बाएँ फलक पर, और ढूँढ़ें समूहों और एक बनाएँ। आपको सदस्यों को जोड़ने के लिए कहा जाएगा, और एक बार ऐसा करने के बाद, आपको एक समूह ईमेल आईडी दिखाया जाएगा जहां आप सभी परियोजना-संबंधित मेल भेज सकते हैं और समूह कैलेंडर तक पहुंच प्रदान कर सकते हैं। आप नए ईवेंट सेट कर सकते हैं, आगामी ईवेंट पर अपडेट प्राप्त कर सकते हैं और समय सीमा से आगे रह सकते हैं।

4. कैलेंडर साझा करें

जब आप किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों तो उसी पेज पर रहने से बेहतर कुछ नहीं है। परियोजना की सफलता के लिए परियोजना की दृश्यता महत्वपूर्ण है। यह सुनिश्चित करने का एक अच्छा तरीका एक प्रोजेक्ट कैलेंडर साझा करना है जो प्रोजेक्ट के सभी सदस्यों के लिए सुलभ है।

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आप न केवल यह देख सकते हैं कि दूसरे किस पर काम कर रहे हैं, बल्कि इवेंट मील के पत्थर और आने वाले प्रमुख प्रोजेक्ट इवेंट पर भी ध्यान केंद्रित कर सकते हैं। इस तरह के कैलेंडर एकीकरण के साथ, आप कभी भी महत्वपूर्ण अपडेट नहीं छोड़ेंगे। अब, आप अपने कैलेंडर को अपने संपर्कों के साथ साझा कर सकते हैं।

आपको ऊपर दाईं ओर साझा करने का विकल्प मिलेगा, और आप अपडेट रहने के लिए अपने कैलेंडर पर दिखाने के लिए प्रोजेक्ट समूह की कैलेंडर गतिविधियों को प्रतिबिंबित करना भी चुन सकते हैं।

5. प्रोजेक्ट चलाने के लिए नियमों का उपयोग करें

यदि आप कुछ सामान्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करना चाहते हैं और अपने ईमेल इनबॉक्स के साथ-साथ अपने प्रोजेक्ट को भी संभालना चाहते हैं, तो नियमों का उपयोग करने से बेहतर कोई तरीका नहीं है। आरंभ करने के लिए, आप बस एक ईमेल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और जा सकते हैं उन्नत क्रियाएं.

एक पर क्लिक करें नियम बनाएं ड्रॉप-डाउन से. आप या तो मौजूदा ईमेल को अपनी पसंद के किसी फ़ोल्डर में ले जाना चुन सकते हैं, और यदि आप और अधिक करना चाहते हैं, तो चुनें अधिक विकल्प.आप एक क्रिया भी जोड़ सकते हैं और तय कर सकते हैं कि हर बार जब आप इस प्राप्तकर्ता से मेल प्राप्त करते हैं तो क्या होता है।

6. सब कुछ वर्गीकृत करें

जब आपका काम दूरस्थ हो और ईमेल पर बहुत अधिक संचार होता है, तो विभिन्न परियोजनाओं को वर्गीकृत और लेबल करना सबसे अच्छा है ताकि आप महत्वपूर्ण पत्राचार से न चूकें। आप किसी ईमेल पर राइट-क्लिक कर सकते हैं और चुन सकते हैं श्रेणीबद्ध करना ड्रॉप-डाउन से। अब, आप या तो पहले से उपलब्ध श्रेणियों में से चुन सकते हैं या एक नया बनाने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

यदि आपको किसी मौजूदा श्रेणी में परिवर्तन करना है, तो आप ऐसा कर सकते हैं श्रेणी व्यवस्थित करें.

7. खोज बार का उपयोग करें

यदि आप सब कुछ वर्गीकृत करने या अपने ईमेल पर लेबल लगाने में विश्वास नहीं रखते हैं, तो आप प्रोजेक्ट ईमेल देखने के लिए केवल खोज बार का उपयोग कर सकते हैं। एक प्रासंगिक कीवर्ड दें, और यह हर बार ठीक वही खोजेगा, जिसकी आप तलाश कर रहे हैं।

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खोज बार आपको विशेष रूप से अपनी पसंद के फ़ोल्डर या सबफ़ोल्डर में खोजने देता है, इस प्रकार आपके कार्य को आसान बना देता है। यह समय बचाने के साथ-साथ काफी मेहनत भी करता है। इसके अलावा, आप हटाए गए ईमेल, वार्तालाप इतिहास में भी खोज सकते हैं, या आप जो खोज रहे हैं उसे ढूंढने में सहायता के लिए विषय, कीवर्ड और प्राप्तकर्ता जैसे अन्य विवरण निर्दिष्ट कर सकते हैं।

8. परियोजनाओं को अलग करने के लिए नए फ़ोल्डर बनाएं

किसी प्रोजेक्ट के बारे में जानकारी रखने के लिए आप हमेशा एक नया फ़ोल्डर सेट कर सकते हैं। जब आप ऐसा करते हैं, तो परियोजनाओं को मिलाने या महत्वपूर्ण ईमेल और समय सीमा के लापता होने की संभावना कम से कम हो जाएगी। पर क्लिक करें तीन पंक्तियाँ अपनी स्क्रीन के ऊपर बाईं ओर, और ड्रॉप-डाउन के अंत में जाएं।

वहां, आप पाएंगे नया फोल्डर, और आपको एक नया फ़ोल्डर बनाने में एक सेकंड से भी कम समय लगेगा।

9. Excel, PowerPoint, Word और OneNote का उपयोग करें

माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक या इसका वेब संस्करण आउटलुक डॉट कॉम एक्सेल, पॉवरपॉइंट, वर्ड और वनोट के साथ एम्बेडेड आता है। आप Microsoft के उत्पादकता सॉफ़्टवेयर के सुइट को होम पेज से आसानी से एक्सेस कर सकते हैं। आप उन्हें बाएँ फलक पर पा सकते हैं, और आप कुछ ही समय में आरंभ कर सकते हैं।

ये एकीकरण आपको कुछ ही समय में प्रस्तुतीकरण करने, नोट्स जोड़ने, स्प्रैडशीट और दस्तावेज़ बनाने में मदद करते हैं—सब कुछ एक सिंगल स्क्रीन की सुविधा से।

Microsoft आउटलुक परियोजना प्रबंधन को आसान बनाता है

ऑनलाइन काम करने वाली दूरस्थ टीमों के लिए बिल्कुल सही, Microsoft आउटलुक कार्यों को सौंपने और सांसारिक कार्यों को स्वचालित करने के लिए अत्यंत उपयोगी है। जब आपके पास नए फ़ोल्डर, सबफ़ोल्डर, ईमेल उपनाम बनाने और सब कुछ श्रेणियों में क्रमबद्ध करने का विकल्प होता है, तो कुछ भी गलत नहीं हो सकता।

Microsoft Outlook आपको ईमेल से कार्य बनाने, स्टिकी नोट्स बनाने और बोर्ड बनाने की अनुमति देकर आपके प्रोजेक्ट प्रबंधन के लिए उपयोगी हो सकता है, ताकि आप एक नज़र में सब कुछ देख सकें। आपके ईमेल एप्लिकेशन के परिचित इंटरफ़ेस के साथ आने वाले प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल के साथ, आप कहीं भी, किसी भी समय अपने उत्पादकता टूल के शीर्ष पर बने रह सकते हैं।

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