यह सर्वविदित है कि विभिन्न सूचनाओं को लेबल करने के लिए रंग का उपयोग करने से स्मृति प्रतिधारण और बदले में उत्पादकता में सुधार होता है। आपने स्कूल या मीटिंग में नोट्स को हाइलाइट करने के लिए रंग का इस्तेमाल किया होगा, या ग्राफ़ बनाने के लिए रंग का इस्तेमाल किया होगा। किसी भी तरह से, लोगों द्वारा इसका उपयोग करने का एक कारण है।
जब आप अपने शेड्यूल या बुकिंग मीटिंग की योजना बना रहे होते हैं, तो आउटलुक कैलेंडर आपको व्यवस्थित रखने के लिए कई टूल से लैस होता है। इन उपकरणों में से एक है श्रेणियाँ सुविधा, जो आपको रंग के आधार पर नियुक्तियों को वर्गीकृत करने की अनुमति देती है। यहां हम देखते हैं कि आउटलुक में श्रेणियों का प्रभावी ढंग से उपयोग कैसे करें।
आउटलुक कैलेंडर पर श्रेणियां कैसे सेट करें
आपके आउटलुक कैलेंडर पर श्रेणियां स्थापित करने के दो अलग-अलग तरीके हैं। यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप वेब संस्करण या एप्लिकेशन का उपयोग कर रहे हैं, लेकिन दोनों एक ही परिणाम बनाते हैं।
एप्लिकेशन संस्करण के लिए, सबसे आसान तरीका इस प्रकार है:
- अपॉइंटमेंट पर सिंगल-क्लिक करें अपने आउटलुक कैलेंडर पर।
- रिबन पर, मुलाकात टैब खुल जाना चाहिए।
- क्लिक श्रेणीबद्ध करना।
- ड्रॉप-डाउन मेनू से, चुनें सब वर्ग खोलने के लिए रंग श्रेणियाँ खिड़की।
- चुनते हैं नया एक नई श्रेणी बनाने के लिए।
- अपनी श्रेणी को नाम दें और अपनी पसंद का रंग चुनें।
- जितनी चाहें उतनी श्रेणियों के लिए दोहराएं, और क्लिक करें ठीक है इसे लागू करने के लिए दोनों विंडो पर।
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फिर, आप पहले से मौजूद कैलेंडर ईवेंट पर क्लिक करके और उसी से श्रेणी का चयन करके अपनी सभी नियुक्तियों को वर्गीकृत कर सकते हैं श्रेणीबद्ध करना ड्रॉप डाउन। जब आप कोई नया अपॉइंटमेंट बनाते हैं, तो श्रेणीबद्ध करना में विकल्प दिखाई देगा नव नियुक्ति फलक
आउटलुक कैलेंडर के वेब संस्करण के लिए:
- अपनी स्क्रीन के शीर्ष पर नीले टूलबार पर, क्लिक करें दांत के लिए आइकन समायोजन.
- सर्च बार में टाइप करें "श्रेणियाँ"और चुनें श्रेणियाँ परिणामों से।
- में श्रेणियाँ सेटिंग्स विंडो, क्लिक करें श्रेणी बनाएं.
- अपनी श्रेणी को नाम दें और स्क्रीन पर विकल्पों में से एक रंग चुनें।
- आवश्यकतानुसार दोहराएं, और क्लिक करें सहेजें.
- क्लिक एक्स सेटिंग्स से बाहर निकलने के लिए।
फिर आप क्लिक कर सकते हैं और संपादित करें कोई मौजूदा या नई नियुक्तियां, और जहां यह कहा गया हो पंचांग इसके आगे एक रंगीन वृत्त के साथ, आप ड्रॉप-डाउन से श्रेणी चुन सकते हैं। आप प्रत्येक संस्करण के लिए समान चरणों का पालन करके और बस क्लिक करके अपनी श्रेणियां हटा या संपादित कर सकते हैं संपादित करें या हटाएं आवश्यकतानुसार विकल्प।
सही रंग चुनना
जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, रंग का उपयोग करके अपने कैलेंडर को वर्गीकृत करने के अपने लाभ हैं। आपको बस आने वाले सप्ताह के लिए अपने कैलेंडर को देखने की ज़रूरत है, और आपके पास एक त्वरित अवलोकन होगा कि क्या उम्मीद करनी है। आपको अपने आप पता चल जाएगा कि क्या हो रहा है बिना सभी पाठ को पढ़े और इसे स्वयं अलग करें।
शोध से पता चला है कि रंग हमारे व्यवहार, भावनाओं और सीखने को प्रभावित करता है, और उत्पादकता के मामले में कुछ रंग दूसरों की तुलना में बेहतर होते हैं। य़े हैं:
- विवरण और स्मृति पुनर्प्राप्ति के लिए लाल, नारंगी, और पीला।
- एकाग्रता और ध्यान के लिए साग।
- रचनात्मकता के लिए बैंगनी।
- शांत प्रभाव के लिए ब्लूज़।
हालाँकि, आपको उन रंगों के उपयोग से बचना चाहिए जिनसे आपका नकारात्मक जुड़ाव है।
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अपने आउटलुक कैलेंडर को प्रभावी ढंग से कैसे वर्गीकृत करें
जब आप अपना आउटलुक कैलेंडर भर रहे हों, तो आपकी श्रेणियों को केवल टिक-बॉक्स अभ्यास होने के बजाय मूल्य जोड़ना चाहिए। आप अपनी नियुक्तियों को कैसे वर्गीकृत करते हैं, इसके बारे में होशियार होने से आपकी उत्पादकता पर इष्टतम प्रभाव पड़ेगा।
सबसे पहले, इसे सरल और प्रभावी रखने के लिए, बहुत अधिक होने से बचने के लिए लगभग छह अलग-अलग श्रेणियों का लक्ष्य रखें। आपको और अधिक की आवश्यकता हो सकती है, लेकिन अति न करें।
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दूसरे, वे स्पष्ट रूप से भिन्न प्रकार के कार्य होने चाहिए। यह आपकी नौकरी की जिम्मेदारियों के आधार पर भिन्न होगा, लेकिन यह कुछ इस तरह दिख सकता है:
- बैठक
- सहयोग या परियोजना कार्य
- ग्राहक का काम
- प्रशासन
- प्रशिक्षण और कौशल
निश्चित रूप से ऐसी घटनाएं होंगी जो हमेशा प्रत्येक लेबल में अच्छी तरह से फिट नहीं होती हैं, लेकिन वह चुनें जो सबसे करीब से गठबंधन हो। वह करें जो आपको समझ में आता है, और यदि आप पाते हैं कि आप वास्तव में एक का उपयोग नहीं कर रहे हैं, तो इसे हटा दें।
कैलेंडर वर्गीकरण कार्य
आपका आउटलुक कैलेंडर सबसे महत्वपूर्ण उपकरणों में से एक है जिसका उपयोग आप एक विशिष्ट कार्य सप्ताह के दौरान करेंगे। यह आपकी सभी मीटिंग्स और कार्यों को संग्रहीत करता है जिन्हें आपको एक्सेस करने की आवश्यकता होती है, इसलिए इसका पूरी क्षमता से उपयोग करना समझ में आता है।
विभिन्न रंगों और श्रेणी प्रकारों के साथ खेलें, और उससे चिपके रहें। आप अपने शेड्यूल को पढ़ने में अधिक संगठित और बेहतर महसूस करेंगे, जो उन व्यस्त अवधियों के दौरान एक बड़ा समय बचाने वाला हो सकता है।
अपने ईमेल की डिलीवरी में देरी करने से आपको काम पूरा करते हुए अपने कार्यभार को प्रबंधित करने में मदद मिल सकती है।
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- माइक्रोसॉफ्ट दृष्टिकोण
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Shay MakeUseOf में एक स्वतंत्र लेखक हैं, जिनकी पृष्ठभूमि प्रबंधन और कोचिंग में है। उत्पादकता शै का खेल है और अपने डाउनटाइम के दौरान, वे गेमिंग का आनंद लेते हैं, वृत्तचित्र देखते हैं और सैर के लिए जाते हैं।
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