क्या आपको कभी-कभी ऐसा लगता है कि आप परियोजनाओं के समुद्र में तैर रहे हैं और यह नहीं जानते कि अपने काम को कैसे प्राथमिकता दी जाए? आप अपनी सभी परियोजनाओं को दृश्यमान बना सकते हैं और परियोजना प्राथमिकता के साथ अपने दीर्घकालिक उद्देश्यों को स्पष्ट कर सकते हैं टेम्प्लेट, असाइनमेंट विवरण, प्रोजेक्ट मील के पत्थर और महत्वपूर्ण सफलता तक त्वरित पहुंच प्राप्त करते हुए कारक
प्रोजेक्ट किकऑफ़ मीटिंग्स के लिए इन अद्वितीय टेम्पलेट्स का उपयोग करके, साथ ही महत्व के क्रम में लक्ष्यों को प्राथमिकता देना, और बहुत कुछ का उपयोग करके हर प्रोजेक्ट को दाहिने पैर पर शुरू करें।
1. आइडिया प्राथमिकता: सोमेका द्वारा एक्शन-प्राथमिकता मैट्रिक्स
एक्शन-प्राथमिकता मैट्रिक्स, जिसे वैकल्पिक रूप से इम्पैक्ट-एफ़र्ट मैट्रिक्स के रूप में जाना जाता है, एक सरल उपकरण है जो सबसे महत्वपूर्ण विचारों के आसपास टीमों को संरेखित करने में मदद करता है। स्टार्ट-अप, छोटे व्यवसायों और गैर-लाभकारी संगठनों के लिए बढ़िया, टेम्पलेट आसानी से विचारों को रैंक करता है स्टाफिंग, संसाधन, गति, लागत और समग्र प्रयास जैसे महत्वपूर्ण विचारों के आधार पर और प्रभाव।
टेम्पलेट को एक प्रयास और प्रभाव/महत्व मैट्रिक्स में व्यवस्थित किया गया है, जो प्रत्येक विचार को उसकी सफलता के आधार पर रैंक करता है चार परिदृश्यों में से एक (उच्च प्रयास-उच्च प्रभाव, कम प्रयास-उच्च प्रभाव, उच्च प्रयास-कम प्रभाव, या कम प्रयास-कम प्रभाव)। यह ढांचा आपको अपना समय और संसाधन कहां लगाना है, इस बारे में अधिक सूचित निर्णय लेने में मदद करेगा।
डाउनलोड:सोमका (निःशुल्क, एक्सेल फाइल के रूप में उपलब्ध)
2. लक्ष्य प्राथमिकता: वर्टेक्स42 द्वारा स्मार्ट लक्ष्य वर्कशीट
स्थापना बुद्धिमान लक्ष्य न केवल आपको अपनी दीर्घकालिक योजनाओं को आकार देने में मदद करते हैं बल्कि आपको अपनी सबसे महत्वाकांक्षी परियोजनाओं में अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने की अनुमति देते हैं। यह आपके संगठन के उद्देश्यों और लक्ष्यों को पूरा करने में आपकी मदद करने के लिए एक लागत प्रभावी तरीका प्रदान करता है।
ए बुद्धिमान लक्ष्य में निम्नलिखित सभी शामिल होने चाहिए:
विशिष्ट: लक्ष्यों को अच्छी तरह से परिभाषित और स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।
मापने योग्य: मापने योग्य सफलता मेट्रिक्स के संदर्भ में, यदि आपने लक्ष्यों को पूरा किया है, तो मापने का एक निश्चित तरीका होना चाहिए।
प्राप्य: आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि लक्ष्य को पूरा करना असंभव नहीं है।
उपयुक्त: लक्ष्य यथार्थवादी और आपके परियोजना उद्देश्यों के लिए प्रासंगिक होने चाहिए।
समयबद्ध: लक्ष्य समयबद्ध होने चाहिए और इसमें सेटअप और पूर्णता के लिए लक्ष्य तिथियां शामिल होनी चाहिए।
परियोजना के लक्ष्यों तक पहुँचने की योजना बनाने के लिए इस टेम्पलेट का उपयोग करें। यह लघु और दीर्घकालिक लक्ष्यों, समय सीमा, सफलता के उपायों, संदर्भों, या संसाधनों का उपयोग, और परियोजना के उद्देश्यों को पूरा करने के लिए उपयोग की जाने वाली ताकत और कौशल दोनों को रिकॉर्ड करने का एक शानदार तरीका है।
डाउनलोड: वर्टेक्स42 (निःशुल्क, एक्सेल फाइल के रूप में उपलब्ध)
3. कार्यप्रवाह प्राथमिकता: आइजनहावर मैट्रिक्स टेम्पलेट द्वारा सोमेका
पूर्व अमेरिकी राष्ट्रपति ड्वाइट डी। आइजनहावर, आइजनहावर मैट्रिक्स एक शानदार तरीका है अपनी परियोजनाओं को व्यवस्थित और प्राथमिकता दें. आइजनहावर मैट्रिक्स, जिसे तत्काल/महत्वपूर्ण मैट्रिक्स के रूप में भी जाना जाता है, एक ऐसा उपकरण है जो तात्कालिकता और महत्व के आधार पर कार्यों को चार श्रेणियों में व्यवस्थित करता है। कार्यों की चार श्रेणियां हैं:
- अति आवश्यक और महत्वपूर्ण कार्य वे आइटम हैं जो अत्यावश्यक और महत्वपूर्ण दोनों हैं और उन्हें तुरंत संबोधित किया जाना चाहिए, जैसे कि प्राथमिकताएं, आपात स्थिति और समय सीमा।
- अत्यावश्यक नहीं, बल्कि महत्वपूर्ण कार्य ऐसी चीजें हैं जो महत्वपूर्ण हैं लेकिन प्राथमिकता नहीं हैं, जैसे कि जर्नल लिखना, खरीदारी गतिविधियां इत्यादि।
- अत्यावश्यक, लेकिन महत्वपूर्ण कार्य नहीं ऐसी गतिविधियाँ हैं जो आवश्यक रूप से महत्वपूर्ण नहीं हैं, लेकिन अत्यावश्यक हैं जैसे कि फोन कॉल, टेक्स्ट, ईमेल आदि, जिनका मौका मिलने पर आप जवाब देंगे।
- अत्यावश्यक नहीं, महत्वपूर्ण कार्य नहीं ऐसे कार्यों को शामिल करें जो अत्यावश्यक या महत्वपूर्ण नहीं हैं क्योंकि वे आपके लक्ष्यों तक पहुँचने में आपकी मदद नहीं करेंगे।
यह गतिविधियों के अनुक्रम की योजना बनाने के लिए रूपरेखा प्रदान करता है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आप सही समय पर सही चीजों पर काम कर रहे हैं। आप प्राथमिकता वाले कार्यों का विश्लेषण कर सकते हैं, अनावश्यक कार्यों से बच सकते हैं, विकर्षणों को कम कर सकते हैं और आकस्मिकताओं के लिए भी तैयारी कर सकते हैं।
डाउनलोड: सोमका (निःशुल्क, एक्सेल फाइल के रूप में उपलब्ध)
4. घटना प्राथमिकता: स्मार्टशीट द्वारा घटना प्राथमिकता मैट्रिक्स
एक घटना एक विघटनकारी घटना है जो किसी परियोजना के उद्देश्यों की उपलब्धि पर प्रतिकूल प्रभाव डालती है। घटनाएँ किसी भी समय हो सकती हैं, प्राकृतिक आपदा के कारण लंबे समय तक बिजली गुल रहने से लेकर खराब उपकरण या सॉफ़्टवेयर तक।
घटना के कई घटकों को संभालने के दौरान घटनाओं को संभालने के लिए एक घटना प्राथमिकता मैट्रिक्स का उपयोग करना एक संरचित दृष्टिकोण है। यह आमतौर पर आईटी सेवा अनुरोधों के प्रबंधन के लिए एक अमूल्य उपकरण है।
जोखिम और आपदा वसूली के लिए हर संगठन की अलग-अलग प्राथमिकताएं होती हैं। प्रत्येक सेवा अनुरोध को प्राथमिकता रंग निर्दिष्ट करने के लिए टेम्पलेट का उपयोग करें, इस आधार पर कि क्या यह एक है आवश्यक, महत्वपूर्ण, मध्यम या मामूली घटना, और फिर अपने संगठन के माध्यम से प्रगति को ट्रैक करें कार्यप्रवाह।
प्रासंगिक जानकारी संग्रहीत करने के लिए घटनाओं और संरचित क्षेत्रों को टैग करने के लिए उपयोग में आसान प्रणाली के साथ—आप यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके ग्राहक संतुष्ट हैं, तेजी से समाधान पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।
डाउनलोड: छोटी चादर (निःशुल्क, एक्सेल टेम्पलेट के रूप में उपलब्ध)
5. उत्पाद प्राथमिकता: इंटरकॉम द्वारा चावल (पहुंच, प्रभाव, आत्मविश्वास, प्रयास) टेम्पलेट
NS चावल मॉडल आपको और आपकी टीम को किसी पहल की प्राथमिकता का मूल्यांकन करने में मदद करता है। यह कार्यप्रणाली उत्पाद सुविधाओं की दिशा के बारे में स्पष्टता प्रदान करने के लिए बहुत अच्छी है, जिससे टीमों को प्रक्रिया में पहले बेहतर निर्णय लेने की अनुमति मिलती है।
ढांचे के तहत, पहुंच संभावनाओं के प्रतिशत द्वारा परिभाषित किया जाता है जो आपके उत्पाद का उपयोग करने में सक्षम होंगे, आमतौर पर "प्रति माह लेनदेन" या अन्य समान मीट्रिक के संदर्भ में मापा जाता है। अगला कदम मूल्यांकन करना होगा प्रभाव आपके उपयोगकर्ताओं द्वारा क्रियान्वित सुविधा सेटों की संख्या। आपके द्वारा एकत्रित अंतर्दृष्टि के आधार पर, आप एक को दूसरे पर प्राथमिकता देने में सक्षम होंगे। यह आपको उत्पाद सुविधाओं में निवेश करने के लिए प्रेरित करता है जो रूपांतरण दरों को बढ़ाता है या ग्राहक अनुभव को बढ़ाता है।
NS आत्मविश्वास अनुमानक आपको अपनी टीम के अनुमानों का मूल्यांकन करने और किसी प्रकार की आम सहमति रैंकिंग निर्धारित करने के लिए एक विश्वास स्कोरिंग प्रणाली को परिभाषित करने देता है। यह टूल टीम को बताता है कि अप्रासंगिक या गलत-परिभाषित राय या विचारों को अधिक महत्व देने के बजाय क्या संभावित और उचित है।
जब यह आता है प्रयास, आपकी परियोजना को पूरा होने में महीनों लगने की संभावना है, इसलिए डिजाइन, विकास और परीक्षण सहित परियोजना के प्रत्येक चरण के लिए समय और कार्य अनुमान लगाना महत्वपूर्ण है। यह आपको कम-मूल्य वाली गतिविधियों पर समय बर्बाद करने से बचने के लिए अपनी ऊर्जा पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है जो परिणाम इष्टतम नहीं होते हैं या बस "काफी अच्छे" होते हैं।
डाउनलोड:इण्टरकॉम (निःशुल्क, एक्सेल फाइल के रूप में उपलब्ध)
6. दैनिक कार्य प्राथमिकता: स्मार्टशीट द्वारा टू-डू सूची टेम्पलेट
जब आप कई परियोजनाओं पर काम कर रहे हों, तो अपने कार्यों को दैनिक आधार पर व्यवस्थित रखना कठिन हो सकता है। आपको ट्रैक पर रखने वाले महत्वपूर्ण कार्यों को सूचीबद्ध करके, आप अपने वरिष्ठों, ग्राहकों, सहकर्मियों और अन्य हितधारकों द्वारा आपको दिए गए सभी जनादेशों को व्यवस्थित करते हुए परियोजनाओं को प्रभावी ढंग से पूरा कर सकते हैं।
सम्बंधित: अधिक कुशल बनने के लिए अपनी टू-डू सूची का अनुकूलन कैसे करें
यह टू-डू लिस्ट टेम्प्लेट आपको अपने प्रोजेक्ट में शामिल कार्यों की प्राथमिकता सूची बनाने में मदद करता है, और नियत तारीखों, मील के पत्थर और डिलिवरेबल्स पर नज़र रखता है। आप हमेशा वापस जा सकते हैं और प्रोजेक्ट के सामने आने पर और जोड़ सकते हैं—या यदि कार्यों को संशोधित करने की आवश्यकता हो तो उन्हें हटा या बदल सकते हैं। आप बाद में उप-कार्य भी बना सकते हैं, इसलिए यदि आपके कुछ कार्य बहुत जटिल हैं तो आप अच्छी तरह से तैयार हैं।
डाउनलोड:छोटी चादर (निःशुल्क, एक्सेल फाइल के रूप में उपलब्ध)
परियोजना प्राथमिकता और प्रबंधन में सुधार
परियोजना प्राथमिकता टेम्पलेट अधिक दक्षता और प्रभावशीलता के लिए परियोजनाओं को पहचानने और चुनने का एक स्पष्ट और व्यवस्थित साधन प्रदान करते हैं। वे तत्काल प्रभाव से उपयोग करने के लिए एक ढांचा प्रदान करके प्रत्येक परियोजना पर शोध और विकास की प्रक्रिया को तेज करेंगे।
इसके अलावा, आप पूर्वाग्रह के जोखिम से भी बच सकते हैं, सहयोग को प्रोत्साहित कर सकते हैं और सीमित संसाधनों के लिए सर्वोच्च प्राथमिकता वाली परियोजनाओं का चयन सुनिश्चित कर सकते हैं। इन टेम्प्लेट को सभी परियोजनाओं के अनुरूप रखने से उत्पादकता, परियोजना की सफलता दर और कार्य की समग्र गुणवत्ता में सुधार की गारंटी है।
समूह परियोजनाएं कठिन हो सकती हैं, खासकर जब सदस्यों में से कोई एक अपना काम नहीं कर रहा हो। समूह परियोजनाओं को कम दर्दनाक बनाने के कुछ तरीके यहां दिए गए हैं।
आगे पढ़िए
- उत्पादकता
- कार्यालय टेम्पलेट्स
- परियोजना प्रबंधन
- कार्य प्रबंधन
चेरिल एक सामग्री निर्माता और रणनीतिकार है जो जीवन शैली, मोबाइल एप्लिकेशन और डिजिटल मीडिया पर ध्यान केंद्रित करती है। उसने सामग्री, उपयोगिता और पहुंच के लिए तकनीकी उत्पादों और अनुप्रयोगों की समीक्षा की है। वह ऐसे अभियानों को डिज़ाइन करने के लिए व्यक्तियों और व्यवसायों के साथ मिलकर काम करती है जो शब्दों और दृश्यों के उपयुक्त मिश्रण का उपयोग करके ब्रांड को ग्राहकों से जोड़ते हैं।
हमारे न्यूज़लेटर की सदस्यता लें
तकनीकी युक्तियों, समीक्षाओं, निःशुल्क ई-पुस्तकों और अनन्य सौदों के लिए हमारे न्यूज़लेटर से जुड़ें!
सब्सक्राइब करने के लिए यहां क्लिक करें
